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    Office2007高级讲义.ppt

    • 资源ID:2202310       资源大小:2.41MB        全文页数:50页
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    Office2007高级讲义.ppt

    Office在人事、行政管理工作中的高级应用,*市职业中专学校 *肇波 QQ:*,在人事、行政管理工作中的高级应用,批量制作文档,高级排版功能的使用,文档编辑实用技巧,两个小提示 选择文本与快速移动光标 联合公文头 文本表格互相转换 不同页眉和页脚 书签与目录 查找与替换 文件插入到文档,第一部分 文档编辑实用技巧,两个小提示: 1、空格是【字】 2、一节一页面(文档),第一部分 文档编辑实用技巧,两个小提示: 1、空格是【字】 所以,首行空两个字符应该设置段落格式,而不是输入两个空格,否则首行缩进就会是四个字了 设置:开始段落,第一部分 文档编辑实用技巧,两个小提示: 2、一节一页面(文档) 设置不同的页面方向、页边距、页眉和页脚,或重新分栏排版等。 这时,如果通过“文件”菜单中的“页面设置”来改变其设置,就会引起整个文档所有页面的改变。 怎么办呢?这就需要对WORD文档进行分节。,第一部分 文档编辑实用技巧,两个小提示: 2、一节一页面(文档)【不同节】可以【不同页面设置】 例如,页眉页脚的设置: (1)奇偶页不同页眉(脚) 偶数页(左):书名 奇数页(右):章节名 (2)分页不同页眉(脚): 第一章是第一页的页眉(脚) 第二章是第二页的页眉(脚),第一部分 文档编辑实用技巧,两个小提示: 2、一节一页面(文档) (1)如何分节? 【页面布局】分隔符下一页 - (2)怎样设置不同节(页)的“页眉页脚”【插入】页眉设计 取消(变灰暗)【链接到前一条页眉】 则可以设置不同页的不同页眉(脚),第一部分 文档编辑实用技巧,选择文本与快速移动光标 1、End,Home:当前光标移到行首、行尾 2、Ctrl+Home(End)光标移到文档首(尾) 3、shift+Home,shift+End: 从当前光标选择到行首、行尾 4、ctrl+shift+Home: 从当前光标选择到文档首 5、ctrl+shift+End: 从当前光标选择到文档尾 6、ctrl+A 全选,第一部分 文档编辑实用技巧,联合公文头 如下:,第一部分 文档编辑实用技巧,员工出差管理制度,1、表格法 2、双行合一 法 【开始】段落:中文版式 按钮,文本转换为表格,第一部分 文档编辑实用技巧,表格转换文本,第一部分 文档编辑实用技巧,查找与替换,第一部分 文档编辑实用技巧,把文件插入到文档,第一部分 文档编辑实用技巧,【插入】文本对象文件中的文字 插入后的文字 版面、格式与原文件相同,书签与目录,第一部分 文档编辑实用技巧,1.插入书签,2.插入目录,第二部分 高级排版功能使用,1、表格的使用 2、拆分表格 3、表跨页时标题行自动重复 4、表格公式 5、主控文档和子文档 6、绘制树状结构 7、邮件合并 8、Pdf转doc,第二部分 高级排版功能使用,1、表格的使用,插入表格、绘制表格、单元格合并与拆分 绘制斜线表头,先激活表格,再单击【布局】选项卡,第二部分 高级排版功能使用,2、拆分表格 (1)上下拆分:Ctrl+Shift+End,(2)左右拆分:拖动法,第二部分 高级排版功能使用,3、表跨页时标题行自动重复,选中标题行,单击:重复标题行,第二部分 高级排版功能使用,4、表格公式,选中【总分】单元格,单击:fx公式,第二部分 高级排版功能使用,5、主控文档和子文档,1、创建原因: 多人合作,各做一章,便于管理 文档过长,占用内存,打开费时 防止长文档意外损坏,很难恢复,2、创建方法: 大纲视图下,如下图,第二部分 高级排版功能使用,6、绘制树状结构,第二部分 高级排版功能使用,7、邮件合并 - 1,邮件合并需要两个文档:Word作填充数据桶(桶),Excel作为数据源(水),数据桶,数据源(水),第二部分 高级排版功能使用,7、邮件合并 - 2,方法如下图:邮件合并是Word中的一个功能,第三部分 Excel高级应用,1、单元格 格式 2、数据有效性 3、排序 4、公式 5、相对引用、绝对引用、混合引用 6、条件格式 7、筛选 8、分类汇总 9、图表 10、合并计算 11、身份证 12、打印区域,第三部分 Excel高级应用,1、单元格 格式,第三部分 Excel高级应用,2、数据有效性,第三部分 