【工作总结】办公室主任年度总结报告[1].docx
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1、第 1 页 办公室主任年度总结报告1 特征码 rtvPPbpumziOlpEMsYeh 第一章 xx 年工作回顾 xx 年可以说是非常不平凡的一年,在这一年当中,中国人经历 了很多的事情,有雪灾、地震、有北京奥运会的成功举办、有 眼下正在肆虐的金融危机等等。作为一名普通的中国人, 我们的心伴随着所发生或正在发生的事情一起跃动;作为一个有 社会责任感的企业某某汽车集团,我们为国家经历的苦难, 默默献出我们的爱心,为祖国取得的辉煌成就,我们一起喝彩, 一起欢呼! 回顾 xx,我们感慨万千;回顾 xx,我们倍感骄傲和自豪! 我想,作为一名普通的员工,我们个人的能力非常有限,而回 馈社会最好、最朴素的
2、方式就是做好自己的本职工作。 我现在代表办公室就 xx 年办公室的工作情况向各位领导、各位 同仁做一个书面汇报,请各位领导批评、指正。 一:行政管理工作回顾 我们知道,行政管理的广度,涉及到一个企业的全部运作过程; 行政管理的深度,又涉及到许多局外人难以想象的细微末节;行 政管理的重要,是因为它是领导和各部门、众员工之间的桥梁; 行政管理的敏感,是因为它涉及到每个人的切身利益。 第 2 页 行政管理工作可以说是千头万绪、纷繁复杂。行政人员每天都 面临着大量的、琐碎的、不起眼的事务。 概括起来说,行政管理在企业中主要有管理、协调、服务三大 功能;其中管理是主干,协调是核心,服务是根本。究而言之,
3、 行政管理的实质就是服务,我们正是按照这一理念推进 xx 年办 公室的各项工作的。 1:办公室人员结构现状 办公室目前有 13 人,其中主任 1 人、文员 1 人、网管员 1 人、 司机 1 人、保洁员 2 人、保安员 3 人、炊事员 3 人、水电工 1 人。 从办公室人员的结构来看,目前的人员编制相对合理,基本能 够担当起办公室的所有工作职能,而且能正常运转。 从办公室员工的文化层次来看,办公室大专(含)文化程度仅有 3 人,占 23%,初高中(含)以下文化程度有 10 人,占 77%,其 中还有 4 人是半文盲。 从年龄结构来看,办公室 40 岁以下有 2 人,占 15.3%,40 岁以
4、上有 11 人,占 84.7%。 通过以上人员文化层次、年龄结构来看,我们可以看出,办公 室人员结构呈现出文化程度扁低、素质不高、年龄老化现象。 要带领好这样的一支团队,而且要保证各项工作的正常运转, 绝非一件容易的事情。这就需要我们把握好员工的心理需求, 真正了解员工所思、所想,真诚坦率,良好沟通,和他们交朋 第 3 页 友。 我想,要真正扮演好办公室主任这样一个角色,这就需要办公 室主任首先要具备“敏于行而慎于言”的素质。 “敏于行”即要 手勤、腿勤、事事勤快,思维敏捷、考虑周全;“慎于言”即要 以高度的责任感管好自己的言语,做好保密工作,尽量做到该 讲的话要讲,不该讲的话不讲,切忌夸夸其
5、谈,言过其实。其 次,要具备先做人,后做事的素质。要想成为一名称职的办公 室主任,必须具备“做人”的优秀品质。在做好人的基础上再 去认真的做事。 由于办公室主任工作接触面较广,对外代表着单位的形象,因 此,妥善的处理一些事务显得非常重要。 “做人”反映了一个人 的品质,在工作和生活的方方面面,不仅要吃苦耐劳、爱岗敬 业、待人和蔼、与人为善,还要在细节上、小事上注意自身的 言行。 2:办公室的日常工作管理 办公室的日常办公事务管理包括日常事务的计划安排、组织实 施、信息沟通、协调控制、检查总结和奖励惩罚等方面的管理 工作。具体表现在:行政事务管理、后勤事务管理、费用管理、 制度建设、企业文化建设
6、五大方面。 1)行政事务管理 a:印鉴管理 办公室充分认识到印章管理的重要性和严肃性,按照集团办公 第 4 页 室的要求,加强了印鉴管理。每位印章的管理者都学习了集 团印章管理制度 ,签定了印章责任书 。每枚印章都有专人 管理,专人负责。印章管理人员用印前,要求认真审核,明确 了解用印的内容和目的,确认符合用印手续后,在用印本上逐 项登记,经领导审批签字,方可用印。在 xx 年没有发生因为用 印不当引发的责任事故。 b:资产管理 在 xx 年办公室会同财务部一道先后两次对公司的固定资产进行 了盘店。通过盘店,建立起了固定资产台帐 、 低值易耗品 台帐 ,真正了解了自己的家底到底有多少。对新购置
7、的固定资 产,及时办理入库、出库手续,并明确了资产的维护责任人。 在目前,公司的固定资产做到了领用到人,责任到人。 c:档案管理 档案是公司内部机构在工作活动中形成的各种有保存价值并归 档集中保存起来的文件材料。它包括收(发)文件、会议文件、 内部文件、会议纪要、以及员工个人资料等等。 办公室对公司的所有档案进行了分类整理,并建立起档案目录, 且由专人负责管理。随着档案数量增多,有 第 5 页 有些档案失去保存价值,也会对档案按相关规定和流程及时进 行处理。 d:公文管理 对于集团下发的各类文件、通知、精神、制度等等各类公文, 办公室均能做到一文一案,及时传递。每个文件都建立起纸制 档案和电子
8、版本档案,归档存放,并由专人负责保管。收文能 做到先签阅,后督办完成。发文能做到按权限签批后按流程传 递。 我们在公文管理中严格把握以下几点: 1:各部门要有专人负责文书处理工作。 2:加强对相关人员的保密纪律教育。 3:文书传递过程中必须办理登记、签收、注销等手续,及时归 档,以防流失。 4:简化审批程序,减少传递环节,缩短文件流程。 e:车辆管理 在车辆管理上,按照集团公司的要求,做到了出车有出车记录, 加油有加油记录。车辆费用台帐在 xx 年也建立起来。车辆的保 养和维护工作也比较及时,车辆的调度使用基本正常。 根据集团公司 xx 年 7 月下发的,我们严格审核了准驾人员资格,并 张贴在
9、保安岗亭,严格按规定执行,并在 xx 年 11 月再次组织准 驾人员,学习相关制度,让安全警钟长鸣! f:会议管理 第 6 页 会议管理是行政管理的一个重要方面,为了保证各类会议的顺 利进行,办公室积极按照“会前准备、会中事务处理、会后工 作管理”三个步骤进行。 总经理办公会议在每周一下午准时召开(特殊情况另行通知), 每次会议都有会议纪要,对领导交代的各类事项,办公室一一 记录下来,并督办完成。 各部门也会根据自己的实际情况,开展专题会议,讨论当前工 作中存在的问题,大家一起协商应对问题的策略及解决办法。 会议制度的落实执行,不但解决了工作中的实际困难,增加了 透明度,而且提高了工作效率,大
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