档案馆档案利用情况调研报告.doc
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1、-范文最新推荐- 档案馆档案利用情况调研报告 作为区(县)级档案馆,其档案利用更多的是与广大人民群众的生活相联系着的,那么,近几年来其档案利用的现状又如何呢?笔者试图以所在*区档案馆近几年来的档案利用现状为例,作一分析,通过分析、思考,提出问题,并以期解决问题。 一、本馆基本状况 本馆是一个位于大中型城市并处于中心城区的区级综合档案馆。馆藏档案从2000年的3万余卷(件)增加到2007年5.6万余卷(件),馆藏结构在近几年来的变化情况见下二表: 表一2000年初区档案馆馆藏档案结构比例一览表 表二2007年区档案馆馆藏档案结构比例一览表 从以上二表的比较中可以看出,馆藏档案的数量以年平均9.9
2、5%增加;其中文书档案所占比例下降,专门档案和科技档案所占比例均有所上升。馆藏结构发生变化,得到改善,趋于合理。特别是关连着人民群众生活方方面面的婚姻、城建执照、房屋拆迁、独生子女等内容的档案,即一部分民生档案的种类与数量都增加了。随之而来的是档案利用的人数、范围、目的等也相应发生了变化。见本馆从2000至2006年档案利用状况综合统计表。 表三 区档案馆2000至2006年档案利用状况综合统计表 分析此表可以看出: 1、每年利用档案人数以年平均约8%递增上升。说明馆藏档案数量增加、结构优化是档案利用增加、利用范围扩大的前提。 2、调阅卷数相对于利用人数却减少下降,说明了二点:一是档案信息化正
3、在不断发挥作用。本馆在2002年底建成了馆藏档案文件级目录约80万条的数据库,到2006年底增加至93万条。因此,检索速度及查准率都有所加快和提高,减少了档案案卷的调用与翻阅查找,保护了档案。二是公民利用档案需求在随着社会的发展变化而增加,但其所需档案的查到率还不高。 3、关系到人民群众生活的档案,即民生档案,其利用需求在不断增加。表中的“其他利用”一项包括招工名册(包括干部职工调动)、知青下放(包括学历证明)、婚姻登记、独生子女、房产权属、房产管理档案、建筑执照等。 4、表中的另一个“其他”项则包含了公证档案、审计档案、名人档案等的利用。从整个利用情况看:涉及到个人待遇、身份证明的招工名册、
4、婚姻登记、学历、独生子女登记、建筑执照等内容的档案利用率较高,而以学术研究、经济建设、宣传教育为利用目的的档案利用率较低。当然民生档案的的概念是近几来提出的,还没有准确的定义。但从一个侧面反映出一个问题,即所谓的民生档案是与广大人民群众生活的方方面面的切身利益息息相关,密不可分的。 二、档案利用中出现的的问题 随着社会公众对档案利用需求的扩大,档案利用的内容和方式在发生着巨大的变化,对档案利用的要求也日益提高。档案利用依据的法律法规、档案利用理论及方式都面临着新的考验与挑战,档案利用工作中不可避免会出现种种问题。现将本馆档案利用中出现的问题一一提出。 1、公民利用档案的权利与档案利用限制的关系
5、 根据中华人民共和国档案法(以下简称档案法)第十九条及中华人民共和国档案法实施办法(以下简称实施办法)第二十二条规定公民有查阅开放和未开放档案的权力,但查阅未开放档案是有限制的。在具体的接待利用档案中,如何把握对未开放档案的提供利用与限制利用的关系,是有一定的难度的。如本馆接收了区建设局1964年至1993年形成的建筑执照档案,对于这部分档案的提供利用,工作人员会遇到二个问题:一、是否作为开放档案来提供利用?因为按照档案法第十九条“经济、科学、技术、文化等类档案向社会开放的期限,可以少于三十年”。二、是否作为部分限制利用档案?因为在接收时,档案形成部门并未对不宜开放的部分提出限制。因此在档案提
6、供利用的具体操作中,工作人员难以把握;作为公民其自由利用的需求没有满足而失望或不满。这种情况同样出现在房产档案及拆迁档案的提供利用过程中。 2、档案利用的方式 按照实施办法第二十二条“档案法所称档案的利用,是指对档案的阅览、复制和摘录。”为利用者提供利用档案,采用阅览、复制的这二项方式不存在问题,只要公民符合利用条件即可。而采用摘录方式提供利用档案,在具体操作中也存在一定的难度和风险。仍以建筑执照档案为例。该专业档案在其形成部门的利用有二个便利条件:一是其“部分限制”的政策很容易自行掌握与操作;二是采用何种利用方式即出具何种方式的档案证明就能满足公民的需要,档案形成部门也容易自行掌握。而这二个
