WORD“邮件合并”功能在制作学生体质报告单中的应用.doc
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1、WORD“邮件合并”功能在制作学生体质报告单中的应用 传统用手填写学生的体质报告单方法,大大增加了体育教师的工作量。同时每年上报国家学生体质健康标准数据库,教师输入到Exgel模板的数据也不能被充分利用,浪费了教师的劳动。本文以实践为依据,通过利用word“邮件合并”功能,利用国家数据库上报软件导出的Excel成绩数据作为数据源,制作学生体质报告单,能起到事半功倍的效果,可以大大减少教师的工作量。 本人利用从国家数据库软件评分后导出的Excel成绩文档作为数据源,通过word“邮件合并”功能电脑制作报告单,可以起到事半功倍的效果。现将具体的操作过程,通过图文的形式,呈现给大家,以期能对广大同仁
2、有所帮助。 一、“邮件合并”的概念 “邮件合并”将一个列表中各种信息和一个主文档(格式化信函)合并创建大量的邮件。就是在主文档的固定内容中,合并与发送信息相关的一组通信资料(数据源如Excel表、Access数据表等),从而批量生成需要的邮件文档,因此大大提高工作的效率。目前的Word版本有了“邮件合并向导”窗格,使得“邮件合并”更容易操作。本文通过报告单的实际操作步骤,介绍了“邮件合并”功能在报告单中的具体操作方法,大家可以依照本文制作自己的报告单。 二、“邮件合并”的具体过程 1.创建主文档 主文档是固定不变的主体内容。本文中是指报告单中的姓名、班级、学号、成绩、运动处方等给每个学生必填的
3、主体内容。由于各年级男、女生的各项目等级标准不同,因此利用“邮件合并”功能时,各年级男、女生的等级成绩范围,要根据自己所教授的相应年级的学生,分性别分进行制作“主文档”,图1为高二年级男生的体质报告单主文档。 在制作“主文档”时,还要考虑好给学生的报告单,是每人一张打印纸,还是每人半张大小的打印纸。如果是打算给每个学生一张打印纸大小的报告单,这里就可以忽略了,但这样比较浪费纸张。现今社会以环保为前提,是个节约型社会,为了节省纸张,可以制作成两个人一张打印纸张,然后从中间裁开分给每个学生半张打印纸大小的报告单。这里,在设置表格时一定要保证报告单表格占到一半页面的范围,占不到可用“分段符”来补足,
4、这会为后面的操作节省时间。 2.准备数据源 数据源是含有标题行的数据记录表,其中包含着相关的字段和记录内容,数据源可以是表格的形式,也可以是Word、Excel、Access中的记录表。本文中的数据源是从国家数据库上报软件中导出的评分后的Excel电子表格中的各项成绩数据(可以保存为“导出成绩“)。其中包含“班级”“学号”“姓名”等34个字段的数据信息。 依据报告单模板的需要,在此只保留“班级”“学号”“姓名”“耐力项目成绩”“耐力项目等级”“柔韧力量类项目成绩”“柔韧力量类项目等级”“速度灵巧类项目成绩”“速度灵巧类项目等级”“测试总分”“总分等级”11个字段即可。由于本表格中没有“运动处方
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- WORD 邮件 合并 功能 制作 学生 体质 报告 中的 应用
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