最新[小学教育]第三篇++Excel电子表格制作培训教程优秀名师资料.doc
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1、小学教育第三篇 Excel2000电子表格制作培训教程第三篇 电子表格制作本模块主要内容 , 电子表格Excel 2000概述 , 电子表格Excel 2000工作表的编辑操作 , 电子表格Excel 2000工作表的计算操作 , 电子表格Excel 2000工作表的排序与统计操作 , 电子表格Excel 2000图表操作 学习目标 , 了解电子表格 Excel 2000的基本概念(工作簿、工作表、行、列、单元格、区域等);启动电子表格软件,掌握工作簿文件的新建、打开、关闭、存盘、页面设置、打印等操作。 , 掌握电子表格 Excel 2000工作表的编辑操作,包括在工作表中插入、删除、移动行或
2、列、设置行高和列宽、移动单元格区域,工作表的插入、删除、复制、移动和重命名等操作。 , 掌握电子表格 Excel 2000工作表的计算操作,包括在工作表中应用公式或函数计算数据的总和、平均值、最大值、最小值或指定的运算式等操作。 , 掌握电子表格 Excel 2000工作表的排序与统计操作,包括在工作表中对指定的数据排序、自动筛选、分类汇总等操作。 , 掌握电子表格 Excel 2000图表的操作,包括图表的建立和编辑,图表类型选择设置等操作。 第一章 Excel 2002概述 日常工作中我们少不了要分析处理大量繁杂的数据或信息,如教学管理、工资管理、档案管理、股票信息、企业报表等。Excel
3、2000是目前最流行的一种电子表格软件,它可以自动计算、自动输入、自动套用格式、自动求和等,它可以对数据进行排序或筛选,它在数据分析和行政管理等方面都有广泛的应用。 1.1 Excel 2000的启动与退出 在Windows 2000窗口的桌面上,移动鼠标,将鼠标指针指向“开始”按钮,并单击鼠标左键,则在屏幕上显示【开始】菜单,它列出了可以选用的各种任务。接着将鼠标移到【开始】菜单的【程序】项,此时【程序】右边屏幕上显示所有【程序】项的菜单,又将鼠标指针移到“Microsoft Excel”选项时,当单击该项时就启动了Microsoft Excel 应用程序,在屏幕上显示Microsoft E
4、xcel 窗口,如图3-1-1所示。 在菜单栏中单击【文件】/【退出】命令或单击Excel窗口的关闭按钮,就可以退出Excel。 如果在退出Excel之前已输入了数据,但尚未保存文档,如单击【退出】命令后,Excel就会显示提示对话框,询问是否要保存该文档。当回答了询问以后,就可退出Excel。 1.2 Excel 2000的窗口组成 Excel2000的窗口由各种元素组成,如图3-1-1所示。其窗口的主要组成部分的功能如下: 标题栏:用来显示文档的标题。当打开或创建了一个新文档时,该文档的名字就会出现在标题栏上。拖动标题栏可移动窗口或对话框。 菜单与命令:菜单可分为两大类,即菜单栏上的菜单与
5、快捷菜单。菜单栏上的菜单由9个菜单组成,每一个菜单中都包含有一组与此菜单相关的命令,可以下拉菜单的形式显示在屏幕上。打开这些菜单,执行其中的命令就可以完成Excel的功能。 图3-1-1 工具栏:屏幕的“常用”和“格式”工具栏上含有若干按钮,它们代表最常用的一些Excel命令。单击这些按钮,可以快速地执行该按钮的命令。任一工具栏可通过菜单【视图】/【工具栏】命令来设置显示或隐藏。 编辑栏:编辑栏用来编辑和显示活动单元格中的数据。 工作表:用以记录数据的区域。 状态栏:状态栏位于底部的信息栏,可提供有关选定命令或操作进程的信息。 工作表标签:每个工作表都有一个名字,称为工作表标签,系统默认把它们
6、记作sheet1,sheet2,如图3-1-1所示。如果单击某一工作表标签则将激活该工作表(此时称之为当前工作表或活动工作表),在图3-1-1中,sheet1是当前工作表。 水平、垂直滚动条:分别用来在水平或垂直方向改变工作表的可见区域。 1.3 Excel 2000的概念 工作簿:在Excel应用程序中,每个Excel文件就是一个工作簿,其扩展名为“.xls”。 工作表:工作簿由一至多个相关的工作表组成,在默认情况下,一个工作簿文件可打开3个工作表。在一个工作簿中最多可以建立255个工作表。 单元格:在Excel应用程序中,每个工作表是由65536行和256列所构成,如图3-1-1所示。列标
