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1、第第1 1篇篇 行政篇行政篇 项目1 制作员工基本信息表 1.1 项目2 制作公司车辆使用管理表 1.2 项目3 制作会议室管理表 1.3 1.1 项目1 制作员工基本信息表 1.1.1 项目背景 员工基本信息表是企业对员工基本信 息掌握的一个重要途径。 通过员工信息表不但可以了解员工基 本信息,还可以随时对员工基本情况进行 筛选、统计和分析等。 本项目以“制作员工基本信息表”为例 ,介绍Excel制作员工基本信息表的方法。 1.1.2 项目效果 图1-1 员工基本信息表效果图 1.1.3 知识与技能 创建工作簿、重命名工作表 数据的输入 数据有效性设置 函数IF、LEN、MOD、TEXT和
2、MID的使用 导出文件 工作表的修饰 复制工作表 数据排序 分类汇总 1.1.4 解决方案 任务1 创建“员工基本信息表”工作簿 ,将Sheet1工作表重命名为“员工基本信息 ”。 任务2 创建“员工基本信息”表基本框 架 (1)输入表格标题字段。 (2)输入“编号”。 (3)输入员工“姓名”。 任务3 输入员工的“身份证号码” (1)设置“身份证号码”的数据格 式。 (2)设置身份证号码的“数据有效性 ”。 (3)输入员工的身份证号码。 任务4 输入员工的“部门” (1)为“部门”设置有效数据序列。 (2)输入员工的“部门”。 任务5 输入“入职时间”、“学历”和“ 职称” (1)参照图1-
3、5在E2:E26单元格区域 中输入员工的“入职时间”。 (2)参照“部门”的输入方式,输入 员工“学历”。 (3)参照“部门”的输入方式,输入 员工“职称”。 任务6 根据员工的“身份证号码”提取 员工的“性别” (1)选中H2单元格。 (2)在H2单元格中输入公式 “=IF(MOD(MID(C2,15,3),2),“男“,“ 女“)”。 (3)选中H2单元格,用鼠标拖动其 填充句柄至H26单元格,将公式复制 到H3:H26单元格区域中,可得到所 有员工的性别。 任务7 根据员工的“身份证号码”提取 员工的“出生日期” (1)选中I2单元格。 (2)在I2单元格中输入公式“=- TEXT(IF
4、(LEN(C2)=15,MID(C2,7,6), MID(C2,7,8),“0-00-00“)”。 (3)将I2单元格的数据格式设置为“ 日期”格式。 (4)选中设置好的I2单元格,按住 鼠标左键,拖动其填充句柄至I26单 元格,将其公式和格式复制到I3:I26 单元格区域,可得到所有员工的出生 日期。 任务8 导出“员工基本信息”表 (1)选中“员工基本信息”表。 (2)选择【文件】菜单中的的【另 存为】,出现【另存为】对话框。 (3)将“员工基本信息”表保存为“带 格式文本文件(空格分隔)”类型, 文件名为“员工信息”。 (4)单击【保存】按钮,按提示信 息进行保存。完成文件的导出,导出
5、的文件格式为“.prn”。 任务9 使用自动套用格式美化“员工 基本信息”表 (1)选中A1:I26单元格区域。 (2)选择【格式】菜单中的【自动 套用格式】命令。 (3)选择“序列2”样式。 任务10 使用手动方式格式美化“员工 基本信息表” (1)在表格之前插入1空行作为标题 行。 (2)制作表格标题。 (3)设置表格边框。 (4)调整行高。 任务11 复制“员工基本信息”工作表 (1)选中“员工基本信息”工作表。 (2)复制该工作表,并将该表重命 名为“各部门人数”。 任务12 统计各部门人数 (1)选中“各部门人数”工作表。 (2)选中有数据区域的任一单元 格。 (3)利用【分类汇总】
6、命令,汇总 统计出的各部门人数。 图1-25 汇总统计出的各部门人数 1.1.5 项目小结 本项目通过制作“员工基本信息表”, 主要介绍了工作簿的创建、重命名工作 表、复制工作表、Excel中数据的输入技 巧、数据的有效性设置设置、利用IF、 LEN、MOD、TEXT、MID函数从身份证 号码中提出员工性别、出生日期等信息。 为便于数据的利用,我们将生成的员 工信息数据导出为“带格式的文本文件”。 在编辑好表格的基础上,使用“自动 套用格式”和手动方式对工作表进行美化修 饰。 此外,通过分类汇总对各部门员工人 数进行了汇总统计。 1.1.6 拓展项目 1.统计员工基本信息表中男女员 工人数。
