合同管理制度 (2).doc

合同管理制度1 目的与范围 为加强合同管理工作，保证合同签订、履行的合法性、可行性，维护公司合法权益，根据中华人民共和国合同法及其相关法律、法规，结合本厂的具体情况，特制定本管理制度。本制度适用于公司以第一拖拉机股份有限公司名义对外签订的合同及与一拖集团公司内部各专业厂、单位之间签订的合同，包括公司所有部门签订的各类商事合同或协议。2 职责2.1 企业发展部全面负责合同管理制度的修订完善和合同管理工作，各个业务部门明确本单位主管合同领导及合同管理员，报企业发展部备案并对本部门合同管理具体事项负责；企业发展部随时抽查各部门的合同签订履行管理情况。2.2 公司法律顾问在一拖股份公司法律事务部的指导下，具体开展合同管理工作，其主要职责如下：2.2.1 贯彻执行公司合同管理的规章制度；2.2.2 负责制定公司合同管理制度，并报股份公司备案；2.2.3 参与合同会审工作；2.2.4 搞好合同基础管理工作，并对有关部门合同文本归档保管进行监督检查；2.2.5 负责公司委托书及转委托书的办理工作；2.2.6 办理公司合同专用章审批手续；2.2.7 负责对本厂业务人员进行法律知识培训；2.2.8 负责或参与合同纠纷的调解、仲裁、诉讼工作；2.2.9 负责本厂合同签订、履行情况的汇总、分析；3 签订合同的资格培训和授权委托制度3.1 签订合同，实行法定代表人授权委托制度。法定代表人直接授权委托的为一级授权；公司主管领导委托其单位业务人员的授权为二级授权。二级授权的权限范围不得超过一级授权的范围。未经授权，任何人不得以法人的名义签订合同。3.2 授权应采用书面形式。一级授权向委托代理人签发法人授权委托证明书。二级委托向委托代理人签发签订合同转委托书。3.3 确因生产经营需要，委托代理人需超越授权范围和权限签订合同的，由厂部提出申请，经公司主管领导批准，公司法定代表人授权办理法人临时授权委托书。3.4 委托书应写明委托代理人的姓名、授权范围、授权权限和有效期限，并加盖法人和法定代表人或行政主要负责人的印章。3.5 委托代理人的职责3.5.1 代理法定代表人在授权范围内签订、变更或解除合同；3.5.2 提请有关方面审查其经办的合同；3.5.3 检查所签订合同的履行情况；3.5.4 依法参加对合同纠纷的协商、调解、仲裁；4 合同专用章管理4.1 签订合同应当使用以法人代表名义刻制的合同专用章，否则一律无效。需要刻制或更换合同专用章时，应填写合同专用章刻制申请表经上级主管部门审批后方可刻制，并在上级主管部门和公司企业发展部备案后使用。4.2 签订合同时，未经法律审核及未注明“此件已经法律审核”一律不得加盖合同专用印章。4.2.1 合同专用章（1枚）由财务管理部指定专人保管，不得外借、丢失。并应建立合同专用章使用台账。4.2.2 因机构变动或其他原因，停止使用合同专用章时，应及时将印章上缴上级主管部门统一封存、销毁。5 合同的订立和履行5.1 订立合同，必须遵守法律、法规和国家惯例，遵循平等互利、协商一致、等价有偿的原则，不得签订无效合同，损害公司利益，牟取非法收入。合同拟定、评审、签订，不能是同一个部门；合同的签订人、批准人不能是同一个人。5.2 订立合同必须采用书面形式。书面形式是指合同书、信件和数据电文（包括电报、电传、传真、电子数据交换和电子邮件）等可以有形地表现所载内容的形式。当事人协商同意的有关修改合同的书面内容（经双方当事人确认、盖章），也是合同的组成部分。对外采购物资应签订合同，原则上不允许无合同采购。偶发性的、金额在5000 元以下的、不存在任何风险的业务，无法签定书面采购合同时，可按照及时清结的方式办理。