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1、-范文最新推荐- 准备会议通知须知 会议通知按形式分,有口头通知和书面通知;按通知的行为方式分,有面对面通知、电话通知、电脑通知、电报通知、墙报通知、报纸通知、广播通知、电视通知等。 书面通知按传递方式分,有内部传递通知、邮寄传递通知和报纸、广播、电视通知;按作用又可分为预告通知和正式通知。会议邀请函、请柬也是会议通知的书面形式。 书面通知 以寄、发书面文字的形式所进行的会议通知。会议书面通知除具有正规庄重的特点外,也具有备忘和作为会议入场或报到凭证的作用。发会议通知要尽量早些,以便使
2、与会人员接到通知后,有充足的时间准备和赶到会场,也便于会务人员安排回程的车、船、机票。有的会议对发通知有规定的时间,如人大常委会议的通知要在报到前1周至2周发出。当然,一般的会议没有必要过早发通知,以免情况发生变化而变更会期。做好发通知这项工作,需要在平时打好基础,不能忽视一些细小、琐碎的事情。例如领导人、委员、代表们的通讯地址、工作单位、住址等难免发生变化,要注意及时修正。机关单位内部所发的书面通知,要求当事人签名,当事人不在,请别人代转通知,也要求代转通知人签名,事后通知人要追踪落实。 电报通知 写电报时要求在明了的基础上做到简洁,但不该压缩的文字不能压
3、缩,容易产生歧义的词句不能压缩,各项内容都要写得明确具体,不能让对方猜测。在不能确认被通知单位或个人是否参会时,应要求对方接到通知后回电。 传真和电脑通知:务必弄清对方是否收到、收全通知,收到的通知是否清晰。如果只是个别地方不清晰,可以通过电话方式告诉对方。如果整页模糊不清,就要重新发送一次。如果仍然模糊不清,就要考虑采取电话方式了,让对方做好电话通知的记录。 墙报通知 墙报通知要求写清何事、何时、何地、何人这几个要素。如果参会对象无法预计(比如一些自由参会的演讲会、报告会),要安排大一点的会场才行,以免到会人
4、数太多,会场容纳不下,造成不好的效果。 关于秘书素养的几点思考引言做好办公室工作要强化三种意识:1、角色意识 办公室是个综合部门,联系上下,沟通左右,同时还是个门面、窗口。办公室工作的好坏,直接关系到领导工作,关系到整个机关的工作。“办公室工作无小事”。作为办公室的一员,不管身处何岗位,都要有很强的“角色意识”。2、服务意识 办公室工作就是服务:为领导服务、为机关服务、为基层服务。从事办公室工作,就得甘于平凡、甘于繁琐,搞好服务。办公室工作“日计有余,岁计不足”,因此必须有一点奉献精神,要会唱孙悦的祝你平安。3、勤奋意识 曾国藩云:勤则有材而见用,逸则无劳而
5、见弃。做好办公室工作必须始终做到四“勤”:勤动脑、勤动手、勤动脚、勤学习。勤动脑:多观察,多思考。对工作中的事情反应敏捷,要有悟性,善于“感悟”。勤动手:多收集第一手资料,多写。勤能补拙。勤动脚:多跑腿,多搞调查研究。只有“眼观六路,耳听八方”,方能耳聪目明。不深入基层,不搞调查研究,动口则所云不详,动笔则言之无物,言之无味,空洞寡淡。勤学习:办公室工作人员应有较好的知识素养,“腹有诗书气自华”,“图书馆就是美容院”。加强学习,有一双慧眼,方能清醒做人,成功办事。为了事业的成功,为了理想的实现,我们要“所虑时光疾,常怀紧迫情”,少些应酬,少些闲聊,少些酒杯牌场,少些无所事事,把自己融入知识的海
6、洋,吸取智慧的琼浆玉液。 一、秘书人员的素养秘书是一种特定的社会角色,全美秘书协会章程对秘书人员的要求是:要象心理学家一样善于洞察别人的心灵;要象文学家一样善于驾驶文字;要象外交家一样有潇洒的风度;要有灵活运用各种办公自动化机器的能力社会对秘书人员有一种期望:能干、善于处事、谦虚友好等。作为秘书人员,对自己应有较高期望。社会心理学认为,对自己期望高的人,相应地在某一领域取得成功的可能性也越大。皮克马利翁效应。大致说来,秘书人员应当接受才干、智能、心理、道德4种训练。换言之,一个合格的秘书人员应当具备必要的才干素养、智能素养、心理素养和职业道德。(一)才干素养做工作要尽可能做得出色,这
7、就需要才干。秘书工作所需要的才干包括哪些?1、精明的办事能力 秘书的基本职能就是办事,办事能力是秘书工作的重要能力。办事能力涉及完成任务的情况和临机处事的本领。要具有一定的办事能力,必须以知识面广、头脑清楚、思维敏捷、手脚勤快、经验丰富为基础。 办事能力主要体现在:1)理解和领会能力:就是要听得快,听得清,记得牢。为此,要有集中的注意力,灵敏的反应力,深刻的理解力,牢固的记忆力,机智的组合力和精湛的品评力。2)条理和驾驭能力:善于把繁杂的机关事务处理得井井有条。3)口头表达能力:这是对秘书职业的特殊要求。会说话,这是一门学
8、问,而且是事关办事成败的基础。什么是会说话呢?起码要做到:口齿清楚,达意准确,有点说话的艺术。前两条是最基本的,第三条是进一步的要求,它包括了感染力、说服力、风度、礼貌等等。类语言学认为人的口语由两部分构成:声音要素和功能性发声。声音要素包括音调、音量、音速和音质,功能性发声含哭、笑、哼、哈、叹息、其他表情等。 各级国家行政机关的行文关系,应根据各自隶属关系和职权范围确定。一、省人民政府对市、县人民政府和省人民政府各部门直接行文。二、各市人民政府和省人民政府各部门向省人民政府报告和请示工作。三、各县(市)、自治县、市辖区人民政府向市人民政府报告和请示工作。四、政府各部门在自己的职权范围内可以互
9、相行文,可以同上一级政府有关部门或下一级政府有关部门互相行文;也可以根据本级政府授权和有关规定,对下一级政府行文。第十二条各级国家行政机关一般不要越级请示。因紧急、特殊情况必须越级行文时,应抄报所越过的机关。第十三条 同级政府可以联合行文,各级政府可以和上一级政府有关部门联合行文,政府各部门可以联合行文。第十四条部门之间需要行文协商解决的问题,应直接行文,不应报政府转办。同级政府之间可以协商解决的问题,不应报请上级政府转办。第十五条 向上请示或报告涉及到其他部门或地方职权范围的,主办机关要与有关部门或地方协商一致;经协商仍不一致的,应如实上报上一级政府裁决。未经协商一致或未经上级机关裁决的,不得各自向下行文。第十六条 向下级机关的重要行文,应抄报直接上级机关。第十七条请示的公文,应一文一事,主送一个机关,不要同时抄送下级机关。除上一级领导直接交代的外,请示不要直接送领导者个人。第十八条 上级机关向受双重领导的下级机关行文时,应同时抄送另一上级机关。受双重领导的机关向上请示报告,应根据内容写明主报机关和抄报机关,由主报机关负责答复。第十九条 发文应当根据需要确定主、抄送机关,不得滥发滥抄。第二十条 经过批准在报刊发表注明不另行文的公文,应视为正式公文依照执行,并予以立卷归档。除法规、规章外,一般不再印发。 7 / 7
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