[计算机]office2003培训课件.doc
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1、 1 第第 1 讲讲 Word 概述概述 第一节第一节 Microsoft Office办公软件概述办公软件概述 一Office 办公软件的功能:办公软件的功能: Microsoft Office 是微软公司开发的办公自动化软件,使用 Office 办公软件,可以帮助我 们更好地完成日常办公和公司业务。Office 办公软件是电脑应用最多,最基础的一个软件。 因为小到做一个通知,大到编辑出版一本书,都可以用 Office 办公软件来处理。也是大家学 好后续课程的一个基础。 二二 简叙简叙 Offfice 发展史及组成:发展史及组成: Office 办公软件的发展经历了 Office 97 ,
2、Office 98, Office 2000, Office XP、2003、2007 等几代,这一软件组成从功能、操作、处理及界面风格等多方面均有了明显 的进步。我们今天要讲述的 Office 2003,功能强大,外观漂亮,而且使用方便。 三三Office 套装软件由套装软件由 7 个软件组成:个软件组成: 微软公司推出其划时代的办公应用软件产品Microsoft Office 2003 及其中文版,充分凝聚 和发挥了软件技术和互联网技术的各自优势,能最有效地激发广大用户的创造力和生产力。 Microsoft Office 2003 中包含了以下应用程序: Microsoft Word 20
3、03(文字处理应用软件) 、 Microsoft Excel 2003(电子表格应用软件) 、 Microsoft Outlook 2003(邮件及信息管理软件) 、 Microsoft PowerPoint 2003(幻灯片演示软件)、 Microsoft Access 2003(数据库应用软件) 、 Microsoft FrontPage 2002(网站管理应用软件) 、 Microsoft Share point Team Services(群组作业网站) 。 WORD 2003 是办公套装软件 OFFICE 2003 组件,专门用于文字编辑、排版的软件,是目前 WINDOWS 环境下最
4、受欢迎的文字处理软件之一,功能强大,操作简单。生成的文件扩展名 为*.doc。 第二节第二节 Word概述概述 一一启动启动 Word 及界面认识及界面认识 (1)启动启动 Word 快捷方式:双击桌面上的 word 快捷方式图标 (注意,如果桌面上没有,可以从“程 序中”用右键创建快捷方式。) 常规方法:就是在 Windows 下运行一个应用程序的操作。从“开始菜单“启动 (2)界面认识界面认识 当 Word 启动后,首先看到的是 Word 的标题屏幕,然后出现 Word 窗口并自动创建一个 名为“文档 1”的新文档。Word 窗口由标题栏、菜单栏、工具栏、工作区和状态栏等部分组 成。 1)
5、标题栏:标题栏: 窗口最上端的一栏是标题栏,标题栏左边显示的是正在处理的文件的文件名。 2)菜单栏:菜单栏: 标题栏的下面是菜单栏,菜单栏中有“文件” “编辑”等 9 个菜单项,对应每个菜单项包 含有若干个命令组成的下拉菜单,这些下拉菜单包含了 Word 的各种功能。例如:“文件” 2 下拉菜单中包含了有关文件操作的各种命令。单击菜单栏中的菜单项可以拉出相应菜单项的 下拉菜单。 关于菜单命令的约定:关于菜单命令的约定: a.灰色字符的菜单命令:正常的菜单命令是用黑色字符显示,表示此命令当前有效,可以 选用。用灰色字符显示的菜单命令表示当前情形下此命令无效,不能选用。例如:编辑菜单 中“剪贴,复
6、制” b.带省略号()的菜单命令:表示选定该命令后,将打开一个相应的对话框,以便进 一步输入某种信息或改变设置参数。例如:“文件”“打开”或 “插入”菜单. c.名字前带有“”记号的菜单命令:该符号是一个选择标记,当菜单命令前有此符号时, 表示该命令生效。通过再次选择该命令项可以删除此选择标记,它不再起作用。例如:“视 图”“工具栏” , “标尺” 。 d.名字前带有“”记号的菜单选项:这种选项表示该项已经选用。在同组的这些选项中, 只能有一个且必须有一个被选用,被选用的菜单项前面出现“”记号,如果选中其中一个, 则其他选项自动失效。 e.带符号“”的命令项:表示该命令项后还有下一级子菜单。
