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    如何衡量你企业办公环境的优劣.doc

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    如何衡量你企业办公环境的优劣.doc

    如何衡量你企业办公环境的优劣管理模式的改变,势必体现在办公的环境上。改善办公环境,提高效率,已经成为企业健康发展的一个战略性要素。富士康改造计划中的人体工效学截止到,富士康已经发生了16连跳!如今,它正在进行哪些改善?老板不会对无价值的改善有兴趣,富士康近期邀请了台湾国立科技大学研究工效学的李永辉教授,专门成立了人因工程中心,运用工效学的相关知识来改善工厂员工的工作状态。该中心针对富士康的工作地与办公室环境,实施了许多关于工作负荷分析、人因性风险评估、产品品质改善、职业伤害风险下降、办公室人因改善、效率提升等方面的改善和设计项目,帮助工人在保证健康、舒适、安全环境的同时,提高工作效率。例如,为降低工人腿部疲劳,增加了地板的柔软性。不仅仅是富士康,在这之前,一部分企业也开始意识到工效学在管理中的应用。例如,不少公司会选择使用一些符合人体工程学的办公设备,以便通过提高员工的工作舒适度来实现工作效率的提升。简单来说,工效学研究的是人、机器、环境在相互作用条件下,如何使人的健康、安全和舒适等达到最优化,从而最大限度提高工作效率。人、机器、环境三者之间是联动的关系,其中一个因素的变化,必然导致其余两个因素发生相应的改变。目前,对于大多数管理者而言,管理的实现,作为管理者,你是否留意过员工办公桌的摆设和风格,他们工作时的表情怎样?他们与同时交往与合作的表现增样。如果没有,那么可以说,你忽视了一个严重影响团队绩效的问题员工工作倦怠症。哈佛大学公共卫生学院教授、组织心理学家大卫加维奇博士发现,如果员工长时间从事同样的工作,会觉得厌烦、沉闷,并且工作表现低于平常。因为他们正处于油尽灯枯的边缘。是的,员工们都在忙碌,还有人微笑着小声谈论工作,看起来没有什么不对。但如果他们对工作的厌烦已表现在脸上,一定是已经精疲力竭到无力掩饰了,这时问题很严重了。员工对工作从未倦怠过,这是不可能的。人的生理机能决定了人的体力、注意力、智力的高峰运作时间的限度。长期在单调枯燥的工作条件下重复同样的工作,最先失去的是新鲜感,然后是成就感,最后可能怀疑工作价值。即便是007,也是因为有不同的刺激危险的任务在挑战他,使得他总想要远离这种不断死里逃生的日子。工作倦怠不会表现在员工的面部表情上。尽管已经感到厌烦,员工还是会努力维持忙碌和有效率的假象,推卸效率低下的责任。这也是为什么许多组织和企业看起来员工都很努力,但是工作业绩还是不尽如人意的原因之一。心理学家大卫加维奇博士认为,管理者没有注意到员工的工作倦怠,通常是因为产生工作倦怠感的通常是那些平日勤勤恳恳的员工。他们不在重点监督的名单上,工作表现的下滑显得不那么引人注目。大卫加维奇认为重燃员工的工作热诚与激情的方法,应该从重新审视岗位描述开始。一是管理者可以邀请员工参与讨论和制订他所在岗位的岗位描述。这能帮助经理人发现原来岗位描述的不足,同时了解员工的职业发展空间,以及在员工的岗位设置上,存在哪些不合理的问题。二是管理者还可以问一问员工,他们最想做什么工作。最好让员工知道,要提升到理想的职位做自己想做的事情,他们还需要什么样的经验、技能和知识?从什么方面可以学习和得到这样的技能训练?需要多长时间?企业或组织可以为员工提供什么帮助?三是在企业或组织可以进行工作轮岗和员工掌握多种工作技能的情况下,实现员工工作的丰富化和多元化。这样,既明确了工作职责从微观上来讲,管理者需要依据公司员工的工作任务类型来评判。员工所从事的是认知型工作,运动型工作,还是社交型工作?办公环境的设置是否能够很好的满足工作类型的需求?具体的评判,可以从主观和客观两方面来看,主观即指员工的满意度,客观指的是员工的作业绩效。打造第三种办公空间事实上,办公空间的变化与企业沟通模式的变化密切相关,随着创造型知识经济的兴起,企业开始提倡集体协作的精神,人与人之间交流的需求开始逐渐增大,办公空间经历了从封闭式、开放式到景观式办公环境的变化。传统的封闭式办公环境等级森严,管理者的办公室往往在幽深的走廊尽头。这种模式主要适用于单独工作、人际之间沟通较少的工作类型。优点是私密性好,受到外界的干扰比较少。随着人与人之间沟通需求的增多,开放式的办公环境开始替代封闭的独立办公室。办公室之间的这堵墙就被打破了,带来的弊端就是私密性低,容易受到相互之间的干扰。目前又出现了第三种办公空间,叫景观式的办公布局,这最早是由德国人提出来的,以群体办公为代表,大的办公空间被植物、屏风、家具分割开来。景观式办公空间是一个大的发展趋势,人们既有共同空间、高空间利用率,同时又相对独立,且管理者可以根据企业的发展、工作内容的变化,对空间进行随意的调整,使得空间布局更加柔性化。在景观式办公环境里,管理者无论怎样调整格局,最重要的原则是:其环境必须和团队成员之间交流的频繁程度、业务流程上的沟通需求相匹配。我们曾为北京铁路局做过一个客运专线调度所人机环境研究项目,主要研究调度室里的办公环境,其中一个内容就是对调度室的座位布局进行设计。调度室由很多座位组成,这些座位如何分布排列,则关系到工作效率。调度室一共有车、机、电等七个工种。进行机车调度的时候,各个工种之间都需要进行沟通交流。但事实上,工种与工种之间交流的密切程度是不一样的,并且每一个区域负责的铁路线的条数也不一样。当时,我们通过计算各个工种之间的交流量,并依据工效学原则来决定是按照铁路线路布局,还是按照工种进行布局。用办公环境启动流程改造办公环境的合理性会影响流程的质量与效率。改善办公环境,提高效率,已经成为企业健康发展的一个战略性要素。离开良好的办公环境支持,纵有完美的战略、高效的流程、先进的技术,也难以对公司的效率与效益提升有所帮助。事实上,管理者要想改善自身的办公环境,必须从管理的真正需求出发,而不是盲目对某些单独要素进行无关痛痒的改变。新加坡某大型银行为了提高客户满意度和员工工作效率,决定实施业务流程的改造。该银行曾在其国际结算部门,实施过与业务流程改造相配合的办公环境调整项目。管理层通过重新安排信用证申请、开立、复核、二审、终审等业务环节的座位布局设置,并配合以电脑终端的合理布线与办公自动化系统的优化,大大提高了信用证业务的工作效率,缩短了客户服务周期,获得了不错的市场反馈与业绩提升。不同办公环境适合不同绩效考核另一方面,办公环境也要能够支撑管理者相关的绩效考核方式。绩效考核方式的不同,原则上所要求的办公环境布局也就不一样。如果公司的绩效考核是以个人业绩为基础的,员工之间的工作范围边界是十分清晰的、各员工的绩效是没有关联的,如果某一个员工的客户找上门来,在开放的办公环境中,就会对其他员工的绩效造成影响。那么,封闭式的办公环境设计更有利于降低干扰、高效地完成工作。

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