Excel高级应用,3、排序,第三部分 Excel高级应用,4、公式,SUM 求和 Average 求 平均值 Max 最大值 Min 最小值 Countif 求满足条件的个数 如:=Countif(D2:D6,”=85”) 表示计算D2到D6区域内 值大于或等于85的单元格数目(个数) IF 条件判断 格式:=if(表达式,真值,假值),第三部分 Excel高级应用,5、相对引用、绝对引用、混合引用,相对引用:D2引用的地址会变 绝对引用:$D$2引用的地址始终不变 混合引用:D$2,$D2引用的地址列变或行变,三种引用的切换快捷键是F4,第三部分 Excel高级应用,6、条件格式,设置满足条件的字体和单元格 格式,以便突出显示,第三部分 Excel高级应用,7、筛选,1.自动筛选 2.高级筛选,第三部分 Excel高级应用,8、分类汇总1,例如统计职工男女性别人数?各部门人数?,特别提示: 必须先对【分类字段】(列标题)进行排序 再进行分类汇总,即:先排序,再汇总,第三部分 Excel高级应用,8、分类汇总2,例如统计各部门人数?,第三部分 Excel高级应用,9、图表 1,上面这张【表格】: 你看出什么信息动态没有? 看出什么规律变化没有?,第三部分 Excel高级应用,9、图表 2,规律、动态在图表中 图表:形象、快捷、易懂,第三部分 Excel高级应用,10、合并计算,第三部分 Excel高级应用,11、身份证 1,当输入身份证后,性别、生日、年龄 自动显示 为此,我们必须学习以下公式,【问题是什么?】,第三部分 Excel高级应用,11、身份证 2,相关公式: 1.Mid 函数:截取单元格字符 2.Date函数:截取 年、月、日 信息 3.Mode函数:两数相除取余数 4.DatedIF函数: 计算两个日期间的相差年、月、日 5.Today函数:获取计算机当前系统日期 6.IF函数:条件判断,满足取真,不满足取假,第三部分 Excel高级应用,11、身份证 3,1.Mid 函数:截取单元格字符,格式:=Mid(字符单元格地址,开始位,宽度) 例题:如上,截取杨坤身份证中的 1985四位数 解题:在C3单元格中,输入如下公式 = mid(B3,7,4) 输入完毕,按回车键,C3单元格显示 1985 解疑:表示截取B3单元格字符, 从第7位开始,取4位,第三部分 Excel高级应用,11、身份证 4,2.Date函数:截取 年、月、日 信息,格式:=date(年,月,日) 例题:在D3单元格中输入 =date(1998,12,25) 解题:输入完毕,按回车键, D3单元格显示 1998年12月25日 解疑: 年:4位数 月,日:2位数,第三部分 Excel高级应用,11、身份证 5,3.Mode函数:两数相除取余数,格式:=Mod(被除数,除数) 例题:求C16余数? 解题:在C16单元格中输入 =Mod(A16,B16) 输入完毕,按回车键,得到值1 解疑: Mod(括号)内可以直接写数值,也可以写被除数、除数的单元格地址,第三部分 Excel高级应用,11、身份证 6,4.DatedIF函数: 计算两个日期间的相差年、月、日,说不清楚,直接上图了,这个”Y”表示相差年(year)数,改成”M”表示相差月(month)数,改成”D”表示相差天(day)数,格式:=Datedif(起始日期,结束日期,“Y”),第三部分 Excel高级应用,11、身份证 7,5.Today函数:获取计算机当前系统日期,注意: 该函数没有任何参数,只有一对空括号, 写完按回车即可,显示当前计算机系统日期,第三部分 Excel高级应用,11、身份证 8,6.IF函数:条件判断,满足取真,不满足取假,格式:=if(表达式,“真值”,“假值”),在D16单元格中输入: =IF(C16=1,”男”,”女”) 即表示: 如果C16=1, 那么D16为男(条件成立) 否则D16为女(条件不成立),第三部分 Excel高级应用,11、身份证 9,最后所有身份证信息【公式】如下,第三部分 Excel高级应用,11、身份证 9,最后所有身份证信息【公式】如下,第三部分 Excel高级应用,11、身份证 9,最后所有身份证信息【公式】如下,第三部分 Excel高级应用,11、身份证 10,补充两个有用函数:如截取地址中的籍贯 1、 left(字符,宽度) 2、right(字符,宽度),第三部分 Excel高级应用,12、打印区域,1、当页数较多,每页 必须保留标题时, 可以采用此法 2、或者 采用:页眉,

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