[计算机软件及应用]Excel 使用技巧集锦舒适排版.doc
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1、Excel 使用技巧集锦163 种技巧目录一、基本方法71.快速选中全部工作表 72.快速启动 EXCEL73.快速删除选定区域数据74.给单元格重新命名75.在 EXCEL 中选择整个单元格范围 76.快速移动/复制单元格 87.快速修改单元格式次序88.彻底清除单元格内容 89.选择单元格810.为工作表命名811.一次性打开多个工作簿912.快速切换工作簿913.选定超级链接文本(微软 OFFICE 技巧大赛获奖作品) 1014.快速查找1015.修改默认文件保存路径1016.指定打开的文件夹1017.在多个 EXCEL 工作簿间快速切换 1018.快速获取帮助1119.创建帮助文件的快
2、捷方式 1120.双击单元格某边移动选定单元格1121.双击单元格某边选取单元格区域1122.快速选定不连续单元格1123.根据条件选择单元格 1124.复制或移动单元格1225.完全删除 EXCEL 中的单元格 1226.快速删除空行1227.回车键的粘贴功能1228.快速关闭多个文件1229.选定多个工作表1330.对多个工作表快速编辑1331.移动和复制工作表1332.工作表的删除1333.快速选择单元格1334.快速选定 EXCEL 区域(微软 OFFICE 技巧大赛获奖作品) 1335.备份工件簿1436.自动打开工作簿1437.快速浏览长工作簿1438.快速删除工作表中的空行 14
3、39.绘制斜线表头1440.绘制斜线单元格1541.每次选定同一单元格 1542.快速查找工作簿1543.禁止复制隐藏行或列中的数据 1544.制作个性单元格16二、数据输入和编辑技巧161.在一个单元格内输入多个值162.增加工作簿的页数163.奇特的 F4 键 164.将格式化文本导入 EXCEL175.快速换行176.巧变文本为数字177.在单元格中输入 0 值 178.将数字设为文本格式 189.快速进行单元格之间的切换(微软 OFFICE 技巧大赛获奖作品) 1810.在同一单元格内连续输入多个测试值1811.输入数字、文字、日期或时间 1812.快速输入欧元符号1913.将单元格区
4、域从公式转换成数值1914.快速输入有序文本1915.输入有规律数字1916.巧妙输入常用数据2017.快速输入特殊符号2018.快速输入相同文本2019.快速给数字加上单位 2020.巧妙输入位数较多的数字 2121.将 WPS/WORD 表格转换为 EXCEL 工作表 2122.取消单元格链接2123.快速输入拼音2124.插入“”2225.按小数点对齐2226.对不同类型的单元格定义不同的输入法 2227.在 EXCEL 中快速插入 WORD 表格2228.设置单元格字体2329.在一个单元格中显示多行文字 2330.将网页上的数据引入到 EXCEL 表格2331.取消超级链接2332.
