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津科全息档案数字化加工 解决方案 天津津科软件开发有限公司 2005 年 12月 目 录 第一章 综述 1 1.1 总论 . 1 第二章 数字化加工系统介绍. . 3 2.1 数字化加工系统简介 . 3 2.2 功能特点 . 3 2.3 性能描述 . 3 2.4 加工业务范围. 4 2.5 服务对象 . 4 第三章 全息档案数字化加工. . 5 3.1 数字加工流程图. 5 3.2 数字加工工序. 5 3.3 数字加工部组织结构 . 5 3.4 数字加工工艺流程. 6 3.5 工艺流程处理单. 7 3.6 工艺流程详解. 8 1、档案提取、归还 8 2、档案批量整理 8 3、批量扫描 9 4、图像优化 . 11 5、档案条目著录. 12 6、档案装订 . 13 7、卷皮书写 . 14 8、卷皮盖章 . 15 9、整合数据（准光盘数据） . 15 10、成品光盘刻录 15 11、盘标打印 16 12、加工成品抽样检验 16 第四章 数字加工安全保密规定. 17 第五章 数字加工人员工作守则. 17 第一章综述 1.1 总论 档案资料全息数字化信息是单位信息资源的数据中心和数据交换站，它是建 立在现代信息技术的普遍应用基础上，利用数字手段， 以高度有序的综合档案信 息资源为处理核心， 以高速宽带通信网络为技术设施，以网格技术为处理手段的 超大规模、分布式数字信息系统，属于国家影像信息基础工程。 为适应时代进步和技术发展的新形势，进一步完善提高档案（科、局、馆）、 档案信息化建设，建立档案（科、局、馆）全息数字化档案综合应用平台，并以 高效率的业务管理、 高可靠的资源服务为目标。 我公司设计了本套全息档案数字 化解决方案，此方案必将加快档案管理的信息化、现代化建设，必将全面提升各 档案（科、局、馆）为单位和社会公众服务的水平和质量。 天津津科软件开发有限公司是 一家在中国档案信息化领域耕耘多 年专业公司。公司长期致力于数字 化档案的研究与探索，为各级档案 （科、局、馆）提供各类量身定制 的档案数字化解决方案。公司拥有 完备的自主开发的数字档案馆产 品，包括办公自动化系统、综合档 案业务管理系统、影像档案馆（室）管理系统、公文交换及收发文流转系统、全 文检索管理系统、影像加工系统等。此外，公司还凭借技术优势及对数字档案馆 的长期实践，积极参与数字档案馆标准规范的制定工作。 我公司具备规范的项目实施管理体系、严格的质量保证体系、 售后服务体系， 拥有丰富的项目实施经验。 目前已成功实施了包括天津市高级人民法院数字档案 馆系统、山东省济南市工商行政管理局数字档案馆系统、天津市武清区人民检察 院数字档案馆系统、 天津市出入境检验检疫局数字档案馆系统、天津市科技档案 馆数字档案馆系统、 南开大学档案馆数字档案馆系统、娃哈哈集团档案馆管理系 统、烟台朝日啤酒公司档案管理系统、杭州电化集团数字档案管理系统工程、天 津泰达股份有限公司档案馆系统等众多项目，并获得了一致认可。 第二章数字化加工系统介绍 2.1 数字化加工系统简介 文章、图片、录音、录像等多种来源的信息将以便于计算机存取传输的形式 获取。扫描、识别、压缩和转化等多种技术用于数字信息的创建。通过开放的内 容创建应用程序接口 (API) 和其它厂商的相关技术产品，可以完成上述不同种类 信息的影像及内容的提取。 另外， 用电子手段提高数字图像的质量， 从内容创建到图像校正和图像转置、 协调、编辑和色彩校正等特殊功能，最终形成图片格式电子文档。基于大型数 据库 SQL SERVER 或 ORACLE 开发的档案管理系统，能在百万条目下3 秒内检索结 果，能存储百万卷的原文，并能进行WEB 上的检索。 