7、是由左至右,采用字母顺序编号,从字母“A”到“IV”;行号是由上至下,从数字1到65536进行编号。每一个由列与行的交叉所组成的格子称为单元格,相应的列标和行号构成单元格地址。单元格是组成工作表的最小单位。用户输入的数据都是保存在单元格中的,这些数据可以是数字、公式、文字、图形。 活动单元格:是指当前正在使用的单元格,活动单元格的标志是其外有一个黑色的方框。在图3-1-1中,活动单元格是第A列与第1行交叉处的单元格,A1就是该单元格的地址,而在名称框中指出其活动单元格的地址就是“A1”。 在Excel数据结构中,最基本的数据是单元格,其次是工作表,最后是工作簿。工作表包含一系列已输入数据的单元
8、格,工作簿则是若干个相关工作表的集合。一个工作簿以文件形式存放。 1.4 工作簿文件的操作 1.4.1 工作簿文件的新建与保存 在启动Excel 2000时,系统会自动建立一个名为Book1(此时Book1是临时工作簿文件名)的新工作簿文件,并在标题栏上显示“Microsoft ExcelBook1”(如图3-1-1所示),此时,就可立即开始输入数据内容。 当单击菜单【文件】/【关闭】命令,关闭了这工作簿文件后,文档窗口呈灰色显示,说明此时Excel窗口中没有文件被打开。如果单击菜单【文件】/【新建】命令,就弹出“新建”对话框,此时单击“常用”标签中的“工作簿”图标,再单击“确定”按钮,就可以
9、建立一个名为Book2(此时Book2是临时工作簿文件名)的新工作簿文件。 例1-1 现有如下表格: 学号 姓名 语文 数学 英语 总分 平均分 张磊 1 75 90 78 刘育英 2 80 82 91 陈少东 3 88 69 78 高林 4 80 50 87 郭志峰 5 76 65 55 林莉 6 87 82 83 表3-1-1 首先在新工作簿文件中的Sheet1工作表中输入上述表格数据,然后保存,操作步骤如下: 单击A1单元格,输入“学号”,按 键,此时活动单元格是A2单元格,接着输入“1”,通过移动单元格依次输入其他数据,如图3-1-2所示。 图3-1-2 如果在新文件中输入数据完毕后,
10、就可将其保存在磁盘上,以备使用。 图3-1-3 在图3-1-2中,单击菜单【文件】/【保存】命令,就弹出“另存为”对话框,用户可以通过单击“保存位置”列表框箭头,选择不同的文件夹,此时选择指定盘的文件夹“Excel课程练习集”;在“文件名”列表框中输入要保存的文件名“学生成绩统计”;“保存类型”表示要保存的文件类型,此时选择为“Microsoft Excel 工作簿 (*.xls)”。如图3-1-3所示。 在图3-1-3中,单击“保存”按钮,则窗口如图3-1-4所示。 图3-1-4 这时,可看到窗口标题栏上由原先的临时文件名“Book2”已改成为工作簿文件名“学生成绩统计”,并保存在指定的文件
11、夹“Excel课程练习集”中。 1.4.2 工作簿文件的打开 (1) 打开最近使用的文件 为了方便用户对前面工作的继续,系统会记住用户最近使用的文件。从【文件】菜单底部的列表中可以看到最近使用过的文件。如要打开列表中的某个文件,只需单击指定文件名即可。 (2) 打开以前的文件 单击“常用”工具栏中的“打开”按钮或单击菜单【文件】/【打开】命令,就会弹出“打开”对话框,如图3-1-5所示。 在“打开”对话框中,“查找范围”列表框显示当前的文件夹,用户可以通过列表框选择不同的文件夹;中间的大窗口显示当前文件夹下的文件(或下一级文件夹),此时单击指定文档,再单击“打开”按钮,即可打开这个指定的文档。
