行政部管理制度.doc

山东内部管理制度（2016年版）行政部管理制度 健康产业集团公司 目 录 集团简介.(1)集团组织架构.(3)第1章 行政部制度.(7)第2章 人力部制度.(38)第3章 财务部制度.(52) 第一节 集团财务部制度.(52) 第二节 商务酒店财务部制度.(61)第4章 综合部制度.(68) 第一节 储运部制度.(68) 第二节 物业部制度.(76) 第三节 政府事务制度.(88)第5章 采购部制度.(89)第6章 质管部制度.(93)第7章 医药山东部制度.(113)第8章 医药河北部制度.(115)第9章 商务酒店管理制度.(118) 第一节 酒店行政制度.(118) 第二节 酒店客房制度.(124) 第三节 酒店餐厅制度.(138) 健康产业集团集团简介山东健康产业集团座落于人文地理文化历史悠久的牡丹之乡山东菏泽，公司一期占地70亩，公司下设山东医药有限责任公司、山东坤泰医疗器械有限公司、河北润美医药科技有限公司、康健酒店管理公司四个全资子公司及与英国、以色列等外资企业合资投建的医疗器械生产工厂。 医药筹建于2005年，于2006年通过国家药品监督管理局药品经营质量管理规范（GSP）认证。2011年再次顺利通过GSP认证。医药以专业化代理推广配送药品为主营业务，业务覆盖菏泽地区所有二甲以上目标医院，与全国近百个厂家建立了战略合作关系，年主营业务销售过亿。 山东坤泰医疗器械筹建于2011年，同年6月通过省局验收，坤泰器械与国际专业的医疗器械生产商合资生产面向医疗机构及家庭的高科技医疗器械产品为主营业务，合资工厂作为全球生产基地，坤泰器械负责中国及港澳台市场销售，目前以上海为全国南区销售中心，石家庄为全国北区销售中心，且将在广州、重庆、沈阳、西安、武汉等各地成立办事处，建立全国销售网络。 公司以服务人类健康为己任，逐步形成一个业务覆盖药品销售、器械生产及销售、医药相关产业的集团化健康产业公司。为了实现公司的战略目标，顺应国家对产业发展的要求，公司在不断提高硬件设施的基础上，公司积极招贤纳士，现已拥有一支年富力强，素质优良的员工队伍。公司每年给与优秀员工及各级管理人员相应的培训，提升他们的技能。公司欢迎志同道合的有志之士加盟公司，共创伟业！健康产业集团的企业文化经营理念：诚信、务实、迅速、担当、专业。企业精神：诚实、认真、合作、进取、快乐。核心价值观：要相信我们的事业是高尚的，是为了人类健康，为了家庭幸福；要相信我们的客户是高尚的，他们是我们的衣食父母，客户和我们的事业是一致的，我们要竭诚为客户提供最优质服务，取得客户信赖；要相信我们的员工是高尚的，他们谨遵诚实、认真、合作、进取的信条，在尽心尽力去实现共同的事业，并获得个人的成功,要像家人一样对待我们的员工取得员工爱戴；要相信我们生存在一个宽容的社会里，我们在从社会汲取营养同时要给社会回报，取得社会尊重是我们立业之本；要相信我们的股东是高尚的，他们在不断给企业提供支持，只要求合理回报，股东满意是企业发展动力。2第一章 行政部制度为使山东总部日常管理制度化、规范化，保证山东总部日常办公正常运行，并最大限度的节约成本。特制订本制度。 本管理制度所指包括：印章管理、日常文件管理、档案管理、公司资质及委托书管理、日常考勤管理、公司接待管理、日常办公室纪律管理、卫生管理、车辆管理、会议管理、员工出差管理、员工用餐管理、固定资产及低值易耗品管理、名片及公司其它品牌提示物管理、集团公司各制度及工作流程检查管理、企业VI管理、公司奖惩制度管理以及公司保密制度管理制度。 第一节 公司印章管理规定为规范公司印章使用，以利于公司发展，特制定本制度。第一条：印章管理由行政部负责，部门章由部门专人负责。第二条：公司公章由行政部主管负责保管。第三条：公司法人章和财务章、发票专用章由财务部专人负责保管，行政部负责监督。第四条：公司合同章由采购部专人负责保管，行政部负责监督。第五条: 公司储运部的出入库章由储运部库管员负责保管，行政部负责监督。