7、f.菜单的分组线:有时候,菜单命令之间用线条分开,形成若干菜单命令组。这种分组是 按照菜单的功能组合的。 3)工具栏工具栏: a.“常用”工具栏:集中了 23 个 Word 操作中常用的命令按钮,它包含了有关文件管理、 文本编辑、视图操作的一些常用命令。将鼠标指针指向某一图标并在图标上稍停片刻,就会 显示该图标功能的简明提示。 b.“格式”工具栏:以下拉列表框和形象化的图标方式列出了常用的排版命令,可对文字 的样式,字体,字号,对齐方式,颜色,段落编号等进行排版。 注注:除在窗口中默认出现的“常用”和“格式”工具栏外,还有“绘图” “图片”等工具栏, 可单击“视图”下拉菜单中的“工具栏”级联菜
8、单中的相应工具栏名来打开或关闭。 4)工作区:工作区:进行对文档的输入或编辑操作。 5)状态栏状态栏:位于 Word 的最下端,用来显示当前的一些状态,例如当前光标所在的页号,行号, 列号和位置。 状态栏右端的四个呈灰色的方框各表示一种工作方式,双击某个方框可以启动或关闭该 工作方式。当启动某工作方式时,该方框中的文字即成黑色。例如:双击“改写”方框,此 时“改写”两字呈“黑色” ,表示输入处于“改写”状态。再双击“改写”方框一次, “改写” 两字又呈灰色,表示目前处于“插入”状态。在“改写”状态下,则插入点右面的字符或文 本被新输入的文字或字符所替代。插入时,插入点右面的字符和文字随着新的文
9、字的输入逐 一向右移动。 6) “任务窗格任务窗格”面板:面板:将常用命令集中在里面,用户可以边使用命令边工作。 7)标尺:标尺:用来使用标尺改变文档的页边距,并设置单个段落的缩进和制表位 8)滚动条,上箭头,下箭头:滚动条,上箭头,下箭头:利用鼠标左键单击滚动条两端的箭头或者直接拖动滚动条中间 的方形滑块,可以查看不同部位的内容。 视图与视图切换按钮视图与视图切换按钮:所谓“视图”简单说就是查看文档的方式。同一个文档可以在不 同的视图下查看,虽然文档的显示方式不同,但是文档的内容是不变的。Word 提供了五种视 3 图方式:普通视图、Web 版式视图、页面视图、大纲视图、阅读版式。对文档的操
10、作要求不 同,可以采用不同的视图。视图之间的切换可以使用“视图”下拉菜单中的命令。 普通视图以通用格式显示文档,不显示页边距、页眉、页脚,可以方便编辑文档。 Web 版式显示文本,不显示分页符,只显示最小的边距,文本扩展到整个窗口, 可显示指定的背景颜色和图片,适用于阅读文档。 页面视图完全按照文档打印出来时的外观显示文本和图形,包括所有的页边距、 页眉、页脚,但在该视图下,WORD 可能比普通视图下运行稍慢,滚动也不很平滑。 大纲视图显示文档的组织结构,可以看到不同级别的详细内容。 阅读版式这是 2003 独有的一项,适合阅读时用。 打印预览显示一张(多张)打印页面的图像,并允许调整页面设置
11、。 显示比例不会影响文本存储或打印时的实际大小,只影响在窗口中查看文档时的 显示比例. 菜单“视图|显示比例” 工具栏 全屏显示菜单“视图|全屏显示”(退出:ESC 或按钮) 一一基本操作基本操作 (1)输入和修改文字输入和修改文字 在 Word 中最基本的就是输入文字。输入文字:输入法切换:Ctrl+Shift。 在第一行、第一列有一个闪烁的垂直条,称为插入点。 输入特殊符号:有时候需要输入一些键盘上没有的符号:如算术符号,版权号等。 “插入”菜单“符号” 、 % (2)简单的文档排版简单的文档排版 选定文字:选定文字: A用鼠标选定文本:首先将“I”形鼠标指针移到所要选顶文本区的开始处,然
12、后拖动 鼠标直到所选定文本区的最后一个文字并松开鼠标右键。这样鼠标拖过的区域被选定。 B选定一行:将“I”形鼠标指针移到这一行左端的选定区,当鼠标指针变成向右上方指 的箭头时,单击一下就可以选定一行文本了。 C选定一段:将“I”形鼠标指针移到这一段左端的选定区,当鼠标指针变成向右上方指 的箭头时,双击就可以选定一段文本了。 D选定整个文档:将“I”形鼠标指针移到的文档左侧的选定区,连续快速三击或快捷 键 Ctrl+A E选定连续区域:按 Shift。首先用鼠标指针单击选定区域的开始处,然后按住 Shift 键, 在配合滚动条将文本翻到选定区域的末尾,单击选定区域的末尾,则两次单击范围中所包括
