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采购管理采购管理系统概述关于采购系统采购管理系统，是通过采购订货、仓库收料、采购退货、购货发票处理、供应商管理、价格及供货信息资料等功能综合运用的管理系统，对采购物流和资金流的全过程进行有效的双向控制和跟踪，实现完善的企业物资供应信息管理。 采购管理系统的主要特点包括：Ø  灵活的业务流程处理Ø  严密的业务控制Ø  丰富的采购管理信息Ø  良好的扩展性灵活的业务流程处理采购管理系统采用灵活的设计理念，以满足用户丰富繁杂的业务需要。主要体现在：系统预置现购、赊购两种采购处理流程，可以满足企业中大多数采购业务的处理；提供灵活的业务流程管理，使业务处理流程灵活方便。 用户可根据自己的实际需要，选用不同的单据流程；采购流程清晰，单据可拆分，单据的业务处理、批处理、管理功能分别实现而又协调统一，可以方便灵活地处理业务；单据之间联系紧密，设置了关联、钩稽等多种联系，以满足用户不同的业务需要；严密的业务控制采购管理系统提供采购价格资料、供应商供货信息等多方面的内部控制手段，从而保证小企业进行规范化的运作以及相关业务政策得到强而有力的执行。对于采购价格，系统在物料属性中提供物料基本采购价格，还通过采购价格资料提供复杂采购价格管理，可以满足企业对采购价格灵活管理的需求，另外系统还提供最高限价控制等多种控制手段；系统通过采购价格资料提供物料与供应商对应代码和名称的设置，实现基本供货信息管理，从而使得供应商的管理更加科学合理。丰富的采购管理信息一方面，采购系统在各个业务环节提供了相应的辅助信息供具体的业务人员进行查询，如在采购订单上可以查询即时库存、可用库存、采购价格、历史采购价格等多种业务信息。这些业务信息既可以辅助操作人员进行快速的录入，也可以辅助业务人员准确掌握的业务信息；另一方面，系统提供了丰富的管理报表。系统为各个业务环节的业务管理人员提供了相应的明细报表、汇总报表以及业务跟踪报表，业务管理人员可以通过报表查询相应的业务进展情况；另外，系统还提供多种分析报表，如采购价格分析等，主要辅助决策人员进行决策。良好的扩展性小企业在长期的发展中，都会形成自己特定的管理模式，而且不同行业的企业在管理上都会具有不同的行业特色。这些个性化管理部分有一部分可以规范化从而使之符合标准业务流程和业务模板。还有一部分个性化管理往往是小企业竞争力形成的一个重要的方面，对于标准商业化软件来说也需要做出考虑。采购管理系统考虑到小企业中个性化管理，提供了采购主数据（供应商、物料等）的自定义、单据自定义、流程灵活应用、套打自定义、灵活的系统参数配置等多种定制功能，从而可以让企业在标准的流程基础之上进行定制，以满足企业的个性化需求。 采购与其他系统的接口与仓存系统的接口采购系统的采购入库单是仓存系统中的一种重要库存交易单据，它会更新相应仓库的即时库存。与存货核算系统的接口采购系统中的采购入库单是进行入库核算的原始依据之一，入库核算之后的入库成本将反填到采购入库单的单价中，核算完成的采购入库单将根据凭证模板生成相应的凭证；采购系统的采购发票也将作为确认采购结算的原始依据之一，可以按照凭证模板生成相应的应付或现购支付凭证。 采购业务模式及应用系统将采购管理分为现购、赊购业务类型。不同业务类型其业务的处理过程以及财务收支核算的过程有差异，所以对应在系统中也会有不同的业务处理流程。现购业务流程说明现购是指在采购时一手交钱、一手交货的采购业务，这种业务适用于面向企业的现金交易采购业务，下面的内容是介绍现购的业务操作步骤。序号处理说明责任部门责任人1业务人员依据采购价格，向供应商下达采购订单，并跟踪订单执行情况。业务员可以根据实际情况进行订单变更或手工关闭订单。采购部采购业务人员2仓管人员收货并直接填写采购入库单，仓管人员也可以依据采购订单、采购发票生成采购入库单。仓库仓管人员3会计收到已经审核的采购入库单，按照采购入库单开票和付款，现购的采购发票同采购入库单确认之后就表示付款完成。财务部会计4采购过程中发生的费用，在制作采购发票时，可以选择计入成本费用或不计入成本费用，计入成本费用的最终入库核算时作为入库成本的一部分来算单位成本，运费中的税金可以通过运费税金列进行单独处理，入库核算时作为税金专项处理；不计入成本则不影响入库单位成本，直接计入期间费用。