上海现代制药股份有限公司销售系统分析与设计.doc

第1章 上海现代制药股份有限公司销售管理系统分析与设计1.1企业战略分析1.1.1摘要（1）拟建系统的名称：上海现代制药股份有限公司销售管理系统。（2）拟达到的目标：利用实现企业销售管理信息化，降低制作成本、达到利润最大化的同时提高对客户的服务质量、员工的管理制度，使公司稳定发展成长，成为国内知名的大型企业。1.1.2背景上海现代制药股份有限公司由上海医药工业研究院作为主发起人，联合国家药物制剂工程研究中心、上海瑞金医院广慈医学高科技公司等五家企业共同发起的并以上市为目标的高科技制药企业。 公司于1997年被评定为上海市高新技术企业并一直保持至今，所有产品和剂型全部通过国家食品药品监督管理局的GMP认证。2004年8月，现代制药控股了河南商丘哈森药业有限公司，并改名为上海现代哈森（商丘）药业有限公司，补充和扩大了公司水针剂产品生产能力。2008年5月，现代制药全资收购上海医工院医药股份有限公司，从而形成集研发、生产与营销功能为一体，拥有化学原料药、药物新型制剂和生物制药产品的高科技制药企业，下属5家子公司和3个生产基地。公司的规模和赢利能力在上海市医药行业中排前10%之列、并进入中国制药企业100强名单。1.2企业组织与功能结构分析1.2.1组织结构分析总经理研究开发生产部门销售部门财务部门人力部门工厂一仓库一成本科会计科采购部门调动科招聘科采购员工程师销售员各地销售组图1.1组织结构图资金流动关系领导与被领导关系 物资流动关系信息资料的传递关系 1.2.2功能结构分析销售管理系统销售计划管理销售订单管理销售统计库存管理市场分析编制销售订单登记订单有效期审查销售收入核算销售量统计出入库管理库存统计图1.2功能结构图1.2.3组织/功能联系分析组织/功能联系表：表1.1组织/功能联系表功能序号联 组织 系 程 度业务研究开发生产部门销售部门财务部门人力部门采购部门功能与业务1销售计划管理市场分析编制销售计划2销售订单管理订单登记订单有效性审查3销售核算和统计销售收入核算销售量统计4库存管理出入库管理库存统计其中：“” 表示该项业务是对应组织的主要业务（即主持工作的单位）； “” 表示该单位是参加协调该项业务的辅助单位；“” 表示该单位是该项业务的相关单位（或称有关单位）；“”：表示该单位与对应业务无关。1.3企业主要业务流程分析1.3.1业务流程图销售员订单信息审核退货通知单出库单发货通知单信息统计统计员会计人员发货员销售计划表表信息统计表制定销售计划出库审核发货通知单销售信息处理产品销售量市场分析表订单图1.3业务流程图1.3.2表格分配图 销售部门 财务部门 出货部门准备订货单登记代收款发票应收款处理收款处理出库通知存档存档客户收款订货单收款单图1.4表格分配图1.4企业信息化的必要性、可能性分析1.4.1必要性分析近年来，随着信息技术的集成化和信息网络化的不断发展信息化建设已不再是企业的效益工程，而是企业的生存工程，如果企业在信息化建设过程中失去了有利地位，势必被社会淘汰。企业信息化就是企业利用现在信息技术，通过信息资源的深入开发和广泛利用，不断提高生产、经营、管理、决策的效率和水平，进而提高企业经济效益和企业竞争力的过程。企业信息化的实现是一个过程：包含了人才培养、咨询服务、方案设计、设备采购、网络建设、软件选型、应用培训、二次开发等过程。它可以帮助企业提高企业经营管理信息的准确性和及时性，有助于企业决策的进一步科学化；促使企业业务办事和管理程序更加合理，有助于增强企业的快速反应能力；进一步租金企业资源的合理组合及利用，提高企业的生产经营管理及管理效率；给企业提供一个强大、快捷的信息交流平台，有助于企业的发展，提高员工的创新能力。1.4.2可能性分析通过对本系统的开发、实现企业销售系统信息化，提高企业经济效率和企业市场竞争力的过程。利用现代信息技术，及时准确地为企业提供准确而有效的数据信息，以便对需求做出迅速的反应，其本质是加强企业的核心竞争力。利用信息技术来提高企业的管理水平和效率已是现代企业管理发展的一种趋势。