[其它技巧]Office2010训练讲义.ppt
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1、Microsoft Office 2010 训练训练 -刘利强 WORD 2010 1 启动 WORD 2010 及操作界面 1 自定义索引卷标1 移除索引卷标3 Word 2010 新功能简介3 加强文字效果3 OneType 印刷样式3 加强的 SmartArt 图形 3 强化通讯效率、立即共享文档4 更专业 的图片编辑 4 屏幕快照7 后台检视 8 导览 窗格8 数据搜寻9 关连式拼字检查 10 贴上预览 10 语言工具11 加强的翻译工具11 Word Web App.12 大幅提升输入的效率13 输入数据技巧13 使用文件模板14 提升排版的效率15 改变段落排列方式15 快速改变段
2、落外观样式15 图片效果17 互动窗体设计 18 长文件编辑 19 掌控章节编 号20 长文件的章节编 号20 启动导览 窗格21 长文件目录制作21 插入页码 21 分节处 理21 制作目录21 在 Windows Live 上共享文档24 EXCEL2010 大量资料的分析.26 枢纽分析26 建立数据透视表27 区域的层次分析28 数据透视表的群组设 定28 数据透视表的分页筛选 28 枢纽分析数据字段的移除29 交叉分析29 建立交叉分析筛选 器29 美化交叉分筛选 器30 迷你图表31 强化设定格式化的条件31 PowerPoint 2010 下载简报 范例制作简报 33 一致性外观
3、的利器主题34 简报 的输出与无纸化的简报 37 OUTLOOK2010 工作环境46 OUTLOOK 2010 新功能.46 后台检视 46 交谈检视 46 清理交谈47 略过交谈48 快速步骤48 高效率的立即搜寻49 快速联系人49 更有效率的邮件技巧50 快速检视 会议邀请50 行事历排程检视 51 提升通讯效率52 多元人的互动联系人卡片52 设定账号54 管理电子邮件账号54 使用通讯簿56 邮件格式56 图片处理57 附加行到邮件58 邮件追踪58 送达回条与读取回条58 投票按钮59 回复投票59 标记 重要邮件59 回复及转寄60 以简讯 方式转寄60 转寄成会议邀请60 邮
4、件管理61 使用快速步骤处 理邮件61 自定义快速步骤61 变更快速步骤动 作62 检视 与搜寻邮 件62 搜寻邮 件64 联系人管理66 建立联系人数据66 行事历67 建立约会67 建立周期性约会67 建立会议68 共享行事历69 变更或移除已发布的行事历70 工作70 建立工作70 指派工作71 Outlook Social Connector .72 Business contact manager.73 启动 WORD 2010 及操作界面 WORD 2010 启动动 WORD 2010 及操作界面 开始所有程序Microsoft Word 2010 Word 2010 的操作接口和
5、 Word 2003 比较起来,第一个最明显的差别,就是 菜单栏的变化,原本的菜单栏取而代之的是可视化按钮及文件索引卷标。 并且,在工作环境的右上方,多了一个最小化功能区的按钮,可以随时关 闭或开启功能区。 自定义义索引卷标标 上一个版本的 Word 2007 并没有提供自定义索引卷标的功能。所以,除了快速 存取工具栏之外,无法将常用的工具钮,放置于同一个索引卷标或群组之下。 1 2 启动 WORD 2010 及操作界面 Word 2010 可以自行设定索引卷标和群组,将一些常用的指令,放在同一个索 引标签 之下的不同群组之中。 例:欲新增一个排版的索引卷标;并在此索引卷标中放置 基本工具及
6、段落样式 两个群组,并各自放置其对应 的指令按钮 STEP 1:文件选项选项 STEP 2:自定义义功能区新增索引卷标标 STEP 3:新增索引卷标标(自定义义) 或新增群组组(自定义义) STEP 4:重新命名输输入对应对应 名称 STEP 5: STEP 6: 选选取 选选取 组组名 指令按钮钮 切换换至常用命令清单单 新增 Word 2010 新功能简介 移除索引卷标标 索引卷标名(右)自定义功能区取消勾选选项 可隐藏,若点按 移 除按钮,再点确定钮,即可删除此一索引卷标。 Word 2010 新功能简简介 加强文字效果 Word 2010 可以直接套用特殊效果在文字上,更可以加上 等文