具体录制方式可参照单据介绍 财务部会计5现购中的采购入库单和采购发票必须进行钩稽。钩稽一方面用于核对入库和开票一致性，即保证开了票的已经入库；另一方面能将入库和对应的发票（采购发票）进行匹配，通过匹配从而在入库单和发票之间建立一种关联，然后依据这种关联进行费用分配和入库核算。财务部会计赊购业务流程说明赊购是一种最常见的采购业务，是购销双方利用商业信用进行购销交易的一种业务。在工商业企业中最常用的一种采购业务，下面介绍赊购的业务步骤。序号处理说明责任部门责任人1业务人员依据采购价格，向供应商下达采购订单，并跟踪订单执行情况；业务人员也可以根据实际情况进行订单变更或手工关闭订单。采购部 采购业务人员2仓管人员收货完毕之后，仓管人员直接填写采购入库单；仓管人员还可以依据采购订单、采购发票直接下推制作采购入库单。仓库仓管人员3会计收到已经确认的采购入库单，按照采购入库单进行开票确认应付款，之后再根据应付情况进行具体付款业务。财务部会计4采购过程中发生的费用，在制作采购发票时，可以选择计入成本费用或不计入成本费用，计入成本费用的最终入库核算时作为入库成本的一部分来算单位成本，运费中的税金可以通过运费税金列进行单独处理，入库核算时作为税金专项处理；不计入成本则不影响入库单位成本，直接计入期间费用。财务部会计5赊购中的采购入库单和采购发票必须进行钩稽。钩稽一方面用于核对入库和开票一致，即保证开了票的已经入库；另一方面能将入库和对应的发票（采购发票）进行匹配，通过匹配从而在入库单和发票之间建立一种关联，然后依据这种关联进行费用分配和入库核算。财务部会计 退购业务流程说明企业会因为物料的质量问题、交期、运输损坏、发运错误等原因，需要将物料直接退还跟供应商，退货一般包括退料申请、退料出库和退票几个业务环节，下面说明退货的流程。序号处理说明责任部门责任人1仓管人员可以依据采购订单、原蓝字采购入库单、红字采购发票关联生成红字采购入库单，也可以直接编制红字采购入库单。仓库仓管人员2如果原来采购过程中货物已经入库并且开具了采购发票，则会计需要根据红字采购入库单开具红字采购发票。红字采购发票还可以依据采购订单和原蓝字采购发票生成。财务部会计3如果采购过程中货物已经入库并且开具了采购发票，则可以红字采购入库单、红字采购发票进行钩稽核对，也可以蓝字采购入库单、蓝字采购发票一起钩稽；如果采购过程中货物已经入库，并且根据蓝字采购发票开具了红字采购发票，则蓝字采购入库单、蓝字采购发票、红字采购发票进行钩稽核对。财务部会计4如果原来的采购过程中货物已经入库但没有开具采购发票，则会计需要将红字采购入库单和原来蓝字采购入库单进行对等核销。如果是部分退料，则需要先将蓝字采购入库单拆单，然后再进行对等核销。财务部会计5如果原来的采购过程中只开具了采购发票，但是货物没有入库，则会计需要将红字采购发票和原来的蓝字采购发票进行对等核销。如果只是部分退料则需要将原来的蓝字采购发票进行拆单，然后再将红字采购发票和拆单后的蓝字采购发票进行对等核销。财务部会计采购价格资料采购价格资料是企业重要的采购政策之一，灵活的价格体系和价格信息查询可以降低采购成本，严密的限价预警价格控制手段可以杜绝采购漏洞。KIS专业版的采购价格资料模块给用户提供了一个有效内部控制工具。采购价格维护用户都可以在基础设置中点击采购价格资料来进行采购价格资料的设置、维护和查询工作。 操作界面如下图所示：如上图所示：在操作界面左边是现有供应商或物料的分级列表显示，在基础系统每增加一个供应商或物料，就可以在此即时显示，并可使用左上方的【供应商】或【物料】，就可以将该分级列示在供应商资料和物料资料之间转换；界面右边显示的是针对某一确定供应商或物料的供应价格和限价信息。 在这个界面，用户就可以使用相关的按钮和菜单条进行供应商采购价格的增、删、改等操作。1.增加采购价格在初次进入上述操作界面时，采购价格是空白的，因此首要工作就是增加采购价格。 录入方法是针对不同供应商、不同物料、不同数量段确定供应商供货报价信息。在操作界面上新增采购价格的方法有三种，即首先将光标移至某个具体供应商或物料条目上，然后（1）单击工具栏上的【新增】；（2）选择编辑增加采购价格；（3）直接使用快捷键Ctrl+N；都可以调出“采购价格新增”界面。