[计算机软件及应用]珠海市香洲区政府用户需求说明书40.doc
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1、项目编号项目编号: S813-13-2002 卷号卷号 卷内编号卷内编号 密级密级 用户需求说明书用户需求说明书 Version: 4.0 项 目 承 担 部 门:OA 软件产品部 撰 写 人(签名):肖建民、王宏江、吴才荣 完 成 日 期:2002/11/29 本文档 使 用部门: 主管领导 项目组 客户(市场) 维护人员 用户 评审负责人(签名):范光军 评 审 日 期:2002/11/26 分 类: 用户需求说明书 第 2 页 共 52 页 1.前言 2 2.项目描述 4 2.1适用场合及处理业务 4 2.2项目名称 4 2.3名词定义 4 2.4运行环境 4 2.5条件与限制 5 2.
2、6参考资料 5 3.调研情况 6 3.1需求情况 6 3.2用户情况 6 3.3软件应用 6 4.功能需求 7 4.1功能划分 7 4.2功能描述 8 4.2.1 公文管理8 4.2.2 待办事宜30 4.2.3 政务管理32 4.2.4 信息服务子系统38 4.2.5 个人事务子系统43 4.2.6 系统管理子系统46 5.其它需求 .47 5.1环境的要求 47 5.2硬件/软件的要求 .47 5.3界面的要求 47 5.4安全性的要求 47 5.5性能的要求 48 5.6可兼容性/可移植性的要求 .48 附件 1 区镇两级数据交换的实现.49 附件 2 公文分类说明.51 1.1.前言前
3、言 本文档为“珠海市香洲区网上办公自动化系统”一期工程的用户需求规格说明书。文档 主要描述了“珠海市香洲区网上办公自动化系统”一期工程的主要业务需求、功能需求,同 时对实现本系统的目标需要提供哪些硬件资源、软件资源以及各资源的配置要求也做了相应 的描述。在文档编制过程中,收集了部分党政机关如法院、检查院、财政局、教育局、南屏 镇、湾仔办、城管局等重点单位的意见和相关资料;同时综合了开发方在其他政府部门承建 办公系统的成功经验。 本文档的阅读对象主要包括: (1)用户方 (2)监理方 (3)承建方项目开发人员 本文档的影响范围主要包括: (1)系统分析设计、编码设计、系统测试 (2)系统验收 (
4、3)系统二期工程 用户需求说明书 第 2 页 共 52 页 2.2.项目描述项目描述 2.12.1适用场合及处理业务适用场合及处理业务 本项目的 OA 系统主要适用于珠海市香洲区内各级党政机关办和下属镇、街道办及 基层单位居委会、村委会等,借助香洲区行政中心大楼综合布线系统和珠海电信帧 中继、VPDN 网络系统,采用先进的计算机网络技术和通信技术以及托普公司在电子 政府系统方面的成功经验,帮助香洲区政府实现政府办公的电脑化、网络化,并最 终辅助实现香洲区政府办公自动化、政务电子化,以提高政府办公水平,规范政府 机关办事流程,为政府实施宏观调控和管理职能的现代化提供手段和依据。 2.22.2项目
5、名称项目名称 全称:“珠海市香洲区网上办公自动化系统” 简称:“香洲区 OA 系统” 代号:“XZOA” 版本:1.0 版。 2.32.3名词定义名词定义 办公自动化办公自动化:英文来自于Office Automatic,简称为OA,在以前主要是指Office为 主的办公套件。自从办公软件中引入工作流、协作等概念后,主要是指以Lotus Domino/Notes为主流的群件技术,通过相应的工作流实现协同工作为主要特征, 故又称为办公自动化。 2.42.4运行环境运行环境 硬件环境:硬件环境: OA服务器要求P4品牌专用服务器以上的配置, 如:配置为P4 1.7Mhz处理器、512Mb 内存、4
6、0G硬盘、10/100Mb全双工网卡、24XCD及以上配置。 用户端客户机推荐采用联想或其他品牌商务办公用机,如:配置为P450Mhz处理 器、64Mb内存,6.4G硬盘、10/100Mb全双工网卡、56Kmodem、32XCD及以上配置。 软件环境:软件环境: Windows 2000 Server、Windows2000、WIN9X等操作系统 Lotus Domino Enterpise Server、Domino Designer Internet Explorer 5.01及以上版本 防病毒软件、网络管理软件等 用户需求说明书 第 3 页 共 52 页 2.52.5条件与限制条件与限制