2.2 功能特点 去黑边页面纠正内容纠编 页面自适应去杂点去装订孔 字底反色去背景阴影字符修复 线条增强移除线条去白页 灰度自适应智能阀值自动 OCR 2.3 性能描述 基于 TWAIN 和 ISIS 高速接口的扫描模块，支持市面上所有主流扫描 仪 支持 TIF、JPG 、PDF 、ipde 等压缩、非压缩格式 支持双面 / 单面扫描、删除页、删除整卷、缩略图、插扫、替换影像 支持文档批量扫描（条码技术） 支持黑白二值、灰度和彩色影像支持影像修改 支持影像打印 支持页次调整 支持去白页 支持文档合并 支持多种文件模式 支持色彩自动切换 2.4 加工业务范围 对图书、文献、档案、科技资料、缩微胶片、彩色胶片等介质进行数字化加 工； 对法律文书、文件、病历、证券、票据等特殊介质进行加工处理；对大型 图片、工程图纸、 报刊和古籍、善本、 珍品特藏进行高清晰度扫描；中外文 OCR 识别排版，各种数据库格式文件加工。 2.5 服务对象 报社、杂志社、档案馆、图书馆、出版社、银行、医院、国家机关、企事业 单位、学术研究机构、电子商务网站、新闻资料网站和其它综合网站、其它需要 大量数据录入的咨询公司、翻译公司、书店。 第三章全息档案数字化加工 3.1 数字加工流程图 3.2 数字加工工序 (1)档案整理：文件拆订 /排序/修补 (2)档案扫描：快速批量扫描文件、纠偏、消蓝去污。 (3)档案建标：对应扫描文件影像建立相关档案案卷/卷内目录数据库 (4)数据校对：核对扫描影像及相应的数据库记录，修正错误数据 (5)光盘刻录： 将校对修改好的扫描及数据库信息刻录到CD 光盘，并 检测光盘读取性能 (6)档案装订：将校对好的原件档案按要求装订还原 (7)品质检查：抽查刻录好的光盘影像品质/数据库正确度 /装订品质 （10%）不合格产品返工 (8)档案还卷：将处理完成的档案原件以及光盘送交用户单位验收 (9)全息档案挂接： 利用条码和页次的关联关系， 将相应的原件挂接到 档案系统中 (10)授权查看：由档案管理员对已经审批通过的调卷请求进行授权处 理，授权后可查看的案卷可以精确到每一页。 3.3 数字加工部组织结构 (1)项目开始前，由商务经理详细了解客户的需求，提交项目需求报告， 在技术工程师的配合下，完成具体的项目说明书的制作； (2)由商务经理和技术工程师相配合，向该项目指定的项目监理说明项 目要求，并提交项目说明书； (3)由项目监理向选定的加工组组长下发项目说明书并说明项目要求； (4)由项目监理及选定的加工组组长在技术工程师的配合下，安排配置 加工系统软硬件，领取加工耗材； (5)由公司统一分配该项目的作业人员队伍； (6)在商务经理、技术工程师及项目监理的配合下，由加工组组长将作 业系统及耗材送达项目指定作业现场， 并在现场安装调试加工系统； (7)由商务经理在作业现场将该项目的项目监理、各加工组组长引见给 相关项目用户； (8)由各加工组组长在作业现场带领作业人员执行加工服务作业任务； (9)各加工组组长必须服从项目监理的作业安排； (10)一般作业人员必须服从加工组组长的工作安排，并遵守公司的管理 制度，严格按照岗位责任说明作业。 3.4 数字加工工艺流程 技术工程师商务经理 项目监理 各加工组组长 拆卷工位扫描工位著录工位装订工位 3.5 工艺流程处理单 流程处理单的分类及使用范围如下说明： 1、提卷/ 还卷：作业人员及用户在提卷/ 还卷时使用； 原始档 光盘刻录盘标打印光盘查验光盘统计 数据整合 准光盘数据核查/改错 成品制作 目录索引 &打印 1 校&改错&打印 2 校&改错 目录索引 OK 批量扫描 图像优化 图像补扫 图像索引 图像 OK 档 案 资 料 批 量 整理 档 案 资 料 批 量 还原 用户 品检抽查 档案资料图像处理标引处理 2、主流程处理单：作业人员在档案资料整理、录入、还原、扫描、优化、 补扫、图像索引时使用； 3、补扫记录：作业人员在补扫图像时结合主流程处理单使用； 4、索引建立：作业人员在建立目录索引、校对目录索引时使用； 5、数据光盘：作业人员在处理光盘数据时使用。 