采购价格资料既可以按供应商显示的采购价格新增界面，也可以按物料显示的采购价格新增界面，两种录入方法的效果都是一样的，用户可以选择任一种方式录入。 下面以按选择供应商新增采购价格的方式为例介绍录入内容和方法：数据项说          明必填项（是/否）供应商代码当前选中供应商的代码，用户不能再更改。是供应商名称当前选中供应商的名称，用户不能再更改。是物料代码该供应商所供货物的代码，用户直接录入或使用F7快捷键调出物料基础资料选择录入。是物料名称该供应商所供货物名称，由系统根据选择的物料代码直接录入，用户不能另行设置。是规格型号该供应商所供货物规格型号，由系统根据选择的物料代码直接录入，用户不能另行设置。否单位该供应商所供货物的计量单位，系统会根据选择的物料代码直接带入基本计量单位，用户可以修改为同一组的其他计量单位。是订货量（从）当前供应商针对该物料确订单价所在的订货量范围，企业在销售货物时，往往要根据不同的订货量确定不同的价格标准，因此，一定的价格是框定在一定的数量段之间的。是订货量（到）当前供应商针对该物料确订单价所在的订货量范围，企业在销售货物时，往往要根据不同的订货量确定不同的价格标准，因此，一定的价格是框定在一定的数量段之间的。是报价针对当前供应商、当前物料、当前数量段、当前币别，供应商给出的报价。是备注该笔报价的参考信息，用户可以手工输入。否审核标志指报价的审核状态，审核过后就会置上此标志，用户不能维护。只有已审核的记录中的价格才能携带到单据中，即审核过后才有效。系统自动生成注意：采购价格资料中的价格、采购最高限价、物料中的采购价格都定义为含税单价。在“采购价格资料”界面分别使用【供应商】或【物料】，就会发现在按供应商、按物料选择的界面上显示了同一条新增的采购价格。这样，系统中就保存了详细的供货价格信息，这种信息是针对不同供应商、不同物料、不同数量段唯一确定的报价信息。同时也可以反映供应商的供货信息。2.修改采购价格对已保存的采购价格进行修改，可以使用下列方法： 先在“采购价格资料”界面左边选中某个供应商，再在界面右边选择其中的某一条采购价格，然后（1）单击工具栏上的【修改】；（2）选择编辑修改；（3）直接使用快捷键Ctrl+M；（4）直接双击该条记录；都可以调出“采购价格资料修改”界面。 在该界面上，<供应商代码>、<供应商名称>、<物料代码>、<物料名称>、<规格型号>等属性全部锁定，用户只能就<单位>、<订货量（从）>、<订货量（到）>、<报价>、<备注>等项可以修改。 录入完毕，使用【保存】后退出“采购价格资料”修改界面。3.删除采购价格由于资料废弃或其他原因，需要删除存在的采购价格，可以使用下列方法： 先在“采购价格资料”界面左边选中某个供应商，再在界面右边选择其中的某一条采购价格，然后（1）单击工具栏上的【删除】；（2）选择编辑删除；（3）直接使用快捷键Ctrl+D，系统会提示“您确信要删除所选的采购价格吗？”，如果确定，则单击【是】，则该条采购价格被删除；否则单击【否】，则删除指令取消，回到原操作界面。4.审核、反审核采购价格需要审核采购价格时，先在“采购价格资料”界面左边选中某个供应商，再在界面右边选择其中的某一条采购价格，然后（1）使用工具栏上的【审核】按钮；（2）选择编辑审核，如果该记录未审核，则系统会将该条采购价格审核并提示“审核成功”；如果该条记录已被审核。则系统会提示“该条记录已经审核！”需要反审核采购价格时，先在“采购价格资料”界面左边选中某个供应商，再在界面右边选择其中的某一条采购价格，然后（1）使用工具栏上的【反审】按钮；（2）选择编辑反审，如果该记录已审核，则系统会将该条采购价格审核并提示“反审核成功”；如果该条记录还未被审核。则系统会提示“该条记录还未被审核！”注意：由于只有已审核的价格记录才能在单据处理中查询并携带单价，如果用户希望录入的资料马上生效，请及时进行审核。批量增加采购价格批量增加采购价格资料是为了减轻用户新增采购价格的工作量，而提供的一个方便性功能，进行批量处理的方法有两种，一种是按供应商组批量新增，一种是按物料组新增。下面逐一介绍：1.