7、 用户客户端要求以 IE5.01 及其以上版本 用户应会基本的计算机操作、对常用软件有一定的掌握 2.62.6参考资料参考资料 珠海市香洲区网上办公自动化系统竞争性谈判采购要求 用户需求说明书 第 4 页 共 52 页 3.3.调研情况调研情况 3.13.1需求情况需求情况 9 月 12 日到 9 月 18 日托普需求调研小组同香洲区科技局周工、欧阳清伟以及监理公 司的杨春雷共同对香洲区区行政中心的两办(区委、区府办公室) 、档案局、局财政局、教 育局、香湾办、南屏镇、湾仔办、城管局、法院、检察院等重点试点单位进行了需求调研 工作。在调研过程中,我们主要对以上各行政单位的分管领导、办公室主任及
8、办文员和相 关业务用户进行了详细的需求调研,具体了解了各单位的计算机应用情况和相关的工作人 员的计算机素质水平;根据事先准备的一系列问题、问卷文档同客户进行了业务上的探讨 和沟通,同时收集了各单位的相关报表、文件样式等资料,记录下了用户提出的对系统的 要求。在我们的共同努力下,特别是区科技局的大力支持和帮助下,使得我们顺利的完成 了预定的工作,取得了用户对系统需求方面的一手资料,为我们后期在系统开发上提供了 依据。 通过需求调研,对用户提出的需求可以总结归纳为以下几个方面: (1)系统要求具有同原有的管理软件同时使用,并能实现现有格式的输入、输出。 (2)财政局、法院、检察院等一些涉及国家保密
9、的重要文件资料,对安全的要求同 其他的单位或部门有一定的区别,并希望能充分保证其各自业务系统的安全性。 (3)要求系统界面友好、美观、大方,同时使用方便。 (4)要求系统能充分考虑不同层次部门(区、街办)需求的差异性以及保证系统上、 下级系统的数据交换安全顺畅。 (5)建议能在编码设计、开发测试阶段给出一个试用的版本,并在区里个别部 门试用。如:区委办、区府办、法院、科技局作为试点。 3.23.2用户情况用户情况 根据需求调研过程中对用户的了解,得知香洲区各区直机关及下属单位的计算机 应用水平和信息化的重视程度各不一样参差不齐,其中区科技局、区法院、区教育局、 湾仔、香湾等单位的计算机应用水平
10、相对要高一些。 3.33.3软件应用软件应用 (介绍用户现在使用的系统的主要情况) 用户需求说明书 第 5 页 共 52 页 用户原有的系统主要有香洲区政府网站、计生系统、档案系统、财务系统及各区 直机关业务系统,以及镇办的社区网站、社区管理系统等。 用户需求说明书 第 6 页 共 52 页 4.4.功能需求功能需求 4.14.1功能划分功能划分 按照珠海市香洲区网上办公自动化系统竞争性谈判采购要求和实际需求调研 以及三次需求研讨评审会上提出的要求,我们将系统划分为以下几大模块,他们分 别是: (1)公文管理:收文管理、发文管理、督办管理、档案管理; (2)政务管理:会议管理(会议申请、通知、
11、安排、考勤、会议纪要) 、领导活 动安排、领导批示管理、领导日志管理、领导综合查询 (3)信息服务:政策法规、电子公告、大事记、公共信息、新闻中心 (4)个人事务:电子邮件、名片管理、文档管理 (5)系统管理 (6)待办事宜 其组织架构图如下图所示: 香洲区 OA 系统 公文管理 收 文 管 理 发 文 管 理 督 办 管 理 档 案 管 理 政务管理 领 导 活 动 领 导 批 示 综 合 查 询 领 导 日 志 会 议 管 理 信息服务 政 策 法 规 大 事 记 公 共 信 息 电 子 公 告 个人事务 电 子 邮 件 名 片 管 理 文 档 管 理 系 统 管 理 待 办 事 宜新 闻
12、 中 心 用户需求说明书 第 7 页 共 52 页 4.24.2功能描述功能描述 4.2.14.2.1 公文管理公文管理 4.2.1.1 公文简介 (1)公文流转是贯穿政府日常业务中的主要活动,因此有必要对日常办公过程中涉及 到的公文及其相关信息作一分析、总结。从公文处理的过程看,主要涉及到公文 本身和与公文流转过程相关的记录、公文流转状态、办理过程及结果的登记表 (薄) 、呈批(阅)表和其他相关文档和表格。 (一) 公文说明(详见附件 2) 按文件密级划分:绝密、机密、秘密、普通件 按文件缓急划分:特急、急件、平件 按文件存储介质:纸质文件、电子文件 (二)公文涉及到的机关 香洲区公文涉及到
