英语商务信函特点分析.doc
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1、英语商务信函特点分析 基金项目工程英语应用研究(项目编号HX2018018),委托单位为中国中铁孟加拉项目部。 唐恒(1983-),女,重庆人,四川师范大学硕士研究生,讲师,研究方向应用语言学。 英语商务信函作为不同国家或公司间商务合作最主要的沟通方式之一,在商务交流中起着至关重要的作用。通过对商务信函定义和重要性的分析,从词汇特点、句式特点和文体特点三方面探析英语商务信函的特点,以便贸易双方能更加规范的使用商务信函用语。 1概述 英语商务信函是企业用于业务联系、交易商洽的信函,适用于不相隶属机关之间商洽工作,询问和答复问题,请求批准和答复审批事项。商务信函和私人信函的区别非常明显。私人信函是
2、个人使用,内容是私人事务,而商务信函是贸易双方为达成共同利益进行交易磋商的联系手段。随着商务信函在国际贸易中的广泛应用,一份严谨得体的商务信函在业务磋商中显得尤为重要。然而商务信函不同于普通的交流信函,其特点鲜明,语言的选择性很强,语篇的连贯性和逻辑性也很强。因此,研究商务信函的特点对交易磋商时语言使用的规范性与严谨性很有必要。了解商务信函的写作特点后,其准确规范的表达方式更有助于合作的达成,给对方留下好的印象,节省工作时间。另一方面,商务信函直接体现了一个公司的形象,企业对商务信函的熟练掌握也有助于与客户建立起长期的合作关系。一般看来,商务信函都具有一套完整统一的格式模板,并且每一部分在商务
3、信函的组成中是不可或缺的。其固定的元素包括信头(Headline),日期(Date),封内地址(Inside address),称呼(Salutation of greeting),信的正文(Body of the letter),结束礼词(Complementary close)和签名(Signature)。 2英语商务信函的词汇特点 一般商务信函的内容都比较简短,因此对商函的用词都比较严格,大多使用正式书面词汇代替普通词汇,商函词汇概括起来具有简洁、规范、准确、严谨的特点,在写作时应避免出现歧义,造成误解。 2.1英语商务信函用词简洁、规范 商务信函是交际语体,力求用词简洁朴素、言简意赅。
4、为避免篇幅冗长,常使用短词与常用词,让读者阅读起来既省时又省力,且符合商函明确直接的特点。一方面,在信函的写作过程中多使用短词、常用词,商务信函是一种正式的公函语体,在严肃的商场上,没有商家愿意把时间浪费在阅读陈词难懂的信函上,因此商务信函可谓字字千金,使用简短、规范的常用词更能体现商函正式、公事公办的特点。如短词尽量用about代替approximately,用now代替currently,用end代替terminate。而常用词尽量用inform代替tell,用sufficient代替enough,更能体现商函的正式性;另一方面,在信函主体内容中多使用单词替代短语,如果能用单词表达清楚地意
5、思就尽量不会用短语,不仅方便对方阅读,也能避免信函冗长繁杂。表达开门见山,切忌拖泥带水、过分修饰。如Above mentioned policy就应改为This policy.用now代替at the present time,用soon代替in the near future. 2.2英语商务信函用词准确、严谨 商务信函中涉及到很多单据、协议、合同,为了准确表达每一部分条款的内容,就会使用大量的专业术语以及缩略词、数字。因为它们的含义都非常稳定,利于精确地表达一个概念,因此专业性非常突出。主要体现为在信函中使用大量的专业术语、行话。专业术语具有国际通用性,其意义单一、精确、无歧义,且不带有感
6、情色彩,不需要根据上下文理解。常见于商务公函、合同文本、商业单证中,特别是在关于价格询问、支付方式及涉及保险等信函中。在经过长期的使用实践和积累后,这些术语成为贸易双方准确表达、有效沟通的桥梁。因此,应尽量避免其他技术性、文学性词汇出现。如应用shorten代替abbreviate,用increase代替augment,用begin代替initiate。又如,cover在日常生活中是“覆盖”的意思,但在商务信函中应理解为“投保”,quote平常是“引用”的含义,在商务信函中应理解为”报价”。可见商务信函的词汇具有明显的专业性与特殊性。此外,信函中多使用缩略词、数词。在国际贸易商函中,很多商贸术
7、语都是以缩略词的形式出现,因为在长期的合作中,人们对这些术语都行成了一种共识。如通过国际商业界确认的FOB代表离岸价,TT表示电汇等,缩略词的使用不仅表达清晰,也使句子更加简洁。而数词在商务信函中有着不可替代的作用,一是由于商务信函中价格、时间、金额等都与数字有关,二是数字的形式更加一目了然,因此数字的表达必须精确、具体,避免模棱两可。如100美元在一般信函中可表示为$100,而在商函中应写为$100.00,这些都体现了商务信函的严谨性。 2.3英语商务信函用词生动具体 英语商务信函用词积极,多使用肯定性词语,肯定性的词语带有积极的色彩,给人愉快的感觉,更能产生让人交流的欲望,有利于交易的完成
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