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1、公文写作基础知识培训,2009年11月,目录,公文的定义 公文的特点 公文的作用 公文的分类 几种常见公文的写法 常见公文的几点注意事项,一、公文的定义,公文是党政机关、社会团体、企事业单位等法定的社会组织在行使管理职权、处理日常工作时使用的,具有法定效力和规范体式的文书。,二、公文的特点,内容上鲜明的政治性和政策性 效能上的法定权威性和行政约束力 体式上的程式化和规范化 使用上特定的范围和时限 文风与语言上的准确与庄重 公文语言的特点:准确、简练、严谨、庄重、生动。,三、公文的作用,颁布法规,传达指示 反映情况,请示工作 联系工作、商洽公务 宣传教育 依据凭证,四、公文的分类,1根据公务活动
2、范围及其效能和作用,公文可分为通用公文、日用公文和专用公文三类 。 2按行文方向,可分为上行文、下行文、平行文。 3按发布范围及保密程度分:对外公开;国内公开;内部公开;秘密;机密;绝密。,四、公文的分类,4根据内容性质,可分为: 规范性公文:用于对某一方面的行政工作、事项或行动的规定,规范所有人的行为,即都要遵守的公文,如条例、规定等。 领导指导性文件:指领导机关或指导机关发给下属有关机关贯彻执行以实行领导、表示意见、进行指导的公文,如命令(令)、指示、批复、通知等。 发布性公文:指向一定范围或具体单位、个人公布应该周知、限知或遵照执行的公文,如公报、公告、通告等。 报请性公文:指下级机关向
3、上级领导机关指导机关,或行政机关向同级权力机关呈报、上送,以请求知晓或批准、批示、批复或通过的公文,如,报告、请示及议案等。 商洽性公文:同级机关或不相隶属机关之间,商办、接洽、请求、答复、联系、议定有关事项的公文,如函。 会议性公文:即会议用于发布情况、内容、议定问题的公文,如决议、会议纪要及会议通知等。,五、几种常见公文的写法,通知 请示 报告 通报 函 会议纪要,(一)通知,通知是知照性公文。 适用于批转下级机关公文,转发上级机关和不相隶属机关的公文,传达要求下级机关办理和需要有关单位周知或者执行的事项,任免人员。,通知的特点:,1、知照性。通知的主要功能在于知照。 2、广泛性。通知的广
4、泛性表现在多方面。 3、时效性。通知有一定的时效要求。,通知的分类,根据内容的不同,通知大体可以分为六类 1、指示性通知:用来发布指示、布置工作。 2、颁发性通知:如条例、规定、办法、细则、实施方案等,均适合通知颁发 3、批转、转发性通知:将某一下级机关报来的文件转发给有关下级机关,叫“批转”;将上级机关发下来的文件,或不相隶属机关发来的文件转发给下级机关,叫“转发”。 4、知晓性通知:此类通知一般只有告知性,没有指导性。其用途十分广泛,机构、人事调整、启用作废公章、机构名称变更、迁移办公地址、安排假期等。 5、任免通知。 6、会议通知:既可用于下行,也可用于平行。,通知的写法,一、标题:发文
5、机关事由文种,也可只有后两部分或直接写通知。有些特殊情况下的通知,在标题中应写明性质,在“通知”前加上说明性词语,如“紧急通知”,“补充通知”等。 二、正文:通知前言:即制发通知的理由、目的、依据。例如“为了解决的问题,经批准,现将,具体规定通知如下。通知主体:写出通知事项,分条列项,条目分明。 三、结尾:三种写法:意尽言止,不单写结束语。在前言和主体之间,如未用“特作如下通知”作为过渡语,结尾可用“特此通知”结尾。 再次明确主题的段落描写。,(二)请示,请示,适用于向上级机关请求指示、批准。 请示是报请性上行文,基本上是下级主动报送的。,请示的特点,行文主体的组织性 其行文主体只能是组织行为
6、,不能以个人名义向上级机关和组织发请示类公文。 行文内容的单一性 即一件请示公文,只能提出请求就某一方面工作作指示、请求批准某一件事项或请示解决某一个问题。如果请示几件事,必须是与同一个问题密切相关的几个方面,同时还是受文机关能给予一次性批复和解决的,否则,上级机关便不好批复。 行文关系的直接性 即下级机关只能按照隶属关系向直接的主管机关发文请示,不得向无隶属关系的机关发文请示或越级请示。 行文时限的紧迫性 因为所请示的问题一般是急需办理和解决的,所以很注重对时间方面的要求。,一般有哪些问题需要请示,对有关方针、政策、指示、决定中不了解的问题; 工作中发生重大问题和原无规定、难以处理的问题;
