OFFICE2007实用技巧201212.ppt

OFFICE實用技巧,诚意 创意 满意,營造熱情、卓越的環境，整合產業供應鏈， 創造客戶滿意的服務，豐富人類生活品質。,主办单位:人资课 2012-12-10,目錄,Office 2007新功能 Excel 操作技巧 Word 編輯技巧 簡報技巧,Office 2007新功能,使用者介面：功能區 自訂快速存取工具列 在列印之前使用整頁模式微調頁面 套用、建立或移除儲存格樣式 Office按鈕的使用 鍵盤的使用 快捷鍵的使用,功能區,功能區的設計是要協助您快速找到完成工作所需要的命令。 命令會分組為不同的邏輯群組，並彙集在索引標籤下。 每個索引標籤都與一種活動相關，例如撰寫或進行頁面版面配置。 有些索引標籤只會在需要時顯示。例如，選取圖片之後，才會顯示 圖片工具 索引標籤。,功能區的主要組成部分,索引標籤:頂端共有七個基本的索引標籤。每一個索引標籤代表一個活動區域。 群組:每個索引標籤包含數個群組，將相關的項目集中在一起顯示。 指令:指令可以是按鈕、供您輸入資訊的方塊或是功能表。 按一下 對話方塊啟動器 檢視該群組的其他選項。 索引標籤上的每一個項目都是根據使用者的操作精心挑選出來的，例如，常用 索引標籤包含所有您最常使用的指令，如 字型 群組中變更文字字型的指令：字型、字型大小、粗體、斜體 等等。,4,最小化功能區,讓功能區永遠保持最小化 按一下 自訂快速存取工具列 按一下清單中的 最小化功能區 還原功能區 按一下 自訂快速存取工具列 按一下清單中的 最小化功能區 快速鍵 若要最小化或還原功能區，請按 CTRL+F1 鍵。,自訂快速存取工具列,對於經常使用的指令，我們可以將它自訂至快速存取工具列。 點選指令，按下鼠標右鍵，按一下 新增至快速存取工具列 在功能區的上方的工具列即多出一個指令按鈕 快速存取工具列也可以在功能區下方顯示,在列印之前使用整頁模式微調頁面,在檢視索引標籤下按一下整頁模式，可進行以下變更： 變更頁面方向 新增或變更頁首及頁尾 設定頁面邊界 隱藏或顯示頁首、頁尾及邊界 隱藏或顯示格線、列標題及欄位標題,套用、建立或移除儲存格樣式,若要在一個步驟中套用數種格式並確定儲存格的格式一致，可以使用儲存格樣式。 儲存格樣式是一組已定義的格式特性，如字型及字型大小、數字格式、儲存格框線及背景色彩。 針對特殊的格式可以使用設定格式化條件,Office按鈕的使用,檔案加密,鍵盤的使用,按鍵秘訣。只要按 ALT 鍵即可顯示所有功能區的索引標籤、快速存取工具列的指令，以及 Microsoft Office 按鈕的按鍵秘訣標記。 然後您可以按按鍵秘訣來顯示您要的索引標籤，例如按 H 代表 常用 索引標籤。這項操作會顯示這個索引標籤上所有指令的按鍵秘訣，然後您就可以再按想要使用的指令的按鍵秘訣。,各種按鍵用途,EXCEL快捷鍵,WORD快捷鍵,WORD快捷鍵,EXCEL操作技巧,EXCEL操作技巧,報表的製作要求 常用函數 圖表 分類匯總 合併彙算 樞紐分析 建立下拉式清單 如何使用超連結,Excel 2007 中 Excel 2003 命令的位置,EXCEL報表的製作要求,一份完整的報表需具有以下項目: 頁首/頁尾 頁首需有公司抬頭及部門名稱 頁首需標明月份 頁尾需包含:製表日期,製表人,審核,核準,頁次 標題列 多頁資料需有統一的標題列,EXCEL報表的製作要求,格式要求: 表格頁面 若公司有統一的標準表格,則需按標準表格執行,不得擅自變動; 同樣的表格表單需統一縱向或橫向,不得交錯使用。 字體大小:除抬頭字體外,其他字體需大小一致。 