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1、1,公文写作,2,公文的分类 (一) 按发文机关所属组织系统分类 1、党的机关公文 即中国共产党机关公文处理条例规定的14种公文:决议、决定、指示、意见、通知、通报、公报、报告、请示、批复、条例、规定、函、会议纪要。 2、行政公文 即国家行政机关公文处理办法规定的13种公文:命令、决定、公告、通告、通知、通报、议案、报告、请示、批复、意见、函、会议纪要。,3,(二) 按行文方向分类 1、上行文 请示、报告 2、下行文 3、平行文 函和议案,4,一、请示的起草 二、报告的起草 三、通知的起草 四、怎样编写计划 五、怎样起草总结 六、编写会议纪要的要领 七、函,5,请示的起草,(一)含义 请示是下
2、级机关就有关问题向上级机关请求指示、批准时使用的上行公文。 (二)应用范围 1.在实际工作中,遇到缺乏明确政策规定的情况; 2.工作中遇到需要上级批准才能办理的事情; 3.超出本部门职权之外,涉及多个部门和地区 的事情,请示上级予以指示。,6,(三)请示的分类,1.请求指示: 适用于遇到疑难问题,须请求上级机关批示的事项。 解决“我们请求该怎样做”的问题。接 2.请求批准: 适用于那些主管部门有明确规定,必须经过上级批准才允许办理的事项。 解决“请求批准我们这样做”的问题。接 3.请求批转: 请示事项较为重大复杂,具有一定的普遍意义,不但需要上级批准,还需要上级转发。 解决“我们请求有关单位这
3、样做”的问题。接,7,(四)请示正文的写作方法,1、开头:说明请示的根据、目的,需要时明确交代请示事项的背景或理由。 2、主体:明确提出请示事项。针对请示事项提出本单位的意见、建议或方案。如请示事项存在几种可能解决的办法或方案,要提出倾向性意见,积极帮助上级机关出谋献策,不能简单上交矛盾。 3、结尾:恰当使用结语。 “当否,请批复。” “以上请示妥否,请指示。” “以上请示如无不妥,请批准。” “以上请示如无不妥,请批转执行。”,8,(五)起草请示的注意事项,1、行文之前要与主管领导充分沟通; 2、请示理由要充分,要求和建议要具体; 3、严格执行一文一事制度; 4、按照隶属关系逐级行文; 5、
4、不能多头请示,只能主送一个上级主管机关; 6、请示与报告不能混用。 接病文,9,报告的起草,(一)报告的用途 用来向上级机关汇报工作、反映情况,答复上级机关的询问。 注意:报告与请示的联系与区别。接 (二)报告的分类 按照内容划分: 综合报告;专题报告。 按照目的划分: 工作报告;总结报告;情况报告;调查报告; 建议报告;检讨报告。,10,(三)工作报告正文的写作方法,开头:对前一段时间的工作状况作概括性说明。包括:工作开展的时间、主要工作项目、工作进程、总体效果评价等。 主体 重点回顾工作进展情况和主要成绩; 提炼工作中取得的经验和体会; 找出工作中存在的主要问题或薄弱环节,分析原因,提出改
5、进意见与办法; 提出今后工作的意见或进一步做好工作的愿望。 结尾:使用下列公文术语 特此报告,请审阅。 以上报告如有不当,请指正。,11,(四)注意事项,采用记叙为主的表达方式。 按时间顺序、工作过程或问题的逻辑关系,概述工作内容及完成情况,避免罗列过多事例。 重点突出,点面结合。 突出中心工作进展情况及主要成绩;在重点叙述的同时,对面上的情况要有概括性叙述,适当引用数据材料,增强说服力。 实事求是,如实报告成绩和不足。 节俭篇幅。 报告中不能写请示事项。范文,12,通知的起草,(一)用途 用于批转下级机关的公文,转发上级机关和不相隶属机关的公文,传达要求下级机关办理和需要有关单位周知或者执行