3.6 工艺流程详解 1、档案提取、归还 责任人：项目监理或指定人员 任务描述：提取档案资料并建立批次。 1. 在用户现场完成档案资料的提取工作，填写档案提取 单 ，可以使用公司设计的样板，也可以根据实际情况自行 设计； 2. 在服务现场完成档案资料上架，合理规划文件处理的批 次任务并填写流程处理单批次信息； 3. 在该批次任务完成后，要完好无损的将档案进行归还， 并请客户签字确认。 要求： 1. 提取工作必须认真仔细，逐笔核对，不允许出差错； 2. 档案提取单 必须填写清楚， 并且有相关人员的签字； 3. 归还时也要逐笔核对，并签字确认。 4. 批次规划建议以每批次20003000页文件档案资料为参 考，最初的批次可以规划得小一些，以便于后续流程可以尽 快开展。 2、档案批量整理 责任人：数字加工操作员（工位授权） 任务描述：领取流程处理单及档案资料，按要求整理档案资料。 1. 从项目监理或指定人员处领取 流程处理单，领取相应 的档案资料批次， 并同时清点一遍批次档案资料，发现批次 档案资料卷数或件数不符， 当立即报告项目监理处理， 不得 有误，待项目监理处理改正后，方可继续进行； 2. 按照任务要求整理批次档案资料， 将档案资料拆成单页， 填写相关整理信息； 3. 批次整理完成后， 报告项目监理， 并当面清点批次卷数， 核对无误后， 将档案资料送回指定档案资料存放位置，同时 提交填写完成的流程处理单 ，领取另外的任务批次。 要求： 1. 整理时要小心谨慎，严禁撕毁、遗落或销毁用户档案资 料，以及将客户档案资料带离现场； 2. 认真仔细地核查原始页号， 如果发现档案资料存在漏编、 错编页号的情况，需要补编、改编页号或加编附页号时，书 写页号的标准为： 正面统一编写在文件纸张的右上角，背面 统一编在文件纸张的左上角； 3. 编写页号时要用铅笔，严禁随意涂鸦或编写的页号信息 覆盖或划落到文件正文信息上； 4. 增加的附页或缺页信息应在流程单上准确填写清楚。 3、批量扫描 责任人：数字加工操作员（工位授权） 任务描述：领取流程处理单及档案资料，按要求扫描档案资料。 1. 从项目监理或指定人员处领取 流程处理单，领取相应 的档案资料批次， 并同时清点一遍批次档案资料，发现批次 档案资料卷数或件数不符， 当立即报告项目监理处理， 不得 有误，待项目监理处理改正后，方可继续进行； 2. 按照任务要求扫描批次档案资料，填写相关扫描信息； 3. 批次整理完成后， 报告项目监理， 并当面清点批次卷数， 核对无误后， 将档案资料送回指定档案资料存放位置，同时 提交填写完成的流程处理单 ，领取另外的任务批次。 要求： 1. 整理时要小心谨慎，严禁撕毁、遗落或销毁用户档案资 料，以及将客户档案资料带离现场； 2. 遇到因为扫描仪故障导致的纸张卡纸或撕纸，必须小心 取出破损的纸张，将其粘贴复原； 3. 每批次扫描开始前或必要时 （如扫描仪检修后），必须扫 描一次“扫描测试页” ，判断扫描结果达到品质要求时，方 可开始正式扫描； 4. 一卷档案资料扫描完成后，必须及时核对首尾页是否正 确、 扫描进入电脑系统中的该卷总页数是否与档案资料整理 结果一致，如果不一致，仔细检查扫描结果，看是否存在漏 扫、重张等导致扫描结果不正确的情况，找到问题并改正， 如果判断不是扫描问题，必须及时报告项目监理改正； 5. 注意发现扫描仪工作是否正常（图像是否清晰、图像是 否有变形、扫描图像是否大量存在黑线、 黑边现象是否大量 出现、图像歪斜等不正常情况） ，遇到扫描仪出现不正常情 况，应当立即报告项目监理，同时停止作业，待扫描仪检修 完成，可以正常工作后，方可继续作业； 6. 