字型:同一份表格之字型需完全一致 簡,繁體:同一份資料之簡體或繁體需統一 重點項目或特別強調的部分才用顏色標示,EXCEL常用函數,EXCEL圖表,報表的要點為:一圖二表三文字，即圖表能帶給閱讀者最直觀的效果，盡量少使用文字。 選擇最能有效傳達您的觀點的圖表類型 折線圖:顯示不同時間的變化和趨勢的圖表類型就是折線圖。 直條圖:直條圖是適合直接比較數值的圖表類型。 圓形圖可比較一個總計的每個部份。 使用組合圖強調不同的資訊。,EXCEL分類匯總(一),Excel 可以在一系列包含相關資料的列中自動計算小計和總計值。 若要插入小計。首先您必須將資料排序，使得想要小計的列群組在一起。之後您可對任一個包含數字的欄位計算小計值。 確定您要小計的資料是使用下列格式：每欄的第一列都有標籤且包含相似的數據，並且該範圍中沒有空白列或欄。 步驟: 按一下欄內的儲存格以進行小計。 按一下 遞增排序 或 遞減排序 。,EXCEL分類匯總(二),請在 資料 功能表上按一下 小計。 在 分組小計欄位 方塊上，按一下要進行小計的欄位。 在 使用函數 方塊中，按一下您要用來計算小計的函數 。 在 新增小計位置 方塊中，選取包含您想要小計的欄位之核取方塊。 若您想要於每一個小計後自動分頁，選取 每組資料分頁 核取方塊。 若您想要將小計顯示於進行小計列的上方而非下方，清除 摘要置於小計資料下方 核取方塊。 按一下 確定。,EXCEL合併彙算,為指定區域設定一個範圍名稱:在 插入 功能表中按一下 名稱。 將儲存格指標置於工作表的某個空白區域中。 在 資料 功能表中，按一下 合併彙算。 在 參照位置 方塊中，輸入範圍名稱 。 在 標籤名稱來自 區域中，將 頂端列 和 最左欄 一併選取。 按一下 確定。 優點 不需要進行排序。 缺點 此方法的速度比樞紐分析表略遜一籌；當資料集中的記錄超過 10,000 筆時，這個方法在速度方面的問題將會特別明顯。,EXCEL樞紐分析,當您有大量資料要加總且想要比較每個數字時 樞紐分析表特別有用 樞紐分析表可以拖曳欄位到版面配置區的不同位置 可以變更資料的檢視以察看更多細節或計算不同的摘要 準備資料： 請確定 Excel 資料是井然有序且有條不紊 確定第一列包含欄標籤，因為 Excel 將使用此資料作為報表中的欄位名稱。 請檢查每欄皆只包含一類資料 例如，一欄為文字，另一欄為數值。 移除任何自動的小計。別擔心，樞紐分析表將為您計算小計和總計。,建立樞紐分析表,選取資料範圍中的任何一個儲存格。 在 插入 功能表中，按一下 樞紐分析表及圖報表。 按 下一步，接受步驟 1 中的預設值。 確認步驟 2 中的資料範圍是否正確 (通常不會有錯)，然後按 下一步。 在步驟 3 中，按一下 版面配置 按鈕 。 在 版面配置 對話方塊中，確定 列 區域中及 資料 區域中要顯示的內容。 按一下 確定 。 指定您要在新的工作表還是現有工作表的特定區域中顯示結果，然後按一下 完成。 優點 靈活、迅速、功能強大。即使是大量資料，也能迅速處理完成。 缺點 具有一定難度，一般人不敢輕易嘗試。,如何将小计显示在下方,选择列标签，按右键选择 选择版面配置与列印，点取”在每一个群组的上方显示小计”,匯總多個頁面的資料,建立下拉式清單,為避免手工資料輸入錯誤，可建立下拉式清單 事先有一份清單內容 在資料功能表按下資料驗證 選擇儲存格內允許值 選擇清單 選擇來源範圍，找到事先建立的清單內容；確定即可,如何使用超連結,超連結可以是一個檔案 也可以是一個工作表 選擇插入功能表上的超連結按紐 選擇現有檔案或文件中的位置,WORD編輯技巧,WORD編輯技巧,如何建立頁首頁尾 Word段落設定 設定項目符號及編號 如何建立目錄 如何在Word中插入表格(新增) 如何在Word中使用公式(新增) 插入超連結 合併列印,建立頁首頁尾,一份完整的Word文件 標題 頁首頁尾 有層次的段落 目錄 頁次,插入頁首頁尾、頁碼,按下插入功能表頁首按紐 會跳出新的功能表(這是新功能) 再依功能表進行編輯和新增,Word段落設定,縮排段落 縮排決定段落與左邊界或右邊界的距離。