1.5企业信息化的阶段划分1.5.1建立U/C矩阵表1.2建立U/C矩阵 数据类功能成本订单商品客户销售退货商品财务计划货物库存经营计划UC财务计划UU产品预测UU进货订单CCU预定货单UUCU销售单CUC定货服务UUCC销售服务UU销售管理UUC进货保管U存货保管CUU成本会计CU出纳会计U1.5.2U/C矩阵的求解表1.3求解U/C矩阵 数据类功能计划订单商品客户销售货物库存退货商品财务成本经营计划经营计划CU财务计划UU产品预测UU进货管理进货订单CCU预定货单UUCU销售单CCU销售定货服务UCUC销售服务UU销售管理UUC货物保管进货保管UUC存货保管UUC会计成本会计UUC出纳会计UU1.5.3划分子系统表1.4求解U/C矩阵 数据类功能计划订单商品客户销售货物库存退货商品财务成本经营计划经营计划经营计划财务计划产品预测进货管理进货订单进货预定货单销售单销售定货服务销售销售服务销售管理货物保管进货保管退货存货保管会计成本会计财务出纳会计1.5.4信息系统结构图 经营计划 进货 销售 退货 财务图1.5信息系统结构图第2章 上海现代制药股份有限公司可行性分析2.1新系统方案2.1.1系统的目标销售管理信息系统是为了适应销售行业综合管理的需求，改变现有的管理模式，加速销售自动化、标准化和科学化，而建立的一个整体性的销售操作系统。它可以为各管理层提供可靠的信息，为提高公司各面的效益服务。新系统的总体目标是：用信息来支持销售管理时的决策和业务操作，用信息技术实现办公自动化代替原有的手工管理方式，提高业务处理效率。本系统分为4个功能模块：进货管理、销售管理、财务管理、相关信息管理。它是根据各子系统的管理功能来划分。使得系统分工明确，业务流程清晰，从而优化销售管理。最终为企业带来良好的经济效益。2.1.2系统规划及初步方案销售管理系统建成后可以喝公司网相连，提供网上服务，各系部在本单位就可以上传材料，上报计划。本系统拟采用奔腾IV处理器，512M内存，硬盘160G。打印机一台，光驱一个，鼠标一个，网络服务台一个。2.1.3系统的实施方案本系统客户端拟采用Window XP操作系统，服务器采用Window NT 操作系统，前端开发语言使用Visual Basic6.0，使用MS SQL server数据库管理系统。2.1.4投资方案上海现在制药股份有限公司对此系统的开发一次性投资100000元。（包括硬件购买）2.1.5人员培训及补充方案上海现代制药股份有限公司研发部门对据有管理信息系统技术的人员进行专门培训，而且该公司研发部门对此系统进行维护和管理。2.2可行性研究报告2.2.1技术可行性分析销售管理系统使用联机作业，由专人输入有关信息，可以选择畅销项目，上报计划。进行统计分析等，向财务处报盘进行结算。本系统的拟采用如下：硬件平台（最低要求）： CPU：P41.85GHz; 内存：512MB以上。 软件平台最低要求如下： 操作系统：Windows XP/Windows 2000 数据库：SQL Server 2000; 开发工具：Visual Basic 6.0。2.2.2经济可行性分析本系统采用网络方式，因此，投入要比较多，但此系统投入运行后，可以实现资源共享。不但节省人力，还可以带来经济效益：一方面解决了手工操作带来的工作效率低、容易出错等问题，为企业在业务上缩短了时间，增加了市场竞争力。另一方面，使得信息流动得更快，能为企业提供更多的高质量信息。使得企业有更多的时间和信息为未来的发展做筹划。2.2.3管理可行性分析在药品市场竞争越来越激烈，规模越来越大，消费者要求越来越高的今天，管理能力显得越来越重要。由于手工操作的烦琐混乱且容易出错，不易即使统计药品的销售和库存情况，常常造成管理漏洞，给营业人员和顾客带来不便，所以迫切需要一套计算机信息管理系统来实现可靠、便捷的管理。2.3结论根据上述可行性分析，企业进行系统开发的条件已成熟，可以立即进行系统的开发。第3章 上海现代制药股份有限公司系统分析3.1现行系统数据流程分析3.1.1数据流程图销售人员统计人员会计人员发货人员销售数据订单审核出库审核信息统计销售信息处理销售计划制定销售计划表市场分析表信息统计表发货通知单订单发货通知单出库单订单外部实体 数据流 处理 数据存储退货通知单图3.1数据流程图3.1.2数据字典1数据项定义数据项名称库存量别名实际库存量简述某药品的实际库存量类型数值型，宽度6位取值范围”000001”999999”相关数据某材料的库存量2数据流定义编号名称简述来 源去向组成流量高峰流量HM-01订单销售人员根据预计销售情况填写的订货信息销售员模块订单审 