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1、第二部分 文件材料的内容及要求一、文件材料归档范围及一般要求二、文件材料分类与收集整理的分工三、文件材料的鉴别四、文件材料的具体内容和收集整理的方法五、文件材料编制的质量要求一、文件材料的归档范围及一般要求1、 范围:从公路工程建设项目的提出、立项、审批、勘察设计、招投标、施工到交工和竣工验收的全过程中形成的具有利用和保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式与载体的文件材料都应归档。2、要求:文件材料应真实、完整、准确、及时地反映工程建设全过程的实际情况。2、 作用:工程档案是工程建设项目的历史记载,为后人查找文档、检索资料用。文件材料编制要达到便捷查找和方便利用的目的。4、特点:信息量大、涉
2、及面宽、文件内容多、内在联系紧密、工作量大。要求编制人员付出100%的认真、耐心、细致,还要头脑清晰。做到日清月结。 5、资料员:应有档案的组卷知识和路桥专业的基础知识。 档案的组卷知识:档案法、立卷、组卷、分类、编号、归档等。 路桥专业基础知识:专业名称、工程项目的组成、工程项目的分类(单位工程、分部工程、分项工程)、单项工程的施工工序、工程计量或统计单位等。资料员要相对稳定二、文件材料分类与收集整理的分工1、 文件材料的分类为达到便捷查找和方便利用的目的,归档时要求立卷科学、组卷合理、分类清楚。为达此目的,“范本”采用了P100的框架图:图41 湖南省高速公路工程档案分类框架图177特殊载
3、体文件6验收文件2工程管理文件5科研、新技术文件4施工文件3监理文件 1立项及设计文件GL5 .1 .* 缺陷责任期施工原始文件 收费站及房建工程施工原始文件 交通安全设施施工原始文件 机电系统施工原始文件 环保绿化工程施工原始文件 安全与环保管理文件 新技术应用推广文件 科研成果文件 综合管理文件 竣工图表 参建单位总结 竣工验收文件 决算和审计文件 专项工程验收文件 交工验收文件 计量支付文件 科技管理文件 技术管理文件 招投标及合同文件 征地拆迁文件 隧道工程施工原始文件 互通立交工程施工原始文件 (特)大桥、中桥施工原始文件 路面工程施工原始文件 路基工程施工原始文件 试验检测文件 工
4、程质量管理文件 施工管理文件 监理日志及其它文件 工程合同管理文件 工程进度计划管理文件 工程质量控制文件 监理管理文件 施工图设计文件 初步设计文件 设计变更文件及批准文件 立项审批文件 1 2 3 4 1 2 3 4 5 1 2 3 4 5 6 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 1 2 3 1 2 3 4 5 6 交工验收工程质量评定文件 互通立交工程独立抽检文件 收费站及房建工程独立抽检文件 机电工程独立抽检文件 交通安全设施独立抽检文件 环保绿化工程独立抽检文件 隧道工程独立抽检文件 桥梁工程独立抽检文件 路面工程独立抽检文件 路基工程独立抽检文件 材料试验及
5、检测文件 质量控制管理文件 电子文件 声像文件 其它特殊载体文件 其他文件 隧道机电设施 项目审计文件 工程决算文件 财务决算文件 合同协议书 投标文件 招标评标文件 照明设施 供电系统 收费系统 通讯系统 监控系统 护栏隔离墙隔离栅防眩板等 标志标线 防护工程 涵洞通道工程 小桥渡槽工程 排水工程 土石方工程 1 2 3 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 1 2 3 4 5 1 2 1 2 3 4 5 6 1 2 3 4 1 2 3 收费站及房屋建筑工程竣工图表 照明设施竣工图表 供电系统竣工图表 收费系统竣工图表 通讯系统竣工图表 监控系统竣工图表 护栏隔离栅(墙)防眩
6、板等竣工图表 标志标线竣工图表 环保绿化工程竣工图表 隧道工程竣工图表 互通立交工程竣工图表 (特)大桥、中桥工程竣工图表 路面工程竣工图表 防护工程竣工图表 涵洞通道工程竣工图表 小桥渡槽工程竣工图表 排水工程竣工图表 路基横断面及土石方竣工图表 路线平面纵断面竣工图 隧道机电设施竣工图表 综合管理文件 施工日志及其它文件 合同管理文件 投资控制文件 进度控制文件 安全及文明施工文件 1 2 3 4 5 6 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 17 18 19 20 第7部分科研、新技术资料图4-1 湖南省高速公路工程档案分类框架图( 7部40册58