5、编辑单元格内容2333.设置单元格边框2334.设置单元格文本对齐方式 2435.输入公式2436.输入人名时使用“分散对齐”(微软 OFFICE 技巧大赛获奖作品)2437.隐藏单元格中的所有值(微软 OFFICE 技巧大赛获奖作品) 2438.恢复隐藏列2439.快速隐藏/显示选中单元格所在行和列(微软 OFFICE 技巧大赛获奖作品) 2540.彻底隐藏单元格2541.用下拉列表快速输入数据 2542.快速输入自定义短语 2543.设置单元格背景色2644.快速在多个单元格中输入相同公式 2645.同时在多个单元格中输入相同内容 2646.快速输入日期和时间 2647.将复制的单元格安全
6、地插入到现有单元格之间2648.在 EXCEL 中不丢掉列标题的显示 2749.查看与日期等效的序列数的值 2750.快速复制单元格内容 2751.使用自定义序列排序(微软 OFFICE 技巧大赛获奖作品)2752.快速格式化 EXCEL 单元格2753.固定显示某列2754.在 EXCEL 中快速编辑单元格 2855.使用自动填充快速复制公式和格式 2856.为单元格添加批注2857.数据自动输入2858.在 EXCEL 中快速计算一个人的年龄2959.快速修改单元格次序 2960.将网页上的数据引入到 EXCEL 表格中 29三、图形和图表编辑技巧291.在网上发布 EXCEL 生成的图形
7、292.创建图表连接符303.将 EXCEL 单元格转换成图片形式插入到 WORD 中 304.将 WORD 内容以图片形式插入到 EXCEL 表格中305.将 WORD 中的内容作为图片链接插入 EXCEL 表格中316.在独立的窗口中处理内嵌式图表317.在图表中显示隐藏数据318.在图表中增加文本框 319.建立文本与图表文本框的链接 3110.给图表增加新数据系列3211.快速修改图表元素的格式 3212.创建复合图表3213.对度量不同的数据系列使用不同坐标轴 3314.将自己满意的图表设置为自定义图表类型3315.复制自定义图表类型 3316.旋转三维图表3317.拖动图表数据点改
8、变工作表中的数值3318.把图片合并进你的图表3419.用图形美化工作表3420.让文本框与工作表网格线合二为一 3521.快速创建默认图表3522.快速创建内嵌式图表 3523.改变默认图表类型3524.快速转换内嵌式图表与新工作表图表3525.利用图表工具栏快速设置图表 3626.快速选取图表元素3627.通过一次按键创建一个 EXCEL 图表3628.绘制平直直线36四、函数和公式编辑技巧371.巧用 IF 函数清除 EXCEL 工作表中的 0372.批量求和373.对相邻单元格的数据求和 374.对不相邻单元格的数据求和385.利用公式来设置加权平均 386.自动求和387.用记事本编
9、辑公式398.防止编辑栏显示公式 399.解决 SUM 函数参数中的数量限制3910.在绝对与相对单元引用之间切换3911.快速查看所有工作表公式 3912.实现条件显示40五、数据分析和管理技巧401.管理加载宏402.在工作表之间使用超级连接403.快速链接网上的数据 414.跨表操作数据415.查看 EXCEL 中相距较远的两列数据416.如何消除缩位后的计算误差(微软 OFFICE 技巧大赛获奖作品) 417.利用选择性粘贴命令完成一些特殊的计算428.WEB 查询 429.在 EXCEL 中进行快速计算4210.自动筛选前 10 个 4311.同时进行多个单元格的运算(微软 OFFI
10、CE 技巧大赛获奖作品) 4312.让 EXCEL 出现错误数据提示 4313.用“超级连接”快速跳转到其它文件44六、设置技巧441.定制菜单命令442.设置菜单分隔线443.备份自定义工具栏444.共享自定义工具栏445.使用单文档界面快速切换工作簿456.自定义工具栏按钮45一、 基本方法1. 快速选中全部工作表右键单击工作窗口下面的工作表标签,在弹出的菜单中选择“选定全部工作表”命令 即可()。2. 快速启动 Excel如果想在启动系统自动运行 Excel,可以这样操作: 1.双击“我的电脑”图标,进入 Windows 目录,依次打开“Start MenuPrograms启动”文件夹;