5.3 订立合同，要审查对方的主体资格，资信情况（包括法人资格、委托授权资格、经营范围、注册资金、履约能力和商业信誉等）。必要时，由对方提供相应的担保。合同签订前，应先签订质量保证协议，或对继续执行的质量协议进行审核、确认。5.4 单笔金额为50万元及以上的合同，为公司重大合同，需由主管厂领导、责任部门及法律事务员共同进行会审，对发现的不妥之处，经签订合同双方沟通修订完善合格后由主管厂领导签订。相关业务部门对合同在履行过程中出现的违约行为，及时与法律顾问进行沟通，并同时上报主管厂领导，如确实存在重大法律风险，应及时上报公司法律事务部，通过法律手段追究违约方相关法律责任。5.5 合同应具备以下条款5.5.1 标的（指货物、劳务、工程项目等）；标的物品种、规格、数量应根据用户单位的需求约定信息确定，签订合同前应经过审批。5.5.2 采购技术、质量标准/协议：必须是经过采购单位年度核对（必要时应经供需双方确认）、审核、批准的有效版本。5.5.3 采购价格经双方协商后需按照集团公司采购价格管理办法相关要求确定。供货比例：按照集团公司供货比例管理办法相关要求组织确定。出卖方生产的东方红产品专用件只能由一拖公司统一对外销售，具体按照集团公司采购配件管理办法执行。5.5.4 履行期限、地点和方式；5.5.5 违约责任；争议解决办法。5.5.6 根据法律规定或按合同性质必须具备的条款，以及当事人一方要求必须具备的条款，也是合同的主要条款。5.5.7 根据环境和职业健康安全体系文件SZZY4.4.6-11-01承包方供方环境安全生产监督管理规定的要求，签订合同时要告知对方遵守第一拖拉机股份有限公司公司关于环境、安全保护的相关规定。对于易燃、易爆、剧毒等危化类物资，应按照国家、行业、集团公司的规定，在相关条款中准确、清晰的约定贮存、运输、包装、包装回收、使用等环节的要求。5.6 实行合同示范文本制度，凡是国家有关部门统一监制的示范文本应执行示范文本，国家暂时未制定的，应按法律、法规要求做到规范化。公司采购等相关合同的拟定，原则上应采用集团公司发布的合同模板，对于在签订或履行合同时有特别要求的，经双方协商可以根据需要在模板的基础上进行合理、合规的修改调整。在特殊情况需要采用外来合同模板时，公司法律顾问、相关部门应对外来合同文本进行评审会签，评审不通过的禁止使用。5.7 双方当事人依法就合同的主要条款达成协议，并由双方法定代表人或委托代理人签字并加盖合同专用章后产生法律效力。5.8 合同签订后，合同一式三份，分别由合同签订双方及财务管理部分别保存。6 合同的会审6.1 实行合同会审制度，所有经济类合同都要通过金蝶系统上线统一审核。签订的合同由厂主管领导、本部门主要领导、业务经办人、法律事务员、财务等相关部门责任人共同会审，会审率100。每一份标的金额在300万（含300万）以上的合同，应按照中国一拖集团有限公司合同管理办法规定报上级评审。6.2 合同会审的重点是合同的合法性、可行性和效益性，具体内容是：6.2.1 合同当事人是否具有合法的主体资格和经营范围；6.2.2 双方当事人意思表示是否一致，是否符合平等互利、等价有偿、协商一致的原则； 6.2.3 合同内容是否符合国家法律和法规；6.2.4 合同的主要条款是否齐全；如双方名称、住所、开户行、账号；标的物、采购标准、采购数量、采购价格、结算方式、质量检验、物流方式及费用；危化品要求、环境保护、知识产权、业务保密；纠纷处置、违约责任；合同履行期限、地点、方式及集团公司规定或本单位认为需要增加的其它项目。