6、的事项,任免人员。 (二)把握特点 1.内容单纯,行文灵活简便。 2.表述具体,可操作性强。 3.时效性强,需要及时周知或执行。,13,(三)分类,1. 指示性通知 2. 规定性通知 3. 知照性通知 4. 事务性通知 5. 批转、转发、公布性通知 6. 任免性通知,14,(四)事务性通知 会议通知,篇段合一式:用于小规模、临时性、内部会议 要素:时间、地点、参加人、会议名称等。 分层表达式:用于规格较高、人数较多、较重 要会议。 导语部分:会议目的、根据、名称等。 主体部分:分项说明时间、地点、参加人、 内容、注意事项、联系方式等。 结尾部分:提出准时到会的要求,或用结语 “特此通知”。接,
7、15,(五)指示性通知,应用范围: 1、多用于传达决定、规定、指示或某方面的政策,布置需要执行与办理的工作。 例如:国务院关于严厉打击生产和经销假冒伪劣商品违法行为的通知 2、发布(印发,下达)式通知。发布、印发的多是条例、办法、规定等行政法规。 例如:关于印发股份制企业试点办法的通知、关于印发资金整顿工作验收标准的通知,16,(六)撰写通知的注意事项 1.事务性通知注意要素齐备,事项具体,读者无疑问。讲究政策法规依据,增强发文的权威性。 2.指示性通知注意政策措施的可行性,争取好效果。 3.讲究条理性与逻辑性,便于阅读领会理解。 4.注重发文时限。,17,怎样编写计划,(一)计划与管理职能密
8、不可分 管理有四大基本职能:计划、组织、领导、控制。计划是管理职能中的首要职能。古代孙武曾说:“用兵之道,以计为首”。计划的制定与执行的好坏,决定一项工作的成败得失,决定着事业的兴衰存亡。安排、打算、设想、要点、方案等都属于计划的范畴。 (二)计划的功能 1、指明努力方向,协调行动步调。 2、预测未来变化,减少不利因素影响。 3、减少浪费现象,避免利益损失。 4、加强行为控制,避免无序状态。,18,(三)、计划的特点 1、目的性。 2、预见性。 3、可行性。 4、可变性。 5、严肃性。,19,(四)计划的写作,1、标题:单位名称、适用期限、内容事项、文种 例如: 区人事局 2002年军队转业干
9、部培训工作计划 2、正文写法(5 W,1 H) 做什么?为何做?何时做? 何地做?谁去做?如何做?,20,开头:阐明制定计划的依据(指导思想;现状分析;计划的总任务;做好工作的意义) 主体:制定计划的“三要素”。 目标(做什么:具体工作内容) 措施(怎么做:工作方式方法) 步骤(何时做:工作时间安排) 结尾:说明注意事项或检查落实方法。 描绘前景,鼓舞士气。 3、落款:写明制订计划的单位名称或个人姓名,标明成文时间。如果标题中已标明单位名称,落款处就不再署名。,21,(五)主体内容表述方式,开列式:把工作事项逐项列出,分项编写。 (适合于大型综合性计划) 展开式:围绕中心工作,将具体目标、措施
10、要 求、实施步骤、依次展开编写。 (适合于单项计划) 阶段式:按工作阶段或时间顺序编写。 (适合于阶段性明显的工作) 图表式:将计划内容列成图表的主要项目,依 次填写。(单独或作为附件均可),22,(六)如何增强计划的操作性,内容方面:制定科学合理的目标和指标。 总目标明确、具体、合法、方向正确。 任务的数量和质量要求要合理; 任务的指标要能够考核和控制; 任务指标要相对稳定,可以衡量; 任务指标要符合实际,可以实现; 任务指标要有明确的时间限制。,23,形式方面: 要做到表达简要、准确,条理清晰,要素完整,逻辑性强 程序方面: 坚持民主集中制原则,自下而上,自上而下相结合,要发挥上下两方面的
11、积极性; 善于听取专家意见。 注意制定预案,以防不测。,24,怎样起草总结,(一)含义、目的与实质 含义:总结是对以往一段工作的回顾与反思,并以书面形式表达的事务性文件。 计划是工作之前的安排打算,解决“做什么”和“怎么做”的问题;总结则是工作之后的回顾、分析,是解决 “做了什么”和“做得怎样”的问题。 目的:摸索事物发展规律,做好今后工作。 实质:对人类社会实践的再认识。 (二)功能 1.认识事物发展规律,制定切实的方针政策; 2.有助于推广先进经验,提高管理水平。 3.有助于上级机关对本单位工作的针对性指导。,25,(三)总结的特点 1、实践性 2、经验性 3、理论性,(四)总结写作要领