7、2.计算员工基本信息表中的员工 年龄。 3.计算员工基本信息表中的员工 工龄。 1.2 项目2 制作公司车辆使用管理表 1.2.1 项目背景 为合理安排车辆使用,提高办事效率 ,节约公司车辆使用的费用,使之规范 化、秩序化,需要严格地按科学的管理制 度来运行。 本项目通过制作公司车辆使用管理表 ,来介绍Excel软件在车辆使用管理方面的 应用。 1.2.2 项目效果 图1-2 公司车辆使用管理表效果图 图1-3 公司各部门车辆使用费数据透视表 1.2.3 知识与技能 工作簿的创建 工作表重命名 自定义数据格式 数据的输入 公式的使用 函数IF、ROUND的使用 工作表格式化 数据透视表 页面设
8、置 1.2.4 解决方案 任务1 创建工作簿,重命名工作表 (1)启动Excel 2003,新建一个空 白工作簿。 (2)将创建的工作薄以“公司车辆 使用管理表”为名保存。 (3)将“公司车辆使用管理表”中的 Sheet1工作表重命名为“车辆使用结 算”。 任务2 创建“车辆使用结算”表的基本 框架 (1)在“车辆使用结算”表中输入工 作表标题“公司车辆使用结算表”。 (2)输入表格标题字段。 任务3 输入“车号”的数据 (1)选中A3:A24单元格区域。 (2)自定义“车号”数据格式。 (3)输入车号。 任务4 输入“使用原因”数据 该项数据分为两种“公事”和“私事”。 为实现快速输入,这里
9、,我们使用“ 查找”和“替换”的方法来输入该列数据。 任务5 输入“公司车辆使用结算表”其 它数据 (1)输入“使用者”数据。 (2)输入“所在部门”的数据。 (3)输入“使用日期”、“发车时间” 、“交车时间”和“里程”数据。 任务6 计算“车辆使用费” 这里,假设我们按2元/公里计算车辆 使用费,即车辆使用费=里程2。 (1)选中I3单元格。 (2)输入公式“=H3*2”,按【Enter 】键。 (3)拖动I3单元格的填充句柄至I24 ,将公式复制到I4:I24单元格区域中 ,计算出所有“车辆使用费”。 任务7 计算“报销费” 报销费的计算原则为凡“用车原因”为 “公事”,则“车辆使用费”
10、全部报销,凡“用 车原因”为“私事”,不予报销。 这里,我们使用IF函数进行计算。 (1)选中J3单元格。 (2)输入公式“=IF(D3=“公事 “,I3,0)” (3)按【Enter】键,计算出J3中的 “报销费”。 (4)拖动J3单元格的填充句柄至J24 单元格,将公式复制到J4:J24单元格 区域中,计算出所有“报销费”。 任务8 计算“驾驶员补助费” 按照正常的每天8小时工作时间算, 若驾驶员出车时间超过8小时,超过部分的 出车时间则按30元/小时发给相应的补助, 若超过时间不足半小时,则忽略不计;超 过半小时,不足1小时的,按1小时计。 (1)选中K3单元格。 (2)选择【插入】菜单
11、中的【函数 命令】,打开【插入函数】对话框, 选择IF函数。 (3)在“Logical_test”框中输入条件 表达式“(G3-F3)*248”,在 “Value_if_true”中输入 “ROUND(G3-F3)*24-8),0)*30”,在 “Value_if_false”中输入“0”。 (4)单击【确定】按钮,计算出K3 中的“驾驶员补助费”。 (5)拖动K3单元格的填充句柄至 K24单元格,将公式复制到K4:K24单 元格区域中,计算出所有“报销费”。 任务9 格式化“车辆使用结算”表 (1)设置工作表标题格式。 (2)将标题字段的格式设置为宋 体、12磅、加粗、居中。 (3)设置“使
12、用者”、“所在部门”和 “使用原因”所在列的数据居中对 齐。 (4)将“车辆使用费”、“报销费”和 “驾驶员补助费”几项数据设置为货 币格式“¥”。 (5)为“车辆使用结算”表设置边 框。 (6)为“车辆使用结算”表设置底 纹。 (7)设置标题字段的字体颜色。 任务10 制作各部门车辆使用费数据 透视表 (1)单击选定“车辆使用结算”工作 表。 (2)选中该工作表中的任一非空单 元格。 (3)选择【数据】菜单中的【数据 透视表和数据透视图】命令,根据【 数据透视表和数据透视图向导】对话 框的提示进行操作。 (4)将“所在部门”作为“行”字段, 将“使用原因”作为“列”字段,将“车 辆使用费”作