第六条：公司公章的使用由行政部主管负责，严格控制用印范围，用于公司业务往来的销售资质和质量文件直接由保管人行政主管盖章使用，并做好登记；其他公章使用，需由公章保管人行政主管申请行政人力总监同意后盖章使用，用印完毕后使用人应将用章情况予以记录，填写印章使用登记表。 第七条：公司其他印章使用前，应注明印章用途，并由使用人签字，用于公司业务往来的销售资质和质量文件直接由保管人代其盖章使用，并做好登记。其他文件征得部门总监签字同意后，由保管人代其盖章使用，并由使用人签字；行政部负责监督并定期检查。 第八条：需要加盖公章的文件必须符合公司要求，对于不符合公司要求的文件，需征得行政人力总监审核，不得私自给他人提供。 第九条：各部门严禁将印章携带外出。有特殊情况需请示部门领导审批。 第十条：如有公章需携带外出使用时，公章保管人行政主管必须向董事长请示备案，详细说明用章用途和使用时间，使用人返公司后及时归还行政部主管并做好登记。第十一条：管理印章人员要将印章放于安全、严密的地方，管好印章，以确保安全，行政部定期检查、监督。第十二条：公司公章、法人章、财务章、发票专用章和合同专用章应分别建立印章使用登记台账。 第十三条：公司任何印章的更换、刻制和销毁需到行政部备案，报行政人力总监审批后行政部制作或销毁，并做好相应的备案记录。 第二节 公司日常文件起草、归档管理规定第十四条：公司以集团名义下发的文件由行政部行政主管根据上级指示负责起草，行政人力总监审核，董事长签发；公司以各部门名义下发的文件由各部门负责起草，行政部审核备案，属于集团内部文件的，由行政部负责签发；属于各分公司文件的，由各分公司总经理签发。特殊文件和各部门需要董事长签发的文件由董事长签发。第十五条：文件签发后，统一由行政部安排打印、校对、张贴、传达和收回。一般的文件在公司内部公告栏里张贴一周；特殊文件根据领导要求张贴时间。第十六条：收回的文件和原稿，由行政部行政专员分类归档，保存备查。第十七条：属于秘密的文件，应确定报送范围。秘密文件分为高级和一般两种。报送范围到董事会或公司高管的秘密文件由行政人力总监直接印制和报送；其他一般秘密的文件由行政专员印制和报送。未经许可不得传阅、复印。第十八条：传阅文件由行政部负责收回，并送回行政专员备案，一并填写借阅单。第十九条：红头文件格式只适用于遵照执行的制度、规定、决定、决议、任命等，其他文件用一般格式打印即可。第3节 档案管理规定第二十条：公司文件档案包括以下类别：1、 行政类：本公司内部管理制度、规定、决议、通知、通报、请示、报告、批复、函件、会议纪要及公司各类证照由行政部保管。2、 公司法律文件：公司章程、董事会构成、董事会决议等文件、批准证书、营业执照正副本、验资报告、审计报告、企业组织机构代码正副本、税务登记正副本等所有子公司的法律文件原件以及企业变更登记信息等由行政部负责管理。3、 音像类：公司重大事迹及反映公司重要活动的简报、照片、录像等由行政部保管4、 人事类：劳动人事档案、劳动工资档案等由人事部保管。5、 财务类：各种财务票证、票据。财务审计档案、会计档案、统计档案等由财务部保管。6、 合同类：公司与供应商签订的采购类合同、协议书等，由采购部保管。7、 质管类：质量管理部体系文件由质管部专人保管(另：药监局文件由质管部交行政部存放保管）。第二十一条：档案整理标准:1、档案整理的原则是按类别收集筛选，按时间顺序整理。对文件资料进行分类编号、编写档案目录，按类别进行立案，并分类建立电子档案及电子存档目录。2、档案的目录应表明类别、序号、编号、文件名（以文件标题关键词注明，以便按编号查找原件）、件数、生效时间。3、档案分为密级和普通级。密级档案是指公司战略、财务、人事、商业机密，泄露后足以引起公司经营安全和利益遭受重大损失的文件、资料、报表等。普通档案：是指具有历史参考价值、可为未来经营管理活动提供参考依据的文件、文档、报表等资料。4、经确定需销毁的档案，由行政主管编造销毁清册，经公司领导及有关人员会审批准后销毁。销毁的档案清单由行政部永久保存。 第二十二条：档案的查阅与借阅1、 因工作需要需查阅/借阅普通文档的，需部门经理/总监同意后到行政部填写“重要文件查阅/借阅登记表”方可查阅。