7、字效果 OneType 印刷样样式 ord 2010 所提供的 OpenType 印刷样式字型,可轻松为文字增添新的风格, 使其看起来更专业 而精致。这些特色包括:连接字、样式集以及交替数字及数 字间距。 常用 字型激活对话对话 框进阶进阶功 能 加强的 SmartArt 图图形 Word 2010 共提供了九大类 185 种图形,各种专业 精美的图形,直接套用。 3 Word 2010 新功能简介 插入 图图例插入 SmartArt 图图形 强化通讯讯效率、立即共享文档 当与他人协同合作共同编辑 文件时,可以使用 智能标记来检视 其他人目前 的状态。同时可在不需要切换应 用程序的情况之下,开
8、启一个对谈 。 但是,此功能必须搭配 Office Communicator 2007 R2 以及 Office Communictaions Server 2007 R2 才能运作。 若使用 Hotmail、Messenger、Xbox Live ,则已经有indows Live ID 即能 进行文件的上传与共享;上传的位置将会是 Windows Live 的 SkyDrive 共享 文件夹。 更专业专业 的图图片编辑编辑 4 Word 2010 新功能简介 5 Word 2010 可以在文件中直接编辑图 片,并做出图片的各种特效,而不再需要 使用到其他的图片编辑软 件。超酷的图片移除背景的
9、功能,以及新的图片版面 配置,能让您做出更好的图文整合效果。 Word 2010 新功能简介 6 Word 2010 新功能简介 7 屏幕快照 这是一个非常不错的抓图工具,可在不离开的情况之下,随时撷 取萤 幕上的画面成为图 片,并自动贴 到目前编辑 的文件中,从此再也不需要借助其 他的抓图程序来撷取画面了。 Word 2010 新功能简介 后台检视检视 每一个 Office 2010 应用程序,都有后台检视 ( )的功能,后台检视 除了提供极详尽的文件摘要信息之外,Word 2010 所有 从后台检视的环境之下执行。主要的功能和工作环境的设定,也都是在 档案 后台检视检视 导览导览 窗格 在
10、早期的版本,可以透过大件导引模式的检视 方式,将文章中的 章、节标题 重点段落摘录出来,置于 文件导引模式窗格之中,以方便快速 的移到标题 或段落的位置。 8 Word 2010 新功能简介 在 Word 2010 中,则将文件引导导模式窗格称之为导览导览 窗格 ,除了能 以干净利落的方式来呈现章、节标题 之外,还能直接在导航窗格中移动整个章 节的位置或进行段落升阶、降级的操作。 在导览 窗格中,除了保留浏览 文件大纲纲或文件缩图缩图的功能之外,更新 增了 搜寻寻文件的功能。Word 2010 在强大的全文检索能力之下,还可以搜 寻图 片和表格,使得浏览 文件内容变得更加方便。 检视检视 显显
11、示导导航窗格导览导览 数据搜寻寻 在导览 窗格中,输入搜寻的关键词 ,便会将文件中所有找到关键词 以黄色的醒 目提示标示出来,同时也将导航窗格中的章节摘要加上淡黄的底色,表示在这 些落中也都含有相同的关键词 。 9 10 Word 2010 新功能简介 如要找寻图 形或表格,按下搜寻文本框右边的下拉箭头,即可选择 要找寻的 目标类别 。 关连连式拼字检查检查 当一个单子拼字正确,但是在一个句子中的用法错误时 ,能辨识内文的拼字检 已经可以修正更多这方面的拼字错误 。查,以及 文法屏幕阅读 工具 贴贴上预览预览 贴上选项,Word 2010 实时预览实时预览 (Live Preview) ,提供
12、了三种不同的 可在不同的应用程序之间贴 上相同的内容。 常用 剪贴贴簿贴贴上按钮下方的箭头 Word 2010 新功能简介 11 三种选项 分别为 :保持来源格式设设定 、合并格式设设定、只保留文字 语语言工具 Word 2010 使用独立的 工具提示、说明、以及显示语言设定 ,同时可以 自定义多语言使用经验 。只要在 Word 2010 中修正语言,其他的 应用程序,也会跟着一并修正其语言设定。 档案 选项选项语语言 加强的翻译译工具 Word 2010 的翻译工具,包括三种功能: 在浏览 器中执行机器翻译 在参考数据户窗格中执行本机与在线翻译 透过迷你翻译译工具作文字或段落的随选翻译 Wo