7、问题是由专业档案的特性所决定的,其档案形成部门对专业档案提供利用方式及提供利用程度、范围掌握的准确度、方便度肯定比较高。对于区级综合档案馆在提供这些专业档案时难免会遇到种种问题。如有的利用者要求本馆提供摘录式档案证明,那么在一张“建房申请表”上,有许多公章、签字、简易建筑图、标注的各种数据等档案信息,遇到这种情况,采用复制方式出证,可以保证档案证明的真实性。但却不能满足利用者的需求。 3、档案利用中的出证问题 在档案提供利用中会遇到单位或公民个人对未查到所需档案提出开具未查到档案证明的要求。档案馆依据所查到的档案应该为利用开具其所需证明;但对未查到档案是否也应该按其要求开具未查到证明呢?这在档
8、案法及实施办法中并未明确规定。 但有关档案利用理论则提出“档案证明是指档案馆根据有关档案用户的询问和申请为核查某种事实在馆藏档案中记载情况(有无记载和如何记载)而编制的一种书面证明材料.制发档案证明是档案收藏部门开展档案提供利用服务的方式之一”,以及由*师范大学出版社出版的档案信息化工作实用手册中“档案工作基础术语”,解释档案证明:“档案馆发给查询者的一种认证文件。说明馆内有无所查询的文件、文件中有无所查询的有关问题与事实的记载,以及该文件的存放地点”。那么,如果按照这种说法,如有单位或公民个人要求档案馆为其开具未查到档案证明是应该开具这种证明的。 但是作为档案馆是否有必要担此之责和风险呢?近
9、年来各级各类档案馆利用馆藏档案出具的证明,在解决户口、工龄、工资、土地纠纷等问题中发挥了不可替代的凭据作用。一些人正是看中了档案证明的这种独特作用,想方设法到档案馆骗取证明。这种现象的出现,有人的因素。但出证制度不健全,特别是出证程序不完善也是重要原因。这就提醒我们应当不断完善档案馆出证程序,以规范出证行为,保证档案证明的真实性。 因为依据所查到的档案开具证明是由档案固有属性及其价值决定的。档案证明应该是依据档案的记载出具的凭证性文件。而没有查到档案被要求开具证明,则似乎有些不妥。但在本馆的档案利用中却经常会遇到这种情况。如有些单位来档案馆查询单位职工的招工通知书,如未查到,则会要求档案馆为其
10、开具未查到证明。有些个人来馆查阅有无婚姻关系,经查而未查到,也会要求出具无婚姻登记档案证明。这让接待人员很为难。但又没依据性文件说服利用者,因而引起利用者的不满。 4、档案提前进馆与方便利用的问题 三、对档案利用现状的几点思考 以上所述,是本馆档案利用工作之现状,也许是个案。但经笔者与同级同类档案馆的沟通、交流与探讨,了解到这种现状有一定的代表性,具有共性。区(县)级档案馆中或多或少地出现上述档案利用中问题。而目前一方面广大公民利用档案的需求在日益增长,另一方面相关的法律法规存在着某些缺失或不配套,以及档案工作标准化程度不够高,都制约着公民利用档案的权力不能全部实现。那么就区(县)级档案馆而言
11、,如何严格实施法律法规,保障可以利用的档案能够最大限度地为广大公民所用,以满足公民不断增长的、多方面的、多层次的利用档案的需要呢?笔者针对区(县)级档案馆档案利用的现状做了以下几点思考: 1、要加强对于档案利用理论的研究,建立完善配套的档案利用制度。既要简化档案利用的手续,又要让档案馆工作人员有法规可依,这样不论是对于档案利用者还是提供档案利用的档案工作人员,都是公平合理的,双方的权利和义务都能得到保证。 2、对于档案馆来说,要做好档案利用的各项基础工作。一是要确定馆藏档案可利用范围及利用程度的划分,使属于可利用范围的档案确实能够被利用;二是对于档案的接收进馆,在按照档案法规进行的前提下,要与
12、档案进馆单位就档案进馆的时间、限制性利用、利用方式以及是否提前或推迟进馆等达成协议;三是对于一些专业性较强的档案,且在形成部门提供利用更方便(既对档案形成部门而言,又考虑到利用者的方便),则应该根据实际情况,确定这类档案是否有必要接收进馆或确定适当的进馆时间。 3、提高档案利用工作的标准化、规范化程度。对于不断增长的档案利用需求及不断扩大的档案利用范围,档案工作人员能够根据利用者的不同需要,便于操作,能够合法合理地满足各种档案利用需求。 关于乡镇机构编制管理情况调研报告要建设好社会主义新农村,必须着实搞好乡镇机构改革、农村义务教育体制和县乡财政管理体制改革。而乡镇机构改革又是最关键的一步。20
13、xx年底*市完成了乡镇街道机构改革。20xx年全市乡镇街道区划调整后,又顺利完成了乡镇街道机构编制调整工作。目前,我市乡镇街道机构改革的效果怎样?乡镇街道机构编制管理还存在哪些问题和矛盾?我们最近到全市15个乡镇街道办事处,与领导班子成员,一般干部和事业站所负责人共200余人座谈和发放调查问卷的方式,对这些问题进行了调查,有了一些了解和认识。一、我市乡镇街道机构改革的主要成效我市现共有12个乡镇、3个街道办事处、138个行政村,32个社区居委会。乡镇街道机关行政编制为249名,后勤事业编制18名,财政所行政编制51名,编制合计318名,实有人数376名。乡镇街道“七所八站”事业单位共有120个
