公司文件管理办法.doc
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1、-范文最新推荐- 公司文件管理办法 为了控制公司文件发放的适当范围、作废文件的及时回收,确保各部门、车间所使用的公司文件的有效性,特制定本规定。1、文件的发放:(1)财务部、生产部、营销部办公室以本部门名义形成且在本部门管辖范围内发放的文件,各自安排发放和回收。需要在公司各横向关联部门之间发放实施的文件,由办公室安排专人统一发放和回收。(2)各部门需办公室安排发放文件时,必须将文件打印并复印好,由部经理书面写明发放范围、发放时间并签名后送综合管理部,由办公室主任安排文件发放人予以发放。(3)任何文件,发放人须建立“文件发放回收登记表”。发放到各部门的所有文件,由部门负责人签字接收。如部门负责人
2、不在,由部门在场人员签名代收。代收人必须负责及时将文件转给部门负责人。需个人接收的文件由部门内部建立“文件发放回收登记表”,并由个人亲自签字接收。(4)需发放到正科长以下管理、辅助人员和职工的文件(包括学习材料等),发放人只需发放到相关正科长级管理人员,再由正科长级管理人员安排发放到相关个人。2、文件的更改:(1)任何原因造成文件的个别字句需要更改,且更改后不影响整个文件版面的整洁美观,由原编制形成的部门负责人书面写明更改位置和如何更改(数据性或原则性的须报直属部经理签字认可),连同编制形成部门负责人的私章送原发放人,由原发放人根据原发放范围及存档予以更改。(2)文件发放人根据更改字数多少和繁
3、简情况,可到现场为原件人更改,也可以收回后予以更改,再返还给原收件人。但在更改时必须用双线划掉原字句,在划掉的字句对应上方行距空间写上新字句,并在更改处盖上原编制形成部门负责人的私章。3、文件的换页:(1)任何原因造成文件单页大面积修改,需换页的,由原编制形成将需修改页面进行修改并打印、复印好,由其部门负责人书面写明换页情况(属数据性、原则性修改须部经理签字认可)送原文件发放人,由原文件发放人根据原发放范围予以换页。(2)所有需换页的文件,由文件发放人统一换页并注明执行时间,将原页销毁。4、文件的回收、作废:(1)因公司制度汇总、部门调整、规划变化等原因,造成原文件内容与新文件内容重复、冲突而
4、失效的,由汇总部门或新文件编制形成部门负责人,安排原发放人予以回收。(2)文件发放人在回收文件时,必须持“文件发放回收登记表”由原接收人在登记表相关栏内签名后回交。(3)每年12月下旬,由办公室通知各部门,对本年度平时未统一回收的文件、报表等无效材料清理回收一次。(4)所有回收的文件均于回收当日送办公室,由办公室主任统一安排销毁。5、其它规定:(1)任何部门以公司名义形成的文件讨论稿或正式稿,必须发放到董事长兼总经理、财务部经理、生产部经理、营销部经理、公司各职能部门负责人及其他相关联人员,以便了解公司政策方向,根据公司各方面情况系统地进行修改,确保接口部门的相互配合。(2)无论部门或公司发放
5、的文件在发放前都必须在档案室存档备案。(3)任何文件相关部门负责人接收后必须领学或传达应执行的员工,认为有必要复印下发到相关员工时,须向原发放部门提出申请,由原发放部门复印按发放程序予以发放。不得私自复印下发,避免文件使用范围失控,造成有效和无效版本的混淆。(4)所有换页或作废文件属存档的或相关部门需留存备查证明的,发放人只需盖上作废章即可,不予收回,但档案管理员必须在“作废文件”档案栏目登记注明,妥善保管,以便备查。(5)发放文件属讨论稿的,讨论人组织讨论结束后须按时交文件编制形成部门。(6)文件发放人必须将已使用的“文件发放回收登记表”按季度装订成册,妥善保管,以便备查或回收时使用。保存期
