机关档案管理规范.doc

机关档案管理规范第一章 总 则第一条 为加强机关档案基础业务建设，加快实现机关档案管理规范化、现代化，更加有效地为机关各项工作服务，根据中华人民共和国档案法、××市档案管理条例等有关法律法规，结合机关工作实际，制定本规范。第二条 本规范适用于本市各级党政机关、人民团体和有关事业单位（以下简称机关）的档案工作。第二章 档案管理体制第三条 机关应明确分管档案工作的领导，将档案工作纳入领导议事日程、纳入工作计划和程序、纳入部门和相关人员的工作职责和考核。为档案工作提供必要条件，保障档案工作正常开展。 第四条 档案工作实行统一领导、分级管理的原则。机关档案工作应接受同级档案行政管理部门和上级专业主管部门的统筹规划、组织协调和监督指导，并对本系统、本专业的档案工作进行规划、协调和监督指导。第五条 机关应设立档案部门或确定相关部门（机关办公室）负责本机关档案管理工作（以下统称机关档案部门），根据工作需要配备相应数量的专、兼职档案人员及电子文件管理人员。档案人员应具备档案工作岗位资格。第六条 机关档案部门负责监督、指导本机关及所属单位档案管理工作。对机关工作活动中形成的各种门类和载体的档案实行集中统一管理。第七条 机关各部门负责文件材料的形成、积累、整理和归档工作。业务主管部门要会同档案部门对本专业档案管理实施监督、指导。第三章 档案工作职责第八条 贯彻执行国家和本市有关档案工作法律、法规和业务规范，建立健全本机关及所主管专业档案管理规章制度。制定并组织实施本机关、本行业档案工作发展规划和计划，组织档案工作交流，开展档案业务培训。第九条 监督、指导机关各部门文件材料形成后的整理、归档和直属单位的档案管理工作。制定并组织实施本专业档案管理办法、规定。第十条 统一管理机关工作活动中形成的各种门类和载体的档案，并对本机关应归档的电子文件的全程信息进行监管。积极开展档案信息开发和服务工作。第十一条 认真执行档案安全、保密工作规定，确保档案保管、利用安全，依法按时向国家档案馆移交档案。第四章 档案管理制度第十二条 机关应根据规定，并结合工作实际，制定本机关档案管理制度。包括文件的归档、整理、保管、保密、鉴定销毁、统计、利用以及电子文件的管理制度等。第十三条 机关应根据机关文件材料归档范围和文书档案保管期限规定（国家档案局8号令），结合工作实际，编制本单位文件材料归档范围和文书档案保管期限表，经同级档案行政管理部门审批后施行。机关工作职责、内设机构发生调整时应及时对本单位文件材料归档范围和文书档案保管期限表进行相应调整并执行报审手续。第五章 文件材料的归档整理第十四条 机关管理工作活动中形成的应归档的文书档案材料（简称归档文件）的整理执行××市归档文件整理规则（DB/T1272001）等。专业档案整理执行各专业档案管理办法、规定。第十五条 机关档案施行文书处理部门整理归档制度，各部门文书人员负责对应归档的文件材料进行整理，按要求向机关档案部门移交。第十六条 机关各部门文书人员应依据本机关文件材料归档范围和文书档案保管期限表，将本部门日常处理完毕的文件材料，随时归入相应的文件（夹）盒中，做好平时收集保管工作。第十七条 归档文件应进行分类，分类方案要保持其相对稳定。文件数量较多、内部机构较稳定的机关，采用保管期限年度机构（问题）的分类方法。文件数量少、内部机构设置简单的单位，可采用保管期限年度的分类方法。第十八条 归档文件在分类方案的最低一级类目内，按事由结合时间、重要程度等排列。密不可分的文件，按照正本在前、定稿在后，原件在前、复制件在后，转发文在前、被转发文在后，正文在前、附件在后，复文在前、来文在后，中文译文在前、原文在后的原则进行排列。第十九条 归档文件为单位进行编目。正本与定稿，原件与复制件，正文与收发文件处理单，报表名册、图册等均为一件。转发文与被转发文、正文与附件、来文与复文等要按单件处理，逐件进行编目。第二十条 归档章应加盖在归档文件首页上端的空白处。文件首页确无盖章位置或重要文件须保持原貌的，在首页前另附与文件大小相同的纸张加盖归档章并加注文件标题、文号等。归档章要逐项填注。其中室编件号是归档文件在最低一级类目下的排列顺序号。归档文件数量不多时，可以在同一保管期限内，一年编一个顺序号。室编盒号按不同保管期限每年分别编顺序号，归档文件数量不多时，可以多年编一个顺序号。未经档案馆给定，全宗号、馆编件号、馆编盒号暂不填写。第二十一条 文件须主页编页号，每一有文字、图表的画面为1页，页数为画面数。第二十二条 具有永久和30年保存价值的文件，要剔除金属物。根据文件的页数，采用线装或粘接等方式装订。第二十三条 归档文件应逐件登记编制目录。除放置相应档案盒内，还应按不同保管期限加封面和索引后装订成册。盒内备考表按要求填写。第二十四条 归档文件须在其形成的次年6月底前向机关档案部门移交。第二十五条 列为档案馆接收的档案，应采用档案局监制或指定的无酸纸制作的档案装具，并按照接收要求确定盒内文件是否装订成册及使用印泥（油）的颜色。