6.2.5 双方当事人是否有履约能力和担保措施；6.2.6 合同项目是否可行；6.2.7 合同的签订程序是否符合法律的规定；6.2.8 其他方面的要求。6.3 生产性物资采购合同在经过金蝶系统会审的同时，还应按照合同评审表（附件一）、合同价格审批表（附件二）填写纸质会审内容并经相关部门确认，财务部未见此表，不予加盖合同专用章。6.4 相关部门合同会审职责。6.4.1 合同承办签订部门：根据业务实际情况洽谈并起草合同文本，并负责审查合同对方当事人主体资格、资信等级、经营状况、履约能力等，确保对方主体资格的合法性和履约的可能性。6.4.2 企业法律顾问：负责审查合同条款的完备性、合同争议解决方式的可行性、合同生效条款的适当性、合同是否存在损害公司利益的内容、是否有其他法律风险存在。6.4.3 财务部:负责审查合同中付款和结算条款的合理性、可行性以及采购价格的合理性，避免条款歧义。6.4.4 人力资源部：负责审核所涉及到的工时定额等内容。6.4.5 党群工作部：负责审核廉政协议内容执行有效性。6.4.6 产品部：负责审核合同中技术条款和涉及的相关技术标准适用有效性。6.4.7 工艺部：负责对采购零件的工艺成本进行核算，并审核价格合理性。6.4.8 质量管理部：负责审核质量协议、质量保证金以及相关质量标准适用有效性。7 合同的变更和解除7.1 合同依法成立，当事人必须全面履行合同规定的义务，任何一方不得擅自变更和解除。合同的变更和解除应遵循：7.1.1 符合法律、法规和国际惯例的规定；7.1.2 不得损害国家、社会、公司及公司利益。7.2 合同需要变更或解除时，应及时与对方协商达成变更或解除合同的书面协议，除由于不可抗力致使合同规定的义务不能履行或由于对方在合同约定的期限内没有履行合同的情况外，变更或解除协议未达成前，原合同仍然有效。变更或解除合同的协议，需经双方签字盖章有效。收到对方要求变更和解除合同的书面通知后，应在十日之内按照法律规定以书面形式明确答复。合同主体变更后，要按照变更后的主体于次月1日前重新签订书面合同。7.3 合同履行中发现或预测到风险隐患，应及时报告有关部门或领导，立即采取措施，维护自身的合法权益。因条件变化，合同无法履行时，应通过合法程序，对合同进行变更或解除，具体按照集团公司合同管理规定执行。合同变更、解除应经相关部门进行评审。因合同变更或解除使我方遭受损失的，除法律允许免责且确实无法追回的损失外，其它损失应及时追回。合同履行结束一个月内，采购部门应对合同履行结果进行评审，主要评审合同履行是否给企业造成损失，发现问题应予整改、处理。评审结果经科级领导签字后存档管理，并随时接受企业发展部监督检查。 8 合同档案管理8.1 各部门合同台帐清晰明确，以保证查询方便快捷。统一合同编号，对合同书、附件及相关资料，合同履行中的全部资料（包括交、提货凭证、验收凭证、付款凭证、对帐凭证、双方来往信件、催款、催货通知等），变更、解除合同的协议（包括文书、信件、函电、传真等），可根据业务需要，确定合同签订的份数，其中正本应交采购部门和财务部门的合同管理人员统一及时存档并妥善保管。8.2 企业发展部应对各相关部门合同档案（包括合同电子档案）保管情况进行检查，发现资料不全或遗失的，应当及时采取补救措施并对相关责任人进行考核。8.3 合同档案（包括合同电子档案）涉及项目有序号、合同编号、对方名称、合同类别、合同标的、金额、签订时间、起草人、签订人、签订部门、履行情况及备注等。8.4 各部门因工作需要对业务人员进行调整时，必须办理合同档案的移交手续。9 附 则9.1 本办法由企业发展部起草并归口管理。9.2 本办法解释权归企业发展部。9.3 本办法自下发之日起执行。