实施知识管理软件的几个细节.doc.doc
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1、实施知识管理软件的几个细节岳飞曾说:阵而后战,兵法之常,运用之妙,存乎一心。知识管理从理论到软件的实现,是兵法之常,而要实施成功,则需存乎一心。老子曾说:天下难事,必做于易;天下大事,必做于细。何况小到实施企业的一种管理软件,更应如此。无论什么事,实际上都是由一些细节组成的。在实施知识管理软件时,一定不是安装软件,培训软件即可,关键在实施中,与软件相关的各种细节的敏锐感觉和妥善处理。本文将从知识管理软件的几个常见功能开始,探讨其中的几个细节。 1. 知识库管理 在知识库的建立中,最大的挑战之一就是确保数据的准确性和及时性。当前,许多公司都试图建立复杂的知识库系统。但是由于数据不准确、不能得到及
2、时更新,这些知识管理系统都没有给公司创造什么价值。没有第一手的知识,照样可以对知识管理系统的投入做出解释;根据关键词或其他的搜索方法也同样可以检索到任何一个文件。但是记住,没有正常的机制,没有专用的资源,知识库将会变为一个垃圾库。首先确定企业需要管理哪些知识。知识库的内容体现了企业的核心竞争能力,因此不是所有知识都需要同样力度的关注,应该分清主次,使得员工了解企业对知识价值的衡量标准。对于原本存在于员工身上的知识,是否都能够,以及都有必要记录到知识库中呢?比方说下面的几种情况,将知识保存下来的努力是无效的:有些知识无法完全用文字准确表述出来。即便联想的柳传志,海尔的张瑞敏公开发表了如此多的讲话
3、,至少目前还没有看到他们的竞争对手中有谁有能力复制了这两位企业家的成功,便是这个原因。 有些知识没有必要记录到知识库中。这是从费用、时效的角度考虑;比方说一家小企业的客户服务工作,也许只有两三个人在做;如果建立一个基于软件的知识库,企业未必有这个财力和人力;而销售人员关于客户、市场的看法,存储超过半年,也许三个月就不再有价值了;即便记录了,最终记录下来的往往并不是最重要的知识。扩大知识获取的空间范围,简化知识表达的难度。采用知识管理软件和会议的方式,提供方便,高效的技术手段,使得知识的产生能够随时随地方便地记录到知识管理系统中。 控制知识库的输入的质量。知识管理是为提升业务绩效服务,应该责任到
4、人,而不一定要求所有的人都参加。由专人负责,该人需要对业务了解,具有良好的文字能力,有能力对知识进行评价。此外需要定期,召开会议,对知识方向进行回顾,对积累的知识进行评估,提升知识库中知识的质量。根据部门的知识性质应该采取不同的知识库使用方式。比方说客服部门可以建立客户咨询数据库,以不断积累咨询经验;而销售部门的知识管理主要应该采取员工以讲师身份培训同事、定期团队研讨、虚拟社区提供正式和非正式沟通平台等方式;试图建立一个公司整体知识库的做法就象把劳力士手表、大白菜,和台式机放在一个店面里销售一样定位不清,相互产生负面影响; 2. 专家库管理 目前国内的知识管理系统,对专家库管理功能支持较少。专
5、家库的作用是为了能够快速找到能够解决问题的人,这不仅仅包括企业内部的人员,同时也包括企业外部的专家,他们可能是已经离开本企业的,竞争对手企业的,供应商企业,客户企业,以及专业机构等,应该是广泛的。在企业内部,将企业中管理、技术、业务等领域最优秀的骨干收入专家库管理,同时造就更多的专家。在企业外部,应记录和关注与企业的核心竞争力相关领域的真正专家,他们能够提供多方面、全方位的建议,他们能仔细地分析和把握每个机会,一直都关注相关领域的最新动向。确保他们使用的是可用的和最新的知识。专家库是获得隐性知识和企业外部知识的重要手段。应该持续丰富专家库同时也能丰富知识库。尽管企业内在工作中发展起来的许多富有
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