12、若要查找文件,单击菜单【工具】/【查找】命令,就弹出“查找”对话框,在此对话框中可设定查找条件。 可根据需要按以上方法逐个打开多个文档。在打开多个文档时,在某一时刻只有一个文档是活动的,因为只有一个窗口是活动窗口。用户可通过【窗口】菜单选择某一文档为活动的窗口。为了提高速度和减少占用的内存,每次打开的文档数不要太多。 1-5 图3-1.5 工作表的打印 在Excel中,对于已保存的工作表或者分析结果,常常需要把它打印出来。Excel提供了页面设置、打印预览和设置打印机属性等功能。 1.5.1 页面设置 页面设置是打印前的主要工作,在“页面设置”对话框中有四个标签,我们可以在不同的标签中根据需要
13、进行相应的设置。 例1-2 将图3-1-4中的工作表进行页面设置,操作步骤如下: 现以图3-1-4中的工作表为活动工作表,单击菜单【文件】/【页面设置】命令,弹出“页面设置”对话框。在该对话框的“页面”标签中,设置打印纸的方向为纵向;设置打印文件内容的缩放比例为150;设置纸张大小为A4;设置起始页码为“自动”。 单击“页眉/页脚”标签,在该标签中,单击“自定义页眉”按钮,在其编辑框内输入标题。 单击“工作表”标签,在该标签中选择“网格线”复选框。 1.5.2 打印预览 使用打印预览可以模拟显示实际打印的文件外观,如果满意即可打印输出。如果单击工具栏上的“打印预览”按钮,或单击菜单【文件】/【
14、打印预览】命令,屏幕就显示打印预览窗口。 在例1-2中,当我们对工作表进行页面设置后,只要单击“页面设置”对话框中的“打印预览”按钮,就可以进入打印预览窗口。 在打印预览窗口中,窗口的顶部有一排命令按钮,用于完成各种操作。“上一页”、“下一页”按钮是用于查看上一页或下一页的内容;“缩放”按钮是用于缩小和放大预览显示;单击“打印”按钮就可以进入“打印”对话框;“设置”按钮是用于页面设置;“页边距”按钮是用于调整页边距;“关闭”按钮是结束预览状态,回到原来工作簿窗口。 1.5.3 打印工作表 当选定要打印的工作表后,单击菜单【文件】/【打印】命令,就弹出“打印”对话框。在“打印”对话框中,用户可以
15、设置打印的范围、内容及份数,然后单击“确定”按钮便开始执行打印。 第二章 工作表的编辑操作 2.1 工作表的数据输入 1、 选取单元格区域 (1) 选取单元格 在输入单元格内容时,首先要选定一个需要输入数据的单元格。选取单元格的最基本的方法是当鼠标指针变成一个空心十字形状时,先将它移动到想要选取的单元格内,然后单击即可。 例2-1 用定位单元格的方式来选取单元格,操作步骤如下: 打开“学生成绩统计.xls”工作簿文件,在Sheet1工作表(见图3-2-1)中,单击菜单【编辑】/【定位】命令,这时会弹出“定位”对话框。在该对话框中的“引用位置”文本框中键入要选取的单元格引用,如输入“C3:F6”
16、,即表示此时要选取的单元格是从C3单元格开始到F6单元格之间的所有单元格。 设定后,单击“确定”按钮。这样就可以选取指定的单元格区域,如图3-2-1所示。 图3-2-1 一般来说,在选取单元格时,都习惯使用鼠标。鼠标比较灵活,如图3-2-1所示,要选中这整块连续的单元格区域,只要用鼠标在C3单元格按住鼠标不放并拖曳至F6单元格就可以完成。 (2) 选取不连续的单元格区域 例2-2 在“学生成绩统计.xls”工作簿文件的Sheet1工作表中,选取从B2单元格到B4单元格、从D2单元格到E4单元格的两个矩形区域,操作步骤如下: 先拖动鼠标选取B2单元格到B4单元格的区域后,松开鼠标左键,如图3-2
17、-2所示。 左手按住键盘上的,Ctrl,键,右手拖动鼠标选取D2到E4的区域。 松开鼠标左键,再松开,Ctrl,键,结果如图3-2-3所示。 -2 图3-2 图3-2-3 (3) 选取整行、整列、整个工作表 将鼠标指针移至该行的行号上单击即可以选取该行。 将鼠标指针移至该列的列号上单击即可以选取该列。 将鼠标指针移至该工作表的行号列和列标行的交叉处单击即可以选取整个工作表。 2、 数据输入 (1) 键入方式 在Excel中,数据输入是以单元格为单位进行的,每输入完一个单元格,需改变当前活动单元格才能继续输入。 单元格进入编辑状态后,有两个明显的变化,如图3-2-4所示。 一是单元格中出现了一个