13、rd 2010 新功能简介 还提供了英语协 助 以及英文文字读稿功 能。 校阅阅 语语言翻译译迷你翻译译工具 Word Web App Office Web Apps 提供熟悉的 Microsoft Office 操作接口,随时随地都能透过 Web 完成工作。只要因特网联机成功,就能轻松存取、共享文档、并且使用 ,将文件储存到 上,随时透过计 算机或手机存取。企业和个人应用的方式是不同的 企业应 用:Word Web 程序必须在 Microsoft SharePoint 2010 上执行 个人应用:Word Web 程序可以搭配 Windows Live Services 来使用 12 13
14、大幅提升输入的效率 大幅提升输输入的效率 输输入数据技巧 WORD 2010 提供了自动更正以及建置组块 的功能来协助文字输入的效率。自 动校正及建置组块 能将常用的专有名词、法令规章、各式窗体、图 片等储存在的自动更正项目,不必再重新输入,或花时间 去寻找之前 旧有的数据来复制。 此二项功能在之前旧版就已经提供。 建置组块 相较于自动更正,建置组块弹 性更大,可以将选定的文字、图片、表格、文件 封面、水印以及页首页尾等内容,储存在快速组件库之中,可以更有系 统的将常用的数据存放在特定的位置,以便将来可以快速的找到并插入这些资 料。 建置组块 不必像自动更正一样,必需要取一个代码。其内容可以是
15、专有名词、 提醒事项、一个句子、一段文字或整份文件。 STEP1选取文字范围 STEP2插入 文字 快速组组件 储储存选选取项项目至快速组组件库库 选项选项 : 只插入内容: 文字和表格被置于插入点的位置,图片和文本框 14 大幅提升输入的效率 被置于文件中相对的位置。 插入内容到它自己的段落:文字和表格被置于新的段落之中 插入内容到它自己的页面:自动产 生新,同时插入该建置组块 。 删除建置组块 插入 文字快速组组件(右)组织组织 与删删除 使用文件模板 在工作中可能会使用到的文件格式,几乎都涵盖在 Word 2010 的文件范本之 中。虽然文件模板未必能够完全符合需求,得做修改,但总是可以
16、大幅的节省 编辑 文件的时间 ,提升工作效率。 档案 新增可用范本 或 O 网站上的在线线范本 提升排版的效率 可用模板为装在本机上的范本 提升排版的效率 改变变段落排列方式 阅读 文件时,字里行间没有压迫感,容易阅读 ,那么字距、行距、段落间距是 必须要调整的项目。 透过版面配置来增加文章的可读: 版面配置 版面设设定文件网格线线指定行与字符的网格线线 快速改变变段落外观观样样式 样式集提供了种不同的文件样式,透过样 式集,能迅速改变文字的外观 和段落的外观。 15 提升排版的效率 常用 样样式变变更样样式 样样式集 色彩:仅仅改变变各种图图案、图图表、文字和超链链接的色彩,包括内建和 Of
17、fice .com 在线线色彩,约约有 70 种色彩可供选择选择 。 字型:仅仅改变变文字部份的字型,包括内建和 Office .com 在线线字型,约约有 种的字型可供选择选择 。 段落间间距:提供了种不同的间间距选择选择 。 使用样样式集快速排版后,标题 文字的大小和阶层 属性,还是需要人工来调整。 色彩和字型的选项 ,在套用时,如果没有任何反应,那是因为文件中的字型一 开始就没有套用主题的字型,文字或图形的色彩也是一样,如果一开始就 没有套用主题色彩,此时变 更样式的色彩和字型就不会产生作用。 16 提升排版的效率 17 如果文件套用过样样式集中的选项 ,那么变更样式中的色彩和字型,将会
18、影 响文件中所有的文字和图形对象。 图图片效果 在 Word 2010 中,可以直接做出图片的各种美术效果。 还新增了图片移除背景功能,以及全新的图片版面配置功能,并且各种插入或 处理后之图片,还可以另外存成 PNG、JPG、GIF、TIF、BMP 的图档格式。 去除背景 STEP1选取图片 STEP2图图片工具格式调调整移除背景 STEP3方框以外的背景及粉红红色的区域,都会被移除 STEP4欲修正标标示的范围围 图图片工具格式调调整标标示区域以保留 STEP5图图片工具格式关闭闭保留变变更 18 提升排版的效率 互动动窗体设计设计 STEP1开启开发发人员员索引卷标 档案选项选项自定义义功
