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1、1 引言引言 2 1.1 编写目的.2 1.2 适用对象及范围.2 1.3 设计依据.2 2.1 档案管理分系统.2 2.1.1功能描述2 2.1.2系统功能3 2.1.3模块功能定义3 2.1.3.1 档案录入3 2.1.3.2 归档统计5 2.1.3.3 档案查询6 2.1.3.4 打印报表7 2.1.3.5 档案借阅管理9 2.1.3.6 档案销毁10 1 1 引言引言 1.1 编写目的 1.2 适用对象及范围 1.3 设计依据 2.1 档案管理分系统 2.1.1 功能描述功能描述 2.1.2 系统功能系统功能 科档录入、删除、修改 文档录入、删除、修改 2.1.3 模块功能定义模块功能
2、定义 2.1.3.12.1.3.1 档案录入档案录入 数据流程:数据流程: 功能描述功能描述:对文书档案、科技档案、会计档案、声像档案进行录入、删除、修改。每 档案管理分系统 档案录入 归档统计 档案查询 档案销毁 系统维护 会档录入、删除、修改 声档录入、删除、修改 科档查询 文档查询 会档查询 声档查询 打印报表 借阅管理 1 + 2 4 一个题名都对应一个文件,通过题名找着文件内容,实现全文录入。 输入数据输入数据(报盘数据格式要求、输入数据样式) 1、文书档案的录入: 对文书档案按一级类目下保管期限的大流水进行录入,主要是对 0 到 6 大类即党 群工作、行政管理、经营管理、生产技术管
3、理、财务审计、人事劳资、其他文档,保 管期限主要分永久、长期、短期。 流水号、类目名称、分类号、部门、文件类型、字号、文号、日期、盒号、归档 号、件号、文件题名、主题词、附件、责任者、缩微号、页数、保管期限、密级、归 档标志、备注。 2、科技档案的录入: 按年度及工程代号进行大流水录入。 文件卡片:流水号、案卷号、卷内序、档号、工程代号、字号、文件题名、责任 者、日期、保管期限、密级、主题词、缩微号、本数、页数、图纸张数、备注。 案卷卡片:流水号、全宗号、目录号、案卷号、档号、工程代号、工程名称、案 卷题名、编制单位、编制日期、保管期限、密级、缩微号、本数、页数、图纸张 数、库位号、备注、备考
4、表。 3、会计档案录入: 4、声像档案录入: 按载体分类并细分录入,载体分照片、软盘、音像及缩微。 按照片录入:流水号、卷内序、分类号、题号、事项说明、拍摄人、拍摄日期、 拍摄地点、保管期限、密级、底片号、参见号、备注(卡片录入) 。流水号、目 录号、分类号、题名、起始日期、截止日期、保管期限、密级、库位号、张数、 备注(案卷录入) 。 数学计算模型数学计算模型 输出数据输出数据(报盘数据格式要求、报表样式) 2.1.3.22.1.3.2 归档统计归档统计 数据流程:数据流程: 功能描述功能描述:对文书档案、科技档案、会计档案、声像档案进行归档统计,按类目名称 和年度进行统计。保管期限为永久的
5、文件数目、长期的、短期的、未归档的以及文件总数, 另外对科技档案、声像档案中不立卷和已立卷的进行统计。 输入数据输入数据(报盘数据格式要求、输入数据样式) 数学计算模型数学计算模型 输出数据输出数据(报盘数据格式要求、报表样式) 2.1.3.32.1.3.3 档案查询档案查询 数据流程:数据流程: 1 1 1 2 功能描述功能描述:对文书档案、科技档案、会计档案、声像档案按各种统计进行查询(通用 查询) ,按年度和档案类型查询。 输入数据输入数据(报盘数据格式要求、输入数据样式) 数学计算模型数学计算模型 输出数据输出数据(报盘数据格式要求、报表样式) 2.1.3.42.1.3.4 打印报表打
6、印报表 数据流程:数据流程: 功能描述功能描述:对文书档案、科技档案、会计档案、声像档案中报表进行打印. 输入数据输入数据(报盘数据格式要求、输入数据样式) 数学计算模型数学计算模型 输出数据输出数据(报盘数据格式要求、报表样式) 1、文书档案: 归档文件封面:全宗名称、年度、保管期限、机构、起止件号、盒号 文档脊背:全宗号、年度、保管期限、机构、起止件号、盒号(格式见下) 号宗全 度年 限期管保 构机 号件止起 号盒 归档文件目录:件号、分类号、责任者、文号、题名、日期、页数、备注 件号分类号责任者文号题名日期页数备注 2、科技档案: 科技档案封面:档号、档案馆号、缩微号、工程名称、案卷题名
7、、编制单位、编 制日期、保管期限、密级、档号 科技档案脊背: 号档 名题卷案 科技档案案卷目录:工程代号、序号、档号、题名、份数、页数、图纸张数、密 级、保管期限、编制单位、编制日期、备注 工程代号: 序号档号题名份数页数图纸 张数 密级保管 期限 编制 单位 编制 日期 备注 科技档案卷内目录:档号、顺序号、字号、责任者、题名、日期、页数、备注 档号: 顺序号字号责任者题名日期页数备注 科技档案全引目录:工程名称、档号、题名、编制日期、总页数、库位号、卷内 序、字号、题名、责任者、页数、备注 工程名称: 档号编制日期总页数库位号题 名 卷内序字号题名责任者页数备注 科技档案文件目录:工程代号
8、、序号、日期、档号、文件题名、字号、责任者 工程代号: 序号日期档号文件题名字号责任者 3、声像档案: 声像档案卷内目录:(按分类号和保管期限来打印)分类号、案卷号、序号、题 名、拍摄日期、拍摄人、拍摄地点、底片号、备注 分类号: 案卷号: 序号题名拍摄日期拍摄人拍摄地点底片号备注 事项卡:题名,事项说明 照片卡:拍摄时间、拍摄地点、拍摄人、参卷号 声像档案脊背: 号宗全 号类分 称名目类 限期管保 号盒 声像档案案卷目录:(按分类号和保管期限来打印)序号、目录号、分类号、案 卷号、题名,起始日期、截止日期、张数、密级 2.1.3.52.1.3.5 档案借阅管理档案借阅管理 数据流程:数据流程
9、: 功能描述功能描述:对文书档案、科技档案、会计档案、声像档案按各类档案的借阅、归还、 催还进行管理,并对借阅人次和卷次进行统计 1、借阅浏览及登记:序号、本人代码、借阅人、年龄、性别、职称、职务、日期、单 位、部门、文件题名、字号、分类号、案卷年代、保管期限、归档号、案卷号、卷 内序、库位号、归还日期、是否归还、签收人 2、归还登记:将借阅登记中“是否归还”的状态由借出改为已归还。 3、对借阅人次的统计 数学计算模型数学计算模型 1、借阅人次统计: 合计=本年度借阅次数+本年度还书次数。 1 2 3 4 5 6 输出数据输出数据(报盘数据格式要求、报表样式) 1、输出借阅人次统计表 2.1.3.62.1.3.6 档案销毁档案销毁 数据流程:数据流程: 功能描述功能描述:对文书档案、科技档案、会计档案、声像档案中需销毁的进行记录,一般 将所选档案销毁直接进入档案销毁记录表。另外还可恢复档案。 输入数据输入数据(报盘数据格式要求、输入数据样式) 数学计算模型数学计算模型 输出数据输出数据(报盘数据格式要求、报表样式) 1 2 Prcs_6
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