《企业文件材料归档范围和档案保管期限规定》及其执行问题探析.doc
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1、企业文件材料归档范围和档案保管期限规定及其执行问题探析2012年12月,国家档案局以第10号令的形式颁布了企业文件材料归档范围和档案保管期限规定(以下简称规定),用来统一指导全国企业档案管理工作。规定主要对各类企业的文件材料归档范围和档案保管期限表(以下简称保管期限表)进行了规范,作为服务企业各项活动的重要参考。笔者曾参与国家档案局对企业贯彻执行规定情况的审核工作,发现部分企业在执行该规定时存在的普遍问题,针对这些问题,提出相应的解决措施。 一、规定的特点 规定主要包括正文和附表两大部分。其中,正文主要涉及规定的目的、意义等说明;企业文件材料归档范围及要求;企业文件材料具体内容及保管期限;档案
2、保管期限表的编制及报审要求;规定的适用及附则等内容。附表则为企业管理类档案保管期限表。与企业档案工作规范、国有企业文件材料归档办法相比,其特点如下: (一)立足现代企业特点,划分文件材料归档范围 在文件材料归档范围上,规定与企业档案工作规范提供的参考性的文件材料归档范围基本一致,主要包括:经营管理类、生产管理类、行政管理类、党群管理类等。不同的是,与前者相比,规定对文件材料归档范围的划分更为细致,并结合现代企业经营管理的新特点,强调从企业产权制度、所有制形式、业务活动等方面着手,明确划分文件材料的归档范围。具体如下: 1.规定遵循现代企业制度和企业所有制形式多样性的特点,依据公司法将企业股东大
3、会、董事、监事会等企业治理过程中形成的文件材料及公司设立、变更、改制等过程中形成的文件材料进行细分并纳入归档范围。 2.规定对企业资本经营业务产生的文件材料进行重新梳理,按照资本经营工作的内容设置条目,将资本经营分为融资和资产管理两部分并进一步细分。 3.规定为突出企业经营管理变化的趋势,强调对企业资本经营、证券业务等文件材料的归档,同时,为顺应我国政府逐渐加强规范企业内部控制工作力度的趋势,将项目审计、内部控制、风险控制、社会责任等过去在企业文件材料归档过程中被忽视的文件材料纳入归档范围。 (二)适应企业发展新形势,引入“管理类档案”概念 与企业档案工作规范相比,规定引入“管理类档案”概念,
4、重新定义为企业行政管理、生产管理、经营管理、党群工作四类档案,以便对企业业务活动和管理活动产生的文件材料进行明确划分。另外,党群工作类档案在过去仅作为政府机关、事业单位及国有企业档案(见国有企业文件材料归档办法)的专属类别而存在,非公有制企业在这方面一直处于空白。伴随着改革实践的不断深化,个体、私营等各种形式的非公有制经济已经成为社会主义市场经济的重要组成部分。鉴于此,规定将党群工作类档案纳入企业管理类档案范畴,要求公有制、非公有制企业均重视对各项管理类档案的归档工作。 (三)结合企业实际需求,革新保管期限设置方法 规定沿用企业档案工作规范参考附录中的企业档案保管期限设置方法,将企业档案保管期
5、限由永久、长期、短期改为永久、定期。其中,定期实行30年、10年的标时制。企业在经营业务及日常管理活动中形成的档案并非同等重要,相应地其所需保存的期限也不尽相同。体现在规定中就是它明确要求对企业档案的保管期限进行具体的时间标注。同时,与企业档案工作规范相比,规定强调企业设置保管期限时可在保证最低保管期限要求的情况下,根据自身业务及长久保存利用需要自主设置保管年限,不仅仅局限于30年和10年。如证券、股票业务作为金融投资企业的主营业务,在其业务活动中形成的文件材料对该企业具有重要的参考价值,企业可以适当上调对该类文件材料的保管期限,如从30年延长至40年、永久等,以充分发掘档案价值为企业长期发展
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