18、闪烁的竖线“ ”,称为插入点光标,新输入的内容将出现在插入点光标处。可按键盘上的, ,键或, ,键,使插入点在单元格中左、右移动。如按一次键盘上的,Delete,键,则删除插入点后面的一个字符;如按一次键盘上的,Backspace,键,则删除插入点前面的一个字符。 二是在编辑栏中出现了“ ”和“ ”两个按钮。单击“ ”按钮,取消对单元格所做的修改,退出编辑状态;单击“ ”按钮,确认对单元格所做的修改,退出编辑状态。 图3-2-4 (2) 填充式输入 在输入数据时,对于如人员编号、等差序列、等比序列、日期序列等等有规律的数据,Excel提供了自动输入功能。 例2-3 利用自动填充序列功能在A1、
19、A2、A10单元格中输入数字序列101、103、119,操作步骤如下: 先在工作表的A1单元格中输入数字序列“101”,按,Enter,键,然后选取A1到A10的区域,如图3-2-5所示。 在图3-2-5中,单击菜单【编辑】/【填充】/【序列】命令,这时会弹出如图3-2-6所示的“序列”对话框。 在“序列”对话框中选择“序列产生在列”和“类型是等差序列”,在“步长值”文本框中键入2,设定后,单击“确定”按钮,结果为图3-2-7所示。 图3-2-5 图3-2-6 图3-2-7 如果初始值为字符或纯数字,选择一个单元格开始填充,相当于数据复制。 如果初始值为Excel预设的自动填充序列中的一员,按
20、预设序列填充。如初始值为“星期一”,自动填充为“星期二、星期三、”。 3、 数据修改 (1) 单元格的修改 当单元格的内容有错时,重新输入的方法就显得繁琐,这时我们可在编辑栏内进行修改。用鼠标将光标移动到编辑栏中,单击鼠标左键,则光标变成“ ”字形。这样就可以直接在编辑栏中对单元格内容进行修改编辑。也可以双击单元格,使单元格内数据被激活,直接在单元格内部对数据进行修改编辑。 (2) 单元格、行或列的插入和删除 对工作表中的数据进行编辑,有时可能要插入或删除若干单元格、若干行或列。当插入了新的单元格或行、列时,周围的单元格或行、列将发生移动,给新插入的单元格让出位置,当删除了单元格或行、列时,周
21、围的单元格或行、列将做相应的调整。 插入单元格的操作可按照下面的步骤操作即可。 首先单击需要插入单元格的单元格,使之成为活动单元格。接着,单击菜单【插入】/【单元格】命令,这时会弹出“插入”对话框。 在“插入”对话框中选择要插入单元格的方式,然后单击“确定”按钮,这样就可以在所需位置插入一个单元格。 删除行、列、单元格的操作方法和插入单元格的操作方法相似。如果选择了要删除的行、列、单元格,单击菜单【编辑】/【删除】命令,在弹出的“删除”对话框中,选择要删除的方式,然后单击“确定”按钮,即可完成删除任务。可以使用以下方法在现有工作表中插入空白行或列。 选定要插入新行或新列所在的整行或整列,单击【
22、插入】/【行】命令或【插入】/【列】命令。 选择要插入新行或新列中的任意一个单元格,单击【插入】/【行】命令或【插入】/【列】命令。 如果需插入多行或多列,可以同时选择相同数目的行、列,进行一次性操作。 (3) 清除和删除 清除单元格和删除单元格是两个不同的概念,清除单元格只是清除了单元格中的内容;单元格本身不受影响;而删除单元格则是将选定的单元格从工作表中移去,同时和被删除单元格相邻的其他单元格做出相应的位置调整。 清除单元格内容最简便的方法是在选中单元格后按,Delete,键。如果仅仅想清除单元格中数据的格式,应该使用菜单【编辑】/【清除】/【格式】命令。 (4) 调整行高与列宽 在Exc
23、el中,每次打开一个新的工作簿,空白工作表里的单元格的高度和宽度是默认的,可允许用户根据需要调整。 当向单元格内输入的字符串的长度超过当前列宽时,字符串将自动延伸到下一个单元格,或者在单元格中显示一连串的“#”号,这时必须对单元格的高度和宽度进行调整。 使用鼠标直接操作。当鼠标指针移动到列标(行号)的分隔线上时,指针会变成一个双向箭头形状,拖动分隔线即可调整列宽(行高);在拖动过程中,Excel将自动显示当前列宽(行高)的数值。 使用菜单命令操作。利用鼠标拖动调整行高和列宽的方法带有随意性,使用菜单命令可以精确地定义行的高度和列的宽度。方法是使用“格式”菜单的“行”或“列”命令,各命令作用如下
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