14、(不含学校、卫生院和国土建设站),事业编制共347名,实有人数为346名。自20xx年以来,我市乡镇街道机构改革和区划调整后机构设置工作取得的主要成效有:(一)机构精简到位,机构设置规范。全市乡镇街道在近年的机构改革和调整中,由20xx年的18个乡镇街道机构,减为现在的15个乡镇街道机构,精简17%;内设机构由126个减少为现在的83个,精简了34.1%;每个乡镇街道事业单位(除财政所、中小学和卫生院以外)由原来的10个减为8个,精简了20%。在机构改革和区划调整后的机构设置工作中,我市按照清理整顿和规范市场经济秩序及市场经济规律的要求,把职能重复、交叉或相近的机构合并,提高了工作效率。如将乡
15、镇事业单位的农技、水利等站合并为农业水利服务站。初步实现了精简、高效、规范的目标。(二)人员编制压缩,人员结构优化。乡镇街道机关行政编制由327名减为249名,减少65名,编制压缩了23.9%;乡镇街道事业机构编制由566名减为347名,减少219名,编制压缩了38.7%。全市乡镇街道领导职数的配备,按照三类乡镇不超过9名、四类乡镇不超过7名的标准进行配置。15个乡镇街道共精简领导职数17名,精简14.8%。与此同时,乡镇街道干部在年龄、文化、专业等方面初步得到了优化组合,人员结构比较合理。(三)政府职能转变,关系初步理顺。按照适应社会主义市场经济发展的需要和“一件事由一个部门主管”的原则,界
16、定了乡镇党委、人大、政府的职能分工,强化了政府“社会管理,公共服务”的职能。初步理顺了市直主管部门派驻乡镇街道机构管理体制的关系。确定各乡镇站所共设8个,各街道站所共设8个。其中农业水利服务站、动物防疫站、农村合作经济与统计管理站、文化体育服务站、计划生育服务所等5个站所的人、财、物权均放到乡镇街道,以乡镇街道管理为主,市直部门进行业务指导和依法监督。乡镇街道林业管理站、国土建设管理站、广播电视服务站则实行市、乡镇街道共管,以市为主的管理体制。二、我市乡镇街道机构编制管理目前存在的问题和矛盾自20xx年我市乡镇街道机构改革和20xx年完成乡镇街道区划调整后机构设置工作以来,尽管取得了以上的成效
17、,但随着政府职能不断转化、市直一些部门职权重新回收和免征农业税等情况的变化,我市乡镇街道机构编制管理出现了一些新问题和矛盾,主要是:(一)乡镇机构职能承担过多与职权过小的矛盾。在管理农村公共事务时,乡镇机构承担了过多的职能。过去,要粮、要钱、要命(计生)被看作是乡镇机构的中心工作,通过多年的改革与努力,这些职能已经减弱,但乡村社会的许多公共事务还压在乡镇机构头上。维持乡村社会治安,发展乡村基础设施,调节民间纠纷,发展各项农村社会保障事业和公共服务机构,组织农业生产,推动农村政治活动等等,都是乡镇机构躲不开的任务。乡镇(街道办事处)“一票否决”和 “帽子工程”也越来越多。如计划生育、安全生产、综
18、合治理、交通整治、国土执法、城建规划等工作。然而,乡镇机构却没有相对应的职权或职权过小,工作难度相当大。如修通了乡村公路后,交通安全出了问题的“板子”是打在乡镇的,而乡镇机构都没有道路交通的执法权,对于车辆超载、人货混装等问题的处理,只能说服教育,没有行政制止手段。村民的车辆即使在国道上或市区街道出了交通安全问题,帐也算在乡镇,有的乡镇就是这样被亮黄牌和“一票否决”的。这些情况使乡镇十分压头。一些乡镇的党政一把手把乡镇机构这种状况,概括为“职责比天大,权利比针小”。(二)政府资金拨付方式与乡镇机构职能正常履行的矛盾。乡镇管理机构是连接广大农村社会与国家权力履行体系的最基层的控制枢纽。乡镇机构向
19、上承接政府机构的各项有关指令,向下承担几乎一切农村公共事务管理任务,甚至还介入了农村社会的私人事务。国家权力的运作形式使乡镇机构的工作异常复杂和艰难。就一般情形下,在承接上级行政指令时,乡镇机构几乎没有独立性可言,其中政府资金的拨付方式是制约乡镇机构运转的重要因素。面向农村的各项专用资金等,是通过“条条”关系下拨的,上级领导对资金的拨付有很大的自由裁量权。一项资金能不能拨付给某一个乡镇、或是拨多拨少都可以有很多理由。从过来的情况看,乡镇机构中是否设置对应上级拨款单位的机构或专职人员,是上级领导考虑资金拨付的重要原因。签于这种情形,乡镇机构为了扩大资金来源,维持机构运转,不得不“建庙招和尚”。如
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