13、的文本就被选定。 F选定不连续区域:按 Ctrl。 修饰文本:修饰文本: 格式工具栏:设置字体,字号,对齐方式,颜色,加粗,倾斜 删除文字,撤消操作(Ctrl+Z),取消撤消操作(Ctrl+Y)改变显示比例 (3)复制与移动操作复制与移动操作 4 在输入文本和编辑文档的时候,常常会重复输入一些前面已经输入过的文本,使用复制 操作可以减少键入错误提高效率。以及需要把文本从一个位置移动到另一个位置,叫移动。 复制:复制: 三种方法:选定要复制(移动)的内容 1通过“常用”工具栏上的“复制”和“粘贴”按钮来实现文本的复制。 具体步骤如下:首先,选定要复制的内容,单击复制按钮,将选定内容的副本临时保存
14、 到剪贴板上。将插入点移到文本要复制到新位置,单击“粘贴”按钮。此位置可以是在另一个 文档上 2快捷键:复制 Ctrl+C 粘贴 Ctrl+V 剪贴 Ctrl+X 3使用鼠标拖动复制文本:如果所要复制的文本块比较短小,而且复制的的目标位置 就在同一屏幕中,那么用鼠标拖动复制显得更为简捷。 直接拖动是移动,按住直接拖动是移动,按住 Ctrl 键拖动是复制(一般用于文档内部)键拖动是复制(一般用于文档内部) 。 (4)查找和替换)查找和替换(Ctrl+H) 在输入的文字比较多的时候,如果要查找某项内容,以便修改,可以利用 Word 的查找 功能。步骤如下:“编辑”菜单中,选择“查找”或“替换”命令
15、,在“查找内容”框输入想要查找的 文字,在“替换为”文本框中输入要替换的文字。 一一保存文档与新建文档及退出保存文档与新建文档及退出 word 当文档输入完毕后,此文档的内容还驻留在计算机的内存之中。为了永久保存所建立的 文档,在退出 Word 前应将它作为磁盘文件保存起来。保存文档的方法有如下几种: 1)保存文档)保存文档 当我们编辑完之后,要将文档保存在磁盘上,以便下次使用。 1.单击“文件”菜单“保存”命令,或工具栏上的“保存”按钮,或直接按快捷键“Ctrl +S” 当对新建的文档第一次进行“保存”操作时,此时的“保存”命令相当于“另存 为” 2.出现“另存为”对话框.依次设置保存位置,
16、文件名 “保存位置”列表框:选定所要保存文档的文件夹,在“文件名”列表框中键入具体的 文件名,然后单击“保存”按钮,执行保存操作。文档保存后,该文档窗口并没有关闭,用 户可以继续输入或编辑该文档。 2)新建文档)新建文档 当我们需要做一个新文件,我们就需要新建一个文档。 三种方法: 方法 1、 “常用”工具栏上的“新建”按钮; 方法 2、 “文件”“新建”命令; 方法 3、直 接按快捷键”Ctrl+N” 3)退出文档)退出文档 当我们编辑完成之后,需要退出 Word 文档。把资源还给操作系统。 退出 Word 四种方法:1.单击关闭按钮 2. “文件”菜单中“退出” 3.快捷键 Alt +F4
17、 4.双击标题栏木上的控制菜单图标 一一打开文档打开文档 当我们要查看、修改、编辑或打印已存在的 Word 文档时,首先应该打开它。 打开文档打开文档:“文件”菜单“打开”命令 工具栏上的“打开”按钮 快捷键:Ctrl+O 5 打开文档后,如果对文档进行了修改,则需要再保存一次。修改后的文档以原来的文件 名保存在原来的文件夹中。此时不再出现“另存为”对话框 值得提醒的是:输入或编辑一个大文档时,最好随时做保存文档的操作,以免计算机的 意外故障引起文档的丢失。 用另一文档名保存文档:单击“文件”“另存为”命令把一个文件以另一个不同 的文字保存在同一文件夹下,或同保存到不同的文件夹中去。例如:当前
18、正在编辑的文档名 为,如果既想保存原来的文档,又想把编辑修改后的文档另存一个名为的文档,那么就可以 使用“另存为”命令。 附加:Office XP 的打开方式:以只读或副本方式打开 一一 窗口的拆分技术窗口的拆分技术 视图拆分窗口 视图全部重排 第第 2 讲讲 文本基本编辑文本基本编辑 第一节第一节 文字格式设置文字格式设置 一设置字体、字形、字号和颜色 二给文本加下划线、着重号、边框和底纹 三改变字间距,文字效果 四格式的复制和清除 文档经过编辑、修改成为一篇正确、通顺的文章后,还需要进行排版,使之成为一篇图 文并茂,赏心悦目的文章。我们主要介绍文字格式的设置,段落的排版,页面设置等。 一设