第六章 电子文件及其它门类档案的归档整理第二十六条 电子文件归档与管理执行国家和本市有关电子文件管理的办法、规定及电子文件归档与管理规范（GB/T188942002）等标准。第二十七条 机关应对本单位电子文件的归档范围、归档时间、保管期限、元数据、归档数据结构、分类编目、整理、封装等提出功能需求和要求。第二十八条 电子文件在办理完毕后实时或定期归档，定期归档应当在次年的6月底前完成向机关档案部门移交。按规定，机关应向市、区县档案目录中心上传移交电子档案数据。第二十九条 电子文件除采用在线存储方式外，还应同时将归档的电子文件拷贝到脱机载体进行脱机保管，一式三套。一套封存保管，一套供查询利用，一套送同级档案馆保存。具有重要保存价值的电子文件，应当转换为纸质文件或压缩胶片同时归档。第三十条 机关形成的基本建设材料、设备仪器材料及科研材料，执行科学技术档案案卷构成的一般要求（GB/T118222008）等标准。基本建设材料、设备仪器材料及科研材料，在项目结束后及时整理归档，项目时间跨度大的可分阶段整理归档。第三十一条 会计文件材料的整理归档执行财政部、国家档案局会计档案管理办法（财会字199832号）等规定。财务部门按凭证、账簿、财务报告及其他分类组卷、编号，保管一年后连同移交清册，向机关档案部门移交。第三十二条 音像与实物档案的整理归档执行照片档案管理规范（GB/T118212002）、磁性载体档案管理与保护规范（DA/T151995）、印章档案整理规则（DA/T2008）等标准。音像档案由形成部门负责收集整理，自形成之日起一个月内向机关档案部门移交。第三十三条 纸质照片按保管期限年度问题进行分类、编号，照片数量少的可简化分类。数码照片应用“一次写光盘”刻录后归档，其中永久保存及重要的应扩印出纸质照片，并与全宗内其他纸质照片合并进行整理。磁性载体文件按年代问题进行分类并及时整理归档。实物及印章等亦应根据内容和数量确定保管期限、分类方案并进行编号和编目造册。第三十四条 非纸质载体档案的密级、保密期限、保管期限等与同内容纸质档案一致。内容相同或有联系的档案要在相应目录注明参见档号，标注互见关系。第七章 档案保管和安全保护第三十五条 机关应加强档案保管保护和档案利用设备设施建设。档案库房必须坚固、专用，不能与办公室、阅览室合用，不能在库房内存放其它物品。第三十六条 机关应根据档案保管、保护需要，配备监控、保护及必要的设施设备（包括档案柜架、打印机、复印机、光盘刻录机、扫描仪、照相机、摄像机、防磁柜及温湿度调控、除尘设备等）。做好防火、防盗、防渍、防光、防有害生物、防潮、防尘、防高温、防有害气体等档案安全保护工作。第三十七条 档案库房温湿度必须控制在标准范围内。磁性载体的档案要在防磁柜中保管。机关档案部门要制定档案安全工作应急预案，定期检查档案保管情况。对破损或变质的档案，应及时修补、复制或作其他技术处理。第三十八条 档案库房保持整洁，档案柜架摆放整齐，档案资料排列上架规范，指引标识清楚并绘制档案存放示意图。第三十九条 机关档案部门要建立全宗卷。内容包括归档范围、整理说明、分类方案、交接凭证、销毁清册、档案鉴定报告、检查记录、全宗介绍等。第四十条 机关档案部门应建立档案收进移出登记簿，并按规定及时汇总上报机关档案工作基本情况统计报表。第八章 档案开发利用第四十一条 机关应按要求配备档案管理专门软件，组织开展计算机文件级录入，建立档案目录数据库，实现室藏全部档案文件级检索。对重要的、利用频率较高的档案要实现全文机检。第四十二条 机关档案部门除做好日常档案查阅服务外，应根据利用工作需要，开展专题文件、资料史料汇编工作，积极主动配合有关部门编写组织沿革、大事记、基础数字汇编等参考资料。第四十三条 机关应按规定提供利用档案，利用档案需办理利用手续并经有关领导批准。机关档案部门应建立档案借阅登记及档案利用效果登记等台账。第九章 档案鉴定和移交处置第四十四条 机关应当定期对已超过保管期限的档案进行鉴定。在分管领导主持下，机关档案部门和有关业务部门组成鉴定小组共同进行，提出鉴定报告，对确无保存价值的档案进行登记造册，经机关负责人批准后按规定销毁。销毁档案要在指定的销毁场所进行，至少制定两人负责监销，并在销毁清册上签字，销毁清册应当永久保存。第四十五条 机关应按照档案馆接收标准对应移交的档案和电子文件进行鉴定整理，按时向有关国家档案馆移交档案。交接双方依据移交档案目录，对纸质档案逐卷（件）清点、核对，对照片、音像、实物档案和归档电子文件逐一检查无误后，办理签字盖章手续。移交档案时连同纸质目录、电子目录及有关参考资料等一并移交。第四十六条 机关撤销（包括临时机构）或合并，档案不得分散。应及时组织整理，按机构变动单位档案处置要求半年内完成向国家档案馆移交，或经档案行政管理部门同意交由上级主管或合并后的机关代管，由代管机关负责向国家档案馆移交。第十章 附 则第四十七条 本规范自公布之日起执行，1986年××市档案局印发的××市机关档案工作业务建设规范标准同时废止。第四十八条 本规范由××市档案局负责解释。