11、 2.打开 Excel 所在的文件 夹,用鼠标将 Excel 图标拖到“启动”文件夹,这时 Excel 的快捷方式就被复制到“启动” 文件夹中,下次启动 Windows 就可快速启动 Excel 了。 如果 Windows 系统已启动,你可用 以下方法快速启动 Excel: 方法一:单击“开始文档”命令里的任一 Excel 工作簿即可。方 法二:用鼠标从“我的电脑”中将 Excel 应用程序拖到桌面上,然后从快捷菜单中选择“在当前位置创建快捷方式”,以后启动时只需双击快捷方式即可。3. 快速删除选定区域数据 如果用鼠标右键向上或向左(反向)拖动选定单元格区域的填充柄时,没有将其拖出选定区域即释
12、放了鼠标右键,则将删除选定区域中的部分或全部数据(即拖动过程中变成灰色 模糊的单元格区域,在释放了鼠标右键后其内容将被删除)。4. 给单元格重新命名Excel 给每个单元格都有一个默认的名字,其命名规则是列标加横标,例如 D3 表示第 四列、第三行的单元格。如果要将某单元格重新命名,可以采用下面两种方法: 1.只要用 鼠标单击某单元格,在表的左上角就会看到它当前的名字,再用鼠标选中名字,就可以输 入一个新的名字了。 2.选中要命名的单元格,单击“插入名称定义”命令,显示“定 义名称”对话框,在“在当前工作簿中的名称”框里输入名字,单击“确定”按钮即可()。 注意:在给单元格命名时需注意名称的第
13、一个字符必须是字母或汉字,它最多可包含 255 个字符,可以包含大、小写字符,但是名称中不能有空格且不能与单元格引用相同。5. 在 Excel 中选择整个单元格范围在 Excel 中,如果想要快速选择正在处理的整个单元格范围,按下“Ctrl+Shift+ *”。注意:该命令将选择整个列和列标题,而不是该列表周围的空白单元格你将得到所需的 单元格。这一技巧不同于全选命令,全选命令将选择工作表中的全部单元格,包括那些你 不打算使用的单元格。6. 快速移动/复制单元格 先选定单元格,然后移动鼠标指针到单元格边框上,按下鼠标左键并拖动到新位置, 然后释放按键即可移动。若要复制单元格,则在释放鼠标之前按
14、下 Ctrl 即可。7. 快速修改单元格式次序 在拖放选定的一个或多个单元格至新位置的同时,按住 Shift 键可以快速修改单元格内容的次序。方法为:选定单元格,按下 Shift 键,移动鼠标指针至单元格边缘,直至出现 拖放指针箭头,然后进行拖放操作。上下拖拉时鼠标在单元格间边界处会变成一个水平“工” 状标志,左右拖拉时会变成垂直“工”状标志,释放鼠标按钮完成操作后,单元格间的次 序即发生了变化。8. 彻底清除单元格内容先选定单元格,然后按 Delete 键,这时仅删除了单元格内容,它的格式和批注还保留 着。要彻底清除单元格,可用以下方法:选定想要清除的单元格或单元格范围,单击“编辑清除”命令
15、,这时显示“清除”菜单(),选择“全部”命令即可,当然你也可以选择 删除“格式”、“内容”或“批注”中的任一个。9. 选择单元格选择一个单元格,将鼠标指向它单击鼠标左键即可; 选择一个单元格区域,可选中左 上角的单元格,然后按住鼠标左键向右拖曳,直到需要的位置松开鼠标左键即可; 若要选 择两个或多个不相邻的单元格区域,在选择一个单元格区域后,可按住 Ctrl 键,然后再选 另一个区域即可; 若要选择整行或整列,只需单击行号或列标,这时该行或该列第一个单 元格将成为活动的单元格; 若单击左上角行号与列标交叉处的按钮,即可选定整个工作表。10. 为工作表命名为了便于记忆和查找,可以将 Excel
16、的 sheet1、sheet2、sheet3 工作命名为容易记忆的名字,有两种方法:1.选择要改名的工作表,单击“格式工作表重命名”命令,这时工作表的标签上名字将被反白显示,然后在标签上输入新的表名即可。 2.双击当前工作表 下部的名称,如“Sheet1”,再输入新的名称。11. 一次性打开多个工作簿利用下面的方法可以快速打开多个工作簿: 方法一 打开工作簿(*.xls)所在的文件 夹,按住 Shift 键或 Ctrl 键,并用鼠标选择彼此相邻或不相邻的多个工作簿,将它们全部 选中,然后按右键单击,选择“打开”命令,系统则启动 Excel 2002,并将上述选中的工作簿全部打开。 方法二 将需