7、由于本单位、本地区的特殊情况而造成的难以处理或需要变通处理的问题; 不属于本单位权限范围内,须经上级批准后方可决定的问题等。,请示分类,请示按其内容性质,可分为三类。 求示性的请示 这是请求上级给予指示、裁决的请示。下级机关本身工作遇到问题,由于缺乏政策依据,无力解决;或虽有政策规定,但出现新情况,政策上有不适应之处,无所适从,需上级给予明确指示;或虽有章可循,但下级实施前按规定需上级审批后才能办理,这些情况下,都要用请求指示的请示。 求准性请示 这是请求上级审核、批准的请示。下级机关工作中遇到困难,如涉及人员、经费、机构设置等超出本单位职权范围需上级帮助解决问题,或因情况特殊需变通处理的事项
8、,请求上级审核后批准、答复。 求批性的请示 这是请求上级批准并转发的请示。职能部门对具有全局性或普遍性的问题,提出解决办法、处理意见,并需有关单位协同办理,但又不能直接要求这些单位执行,通过上级机关批准后,使请示中提出的意见、办法具有规定性,再转给有关部门执行。,不论哪种请示,其结构包括标题、主送机关、正文制发机关及成文日期五部分。 标题 请示的标题应是规范的公文标题,由发文机关、事由、文种构成。 主送机关 一般只写一个主管上级机关的名称。受双重领导的机关在报送请示时,可同时抄报另一领导机关。 正文,请示的结构和写法,请示的正文包括四部分: ()请示缘由。它是正文的开头,也是对整个请示的精炼概
9、括,用三两句简要说明请示的事项和为什么要请示,使人有一个明确清晰的概念。 ()请示事项。主要写要求上级指示或批准的具体问题和具体事项。要着重写清基本情况和理由。但阐述要扼要,文字要简短,事实、数字要准确。对于比较复杂的问题,应当把上级机关审核时需要了解的有关情况写清或附在请示之后,为上级审定提供可靠依据。,请示的结构和写法,()具体意见。这是对所请示的问题提出解决意见或处理的设想、要求。意见要明确,切实可行,使上级机关一目了然,便于迅速决断。 ()请示结尾。一般常用“妥否,请批示”“当否,请批示”或“请予审批”“请批复”等习惯用语。,请示的结构和写法,请示的结构和写法,制发机关名称 在正文之后
10、的右下方,写明制发机关名称,要用全称。如果标题中已有制发机关名称,落款处也可省略。但无论采用哪种形式,均要有公章。 成文日期 在制发机关下方,标明成文具体时间。, 请示的写作要求,请示公文应注意的问题 一是必须一事一请示,不能许多事搅在一起,一锅端给上级机关。 二是标题一定要写明“请示”,不要写成“请示报告”。 三是不要在“报告”等非请示性公文中夹带请示事项。 四是必须事先请示,不能“先斩后奏”,像个总结报告。 五是只能向上级机关请示,不能越级请示,不能多方请示,也不能向不相隶属机关请示。 六是请示事项涉及其他部门业务范围时,应当协商取得一致意见后再向上级机关报送请示;经过协商却不能达成一致意
11、见时,要在请示中说明。,七是几个机关因同一事项需要请示时,可联合向同一上级机关报送请示。 八是请示公文应是单位一把手签发。 九是请示一般只写一个主送机关,需要同时送其他机关的,应当用抄送形式,但不得抄送下级机关。 十是除上级机关负责人直接交办的事项外,不得以机关名义向上级机关负责人报送“请示”(包括“报告”、“意见”)。 十一是请示公文要在成文日期后标明联系人和联系电话。, 请示的写作要求,(三)报告,报告是向上级机关汇报工作、反映情况、提出建议或意见、答复上级机关询问的公文。是一种陈述性的上行文。,报告的特点,真实性 针对性 概括性,报告的分类,根据性质的不同,报告可分为综合报告和专题报告两