核产品序号+产品名称+价格+数量+日期约15次/天约20次/天HM-02出库单库管员根据订单填写的产品出库信息订单审核出库审 核产品序号+产品名称+价格+数量+日期约15次/天约20次/天HM-03发货通知单库管员根据出库审核填写的产品发货信息出库审核信息统 计产品序号+产品名称+数量+发货日期约15次/天约20次/天HM-04退货通知单经审查不合格的定单信息审查销售人员模块产品序号+产品名称+数量+日期约2份/日约5份/日HM-05信息统计表经统计的数据信息统计销售信息处理模块产品序号+产品名称+价格+数量+日期约15次/天约20次/天HM-06市场分析表经过分析的销售数据销售数据计划制定处理模 块产品序号+产品名称+数量+日期约15次/天约20次/天HM-07销售计划表经过计划处理的销售表计划制定处理销售人员模 块产品序号+产品名称+价格+数量+日期约15次/天约20次/天3处理逻辑定义编号名称简述输入输出处理处理频率S-01订单审核审核订单是否合格销售员出库单产品序号+产品名称+价格+数量+日期15次/天S-02出库单审核审核出库单是否有误与是否合格出库单合格出库单审核出库单，确认无误送至销售处理模块15次/天S-03信息统计对之前所得信息进行统计发货通知单信息统计表产品序号+产品名称+价格+数量+日期15次/天S-04销售信息处理对审核合格的出库单作销售处理信息统计表销售数据对信息统计表进行销售处理，对销售统计表中的数据进行统计，最后储存起来15次/天S-05计划制定处理分析销售数据市场分析表分析各类产品销售数据统计其各类产品销售数量，制定市场分析表15次/天4数据存储定义名称编号简述组成相关数据销售量S-001各种药品数量D-01+D-03+D-105原材料库存量5外部实体定义编号名称输入输出备注D01会计人员会计信息报表对会计信息进行记录D02统计人员各种信息信息统计对各种信息进行汇总D03采购人员各种信息订单各材料的采购人员D04发货员发货通知单产品将货物发送出去3.2新系统的逻辑结构3.2.1确定系统目标随着经济的发展，企业正向着大型化、规模化的方向发展，企业职员数量急剧增加，有关销售产品信息量也成倍增长。在这种情况下单靠人工来处理销售信息，不仅工作量很大，而且容易出错。该系统的具体任务就是设计一个企业销售管理系统，由计算机来代替人工执行一系列诸如增加新进材料信息，变更材料信息、查询及打印等操作。这样可以节约原材料、合理利用原材料、减少不必要的损失、提高销售工作系统化、规范化、自动化，从而达到提高企业利润的目的。3.2.2确定新系统的业务流程1业务流程图销售部订单信息审核退货通知单出库单发货通知单信息统计统计员会计人员发货员销售计划表表信息统计表制定销售计划出库审核发货通知单销售信息处理市场分析表总的信息查询总查询表销售信息订单图3.2业务流程图2表格分配图 销售部门 财务部门 出货部门准备订货单登记代收款发票应收款处理收款处理出库通知存档存档客户收款订货单收款单图3.3表格分配图3.2.3确定新系统的逻辑模型1数据流程图销售人员统计人员会计人员发货人员销售数据订单审核出库审核信息统计销售信息处理销售计划制定销售计划表市场分析表信息统计表发货通知单订单发货通知单出库单订单外部实体 数据流 数据存储 处理退货通知单客户凭证记录总的查询总的信息查询图3.4数据流程图2数据字典（1）新系统数据流描述编号名称简述来源去向组成流量高峰流量HM-08总查询表所查询的产品信息总的信息查询销售人员模块产品序号+产品名称+价格+数量+日期15次/天20次/天（2）数据存储描述名称编号简述组成相关数据凭证记录S-002各种药品编号D-01+D-02原材料库存量（3）外部实体描述编号名称简述输入输出处理D-05审核订单是否合格销售员出库单产品序号+产品名称+价格+数量+日期3处理逻辑分析与表达判断（决策）树： 库存量 需求量 实施措施 紧急进货>销售量 方案<2000>=2000 <=5000>50000=销售量 <销售量 促销降低成本正常进货判断表：条件决策规则号123库存量<2000YNN库存量>=2000,<=5000NYN库存量>5000NNY销售量<=需求量YYN采取措施紧急补货+正常进货+促销降低成本+3.3确定新系统的功能模型 销售管理系统销售计划管理销售订单管理销售统计库存管理市场分析编制销售订单登记订单有效期审查销售收入核算销售量统计出入库管理库存统计进货量查询出货量查询销售查询图3.5新系统功能模型第4章 