19、能区勾选选开发发人员员选项选项 STEP2开发发人员员控件设计设计 模式 选选取内容控件 STEP3开发发人员员控件属性 提升排版的效率 标题标题 :输输入控件标题标题 (如:必须输须输 入)必须输须输 入 标签标签 :控件显显示名称选择 一个项目。 确认认按钮钮 STEP4在二个标签 之间输 入 提示文字 STEP5取消设计 模式 长长文件编辑编辑 善用段落样式 使用段落样式才是控管长文件格式的最佳方式Word 2010 提供了两种使用段 落样式的方式:第一种是套用快速样样式 ;第二种方式是自定义义段落样样式之后,再套 用给段落使用 19 掌控章节编号 套用快速样样式 Word 已将企业可能
20、会使用在文件中的段落样式设定成为快速样式,置放在快 速样式库的选单 中,可以直接套用段落之中 常用 样样式选择选择 套用样样式名称 掌控章节编节编 号 长长文件的章节编节编 号 编辑长 文件时,最好能将报告内容章、分节并且配合章节来突显标题 文字 好的章编方式,能够让层 次分明这样 的文件,就可以透过检视导 航窗格的方 式,列举出文件大纲使得我们可以轻易的切换章节,快速移到想要编辑 的段落 20 21 长文件目录制作 启动导览动导览 窗格 检视检视 显显示 导导航窗格 长文件目录制作 插入页码页码 插入 页页首及页页尾 页码页码 分节处节处 理 目录要放在文件的最前面,所以要在第一页前方插入一
21、张空白页面由于目录 所在位置不需要页码 存在,所以,必须用分节的方式来插入空白页,而不能直 接插入空白页 版面配置 版面设设定分隔设设定下一页页 在页页首页页尾编辑环编辑环 境 页页首页页尾工具 设计设计导览导览连结连结 到前一 节节 在第二页页的页码页码 (右)页码页码 格式 起始页码设页码设 定为为 确定 删删除第一页页的页码页码 制作目录录 常用 样样式内文 参考数据 目录录目录录选选取目录录格式 长文件目录制作 22 节能减碳是目前全世界大势所趋,当然也得跟上潮流,当完成文件编 辑后,不必使用打印机来打印文件,可以直接以电子邮件附件的形式传送给对 方,或者直接将文件张贴 到部落格,更可
22、以将档案送到 Windows Live 以及 SharePoint 文件服务器上来共同编辑 . 以电子邮件传送链接 要执行此项功能,必须先将档案存放在网络上的共享位置(例如:SharePoint 网站上的工作区或者个人申请的 Office Live Workspace 工作区,否则是无法 使用此功能的 申请账 号至:http:/ 申请免费的 Office Live Workspace 账号,并建立您需要的工作区,记下您的工作区 IP 地址,再配合 来做档案上传及分享 23 长文件目录制作 储存档案到工作区 有了 Office Live Workspace 账号之后,必须在 Word 2010
23、中,将档案储存郅 相关工作区中 档案 另存新檔 储储存在另存新档对话 框中输入工作区的地址 开启工作区的档案并传传送连结连结 档案 开启旧档 输输入工作区网址选选取工作区名称开启 档案 储储存并传传送 使用电电子邮邮作传传送 传传送连结连结 24 长文件目录制作 在 Windows Live 上共享文档 储存档案到 Windows Live SkyDrive 档案 储储存并传传送 储储存至登入 输输入账账号密码码并选选取档案 另存新檔 长文件目录制作 25 EXCEL2010 大量资料的分析 EXCEL2010 大量资料的分析 EXCEL 然是一个功能强大的试算应用软件,但长久以来一直颇受人诟
24、病的问题 之一,便是工作表的大小一直受到限制,无法直接汇入并处理较庞 大的数据.然而, 从开始,任务栏 的大小已经打破了这个枷锁,一张工作表的资料列, 已达万。 枢纽分析 枢纽分析一直是重要的分析运算工具之一,打从早期版的 交叉分析表到目前的数据透视表,历经 多次的操作接口之更替,持续强化了 数据分析的功能。 假设已经收集了大量的事务数据,例如:公司近几年来的每日事务数据,包含 一笔订单 的编号、日期、经手人、客户名称、交易金额与交易方式;而现在准 26 枢纽分析 备好要从这些数据中摘录一些具备特定意义的信息;例如:可能想知道下列问 题的答案: 各县市各种交易方式的总销 售金额 各县市里再依据
- 配套讲稿:
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