按供应商组新增首先需将光标移到供应商组（根目录组及明细组都可以，但不能是明细供应商）的位置上，然后（1）选择操作批量处理批量新增菜单；（2）点右键，在弹出的右键菜单中，选择批量新增。批量新增的界面与单个新增基本一致，只是供应商代码及名称栏显示的是用户光标所在供应商组的代码及名称，如下图所示：批量新增的规则与单个新增基本一致，主要涉及到以下两方面：（1）如果有物料的采购价格中已存在供应商、计量单位、数量段（包括从和到）与所需新增的采购价格和其计量单位完全一致的记录，则不再重新对该物料的采购价格进行重复追加，直接跳过该物料即可；（2）如果已有采购价格中物料、数量段（包括从和到）、报价时间与所需新增的采购价格只是部分相同，则直接追加在该供应商现有采购价格的后面；（3）如果启用最高限价预警，批量新增时对于高于限价的记录会逐一提示。批量新增完后，系统会针对有效操作，弹出提示框，给予用户“本次操作共新增多少条记录！”的提示信息。按物料组批量新增是对所选中的物料组中的所有物料都新增同一供应商的价格资料，方法如下：首先需将光标移到物料组（根目录组及明细组都可以，但不能是明细物料）的位置上，然后（1）选择操作批量处理批量新增菜单；（2）点右键，在弹出的右键菜单中，选择“批量新增”。批量新增的界面与单个新增基本一致，只是物料代码及名称栏显示的是用户光标所在物料组的代码及名称，如下图所示：采购价格的应用作为采购管理系统的价格信息处理中心，采购价格资料除了集中管理价格信息、并提供这些信息的设置和维护等必要功能之外，最主要的作用是在权限控制的范围内最大程度地实现信息资源共享和同步更新，同时灵活地进行价格控制。从总体来说，系统主要提供采购价格的获取、自动更新和限价预警等多项功能。1.单据上采购价格的取数单据在选择物料获取采购价格时，存在两种不同的获取条件，新增单据和关联单据两种情况，因为关联单据时存在获取关联单据的价格信息，所以下面分两种情况说明。一、单据新增时采购价格的获取总体获取单价规则如果启用了采购价格资料，在新增采购订单、采购发票时，其价格取采购价格资料中的报价，如果取不到，再取物料属性中的采购单价。在以上单据新增时，系统会根据所录入的供应商、物料、数量所在的数量范围、使用的计量单位、当前系统日期等信息，自动匹配已审核采购价格的报价，填入不同单据的相应字段中，用户可以修改该价格。依据计量单位获取价格计量单位也是采购价格传递中非常重要的因素。 在采购价格中系统默认的是基本计量单位，但是用户可以采用修改为为常用计量单位，系统携带是根据相应的计量单位进行携带。优先取对应供应商、对应物料、对应数量段、对应默认携带计量单位的本位币采购价格传递到单据上；如果在记录中找不到与其单据上默认携带单位相同单位的匹配数量段的采购价格，则再去找该物料对应数量段的基本计量单位的记录，找到后需根据现有单位与其基本计量单位的换算关系携带单价，如果两个单位都找不到匹配记录，则不携带单价。举例：某物料基本计量单位为“个”，常用计量单位为“盒”，系数为10，此时录入采购专用发票，发票使用的是常用计量单位，如果用户选择了<采购价格资料资料含税>选项，当前的供货报价为23.4元，折扣率为5，默认税率为17，记录单位为“个”则传递到发票的“单价”字段的价格为190元、“含税单价”字段的价格为222.3元，单位税额为32.3元。自动获取上一次该供应商该物料的采购价格在采购模块的【查看】-【选项】有 “取最近采购价”，下有“采购订单”、“采购入库单”、“采购发票”选项。如需取最近采购价，需在“取最近采购价”下三种单据中勾选一种取价的源单，则在以后新增单据中，如系统中有和新增单据中相同供应商、相同物料代码、相同单位的记录，则取以上三者皆相同的最近所选单据的价格。小提示：采购入库单虽然不属于采购业务单据，但为了防止其形成暂估单据时没有最近可比较的价格，令用户无法确定暂估价，导致单据积压，故也进行了采购价格的传递，传递的是扣除了税额的进货价格。只有在采购业务单据手工录入时才考虑到采购价格传递功能的实现，如果单据是通过其他途径而新增，如关联（包括间接关联）、复制等方式，则系统传递的价格、折扣资料来自源单据，而非采购价格。二、单据关联时采购价格的获取当采购订单采购入库单、采购发票等单据直接关联源单生成时，即源单的订单号为空，则优先取源单的单价信息。