12、种;根据时间期限的不同,可分为定期报告和不定期报告两种;根据内容不同,可分为工作报告、情况报告、建议报告、答复报告和递送报告等。,(一)工作报告。是向上级机关或重要会议汇报工作情况的报告。它主要用以总结工作,反映某一阶段、某个方面贯彻落实政策、法令、批示的情况。 (二)情况报告。是指用于向上级反映工作中的重大情况、特殊情况和新动态等的报告。这种报告便于上级和机关根据下级情况,及时采取措施,指导工作。 (三)建议报告。是指根据工作中的情况动向和存在问题向上级机关提出具体建议、办法、方案的报告。 (四)答复报告。是针对上级机关向下级机关提出询问或要求,经过调查研究后所作的陈述情况或者回答问题的报告
13、。 (五)递送报告。是以报告的形式,向上级呈报其他文件、物件的说明性公文。,报告的分类,报告的结构与写法,报告一般由首部、正文和尾部组成 。 (一)首部。主要包括标题和主送机关两个内容。 报告的标题常见的形式有两种,一种是由发文机关、事由和文种构成 ;另一种是由事由和文种构成 。报告的主送机关可以是一个,也可以是几个。顶格写于文首、其后用冒号。,(二)正文。报告正文的结构一般由开头、主体和结语等部分组成。 1、开头。主要交代报告的缘由,概括说明报告的目的、意义或根据,然后用“现将情况报告如下”一语转入下文。 2、主体。这是报告的核心部分,用来说明报告事项。它一般包括两方面内容:一是工作情况及问
14、题;二是进一步开展工作的意见。 3、结语。根据报告种类的不同一般都有不同的程式化用语,应另起段来写。工作报告和情况报告的结束语常用“特此报告”;建议报告常用“以上报告,如无不妥,请批转各地执行”;答复报告多用“专此报告”;递送报告则用“请审阅”“请收阅”等。,报告的结构与写法,(三)尾部。一般包括署名和成文时间两项内容 关于署名,如果标题中有发文机关名称,这里不再署名。而一般情况下,要求在右下方署上机关单位或主要负责人姓名。之后,于其下写明年、月、日期,并加盖单位公章或主要负责人印章。,报告的结构与写法,报告的写作要求,(1)汇报的内容必须真实可靠。 (2)反映报告的情况要有信息价值。在报告内
15、容方面,应着重反映那些政策性强、影响面大、带有动向性的情况和问题。 (3)对情况要有分析、有看法。无论是综合报告还是专题报告,都应避免罗列情况,冗长琐碎,写成“流水帐”。应该把情况、问题归纳起来,进行认真的、实事求是的分析,使之条理化,并具体地提出解决问题的意见和措施。 (4)报告中不要夹带请示事项。报告与请示是公文中的两种文体,各有各的内容和写作要求,不能混为一谈。报告这种问题不需要上级批复,如果夹带请示事项,势必贻误工作。,(四)通报,通报是用于表彰先进、批评错误、传达重要精神与通报有关情况的公文。,通报的特点,(一)典型性。通报的人和事总是具备一定的典型性,能够反映、揭示事物的本质规律,
16、具有广泛的代表性和鲜明的个性。 (二)引导性。无论表扬性通报,批评性通报,还是情况通报,其目的都在于通过典型的人和事引导人们辨别是非,总结经验,吸取教训,弘扬正气,树立新风。 (三)严肃性。通报的内容和形式都是严肃的。由于通报是正式公文,是领导机关为了指导面上的工作,针对真人、真事和真实情况制发的,无论是表扬、批评或通报情况,都代表着一级组织的意见,具有表彰鼓励或惩戒、警示的作用,因而其使用十分慎重、严肃。 (四)时效性。通报的典型性、引导性都是就特定的社会背景而言的。随着客观情况的变化,一件在当时看来具有典型意义的事实,时过境迁,未必仍具有典型性。因此,通报作用的发挥,与抓住时机适时通报是分
17、不开的。,通报的分类,根据内容不同,通报可以分为表彰性通报、批评怀通报和情况通报三种。 (一)表彰性通报。是用来表彰先进单位和个人,介绍先进经验或事迹,树立典型,号召大家学习的通报。 (二)批评性通报。是用来批评、处分错误,以示警戒,要求被通报者和大家吸取教训的通报。 (三)情况通报。是在一定范围内传达重要情况和动向,以指导面上工作为目的的通报。,通报的结构与写法,通报一般由首部、正文和尾部三部分组成。 (一)首部。通报的首部主要包括标题和主送机关两个项目内容。 1、标题。通常有两种构成形式:一种是由发文机关名称、事由和文种组成 ;另外一种是由事由和文种构成 。此外,有少数通报的标题是在文种前
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