12、做好写前准备 1.调查研究,占有资料; 2.归纳整理,筛选材料; 3.学习理论,掌握政策; 4.总体构思,拟制提纲。,26,总结正文的起草要领,前言: 概括工作的基本情况,交代总结针对的背景、时间、工作事项、点明中心思想。 主体内容 回顾完成工作情况:内容、措施、方法、成绩 提炼工作中的经验体会。 指出存在的不足之处。 今后的努力方向。 结尾: 简要说明今后工作的打算。,27,(五)主体内容表述方式,1.两段式写法(采用叙述议论方式) 2.概述式写法(情况成绩经验问题意见) 3.阶段式写法(分阶段总结,注意各阶段特点) 4.经验式写法(略写工作内容,重点论述工作经验,以便发挥总结的指导作用),
13、28,(六)如何发挥总结的指导作用,1、避免为了总结而总结的做法,不要记流水帐。 2、突出重点。即工作中的成功做法与体会,取 得成绩的主观因素,这是总结的重点。 3、找出特点:在反应新思想、新做法、新材料 上下功夫。 4、加强总结交流工作。 5、从群众中来,到群众中去,资源信息共享。 6、注重经验的传播 ,不能以归档为目的。,29,(七)写好总结的注意事项,1、真正重视总结工作。克服“例行公事”思想,自下而上与自上而下相结合,认真写。 2、运用辩证分析的方法。坚持两点论,反对绝对化,要实事求是地总结工作。 3、材料取舍得当。努力做好材料工作,做到观点和材料的统一。既要有丰富材料,又要发现工作中
14、的闪光点,善于运用新材料,掌握全面情况和整个工作进程。堆砌材料是失败的总结。 4、注重理性分析。抓住重点问题,注意提炼规律性认识,避免事无巨细面面俱到。,30,编写会议纪要的要领,(一)会议纪要的用途与类型 用途: 会议纪要用于记载和传达会议的基本情况、主要精神和决定事项,作为会后传达贯彻执行的依据。 类型: 按照会议性质分: 1、决议性纪要; 2、部署性纪要; 3、学术性纪要; 4、消息性纪要。,31,按照会议内容划分,1、综合性会议纪要 2、专题性会议纪要(如科技报告会、生产经营协调会) (二)会议纪要的特点 1、纪要性 2、决议性 3、备查性 4、特殊性,32,(三)会议纪要的格式要素
15、文头部分: 纪要名称、编制单位名称、编制日期。 主体部分: 标题、正文。 文尾部分: 主题词、报送单位、印制部门、印发日期。,33,(四)衡量会议纪要质量的基本标准,1、会议基本概况交代得清楚; 2、会议主要精神传达得完整。 抓住领导人和权威人士的发言。 注意听取主持人的总结性意见。 区分讨论性意见和表态性意见。 以多数人意见为结论性意见。 学术性纪要,要写清一致意见和重要不同意见。 3、会议决定事项记载得准确。,34,(五)会议纪要正文写作要领,开头:说明会议概况:时间、地点、主持人、 参加人、列席人、会议议题等。 (概述或分项式) 主体:介绍会议主要精神和决定事项: 包括会议研讨的主要问题
16、、会议意见、 会议取得的成果、决定事项等。 结尾:1、号召干部群众落实会议精神; 2、强调落实会议精神的关键问题; 3、对会议作简要说明。 (一般会议纪要可不写结束语。),35,(六)正文主体部分表述方式,概述式 :把会议讨论的主要问题、与会成员的统一认识 和看法、议定的事项进行综合归纳整理,用概述的方法加以整体阐述和说明。 适合内容较简单的办公会议和小型的工作会议。 条款式:将会议决定事项用条款方式简要说明,以便会后检查落实,明确责任。 适合现场办公会和协调会。 归纳分类式:根据会议讨论内容进行归纳集中,分列标题。 适合较大型的工作会议或专业会议。 发言记录式: 根据发言记录整理而成,较多保