13、的机关有三个层次,即上级、平级、下级; 上级为市或市以上级别的单位机关,其结构示意图如下图所示: (三)办文范围 各镇、街道和区委、区政府各部门、各单位以及工青妇等群众团体上报区委、区 政府的请示、报告等; 上级领导和机关要求区委、区政府办理有关事项的批示件和公文; 区委常委、区政府领导的批示件; 平级和不相隶属单位商洽工作的函; 其它需要由区委办、区府办办理的公文。 市政府市职能部 门 市委 平级平 级 镇、办、副科以上 单位 香洲 区 用户需求说明书 第 8 页 共 52 页 4.2.1.2 收文管理 (1)概述 收文管理是政府公文处理中的重要组成部分。它牵涉公文种类多,业务复杂,流程千
14、变万化,处理起来难度较大的一种公文处理业务,是政府办公自动中必不可少的一部分。 收文处理是指送给本单位或本单位领导或有关部门阅批的文件(包括正式文件和非正 文件)的处理过程。能够实现对上级单位、平级单位、下级单位以及其他单位的来文,进 行来文接收登记、分办、拟办、传阅、承办、催办、归档等处理,并提供强大的查询、统 计、跟踪功能。其工作流大致如下图所示: 转督办 来文 分管领导拟办 办公室 送审、分发 催办等 转发文 办结存档 送领导批示 收文岗登记录入 承办 分发传阅 转办 输出报表 查询统计 协办转督办 来文 分管领导拟办 办公室 送审、分发 催办等 转发文 办结存档 送领导批示 收文岗登记
15、录入 承办 分发传阅 转办 输出报表 查询统计 协办 (2)来文分类 来文文件按来文来源可以划分为: a 上级来文:一般要求实现传阅、转发功能; b 平级来文:一般要求分为办文、阅文两类,同时要求实现转办功能。 c 下级来文:一般要求分为办文、阅文两类 d 其他来文:一般指非上级单位、平级单位、下级单位的来文 用户需求说明书 第 9 页 共 52 页 (3)收文管理功能需求说明(见下表) 项目名称功能说明操作 来件登记录入1登记 2录入:电子文档可以直接拷贝、引入或作为 附件保存;纸质文件可以手工输入、扫描为电 子文件上传保存。 3提供从外部数据(如:函件收集库)直接导 入数据。 登记、选择流
16、程、录 入、编辑、上载附件、 查看附件、存为草稿、 保存、退出、提交、 取消等操作。 拟办一般是办文分管领导(比如:办公室副主任或 主任)根据来文情况,给出拟办意见返回人员 根据拟办意见进行送件、传阅等处理。 编辑、查看附件、批 示、提交、退回、保 存、退出、流程监控、 撤消、取消等操作。 批办、审核领导填写批办意见或填写审核意见,反馈回办 文岗。 编辑、查看附件、批 示、提交、退回、保 存、退出、流程监控、 撤消、取消等操作。 分送办文人员根据批办意见分送到相关人员,并通 知阅读。 选择读者范围、发送 等 传阅阅文人员阅读来文,并签名反馈到办文人员。签名、提交等 承办1承办人员填写办理情况,
17、反馈给办文人员。 2根据情况可送协办人员。 提交、填写意见等 协办协办单位接到来文后,进行协办处理,办理完 毕后,填写处理情况,提交到承办科室或送回 办公室。 催办1可设置办理完成期限、超期后处理方式。 2、超期后自动提醒办理人、拟办人 3催办统计等 督办办文人员根据批办意见填写督办单并将其转入 相关部门的督办管理流程。 归档来文办结后,归档人员按流程类别将来文及办 理的全过程数据转入到档案库进行归档处理。 查询 统计 1提供定制查询功能,可按收文登记时间、收 文字、来文机关、处理状态、处理人来查询 2统计功能,可根据收文登记者、收文字、处 理状态、处理人、催办、督办来统计以及打印。 其他功能
18、1、打印收文处理便签; 2、支持领导手写签批、电子印章; 3、支持流程自定义; 4、提供与其他数据库的接口; 5、数据字典维护,提供对主题词、收文字等常 用关键字的维护; 用户需求说明书 第 10 页 共 52 页 (4)与其他数据库的接口(如下图) 收文管理 系统管理 档案管理 待办事宜 应用日志 督办管理 函件收集库 邮件 发文管理 注: 待办事宜接口:对涉及收文审批的事件通过待办事宜来反映; 邮件数据库接口:从邮件中引入文件,将收文处理信息通过邮件通知处理人; 函件收集数据库接口:从函件收集库引入文件; 日志管理接口:记录对收文过程的操作信息、错误信息的; 督办管理接口:将来文处理中需进