一批档案资料扫描结束后，必须核对该批档案资料中的 扫描总文件份数是否与档案资料整理的结果一致，如果不一 致，仔细检查扫描结果，看是否存在漏扫等情况，发现问题 并改正，如果判断不是扫描问题，及时报告项目监理改正。 7. 扫描必须按照案卷标明的页码顺序扫描。对于附着在主 页上的小纸片等， 可作为另页扫描。 另页扫描的放在主页之 前； 8. 分辨率：一般文件不低于200 dpi，特殊纸张或档案原件 清晰度不高的，可通过增加分辨率，调整亮度、对比度等技 术参数，直至扫描图像清晰为止； 9. 对于同一份档案，清晰度不同，特别是铅笔、钢笔、圆 珠笔同时存在的， 以文件主要部分的清晰为准， 必要时可一 页多扫； 10. 扫描时要保证档案资料的载体安全，对于纸张较薄或较 脆容易破损的，应使用平板扫描，不得使用滚筒扫描； 11. 扫描要完整，包括文件上的收文章、页码、有关标记等， 都必须纳入扫描图像范围； 12. 扫描完成的图像文件，按照案卷的档号名称以卷为单位 存储于计算机硬盘上，并定期备份。 4、图像优化 责任人：数字加工操作员（工位授权） 任务描述：领取流程处理单，按要求优化扫描后的图像。 1. 从项目监理或指定人员处领取 流程处理单，领取相应 的档案资料批次， 并同时清点一遍批次档案资料，发现批次 档案资料卷数或件数不符， 当立即报告项目监理处理， 不得 有误，待项目监理处理改正后，方可继续进行； 2. 核对总扫描文件份数是否正确； 3. 核对每份扫描文件的总页数是否正确； 4. 调整图像显示方向，保证图像显示为正常阅读方向； 5. 调整图像顺序使之按照正确的图像排序方式排列； 6. 去除图像黑边，或截取有效信息； 7. 处理因为图像清晰度、色度、漏扫等原因而导致的需要 补扫的问题页 8. 批次整理完成后，报告项目监理，填写相关优化信息， 同时提交填写完成的 流程处理单，领取另外的任务批次。 要求： 1. 优化图像时要小心谨慎，严禁删除任何在扫描页面上的 有效信息，如果操作不慎，误删有效信息，将该页记下来补 扫； 2. 严禁打开与当前流程单上不一致的扫描批次； 3. 如果发现未编页号的影像，报告项目监理处理； 4. 优化图像时，注意保证档案资料原始大小，档案资料有 效信息中出现的黑块或斑点不要作任何处理； 5. 一卷档案资料优化完成后，必须及时核对首尾页是否正 确、 扫描进入电脑系统中的该卷总页数是否与档案资料整理 结果一致，如果不一致，及时报告项目监理改正； 6. 注意发现批量扫描结果是否正常（图像是否清晰、图像 是否有变形、扫描图像存在黑线等不正常情况），遇到以上 不正常情况，应当立即报告项目监理； 7. 一批档案资料优化结束后，必须核对该批档案资料中的 扫描总文件份数是否与档案资料整理的结果一致，如果出现 问题，及时报告项目监理改正。 5、档案条目著录 责任人：数字加工操作员（工位授权） 任务描述：领取流程处理单及档案资料，按要求建立档案条目。 1. 从项目监理或指定人员处领取 流程处理单，领取相应 的档案资料批次， 并同时清点一遍批次档案资料，发现批次 档案资料卷数或件数不符， 当立即报告项目监理处理， 不得 有误，待项目监理处理改正后，方可继续进行； 2. 按照任务要求录入档案条目，并录入当前案卷的条码信 息，以便最后的挂接； 3. 在流程单上填写相关信息； 4. 批次整理完成后， 报告项目监理， 并当面清点批次卷数， 核对无误后， 将档案资料送回指定档案资料存放位置，同时 提交填写完成的流程处理单 ，领取另外的任务批次。 要求： 1. 客户单位已有标准的，按客户单位的标准著录。客户单 位没有标准的，一律采用下列标准著录； 2. 题名：按照原文著录，原文件没有题名或虽有题名但没 有实质内容（如 “签报“、“报告“之类）的，可根据文件内容 自拟。自拟的题名应简练、明确，准确概括文件的内容、文 种等关键要素。