如果源单分录中的采购订单号不为空，即三方关联，此时单据单价携带规则：采购系统单据三方关联只要关联到采购订单，目标单据单价取订单单价。如：采购订单采购入库单发票，则采购入库单单价的携带视同采购订单采购入库单，采购发票单价的携带视同采购订单采购发票。单据关联单价取数时，默认规则是含税单价携带到含税单价，不含税单价携带到不含税单价。具体各条关联路线按照以下规则进行取数：1）、采购订单采购发票当采购订单采购发票（专用），采购订单的“含税单价×（1折扣率）”携带到采购发票的含税单价和订单含税单价中，然后依据单价=含税单价/（1+税率）计算单价，精度按照“专用发票精度”进行处理；当采购订单采购发票（普通），采购订单的“含税单价×（1折扣率）”携带到采购发票的单价和订单含税单价中；2）、采购入库单采购发票当采购入库单采购普通发票，采购入库单将单价携带到采购普通发票的单价字段，税率默认为0；当采购入库单采购专用发票，采购入库单将单价携带到采购专用发票的单价字段，税率按照系统选项进行获取；特别注意：因精度问题，采购入库单下推采购发票取数提供两种控制方式：以单价为准、以金额为准。在【基础设置】-【系统参数】-【业务参数】-采购入库单下推发票取数控制方式，可进行选择。选择以单价为准，即采购入库单下推采购发票时，单价不会发生变化，金额=单价*数量如选择以金额为准，即采购入库单下推采购发票时，金额不会发生变化，单价=金额/数量2.采购价格限价预警采购限价主要应用于三个方面：采购价格的设置控制、采购订单预警控制、采购发票预警控制。1）、应用于采购价格的设置，在采购价格中设置各类采购价格和折扣时，若某物料针对某供应商的报价扣除折扣后的净价超过了该物料资料预设的采购最高限价，系统会给出提示信息“对于当前供应商和当前物料，您所录入的采购价格已经超过了设定的采购最高限价，是否继续保存？”。 用户按需要决定是否修改报价信息。2）、应用于采购订单的新增，在订单新增时，无论采用何种新增方式，如果当前供应商、当前物料的订单价格扣除折扣后的净价超过了该物料资料预设的采购最高限价，系统弹出报警提示界面，列出本单据的所有超过限价的物料、最高限价、当前价格及差价。 提示界面如下图所示：如果涉及到外币，则系统按订单上的汇率信息将最高限价折算成订单上的币别价格，再与订价进行比较；如果订单上的价格是针对常用计量单位或其他非基本计量单位的，系统按照基础资料中其与基本计量单位之间的换算比率，将最高限价按比例扩大、或缩小为单据上使用的计量单位价格后，再与订价进行比较。3）、应用于采购发票的新增，在发票新增时，无论采用何种新增方式，如果当前供应商、当前物料的单价（或含税单价）超过了该物料资料预设的采购最高限价，系统弹出报警提示界面，提示界面与采购订单的一致。 如果涉及到外币，则系统按发票上的汇率信息将最高限价折算成发票上的币别价格，再与发票单价（或含税单价）进行比较；如果发票上的价格是针对常用计量单位或其他非基本计量单位的，系统按照基础资料中其与基本计量单位之间的换算比率，将最高限价按比例扩大、或缩小为发票上使用的计量单位价格后，再与单价（或含税单价）进行比较。采购价格的获取系统提供两种获取采购价格的方式，一种是通过按F5直接在单据编辑界面上获取物料的采购价格，另一种是通过按F9弹出采购价格管理窗口来查询价格列表；下面我们分别说一下这两种获取价格的内容。F5即时获取采购价格系统在录制物料明细时会自动传递采购价格，不过用户在修改或编辑单据时，如果对价格进行修改，还可以主动、随时地获取采购价格，这就是F5的功能，也就是说按F5后，系统会更新当前物料的采购价格，把获取的采购价格直接填入单据体中。 在采购业务单据的可维护状态下，如果通过关联、传递或修改等方式取得的当前价格仍不符合业务要求，则可使用快捷键即时获取采购价格，方法是： 在单据的“单价”或“含税单价”字段（1）使用快捷键F5；（2）选择查看选项获取采购价格，即可随时将符合当前业务数据的采购价格再次取到并显示在单据上。单据上获取的采购价格是已审核的且报价时间最新的采购价格，未审核的采购价格不能被获取。F9获取采购价格为了让用户在录单时，能更方便的使用采购价格，系统在部分单据上提供了单价的返回功能，主要包括：外购入库、采购订单、采购发票（返回采购价格）。