19、置字体、字形、字号、颜色一设置字体、字形、字号、颜色 1Word 默认的字体的格式是:Word 默认字体格式:汉字为宋体,五号。 西文为: Times New Roman ,五号。文字格式主要指的是:字体,字行,字号。此外还可以给文字设 置颜色、边框、加下划、边框和底纹等。设置文字格式的方法有两种:一种是用“格式”工 具,另一种是“格式”下拉菜单中的“字体” 。使用格式工具栏:设置“字体” “字号” , “加 粗”快捷键 Ctrl+B ,“倾斜”快捷键“Ctrl+I”。字的颜色 使用“格式”“字体”同样可以设置 二给文本加下划线、着重号、边框和底纹二给文本加下划线、着重号、边框和底纹 使用格式
20、工具栏:下划线:线形,颜色。边框底纹:只能加黑色边框和灰色底纹。 使用“格式”“字体”:设置下划线和着重号,及效果;删除线,上标,下标,阴 影,空心等效果 使用“格式”“边框和底纹”:可以设置边框的线形,颜色,宽度及底纹的各种颜 色。 三改变字间距,文字效果三改变字间距,文字效果 使用“格式”“字体”:使用第二个和第三个选项卡,设置“字符间距” , “字的缩 放” , “字的位置” , “文字效果” 四格式的复制和清除四格式的复制和清除 对一部分文字设置的格式可以复制到另一部分的文字上,使其具有相同的格式。设置好 的格式,如果觉得不满意,那么也可以清除它。使用“常用”工具栏上的“格式刷”按钮。
21、 (1)格式的复制 1)选定已设置格式的文本 6 2)双击工具栏上的“格式刷”3)将鼠标指针移到要复制格式的文本开始处,拖动鼠标。 取消“格式刷”功能:只要在单击“格式刷”或按 ESC (2)格式的清除 1)选中要清除格式的文本 2)按组合键 Ctrl+Shft+Z 第二节第二节 段落的排版段落的排版 一篇文章是否简洁、醒目和美观,除了文字格式的合理设置外,段落的恰当编排也是很 重要的。 一段落的左右边界的设置一段落的左右边界的设置 首先选定要设置段落左右边界的段落。可以一次设置全部文档各个段落的左、右边界, 也可以单独设置一个或几个段落的左右边界。 方法 1、 “格式” “段落”:左缩进,右
22、缩进,首行缩进,悬挂缩进 方法 2、使用标尺上的按钮:有首行缩进,悬挂缩进,左缩进,右缩进。 二设置段落对齐方式二设置段落对齐方式 “格式”工具栏上的“对齐”按钮,可是设置段落对齐方式: 两端对齐(Ctrl+L) 居中(Ctrl+E) 右对齐(Ctrl+R) 分散对齐(Ctrl+Shift+D) 三行间距与段间距的设定三行间距与段间距的设定 通常我们用回车键插入空行的办法来增加段间距或行距。显然这是一种不得已的办法。 在 Word 中,可以用“格式”菜单中“段落”命令设置精确的段间距和行间距。 行间距:一般情况下,对段落内的行距,Word 会根据用户设置的字体大小自动调整行高 的。有时,键入的
23、文档不满一页,为了使页面显的饱满、美观,可以适当增加字间距和行距; 有时,键入的内容稍稍超过了一页,为了节省纸张。可以适当减少行距。 行间距的设置:“格式”“段落” ,单倍行距,1.5 倍行距,多倍行距等。 段间距:段和段的距离,一般要不行间距要大。一般标题的段前和段后都设为 18 磅,以 突出标题。 四四 给段落添加边框和底纹给段落添加边框和底纹 有时,对文章的某些重要段落或文字加上边框和底纹,使其更为突出和醒目。 I.(边框)选中“边框”选项卡。在“设置”中选择样式,在“线型” “颜色”“宽度”中选择线型, 颜色,宽度。 II.(底纹)选中“底纹”选项卡,在“填充”栏选择填充色,在“图案”
24、栏选择图案的样式和颜 色; 注意:在“应用于”中,可以设置效果应用于文字还是段落。 五设置项目符号和编号五设置项目符号和编号 编排文档的时候,在某些段落前加上编号或某种特殊符号,这样会使用文章层次分明、 容易阅读,可以提高文档的可读性,手工输入段落编号或项目符号不仅效率不高,而且在增 加,删除段落时还需要修改编号顺序,容易出错。 方法如下:. I.选定要设置项目符号和编号的段落 II. “格式”菜单“项目符号和编号”。 注意:项目符号,编号中的“自定义”,可以更改项目符号或编号的样式。 7 自动创建项目符号和编号:先输入一个(*)号,或 1,然后输入空格或回车。 六制表位的设定六制表位的设定
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