13、为“数据”项。 (5)新生成的数据透视表工作表重 命名为“各部门车辆使用费数据透视 表”。 任务11 设置打印页面 (1)选中“车辆使用结算”工作表 (2)设置纸张方向。 (3)设置页边距。 (4)打印预览。 1.2.5 项目小结 本项目通过制作“公式车辆使用管理 表”,主要介绍了工作簿的创建、工作表重 命名、自定义数据格式、公式及函数IF和 ROUND使用。 在此基础上,我们对工作表进行了格 式化。数据透视表是一种交互式报表,可 快速合并和比较大量数据。 本项目我们使用数据透视表对公式车 辆使用费进行了汇总分析。 此外,通过页面设置,我们可对制作 好的报表进行页边距、纸张的设置,以形 成一份
14、美观、实用的表格。 1.2.6 拓展项目 1.汇总统计每辆车当月的里程 数。 2.制作员工用车情况统计分析 表。 1.3 项目3 制作会议室管理表 1.3.1 项目背景 在企业的经营管理过程中,企业各部 门之间经常需要利用会议室来及时沟通、 协调处理相关事宜。 为规范会议室的管理,提高会议室的 使用效率,需要使用会议室的部门应该提 前向行政部申请会议室,说明使用时间和 需求,行政部则依次制定出相应的会议室 使用安排。 本项目通过制作“会议管理表”,来介 绍Excel软件在会议管理方面的应用。 1.3.2 项目效果 图1-4 会议管理表效果图 1.3.3 知识与技能 工作簿的创建 工作表重命名
15、设置单元格格式 工作表格式化 条件格式的应用 函数TODAY、NOW的使用 取消网格线 1.3.4 解决方案 任务1 创建工作簿,重命名工作表 (1)启动Excel 2003,新建一个空白 工作簿。 (2)将创建的工作薄以“公司会议室 管理表”为名保存。 (3)将“公司会议室管理表”工作簿 中的Sheet1工作表重命名为“重大会 议日程安排提醒表”。 任务2 创建“公司会议室管理表” (1)在“重大会议日程安排提醒表” 中输入工作表标题。 (2)输入表格标题字段。 任务3 输入会议室使用安排 输入重大会议日程安排提醒表中输入 会议室使用的相关信息。 任务4 合并单元格 (1)将表格标题单元格合
16、并及居 中。 (2)合并标题字段的B2:D2单元格区 域。 (3)分别合并A3:A5、A6:A8、 A9:A10、A11:A12、A13:A14、 B4:B5、B7:B8单元格区域。 任务5 设置单元格时间格式 (1)选中C3:D14单元格区域。 (2)将单元格数字格式设置为“时间 ”,选择【类型】为“13:30” 任务6 设置文本格式 (1)设置表格的标题行字体格式。 (2)设置表格标题字段的格式。 (3)设置其余文本格式。 任务7 设置行高和列宽 (1)设置行高。 (2)设置列宽。 任务8 设置表格边框 为A2:H14单元格区域设置边框。 任务9 使用“条件格式”设置高亮提醒 通过Exce
17、l的“条件格式”功能判断“日 期”和“时间段”,即会议室的使用实际上是 否已经超过了当前的日期和时间。 若超过了则字体显示蓝色加删除线区 分,且单元格背景显示粉红色;若未超过 则单元格背景显示黄色。 (1)设置“日期”高亮提醒 (2)设置“时间段”高亮提醒。 任务10 取消背景网格线 Excel默认情况下会显示灰色的网格线 ,而这个网格线会对显示效果产生很大的 影响。 若去掉网格线则会使人的视觉重点落 到工作表的内容上。 (1)单击选中“重大会议日程安排提 醒表”。 (2)选择【工具】菜单中的【选项 】命令。 (3)单击【视图】选项卡,取消勾 选【窗口选项】中“网格线”选项。 1.3.5 项目小结 本项目通过制作“会议室管理表”,主 要介绍了工作簿的创建、工作表重命名、 设置单元格格式、工作表格式化、条件格 式。 这里重点介绍了使用函数TODAY和 NOW来判断“日期”和“时间段”是否已经超 过了当前的日期和时间。 此外,为增强表格的显示效果,还介 绍了如何取消工作表的网格线。 1.3.6 拓展项目 1.制作车辆使用提醒表。 2.制作员工生日提醒表。
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