印章管理制度 (2).doc

印章管理制度1.目的为维护集团印章使用的合法性、严肃性和安全性，规范集团印章管理，维护集团的利益，特制定本制度。 2.适用范围2.1本制度适用于集团公司各部门；2.2集团下属公司制度可参照本制度自行拟定，报集团审批备案后执行。3.印章分类本制度所指印章包括以下几类：3.1公司级印章：公司印章、法定代表人印章（包括手签章）、公司合同专用章。3.2专用印章：财务主管私章、财务专用章、发票专用章、报关专用章、报检专用章、公司条形章等；3.3部门级印章：刻有部门名称的印章；3.4标识章：组织机构代码章、海关注册代码章、以及刻有如“受控”等字样的印章等；4.印章刻制与启用4.1印章的刻制应由需刻章部门负责人根据工作需要填报刻章申请表，经集团执行副总裁同意，由人力行政部办理，公司级印章刻制还须报董事长批准；4.2新印章启用前，人力行政应保留印模，注明启用日期、发放单位和使用范围以便备查。4.3公司级印章和部门级印章、专用章启用前应由人力行政部正式发文通告。5印章领取和保管5.1集团印章保管采取“审用分离”制度。负责签批印章使用的各级负责人不得亲自保管印章。5.2公司公章、法定代表人印章、合同专用章由财务部负责管理和使用；专用印章和标识章由具备该职能的部门负责管理和使用；部门印章由各部门负责管理和使用。 如遇特殊情况，由执行副总裁指定印章保管部门及保管人，必要时可针对特殊情况制定临时的管理和使用办法，报执行副总裁审批后执行。5.3集团各枚印章由主管部门负责人登记领取（印章领用保管登记表），并指定部门专人负责保管和按规定使用，同时签订印章保管协议书。 5.4印章应保管在安全的设施内，印章保管人应及时清洗印章、添加印油，确保印章清晰。5.5印章保管人因事外出一天以上时，应指定临时代管人，到人力行政部变更印章领用保管登记表记录，并交代用印时的注意事项。公司级印章指定临时代管人须报请执行副总裁同意或由执行副总裁指定人员代管； 5.6印章保管人转岗或离职时，必须先办理印章交接手续，登记印章领用保管登记表后，才可办理其他交接手续，印章保管人的保管责任只有在妥善移交所保管印章后方为终止；5.7印章如有遗失，印章保管人应及时向人力行政部负责人和执行副总裁报告，并及时登报声明作废。5.8因机构变动或印章缺损等原因须刻制新印章或印章停用时，印章保管人须将原印章交回人力行政部进行印章切角封存或办理销毁手续。6.印章使用6.1人力行政部统一印制用印申请单和印章使用登记簿。用印申请单内容包括：用印部门、用印内容、用印名称、经办人、用印部门负责人意见、集团领导审批意见。     印章使用登记簿内容应包括：用印日期、用印文件内容、印章名称、用印数量、用印部门经办人签字、印章管理部门负责人签字6.2公司级印章用印必须填写用印申请单，由执行副总裁及以上领导审批后方可用印；部门级印章用印须经部门负责人在印章使用登记簿中签字认可；专用印章与标识章用印如在规范程序内的，不需另行登记；在规定程序外的，须在印章使用登记簿登记并由部门负责人签字认可。6.3印章保管人在用印前，必须检查用印申请单是否填写完整，必须检查用印文件是否与用印申请单相符合，核对无异议方具备用印条件；用印经办人应填写印章使用登记簿后，印章保管人方可用印。需用印的文件为单页时，在当页指定处用印；若加盖文件为多页时，必须同时骑缝用印。6.4印章保管人对用印文件内容须有所了解，对原则上不能用印的文件资料须说明用印理由及情况，协助签批领导把关，对不符合用印手续、不让看用印文件内容、未填写内容的空白文件或内容主要部分填写不完整的，乙方有权拒绝用印；6.5因公务需要，需持空白介绍信或在空白纸上加盖公司印章时，必须经执行副总裁批准，登记签收后方能加盖公司公章、合同专用章、法人代表人名章。印章保管人有义务跟踪用印白纸的使用情况，如未使用，应及时收回办理销毁手续，不得挪作他用；6.6印章仅限于在公司内部使用。印章保管人不得随意将印章带离公司，不准交付他人使用，更不得擅自使用印章。特殊情况下，公司级印章需要带离公司使用时，必须填报印章出借申请单，经执行副总裁审批，并由用印承办人员和印章保管人同时负责其安全。除执行副总裁审批的特别情况，公司级印章不准在公司外隔夜；6.7公司级印章所用印的文件、资料、附件资料及印章签批单作为用印凭据由印章专管员留存，经整理后按相关制度交集团人力行政部归档管理；7、法律责任7.1出现下列情况之一的，给与警告处分，情节严重者将视情节给予50元500元的罚款：a.