查阅绝密档案必须经公司董事长书面批准才能复印/外借，使用完毕后应立即归还。2、 阅档人对所借阅档案必须妥善保管，不得私自复制、调换、涂改、划线。更不能随意乱放、摧毁、丢失。如出以上现象，借阅人据情节轻重给予相应现金处罚，造成损失的需承担赔偿责任，若构成犯罪依法追究刑事责任。借阅人归还时，管理部门应认真验收档案后归档。第二十三条：档案的保存期限：1、 公司GSP文件档案要求保存五年以上。2、 公司财务类账簿、凭证等档案要求保存三十年以上。2、公司其他文件档案要求保存三到五年。第四节 公司资质及委托书管理规定 为减少我公司资质和委托书流失造成的风险，保证公司资质和委托书安全，特制定本制度。第二十四条：因公司厂家或供应商有特殊要求的公司资质和委托书由公司质管部审核，行政部行政专员保管。为了方便河北的业务，河北的资质由总经办管理，行政部监督。第二十五条：公司资质包括公司营业执照正副本、药品经营许可证正副本、药品经营质量管理规范证书、组织机构代码证、税务登记证、质量保证协议、委托书、银行开户许可证、公司印章印模、开票信息、随货通行单原件、发票样本复印件、质量体系调查表；销售业务员和采购人员的上岗证和身份证复印件。第二十六条：公司资质装订整洁有序，资质除应盖公司公章外，还应加盖“复印无效，仅供某某单位存档”蓝章；公司资质装订后经质管部审核无误后进行编号管理，行政专员对其流向及时准确登记。第二十七条：任何部门和个人，不得私自制作、骗取公司法人委托书。法人委托书由行政部行政专员保管，统一打印、编号；委托书存根保存要超过委托书有效期一年。第二十八条：公司资质领用人应在行政部行政专员处进行登记，详细填写资质使用登记表。第五节 考勤管理规定 公司考勤分为：日常考勤管理、弹性工作制考勤管理、节假日考勤管理、加班管理、请假制度管理一、日常考勤管理规定第二十九条：公司实行40小时工作制。执行定时工作制考勤的员工，每周五个工作日，即周一至周五上班，周六、日休息；每日工作八小时，上午上班时间为早8：00-12：00，下午上班时间为13：00-17：00，因季节变化需调整工作时间由行政部另行通知。第三十条：员工必须自觉遵守劳动纪律，做到不迟到、不早退，不擅自离岗。第三十一条：行政部负责管理集团公司的日员工考勤汇总和审核统计月考勤表。第三十二条：河北办事处的考勤由办事处前台（或总经办专人）负责管理；商务酒店客房部的考勤由客房部经理负责管理；餐厅部的考勤由厨师长负责管理。第三十三条：河北办事处和酒店的各考勤负责人每天上午8:30之前将部门日考勤情况上报至行政部，由行政部整理汇总后于每日9点上报行政人力总监。第三十四条：河北办事处和酒店各考勤负责人于次月5日之前将上月考勤统计表报上级领导审批签字后报至行政部审核，行政部于次月10日前将所有考勤表由部门主管审核签字后上报行政人力总监处审核。 第三十五条：凡是山东公司和各办事处办公室人员因工需外出办事者，需先填写员工外出登记表，表上应如实填写日期、姓名、外出事由、外出时间及返回时间，若在规定时间内或下班前不能按时返回者，需向部门经理请示并说明理由，经同意后方可延时或下班时不回来打卡，并通知行政部备案，并及时补写“未打卡说明”说明情况。否则行政部将按擅自离岗，旷工半日处理。 第三十六条：早晨外出办事不来公司打卡者，需经过部门经理同意后并提前到行政部备案,回到公司后及时补写“未打卡说明”说明情况。没有考勤备案者按旷工处理。第三十七条：所有员工上下班必须亲自签到，任何人不得代签，违反者代签人与被代签人均视为旷工半天处理。第三十八条：未能在工作时间准时到达岗位者均为迟到，迟到10分钟以内扣发10元；迟到10分钟以上半小时以内扣发30元，迟到半小时以上，可以提前以电话方式向部门经理请假并向考勤人员备案，到岗后补上请假条。迟到半小时以上未请假的按旷工半天计算。第三十九条：擅自提前离岗为早退；早退10分钟以内扣发10元，超过10分钟视同事假全天。第四十条：发生迟到时，员工应按实际到岗时间进行签到，不得不签，否则按旷工半天处理。所有迟到情况一律不许用存休冲抵。