提高中职学校档案管理效率与质量的若干思考.doc
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1、提高中职学校档案管理效率与质量的若干思考 摘要:在中职学校档案工作中,学生档案管理工作是一个重要的分支。学生的档案也是学校对学生档案基本信息了解的主要途径,在中职学校档案管理效率方面也就提出了更高的要求,本文正是根据档案管理的效率与质量如何提高等方面展开的思考。 中职学校的学生档案管理,是对学生在入学到毕业期满结业之间的生活、学习和社会实践等信息的记录,也是中职学校在今后就业与发展时重要的考核依据之一,更是每一个学生最终走向社会重要的人生履历之一。就目前就业方面的竞争压力,中职学校的学生的档案是毕业生从业的一项重要凭证,也起着非常重要的作用。目前中职学校的档案管理工作还有着很多弊端,对于这些弊
2、端的出现,加强管理与改革是重要的解决方式,对学生档案管理有着重要的意义。本文正是从档案管理的效率与质量方面展开的研究,为问题的出现与解决提出了相关的解决办法。 一、存在的问题 中职学校的学生档案管理在目前的形势下,有着很多的问题。长期以来,由于很多的原因,使得中职学校的学生档案没有得到足够的重视,使得在资料的完整度与质量方面出现了严重的缺陷,从而使得对中职学校学生的反映也不能更加全面,甚至会出现档案丢失的现象。主要问题如下。 (一)管理体制不完善。学生档案作为学校档案管理工作中的重要的分支,往往不能得到中职学校管理者的总是,相比而言对教学和其他管理的档案较为重视,对于学生档案的管理工作还没有落
3、实到位,也没有将其列到议事的日程中去,同样没有给相关的环节配备专职人员,没有必要的监督与指导人员,使得档案管理工作在档案管理部门失去了该有的效果,缺少一个完善的管理制度,加上对档案管理工作的不重视,使得档案管理工作的效率受到了严重的制约与限制。 (二)不规范的收集与整理。中职学校的档案管理工作在通常情况下,是由档案管理部门统一管理的,同时将学生档案交由各学院系完成。有相关的部门配备相关的技术人员与监督人员进行整理与处理。但是由于在这个环节上没有得到学校的重视,也就出现了不规范的收集与整理,缺乏相关的技术指导,规格不够统一,信息的不完整等严重的影响了学校档案的质量。 (三)查阅环节不完备。在档案
4、收集完成之后,需要对其进行相关整理,但是在整理与服务的环节上不能得到有效的配合,使得学生档案在本质上成为一堆废纸,在查阅的时候不能有效的及时提供服务,使得老师管理人员对档案的了解程度大大降低,从而严重的影响了学校正常工作的顺利进行。 (四)档案传递管理不完善。就现在的形势来看,很多的中职学校对学生的档案管理,主要是在毕业的时候将档案移交给人才交流中心保管,成人档案依旧由学校管理,但是这两种方案本身都存在弊病,不能更好的实现档案管理的目的。 二、解决办法 (一)加强工作职责。中职学校的档案管理工作在具体的操作过程中,需要做到组织机构、人员、库房、等方面的工作的落实。通过相关的实践证明,要想将中职
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