具体操作方法：1、在单据上F9调出采购价格，找到相应的价格记录，并选中；2、在所选的记录上，双击鼠标，即可将所选记录的物料名称、计量单位、价格返回到当前的单据分录上。如果返回时，单据头上已有供应商，则不再返回供应商。当所选记录的供应商与原单据头的供应商相同，则返回物料、计量单位及价格；当所选记录的供应商与原供应商不同，则只返回物料、计量单位，不返回价格。如果返回时，单据头上没有供应商，则会返回本行的物料、计量单位及价格，同时将所选记录的供应商返回到单据头上，并会重新刷新已有物料行的单价。在返回时，如果返回记录中的供应商等于现在单据头的供应商，则自动增加一行分录，并相应返回物料、价格；若返回值不等于原供应商，则系统会重新返回供应商，并根据新返回的供应商，重新刷新已有分录的价格。历史价格的查询及取数在所有采购单据界面均可以实现对于历史采购价格的信息查询,采购历史价格查询的价格数据来源于采购发票中的价格信息。在单据界面选择查看历史价格查询，或者直接按Shift+ F11可以调出历史价格查询界面。界面分为左右两侧，左侧根据工具框按钮的切换显示客户或商品（物料）的树状信息，右侧显示从采购发票中提取的对应最近一定次数的价格信息。在历史价格查询界面选择查看查询属性设置或者点击设置按钮可以进行相应的属性设置。只允许查看自己做过的单据：价格查询在从采购发票中提取价格信息时按照操作人员自动过滤，提取现有操作人员所操作过采购发票的价格信息进行显示。统计最近（）次发生的业务:对要查询的历史价格信息的范围和记录进行设置，系统按照设置在价格查询的主界面列示所需信息；系统默认自动提取最近10次发生业务的价格信息；如果系统中业务数据小于所设定的业务发生次数，则列示全部可提取信息的全部。物料属性“采购单价”的同步物料属性中的采购单价可以由采购订单进行更新。系统自动记录某供应商某物料的每次新的（重新修改或保持原带入价格）采购价格，回填到物料基础资料的采购价格中。 每一次回填的单价自动覆盖原有单价，从而实现自动更新的功能。 <采购单价>默认为本位币价格，如果单据上是非本位币，则直接将单据上的非本位币价格按单据上汇率换算成本位币币别价格，回填到<采购单价>中。 其他的传递方式和规律都与价格资料的传递相同。采购单据通用操作说明业务系统中包括很多单据，这些单据的许多信息是相同的，现将各个单据中通用的信息说明综合起来，形成这个章节，一来可以帮助初次使用者快速综合了解单据的各项基本编制原则以及操作说明，二来在对具体单据进行说明时，可以着重强调各单据的关键性信息的说明，增强单据信息的可读性。  采购单据编制的通用说明单据日期的输入新增单据时系统的默认日期取当前系统日期，如下图所示。当账套期间与系统日期不一致时，会出现以下三种情况：1选择此项，在新增单据时，单据日期取系统日期，如：当系统日期为2007-03-06，而账套业务期间是第二期，则新增单据的单据日期显示为2007-03-06。2 没有选择此选项时，当系统日期大于账套期间最后一天，则系统取账套期间的最后一天，如：当前系统日期为2007-03-06，而账套业务期间是第二期，则新增单据的单据日期显示为2007-02-28即账套期间的最后一天。3 没有选择此选项时，当系统日期小于账套期间第一天，则不管选不选择该选项，默认日期为账套期间的第一天，如：当前系统日期为2007-03-06，而账套期间为第四期，则新增单据的单据日期显示为2004-04-01即账套期间的第一天。注：当系统日期与账套的期间一致，如系统日期为2007-03-06，账套期间也为2007年第三期，则无论选不选择该选项，新增单据时都取系统日期为单据日期。此外用户也可对日期进行修改。但不可以输入已结账期间的日期。单据编号的输入每张单据都有独立的编号，系统根据在基础设置单据设置中的编码规则自动生成每张单据的编号，如果用户选中“允许手工录入”，那可以在制作单据时手工修改系统提供的单据编号，反之用户不能修改单据编号。选择供应商或客户在采购和销售系统的各个业务单据中，均需要选择供应商或客户单位名称，可以通过点击栏目右侧的图标打开往来单位列表，通过列表分类查找；也可以输入供应商或客户的部分代码，系统会自动弹出浮动窗口，窗口中显示与代码相近的所有供应商或客户名称，即可进行模糊查询，更方便用户使用。