题名中的年代一律用阿拉伯数字； 3. 责任者：按原文著录。责任者用简称的，必须使用通用 简称。如“中国共产党中央委员会 “简称 “中共中央 “，“中华人 民共和国建设部 “简称“建设部 “，不得使用 “本部“、“本司“、 “本厅“等。责任者较多的，著录数量由客户单位确定。著录 多个责任者时，责任者与责任者之间要空一格（半角）。领 导讲话的责任者录领导人姓名， 期刊杂志的责任者录办刊单 位，期刊内文章的责任者录文章作者，期刊内政策法规的责 任者录发文单位；没有责任者的，考证清楚后据实填写； 4. 文号：按原文字和符号著录； 5. 密级：一般按原文形成时所定密级著录，对于已经升、 降、解密的，应著录新密级； 6. 发文日期：一般文件如通知、报告、批复等录文件的发 文时间，决定、决议、规定录通过时间或发布时间，合同、 协议录签署时间，报表、计划为编制时间，工程设计图纸为 设计时间，工程竣工图为编制完成时间， 领导讲话按标明的 讲话时间著录， 期刊杂志按发刊日期著录， 会议记录著会议 时间，会议纪要著纪要成文时间。 没有发文日期的可以考证 一个最精确的日期。文件日期以8 位阿拉伯数字标注，如 20000708； 7. 保管期限：按案卷组成时标明的保管期限著录，对已经 更改的，应著录新的保管期限； 8. 主题词：按文件标明的主题词著录。原文件没有标明的 可不予著录。 6、档案装订 责任人：数字加工操作员（工位授权） 任务描述：领取流程处理单及档案资料，按要求装订档案资料。 1. 从项目监理或指定人员处领取 流程处理单，领取相应 的档案资料批次， 并同时清点一遍批次档案资料，发现批次 档案资料卷数或件数不符， 当立即报告项目监理处理， 不得 有误，待项目监理处理改正后，方可继续进行； 2. 按档案资料原来顺序和正确方向排序； 3. 一般情况下，按右下齐原则将档案资料整理整齐； 4. 为保证装订好的档案资料不出现掉页现象，左侧需要贴 条的必须贴条； 5. 按原来装订孔位置打孔、装订； 6. 装订后的档案资料逐页核查顺序、方向、整齐程度及是 否有掉页现象，如有问题及时纠正； 7. 批次装订完成后， 报告项目监理， 并当面清点批次卷数， 核对无误后， 将档案资料送回指定档案资料存放位置，同时 提交填写完成的流程处理单 ，领取另外的任务批次。 要求： 1. 装订还原时要小心谨慎，严禁撕毁、遗落或销毁用户档 案资料，以及将客户档案资料带离现场； 2. 要认真仔细地核查页号，如果发现丢页现象，及时报告 项目监理处理。 7、卷皮书写 责任人：数字加工操作员（工位授权） 任务描述：领取流程处理单及档案资料，按要求书写档案卷皮。 1. 从项目监理或指定人员处领取 流程处理单，领取装订 好的档案资料批次， 并同时清点一遍批次档案资料，发现批 次档案资料卷数或件数不符， 当立即报告项目监理处理， 不 得有误，待项目监理处理改正后，方可继续进行； 2. 按照任务要求为批次档案资料书写卷皮，填写相关信息； 3. 批次卷皮书写完成后，报告项目监理，并当面清点批次 卷数， 核对无误后，将档案资料送回指定档案资料存放位置， 同时提交填写完成的 流程处理单，领取另外的任务批次。 要求： 1. 书写卷皮要求用钢笔，最好是书法笔； 2. 书写时要求字迹工整、清晰 3. 不得漏写、错写 8、卷皮盖章 责任人：数字加工操作员（工位授权） 任务描述：领取流程处理单及档案资料，按要求在卷皮上盖章。 1. 从项目监理或指定人员处领取 流程处理单，领取装订 好的档案资料批次， 并同时清点一遍批次档案资料，发现批 次档案资料卷数或件数不符， 当立即报告项目监理处理， 不 得有误，待项目监理处理改正后，方可继续进行； 2. 按照任务要求为批次档案资料卷皮盖章，填写相关信息； 3. 