6、限为三年。6、任何人未经总经理批准,不得将公司文件私自提供给公司以外人员。则除承担50元罚款外,对由此造成的一切后果负责。7、本规定各条款如有违犯,对责任人每次罚款50元,由其直接领导开通用罚款单收缴。 第一条根据企业法、中华人民共和国公司法、深圳市国网物流信息有限公司章程,结合公司实际,为进一步明确董事会、董事、股东、联盟单位和合作伙伴的权力、义务和利益关系,使公司朝着持续、稳定、健康的方向发展,特制定本管理制度。第二条总经理按照管理制度对公司进行管理。股东、公司员工、联盟伙伴必须遵守国家法律法规和本公司的基本管理制度。第二章公司管理机构的设置第三条公司常设管理机构是董事会和经营管理部门。公
7、司董事会每年定期按时召开,上、下半年各召开一次会议,研究制定由公司管理机构提出的年度工作计划、总结。监督和审查工作进度,解决公司重大发展问题。董事因故不能参加董事会时,应说明情况,履行请假手续。第四条公司董事应带头遵守公司章程,执行董事会决议,如有失职和违法违纪行为,按国家和公司有关规定处理。第五条由董事会确定的公司总经理及副总经理应严格履行股东大会和董事会赋予的神圣职责,如工作失职或违法违纪,由董事会按有关规定处理。第三章公司经营管理机构第六条公司设立经营管理机构,经营管理机构设总经理一人,公司实行总经理负责制,总经理由董事长提名,董事会通过,由董事会聘任(或解聘),任期三年。公司根据情况设
8、立办公室、财务部、技术部、市场部、增值业务部、公共关系部等。总经理对董事会负责,行使下列职权:1、主持公司的日常经营管理工作,组织实施股东大会或者董事会决议;2、组织实施公司年度经营计划和投资方案;3、拟定公司内部管理机构设置方案;4、拟定公司的基本管理制度;5、提请聘任或者解聘公司副总经理;聘任或者解聘除应由董事长提名,董事会通过聘任或者解聘以外的负责管理人员;6、公司章程和股东大会授予的其他职权。第四章公司工作人员工作守则第七条工作人员要牢固树立为股东和联盟伙伴服务的观念,全心全意为股东、加盟伙伴服务,不给股东和联盟伙伴增麻烦、添负担。第八条公司工作人员到股东、联盟伙伴处不准搞吃、拿、卡、
9、要,如有违犯,股东、联盟伙伴有权拒绝并可举报到公司,对违纪工作人员,公司将给予纪律处分。第九条公司工作人员要努力学习,提高自己的工作水平和工作能力,严格按公司章程、制度办事。讲究工作方法,保守公司秘密,不该讲的话不讲,不该做的事不做,维护全体股东及联盟伙伴利益,提高工作效率,为公司节约开支。第十条公司工作人员因公到股东或联盟伙伴处,费用由公司支付,如应股东或联盟伙伴邀请前往,则费用由邀请者负责。第十一条工作人员因公需应酬,要报告总经理批准。否则,不予报销。第五章公司开支管理第十二条公司管理人员应本着开源节流、量入为出的原则,为公司及股东着想,努力增加收入,降低费用,节约开支。1、公司董事开会,
10、每人每天费用150元,其中餐费50元/人天,住宿100元/人天,来往乘火车,乘坐比火车标准高的交通工具,需经董事长批准。2、公司因公邀请股东来公司研究工作的,由公司负责其食宿与交通费用,食宿标准与董事开会相同。3、股东本人要求来公司办事的,其本人及随行人员费用自理。4、公司来客户要严格控制招待费用,超出公司规定的,谁支出谁个人负责,公司不予报销。5、公司工作人员出差,实行费用包干,超出部分自负。第六章公司网站后台管理权限第十三条各地、市、县代理网站后台的开启,由市场部提请书面报告,经总经理批准后,方可开启。第十四条股东和联盟单位管理后台的关闭,必须由市场部作市场报告并提前15天通知当事人,由董
11、事会研究决定,董事长签字批准后,交由市场部执行。第七章公司保密工作第十五条公司全体工作人员、股东及联盟伙伴应保守公司机密,如故意向竞争对手提供本公司机密,一经发现,按相关规定处理,情节严重的交由司法机关处理。第十六条公司不能越级以各种借口通过一点通客户端界面上发布,宣传公司的各项业务、公告宣传工作。第八章监事会工作第十七条公司监事要切实履行职责,向股东负责,及时向股东报告公司情况。监事因故不能履行职责时,应提前委托他人行使职责。第九章股东、联盟伙伴行为准则第十八条股东、联盟伙伴要严格遵守公司章程,履行有关义务,对违反公司章程的股东,公司有义务通知其限期改正。第十九条对违反公司章程与其它网站合作
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