如果查找后确认往来单位资料尚未定义，可以直接在列表窗口中新增往来单位。选择源单类型和选单号在采购系统中，采购入库单和采购发票这两张单据均有这两项内容，销售系统中，销售订单、销售出库单和销售发票这三张单据均有这两项内容，换句话说，只要是可以同其他单据建立关联的单据，均有这两项内容。下面就这两项内容作详细介绍。选择“源单类型”同可关联单据相关，比如采购发票可以同订单或入库单关联，入库单可以同订单和采购发票关联，销售订单可以同销售报价单关联，销售出库单可以同销售订单、销售发票、产品入库、外购入库关联，销售发票可以同销售订单、销售出库关联，也因此可关联的单据都可以在源单类型中看到。在制作单据时，如果此单需要同其他单据建立关联，那就选择源单类型，然后选择选单号，系统会将所有符合源单类型的单据以列表窗口形式显示，用户可以快速查找相关联的源单，建立两单据之间的关联，在选定一个单号后双击，系统会将选定的源单回填到单据制作窗口中，方便快速录单，当然，如果用户想快速查找关联源单，可以先选择好供应商，然后系统会过滤此供应商的所有源单，进一步缩小查找范围，进一步加快录单速度。选择物料在所有业务单据中，均需要输入物料，可以选择输入物料代码或物料名称，系统会根据已输入的部分物料代码或者物料名称进行过滤筛选，并以浮动窗口形式显示，同时显示该物料的不同规格型号，方便用户随时查找和选择。这种形式也叫做模糊查找。当然可以通过F7打开物料窗口按列表显示，方便查找。选择仓库在各个业务系统中的出入库单据中，都必须输入“仓库”，为了更好的区分仓库代表的业务类型，单据录入界面中仓库可能会冠以业务说明，比如发货仓库、收料仓库、调出仓库、调入仓库、组装件仓库、子件仓库等等。可通过F7打开仓库窗口按列表显示。列表中会依据单据支持的仓库类型来显示。输入物料单位和输入物料数量输入物料单位和物料数量要一起说明，在输入物料后，系统会自动填入基本物料单位和物料单位，基本物料单位和物料单位的关系下面说明，这里要说的是输入物料数量时，系统会根据物料单位直接换算填写基本单位数量，如果物料数量不是按照当前显示的物料单位作为单位统计的数量，那可以在录单界面修改物料单位，系统也会根据物料单位和数量自动换算基本物料单位和数量的。基本单位名称、基本单位数量、单位和数量之间的关系关于这四项内容的关系要从物料的基本资料介绍开始，在下图中，选择物料所属的计量单位组，同时确定此物料的基本计量单位以及采购、销售、仓库的计量单位，在所有涉及到物料的单据体中，根据所属系统确定以哪种计量单位作为数量输入单位，举例说明，假如采购系统的计量单位不是基本计量单位，那么在采购系统中的单据里输入数量时，系统根据输入的数量换算成基本单位数量，并反映在基本单位数量列中。回到这四列的关系上进行说明，所有单据的单据体中，都包含这四项内容，其中，单位和数量是可以编辑和输入的，单位默认状态下显示的是物料的所属系统单位，但可以在录单界面随时修改此单位，数量在输入后，会自动根据单位和基本单位换算出基本单位数量，也就是说，基本单位名称和基本单位数量这两项内容不能够编辑和修改，内容是根据单位和数量，以及计量单位组的换算关系而计算得出的。一旦发生业务，物料的基本计量单位不能修改，但物料的采购、销售、仓库的计量单位可随时修改。币别指订单结算使用哪种货币。 系统默认为本位币，用户可以修改。财务处理汇兑损益，业务系统中主要处理外币核算和结算，不提供通财务系统汇兑损益的结算；采购系统中订单和发票可以处理外币核算。销售系统中，订单、发票和报价单均可以处理外币核算业务。汇率即当前币别的汇率，取自币别基础资料信息，用户可以根据实际情况改为业务发生日汇率。结算方式：即订单结算采用何种处理方式，订单的结算方式可以在被发票引用后直接填入，保持信息的连续跟进。用户可以（1）直接手工录入结算方式代码；（2）使用快捷键F7；（3）选择查看查看查看编码，系统将弹出“项目”查询窗口，提供所有基础资料中结算方式列示，用户查询后选择所需要的结算方式信息。结算日期：指该笔业务结算时的日期，用户手工录入。摘要、备注、地址、开户行等：指该笔业务的辅助性说明，用户通过业务摘要库维护摘要，备注、地址、开户行等信息都是作为单据的辅助性说明，并可以直接在打印单据时选择这些信息。