批次卷皮盖章完成后，报告项目监理，并当面清点批次 卷数， 核对无误后，将档案资料送回指定档案资料存放位置， 同时提交填写完成的 流程处理单，领取另外的任务批次。 要求： 1. 盖章要工整、清晰； 2. 不得漏盖、错盖 9、整合数据（准光盘数据） 责任人：数字加工操作员（工位授权） 任务描述： 逐条核查准光盘数据结果， 发现并记录加工结果中存 在的文不对题、目录索引输入错误、图像品质等问题，并且在光 盘记录单上作相应的记录，问题结果统一交给项目监理，由项目 监理或指定人员修正错误，错误修正后由查盘人员对纠正的错误再 次检查。 要求：认真仔细 10、成品光盘刻录 责任人：数字加工操作员（工位授权） 任务描述：按照要求刻录光盘一份 要求：刻录的光盘必须包含如下信息： 1. 按照要求指定的光盘编号； 2. 正确的扫描图像结果； 3. 其他项目要求的文件； 4. 在光盘上用红色油笔写明光盘编号、刻录时间等相关信 息； 5. 操作时必须认真仔细，严禁出错。 11、盘标打印 责任人：数字加工操作员（工位授权） 任务描述：打印盘标 要求：打印、裁剪并在盘盒中插入打印完成的盘标 12、加工成品抽样检验 责任人：项目负责人 任务描述： 1. 通过品检程序，按案卷数量的10% （可调整，根据具体 情况来定，一般要求10% ）抽查加工结果，包括目录索引、 图像品质及装订还原结果并在 产品验收单 上记录抽查结 果； 2. 对于品检结果达到项目要求的光盘给予品检通过； 3. 对于品检结果达到项目要求的还原档案资料给予品检通 过； 要求： 1. 图像与索引挂接准确度100% ； 2. 图像品质：清晰度以满足屏幕浏览清晰为准，不允许出 现大量黑边、黑线、歪斜、方向不对、缺页、多页及图像变 形现象（视原件）。 3. 不允许有丢页、装订不齐、方向不正、顺序有误、掉页 以及卷皮与卷内目录和原文不符的现象出现。 第四章数字加工安全保密规定 文件扫描服务过程中涉及大量重要的档案资料，其中有些属于机密文件。 保 守文件机密，维护档案资料的安全， 是公司每个员工的义务。 为了加强保密管理， 增强保密观念，公司所有员工都必须遵守以下保密规定： 一、凡公司扫描服务场所， 均设保密管理员12名，负责所在工作场所的档 案文件的保密工作。 所有场地工作人员必须接受保密管理员的监督和管理；凡从 事装订、著录、扫描、校正、挂接各业务环节能够接触到档案资料的人员，都必 须对经手的案卷作详细记录； 二、凡公司员工在其工作过程中接触到的文件资料，均属于客户单位的重要 资料，除非确有必要，如自拟文件标题需查看文件内容外，不得阅读文件内容； 不得以任何形式向家属、亲友及其他无关人员谈论可能到的文件内容； 三、为了方便保密管理，工作场所一律采用内部局域网传输手段，所有人员 均不得带进带出各种计算机磁盘、光盘、光碟等易于存储文件资料的存储介质。 因工作需要必须带进的计算机软件工具类应用软件，须知照保密管理员同意， 并 需在带出时办理检查登记手续； 四、在客户单位没有人员陪同的情况下，公司员工必须两人以上方可进入工 作场所。所有工作人员，均不得以任何理由单独滞留工作场所； 五、公司工作人员使用的计算机及其活动硬盘等，在工作结束搬出客户单位 时，须请客户单位检查放行， 必要时提请客户单位的有关人员对计算机硬盘进行 格式化处理； 六、对于违反有关规定，造成泄露或遗失文件资料机密的人员，无论情节轻 重，公司将提请客户单位或有关部门直接追究其行政或刑事责任。 第五章数字加工人员工作守则 一、工作认真负责，爱岗敬业，遵守公司各项规章制度； 二、不迟到，不早退，少请假，维护公司正常工作秩序； 三、爱护公司财物，维护公司形象； 四、服从领导，服从工作安排，团结协作，维护与客户单位的 友好协作关系； 五、遵守客户单位办公场所的管理规定，不得在办公楼内闲逛和喧哗， 不得影响 他人办公； 六、严格遵守档案资料的保密规定，保证档案资料内容与载体 的绝对安全。