您可以在邊界內增加或減少某個段落或一組段落的縮排，也可以建立負縮排 (也稱為凸排)，將段落朝左邊界拉出；或是建立首行凸排，使段落第一行不縮排，但是縮排後續的文字行。 調整行距或段落間距 行距可以決定段落中各行文字間的垂直間距。 段落間距則決定段落之上或之下的間距。 預設行距是單行間距，而且與下一個段落之間有稍微多一點的距離。,設定項目符號及編號,針對有些資料需要區分項次，則可以使用項目符號或編號。 選擇要進行編號的文字。 按下常用工具列上的“項目符號”或“編號” 按鈕。,建立目錄,如果要建立基本的目錄： 使用標題樣式來標示您想要加入目錄中的文字。 也可使用多層次清單來設定文字格式 使內容更具層次感,建立目錄,將插入點放在要放置目錄的地方。 祕訣 按下 CTRL+HOME 鍵將它放在文件的開頭。 在 參考資料 功能表上選擇 然後按一下 插入目錄。 選擇需要的階層 按一下 確定,更新目錄,更新目錄 如果要更新目錄，請按 F9。 更新目錄永遠是列印或傳送文件之前的最後一個步驟，這可以確保您最後進行的變更不會遺失。 如果您並未對目錄項目進行任何變更，只要更新頁碼即可。 如果您已對目錄項目進行變更，則要更新整個目錄。,在Word中插入表格,按下插入功能之表格按鈕 選取行、列數即可 也可利用手繪表格 手繪表格可以較靈活地處理一些特殊的表格,表格的特殊處理,插入表格後，點選表格範圍 可出現表格工具功能 可充分利用設計與格式等功能美化表格,在Word中使用公式,若要在Word中使用公式和表格 最好的方法是插入Excel試算表 成功插入Excel表格後 其他操作與Excel中的操作一樣 若需編輯，雙擊表格即可,插入超連結,文字樣式先依標題樣式設定 或插入書籤 插入超連結 選擇標題或書籤,合併列印,已有一份EXCEL訓練記錄明細，若想要製作成一份WORD的訓練記錄卡，則可以通過合併列印來完成。 在word文件中，在 郵件 功能表上選擇 選擇 逐步合併列印精靈 點選右方工具列的下一步，直到出現對話框，選擇要合併的檔案。 在對應的欄位“插入合併欄位” 通過“預覽結果”按鈕查看合併後的內容 按下“完成與合併”另存一份完整檔案,合併列印-打印工資單,簡報技巧,簡報技巧,字體大小易讀取 色彩閱讀時舒適 使用標題 善用數字 使用圖表 使用動畫和連結 投影片母片 善用簡報設計範本,簡報字體,字體大小 字體要大、行數要少 標題不小於28點 項目內容不小於20點 標題上下層級間以相差四點宜 淺色背景、深色字 深色背景、淺色字,簡報標題,善用標題 標題是每張投影版的主軸 簡潔有力地傳達每張投影片的重點 最好以59個字說明 投影片是大小標題的組合 每項內容維持在一行 大標題勿用括號,圖表的使用,表勝於文，圖用於表 圖表自己就能說故事 圖表只須標題 重要的資訊，要講的內容放在備忘稿 SmartArt提供諸多視覺化圖形,投影片母片,按下檢視功能表投影片母片 可事先設定好投影片的格式 含標題樣式 各層次文字樣式 不同版面投影片樣式 再新增之投影片格式都會一樣,連接和動畫,參考範例,善用簡報範本,簡報設計 利用範本美化簡報 點擊相應的範本可立即預覽效果 可依個人喜好修改色彩、字型及版面配置,演练与实际操作,Excel测试,Excel演练,