17、留发言原貌,以备查考。 适合学术研讨会、理论讨论会。,36,(七)编写会议纪要的注意事项,1、写作之前做好必要的准备工作。 2、忠实于会议内容,准确反映会议决定事项 和主要精神。 3、抓住要点,体现“要”字。 4、语言简明,讲究逻辑性和条理性。 一些习惯用语:“会议听取了、会议讨论了以下几个问题、会议认为、会议指出、会议决定、会议要求”等。 接,37,函的起草,(一)含义 函是不相隶属机关之间商洽工作、询问或答复问题,请求批准和答复审批事项时使用的平行公文。 (二)分类 1、按形式分:公函和便函 2、按行文关系分:发函和复函 3、按内容分:告知函、商洽函、询问函、 请求函、答复函,38,(三)
18、函正文的写作方法 1、开头:写明原因或依据。如果是复函,要引叙来函,通常写“贵单位二00年月日关于的函收悉。” 2、主体:写明事项,具体内容。如果是复函,一般用“经研究,答复如下”。 3、结语: “特此函告,盼函复”、“特此函复”、“此复”。 商洽函的标题:关于商请+事项+文种 请求函的标题:关于请求(申请)+事项+文种,39,(四)函的写作要求 1、直截了当。简要明确地提出要商洽的事项和要询问的问题,并表明态度,不绕弯子,不含糊其词。 2、写作语言。叙述清楚,语言简洁,注意分寸和礼貌,因为函用于不相隶属机关之间,因此,语言要平和、礼貌、得体,忌用命令、生硬或过于媚上、乞求的语气,本着平等协商
19、、以诚相见的态度,谦和有理,不卑不亢。 3、格式规范。,40,改错题: 1、搭配不当:关于开展会计工作标准化技术考核制度的通知; 将“开展”改为“实行”。 2、语序不当:关于加强发布公众天气预报归口管理的报告; 应改为:关于发布公众天气预报加强归口管理的报告。 3、 成分残缺:关于切实做好接受安置灾民的通知; 应改为:关于切实做好灾民接受安置工作的通知。,41,4、成分多余:关于做好春耕生产各项准备工作问题的通知; “做好工作”是完整的述宾词组,“问题”多余,应删去。 5、主语和谓语搭配不当 a、人民的生活水平普遍增加了。 “生活水平”不能说增加了,应改为“提高了”, b、 这个先进集体就在深
20、入开展的反腐败斗争中涌现出来了。 涌现指大量人或事物出现,而b句的主语仅仅是个单独事物,因此不相搭配,可将“涌现出来了”改为“产生了”。,42,6、谓语和宾语搭配不当: 如:要加强自身改革和建设的步伐。 “加强”和“步伐”不搭配,可将“加强”改为“加快”;也可将“的步伐”去掉。 7、主语残缺 如:烟草历来是国家税收的一大主项,一直实行国家专卖管理,并制定“烟草专卖法”做保障。 此句最后一个分句缺少主语,而成了“烟草制定烟草专卖法”显然不妥。将第二个分句中“国家”提到前面做主语,变成“国家一直实行专卖管理,并制定“则可消除语病。 8、补语和中心语搭配不当: 如:会议室打扫得干干净净、整整齐齐。
21、句子“打扫”和“整整齐齐”不搭配,可删掉“整整齐齐” ;或在“整整齐齐”前面补上与之相搭配的中心语 “布置” 或“收拾”。,43,9、状语多余 如:有关部门同志在一起多次反复地进行研究,终于找到了妥善解决问题的办法。 此句“多次”和“反复”词义重复,应删去一个。 10、谓语多余 如:全市副处级以上干部有%左右的人在党校或干部管理学院进修学习过。 此句“进修”和“学习”词义相同,应删去一个。 11、定语多余 如:一个极平常而普通的人做出了不平凡的业绩。 此句“普通”即“平常”的意思,两者词义重复,应删去一个(保留“普通”好一些)。,44,12、宾语多余 如:受益最大的是自己本人。 此句“自己”和“本人”应删去一个。 13、主语重复 如:经过踩点,他窜到这座居民楼。 “和他是全同关系的概念,属主语重复,多余,可将“他”去掉。 14、联合词组错位 如:省委、地委和中央领导同志都到这里视察过。 此句并未表示出按时间顺序的排列,则应改为“中央、省委、和地委领导同志”或“地委、省委和中央领导同志”。,45,谢 谢!,
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