印章保管人过失造成印章损毁、丢失，未发生严重后果的；b.印章使用人未按规定使用或未及时归还印章，未发生严重后果的。c.其他违反规定使用和保管印章，未发生严重后果的。7.2出现下列情况的，赔偿相关的经济损失，情节严重者将追究其法律责任：a擅自刻制印章、擅自出借印章以及私自涂改、伪造印章的；b印鉴保管人故意造成印章损毁、丢失，发生严重后果或给公司造成严重经济损失的。c.擅自用印，恶意用印给公司经营造成经济损失的；d.其他违反规定使用和保管印章，发生严重后果或给公司造成严重经济损失的。8.附则8.1本制度最终解释权归集团人力行政部所有。8.2本制度经董事会讨论通过会签后开始实施。 附件：印章保管协议书刻章申请表印章领用保管登记表印章出借申请单用印申请单印章使用登记簿印章保管协议书甲方： 乙方： 身份证号：为规范公司印章管理，保护甲乙双方的合法权益，预防经济纠纷，防止印章管理及使用不当对双方造成的不利影响，依据甲方印章管理制度要求，甲、乙双方本着平等、自愿、公平和诚实信用原则，就乙方在甲方服务期间对公司印章的保管及使用的有关事项，制定下列条款共同遵守。双方确认，在签署本协议之前已经仔细审阅过本协议内容，并完全了解协议各条款的法律含义。第一条：保管物名称及数量：印章名称印章数量第二条 为规范印章的管理，乙方为甲方指定的印章保管人员（无报酬保管），负责印章验收、保管、使用并签署本协议；第三条 乙方须严格按制度用印，认真履行登记、审批手续，建立印章使用记录，对用印人员及用途进行详细登记，不得擅自扩大使用范围，不得随意将印章转交给他人；第四条 乙方对用印文件内容须有所了解，对原则上不能用印的文件资料须说明用印理由及情况，协助签批领导把关，对不符合用印手续、不让看用印文件内容、未填写内容的空白文件或内容主要部分填写不完整的，乙方有权拒绝用印；第五条 因公务需要，需持空白介绍信或在空白纸上加盖公司公章时，必须经执行副总裁批准，登记签收后方能加盖公司公章、合同专用章、法人代表人名章。乙方有义务跟踪用印白纸的使用情况，如未使用，应及时收回办理销毁手续，不得挪作他用；第六条 印章仅限于在公司内部使用。乙方不得随意将印章带离公司，不准交付他人使用，更不得擅自使用印章。特殊情况下，公司印章需要带离公司使用时，必须经执行副总裁审批，并由用印承办人员和乙方同时负责其安全。除执行副总裁审批的特别情况，印章不准在公司外隔夜；第七条 乙方因事外出一天以上时，应指定临时代管人。指定临时代管人须报请执行副总裁同意或由执行副总裁指定人员代管；第八条 公司级印章若有遗失，乙方应及时向人力行政部负责人和执行副总裁报告，并及时登报声明作废。第九条 因部门更名或印章缺损等原因须刻制新印章时，由乙方提出申请，经审批通过后，由乙方将旧印章交回人力行政部办理印章报废及刻制手续；第十条 本协议不设定终止期限，甲方可随时请求退还。乙方妥善移交所保管印章后，本协议自然终止；第十一条 乙方应遵守本协议及印章管理制度的相关规定，如有违规行为，应承担全部经济与法律责任；第十二条 本协议在履行过程中发生的争议，由双方协商解决，未能协商解决提交甲方所 在地的人民法院裁决。第十三条 本协议正本一式两份，双方各执一份，具有同等法律效力。第十四条 本协议自签订之日起执行。甲方： 公章： 乙方： 签字：签订日期： 年 月 日 需求部门申请人日期印章名称印章类型公司级 部门级 专用章 标识章用途申请部门负责人人力行政部负责人执行副总裁审批董事长审批意见刻章申请表需求部门申请人日期印章名称印章类型公司级 部门级 专用章 标识章用途申请部门负责人人力行政部负责人执行副总裁审批董事长审批意见刻章申请表印章出借申请单编号：出借日期印章名称使用人预计归还时间用途部门负责人审批执行副总裁审批印章出借申请单编号：出借日期印章名称使用人预计归还时间用途部门负责人审批执行副总裁审批用印申请单用印部门用印名称数量用印时间用印内容经办人部门负责人集团领导审批意见用印申请单用印部门用印名称数量用印时间用印内容经办人部门负责人集团领导审批意见公司印章领用保管登记表序号预留实印登记记录启用时间发放单位部门负责人印章保管人使用范围停用时间印面内容启用时间发放单位部门负责人印章保管人使用范围停用时间印面内容印章使用登记簿序号用印日期印章名称文件内容份数经办人部门负责人备注