19、行督办处理的文件自动转入到督办管理流程; 档案管理接口:将来文及来文办理的全过程数据转入到档案库进行归档处理; 系统维护接口:提供对收文数据库的权限管理、流程的自定义及其功能选项设置; 发文管理接口:将来文处理中需进行转发文处理的文件自动转入到发文管理流程。 用户需求说明书 第 11 页 共 52 页 (5)常用收文流程举例 流程一流程二 流程三 登记 来文录入 拟办 批示 转发 办结 发文 流程 登记 来文录入 拟办 批示 传阅 办结 登记 来文录入 拟办 转办 办结 拱北办湾仔镇 承办承办 接转办 用户需求说明书 第 12 页 共 52 页 流程四、收文基本处理程序(上级来文) 、 用户需
20、求说明书 第 13 页 共 52 页 流程五、收文基本处理程序(下级上报文) 否 是 是 否 是 是 分管办公室副主任拟办 办公室主任审阅是否报主任? 办公室秘书科分发 分管副职领导审阅 内部归档 查询统计 业务单位办公室收 业务单位领导承办意见 输出报表 办公室秘书科 登记、录入 领导传阅 是否报正职 领导? 正职领导审阅 是否传阅 是否报分管领导 是否归档? 办公室分管股承办 承办人办理 报正职领导 用户需求说明书 第 14 页 共 52 页 (6)数据格式 根据需求调查,收文的主要数据格式有如下几个表单: (a)(a)办文处理单:办文处理单: 香洲区委、区政府办公室办文处理表香洲区委、区
21、政府办公室办文处理表 来文单位收文日期编号 内容摘要 拟办意见 办公室 领导意见 区 领 导 意 见 办理结果 备注 请 XXX 于 X 月 X 日前送回 秘书股(412 室) (b)(b)文件呈批传阅单:文件呈批传阅单: 文件呈批传阅笺文件呈批传阅笺 编号编号 20022002 年年 月月 日收文日收文 来文单位 文件编号 文件 标题 份数已发处理意见 办公室领导 阅办处理意见 领导 批示 传阅 签名 处理意见: 用户需求说明书 第 15 页 共 52 页 (c)(c)收文登记清单收文登记清单 收文登记清单收文登记清单 收文时间来文单位、文号文件标题送阅日 文件夹号 年 月日单位文号文件标题
22、 月日夹号 送到 (7)系统特点 高效、便捷的收文登记录入:支持手工输入、扫描、直接从电子文件、邮件、函件收集 库等导入数据,支持批量登记签收。 强大的处理与灵活的流转功能:可对收文进行拟办、呈报、批示、秘书代批、分送、办 理、督办、办结、自动催办、流程跟踪、归档、流程自定义功能等功能。 提供强大的批注功能、电子印章、修正留痕、批注等功能。 多样性的查询和统计:分类查询,按单位、日期、状态、编号、密级等对收文进行分类; 组合查询,输入标题、附件标题、单位、文号、日期、密级、批示领导等查询信息,查 找匹配以上条件的收文;全文检索:任意输入一段文字,查找包含以上文字的收文。根 据以上查询结果或全部
23、收文按单位、批示领导、月份等信息要素进行统计。 用户需求说明书 第 16 页 共 52 页 6.2.1.3 发文管理 (1)概述 发文管理也是政府公文的重要组成部分,它主要是处理以本单位名义发出的公文, 实现拟稿、核稿、会签、复核、签发、成文、盖章、发文、归档等发文流程的自动化。 通过发文管理能优化政府部门的发文流程,解决政府部门繁多的纸质公文给办事人员 带来的困惑,适应办公的发展变化,帮助政府实现无纸化办公,并最终实现电子政府 系统;通过发文管理系统,用户可以方便灵活的自定义发文流程,可以进行分类排序, 可以按不同方式进行查询、统计,可以对正文和草稿进行打印,可以对发文的全过程 进行跟踪和对
24、过程进行记录等。其工作流程大致如下图所示: 拟稿人 拟稿 核稿人 核稿 相关科室领导 会签 相关领导 签发 办公室 复核 办公室 成文、校对 自动盖章 办公室 发文及回执接收 档案室 归档 拟稿人 确认会签 意见、修改 同意签发 送拟稿人 作重大修 改 驳回 终止发文 查询统计 输出报表 科室收发员 转送 科室领导传阅 增加传阅人 发出发文 上、下、平行 传阅人 传阅签名 用户需求说明书 第 17 页 共 52 页 (2)发文分类 一般分为红头文、白头文两种 (a)红头文件(正式文): 红头文件按机关单位划分,种类比较多,一般各个单位有各个单位的红头文件, 红头文件一般常见的有两种,比如:珠海
- 配套讲稿:
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