主管、部门、保管、验收、业务员：是指提出该笔单据业务涉及到的部门、主管、职员，用户可以由三种方式选择（1）直接手工输入代码；（2）使用快捷键F7；（3）选择查看查看编码，系统将弹出“核算项目相关信息”查询窗口，用户查询后选择所需要的信息，其中部门和业务员在基础资料中可以关联，在选择部门后，系统自动代入业务员。制单、审核、记账、审核日期：这四项内容是由系统根据当前单据的编制人、审核人、记账人和日期自动填入的，主要作用是记录单据的操作人和操作日期。变更、变更日期：当在订单中使用变更功能时，系统根据当前单据的变更人、和日期自动填入的，主要作用是记录单据的变更人和变更日期。采购单据操作的通用说明单据保存的最高限价预警说明。采购系统中的采购订单、采购发票在保存时会检查一些内容，比如所有必录项是否都已经填入内容、采购最高限价预警等，在基础设置系统参数业务参数中，有一项“采购最高限价预警”，如果选择此项，那单据中物料价格会参考供应商供货信息预设的采购最高价，如果超过此价，保存单据时会报警，反之则不予提示。想了解关于价格管理的详细内容，可参考采购价格管理章节。单据必录项提示采购订单中的信息很多，但在录单时可以选择性的输入部分内容，先说明哪些项目是必须填入的，简称必录项；采购订单的必录项包括供应商、日期、编号、采购方式、币别、汇率、物料代码、单位、数量、交货日期；细心的你可能发现在订单编辑界面中，上面所提的这些信息后面均有一项内容(*)，这个标志就代表此项信息是必录项，你可以不必记住订单必录项，通过这个标示在保存前检查是否有遗漏的未填写信息即可。单据保存后新增单据保存还有个选项需要说明，点击菜单查看选项保存后立即新增，选择这项，那在订单制作保存后，系统立刻进入下一张订单的编制界面，用户可以直接录单，这适用于连续录单，；如果不选择此项信息，那么用户录单保存后，系统停留在编制的订单界面，用户可在此基础上进一步修改刚录制的订单，当然，在点击工具栏上的新增厚，同样可以编制一张新订单。这个功能在每个单据编辑界面都可以随时改变，以适应不同用户的操作习惯和要求。小提示：部分用户在第一次录单时不清楚上面选项的作用，在保存单据后不知道到哪里可以查看到刚编制的单据，这种情况可以通过打开单据序时簿查看，如果希望单据保存后依然可以方便的检查和浏览，那可以不使用保存后新增这个选项。单据可查看的信息数据采购系统的单据录入过程中，可能需要参考很多库存信息和价格信息，因此在单据编制界面的菜单中提供相关信息的查找，用户可以随时查看供应商或物料的基础资料、物料的价格管理信息、当前物料的库存信息及历史价格信息等，通过点击菜单查看即可调出这些信息。需要详细说明的是价格，单据可以查看采购价格资料中的物料价格，还可以查看物料的发票历史价格，通过获取采购价格这个功能，可以直接将采购价格资料中的物料价格直接填入单据明细项中。复制单据及批量复制用户日常工作中，录入单据的工作量很大，系统提供复制单据和批量复制单据的功能，可以最大程度地减少录入单据的工作量，这是为用户贴心考虑的一个实用功能。下面说以下复制的具体实现方式。单据编辑界面和单据序时簿查询界面有两个复制单据的功能，在编辑界面的复制是一对一的复制，且复制后还要录入和确认其他无法复制的信息；在序时簿查询界面是多对多的复制，复制后的单据即是一张已完整保存的单据，这就是在编制订单时复制和序时簿里的批量复制的区别。下面说以下复制的具体规则：在单据序时簿上只提供整单复制的功能；单据复制时单据号自动顺序递增，即不能复制原单的单据号；复制单据日期自动默认为当前系统日期；交货日期默认为当前系统日期；复制时默认为被复制的单据的必录项是齐全的，不进行必录项的检查； 所有的单据，无论被复制单据的状态如何，都可以进行单据复制，且复制后的单据都处于可编辑的状态，且<审核人>、<记账人>等字段应置为空值，源单据为作废状态的复制后的单据为正常单据；复制相当于手工新增，如果被复制单据是关联生成的，则不复制该单据的源单据号码；在初始化设置中，不提供复制功能；一旦出现保存时条件不能满足，不能保存时（例如不允许负库存，却出现了负库存），系统中断目前单据的处理，并由用户选择是否继续进行其他单据的复制