上海现代制药股份有限公司系统设计4.1系统总体方案设计4.1.1系统模块结构设计1系统结构模块结构图销售管理系统订单管理库存管理销售量统计原材料管理成品管理订单汇总查询订单登记统计已售商品销售额查询图4.1系统模块结构图2各个模块的IPO图主控系统IPO图系统：销售管理系统模块：主控设计人：张龙日 期：2012-4-1上层调用模块 无可调用模块 订单管理、库存管理、销售量统计输入功能代码0，1，2，3，其它 输出 处理过程信息开始过程说明：退出系统显示系统功能循环显示工作结束订单管理库存管理销量管理选择显示系统错误0123其他局部注释项注释项图4.2订单管理模块IPO图输入： 功能代码1，2，3可调用的下层模块： 无上层调用模块：销售管理系统输出： 销售订单系统：销售管理系统模块：订单管理模块设计人：张龙日 期：2012-4-1处理过程说明订单管理选择订单添加删除修改编辑确定返回YN局部注释项注释项,132图4.3库存管理模块IPO图输入： 功能代码0，1，2可调用的下层模块： 无上层调用模块：销售管理系统输出： 处理过的库存清单 系统：销售管理系统模块：库存管理模块设计人：张龙日 期：2012-4-1处理过程说明库存管理选择商品添加删除修改查询确定返回YN局部注释项注释项编辑021图4.4输 入：销售品代码 可调用模块： 无输 出 ：销售统计 上层调用模块：销售管理系统 销售量统计IPO图模块：销售统计系统：销售管理系统设计人：张龙日期：2012-4-1销售量统计查询返回选择商品已销售商品销售总额查询销售量统计查询确定021局部注释项注释项图4.54.2代码设计方案代码是代表客观存在的事实名称、属性和状态等的符号。代码的符号可以是数字、字母或是由数字和字母混合组成。为方便各种信息的处理调用，为每一信息均设定了代码。由于信息不同，其代码编制方法也不同，下面对代码设计规则进行说明：（1）商品代码设计：商品代码商品类型（A1）、生产日期、商品序号(A1B1)组成；（2）业务员代码设计：业务员三个字拼音缩写（YWY）+顺序编码（一般为3位）；（3）销售记录代码设计：XXXXXXXX XXXXXX XXX 前八位为销售日期，中间六位为经手业务员代码，最后三位为记录流水号；（4）进货记录代码设计：XXXXXXXX XXXX XXX 前八位为进货日期，中间四位为进货商场及主仓库代码，最后三位为记录流水号；（5）操作员编号：用户自定义。例如：XX XXXX XXXX XXXX 商品序号 生产月份 生产年份 商品类型4.3输入输出设计4.3.1输入设计输入模块主要包括：药材入库和药品销售信息的查询。这个模块是药品信息管理系统中非常重要的部分。它设计的是否易于操作，往往直接影响整个系统的能否在日常业务中充分的发挥作用。因此输入模块应尽量使操作方便、安全，尽可能减少数据输入量和输入次数。本系统主要以信息表登记的方式进行数据输入。销售信息查询输入名称：输入编号：输入类型：输入库房： 查询 退出图4.64.3.2输出设计为了适应日常及时的对各种数据信息进行整理和分析，需要对数据库的中的数据进行输出。本系统提供了两种输出形式:一是屏幕输出；二是报表输出。1.显示输出显示输出上最常见的输出方式，它有其他的输出方式无法比拟的优点：输出信息的速度快，即时性强，输出的成本低并且形式多样。主要是满足日常数据管理的需要，将各种数据库的信息显示在电脑的屏幕上，以便操作员进行各种操作。这种输出方式用的最多的就是各种信息的查询，另外，显示输出也常用于显示数据的输入、数据修改、系统工作状态等情况。2.报表输出报表输出主要的将商品信息通过打印机输出到纸张上，不但可以长期保留、随时散发而且方便对数据进行比较，为领导的决策提供依据。为了及时的了解库存商品的信息及库存量，设计了“库存商品信息报表”，为了及时的了解商品销售情况，和及时的统计营业额，设计了“商品销售统计报表”，为了加强与各个供应商进行联系，设计了“供应商基本信息报表”。具体设计如下图：表4.1 销售记录表商品编号商品名称成本售价销售量库存量生产日期有效期001A002B003C4.4菜单设计表4.2 主菜单子菜单功能销售管理系统订单查询订单登记、订单汇总查询库存查询原材料管理、成品管理、统计销售量查询已售商品、销售额查询