17、要一次打开的多个工作簿文件复制到 C:WindowsApplication DataMicrosoftExcelXLSTART 文件夹中,以后启动 Excel 2002 时,上述工作簿也同时被全部打开。 方法三 启动 Excel 2002,单击“工具选项”命令, 打开“选项”对话框,点击“常规”标签,在“启动时打开此项中的所有文件”后面的方 框中输入一个文件夹的完整路径(如 d:Excel),单击“确定”退出。然后将需要同时打开 的工作簿复制到上述文件夹中,以后当启动 Excel 2002 时,上述文件夹中的所有文件(包 括非 Excel 格式的文档)被全部打开。 方法四 在 Excel 20
18、02 中,单击“文件打开”命 令,按住 Shift 键或 Ctrl 键,在弹出的对话框文件列表中选择彼此相邻或不相邻的多个工 作簿,然后按“打开”按钮,就可以一次打开多个工作簿。 方法五 用上述方法,将需要 同时打开的多个工作簿全部打开,再单击“文件保存工作区”命令,打开“保存工作区” 对话框,取名保存。以后只要用 Excel 2002 打开该工作区文件,则包含在该工作区中的所 有工作簿即被同时打开。12. 快速切换工作簿 对于少量的工作簿切换,单击工作簿所在窗口即可。要对多个窗口下的多个工作簿进行切换,可以使用“窗口”菜单。“窗口”菜单的底部列出了已打开工作簿的名字,要直 接切换到一个工作簿
19、,可以从“窗口”菜单选择它的名字。“窗口”菜单最多能列出 9 个 工作簿,若多于 9 个,“窗口”菜单则包含一个名为“其他窗口”的命令,选用该命令, 则出现一个按字母顺序列出所有已打开的工作簿名字的对话框,只需单击其中需要的名字 即可。13. 选定超级链接文本(微软 Office 技巧大赛获奖作品)如果需要在 Excel 中选定超级链接文本而不跳转到目标处,可在指向该单元格时,单击并按住可选定单元格。14. 快速查找 在执行查找操作之前,可以将查找区域确定在某个单元格区域、整个工作表(可选定此工作表内的任意一个单元格)或者工作簿里的多个工作表范围内。在输入查找内容时, 可以使用问号(?)和星号
20、(*)作为通配符,以方便查找操作。问号(?)代表一个字符, 星号(*)代表一个或多个字符。需要注意的问题是,既然问号(?)和星号(*)作为通 配符使用,那么如何查找问号(?)和星号(*)呢?只要在这两个字符前加上波浪号() 就可以了。15. 修改默认文件保存路径启动 Excel 2002,单击“工具选项”命令,打开“选项”对话框,在“常规”标签 中,将“默认文件位置”方框中的内容修改为你需要定位的文件夹完整路径()。以后新建 Excel 工作簿,进行“保存”操作时,系统打开“另存为”对话框后直接定位到你指定的文件夹中。16. 指定打开的文件夹我们可以指定打开文件的文件夹,方法如下: 单击“开始
21、运行”,输入 regedit 命 令,打开“注册表编辑器”,展开 HKEY_CURRENT_USERSoftwareMicrosoftOffice10.0CommonOpen FindPlacesUserDefinedPlaces,在下面新建主键,名称为 “mydoc”,然后在该主键中新建两个“字符串值”,名称分别是“Name”和“Path”,值 分别为“我的文件”(可以随意命名)和“d:mypath”(定位文件夹的完整路径),关闭“注 册表编辑器”,重启电脑。以后在 Excel 2002 中进行“打开”操作时,打开对话框左侧新 添了“我的文件”这一项目,点击该项目,即可进入“d:mypath
22、”文件夹。17. 在多个 Excel 工作簿间快速切换 按下“Ctrl+Tab”可在打开的工作簿间切换。18. 快速获取帮助对于工具栏或屏幕区,按组合键“ShiftF1”,鼠标变成带问号的箭头,用鼠标单击工具栏按钮或屏幕区,它就弹出一个帮助窗口会显示该元素的详细帮助信息。19. 创建帮助文件的快捷方式Excel 帮助文件是编译的 HTML 帮助文件 Xlmain10.chm,存放在安装目录Office102052 目录中,单击并拖拉此文件到 Windows 快速启动工具栏上。此后,不管 Excel 是否在运行,而且也不用调用 Office 助手,单击 Windows 快速启动工具栏上的这个图标
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