7、分册) A. 公路工程文件材料按照立项、准备、施工及验收四个阶段文件材料的自然形成规律和成套性的特征进行分类。B. 框架图呈三层。层次分明、条理清晰、一目了然。给出文件材料归档的总体概念和确切的路线。高速公路文件材料 部 7 册 40 分册 58 (7部:立项及设计文件,工程管理文件,监理文件,施工文件,科研、新技术文件,验收文件,特殊载体文件)C 除 “竣工图表”外,绝大部分均与交通部公路工程竣工档案目录的内容相吻合,少数地方有些调整。为组卷方便,将图表单独成册。D 架图中的部、册、分册、名称在编制竣工文件材料的任何时候都不变。相当于该册的代号。如:3.2.05 代表第3部第2 册第5分册,
8、即“桥梁工程独立抽检文件”; 6.6.10 代表第6部第6 册第10分册,即“隧道工程竣工图表”。 以此类推。封面写法:见“范本”P160 第 四 部分 施工文件 第 四 册 路基工程施工原始文件 第 一 分册 土石方工程(1/5)C. 册(分册)装钉厚度一般不宜超过4cm,如超过可分成若干“本”装钉。表示“本” 的序号在册(分册)后注/表示,如某册分为3本,则在册后面分别加:1/3,2/3,3/3以区分,但这3 本都是同一册。2、 收集整理工作的分工第一部分:立项及设计文件共分为4册,由业主负责收集整理。第二部分:工程管理文件共分为5册3分册,由业主负责收集整理。第三部分:监理文件共分为6册
9、12分册,由监理负责收集整理。第四部分:施工文件共分为13册19分册,由施工单位收集整理,凡实行总承包的,各分包单位应各自完成分包部分的施工文件,向总承包单位移交,由总承包单位进行汇总整理并负总责。第五部分:科研新技术文件共分为3册,由科研或新技术推广单位负责收集整理。第六部分:验收文件共分为6册24分册,6.6册由施工单位负责收集整理,其它的由建设单位收集整理。第七部分:特殊载体文件共分为3册,由建设、监理、施工三家单位各负其责收集整理。施工、设计、监理单位在完成各自的编制、收集、整理工作后(整理到册或分册为止),交竣工文件管理组汇总整理、组卷归档。表4-1 文件材料的形成、编制单位一览表部
10、册文 件 名成 文 或 编 制 单 位收集整理单位套数11立项审批文件-建设单位21214设计文件设计单位建设单位22124工程管理文件建设单位建设单位225计量支付文件施工单位建设单位23监理文件监理单位监理单位24施工文件施工单位施工单位25科研、新技术文件科研、新技术承担单位建设单位261参建单位总结各参建单位编写建设单位262交工验收报告交工验收组建设单位2交工验收申请书施工单位建设单位2交工验收批准函监理、建设单位建设单位263专项工程验收文件建设单位建设单位264决算和审计文件建设单位建设单位265竣工验收鉴定书竣工验收委员会建设单位2竣工验收申请书建设单位竣工验收批准函交通部或交
11、通厅66竣工图表施工单位施工单位37特殊载体文件建设、监理、施工单位建设、监理、施工单位2a. 第一、二、六部分,一式二份,其中竣工图表一式三份,并要求提供电子版,接收单位为省高速公路管理局、管养单位;b. 第三、四、五、七部分,一式二份,接收单位为管养单位。c. 属于交通部档案馆进馆范围的项目,建设单位应按省档案进馆的要求另行编制。三、 文件材料鉴别(P103)文件材料鉴别的内容包括:属性鉴别,质量鉴别,密级及保管期限鉴别。1、属性鉴别:公路工程文件材料属于科技文件材料。2、质量鉴别质量鉴别包括:完整性鉴别、准确性鉴别、规范性鉴别、真实性鉴别、原始性鉴别。完整性鉴别:整个项目文件各类文件应齐
12、全完整,不能缺项;单项文件材料不能缺份、缺张;单份文件材料正文和附件齐全,表格内部填写完整,签字手续要完备,包括评语、签名和日期等。准确性鉴别:文件材料要准确反应工程实际情况;文件材料之间要闭合;不得自相矛盾;表格选用要准确;数据计算要正确。规范性鉴别:名称填写、术语应用、字迹书写规范。真实性鉴别:文件材料不得虚假、伪造。原始性鉴别:除特殊情况外,所有归档文件材料均为原件;原始记录不能随意增加、减少或更改。3、密级及保管期限鉴别建设项目文件材料的密级划分为三级,即绝密、机密和秘密。保管期限划分为永久(50年以上)、长期(1649年)和短期(15年以下)三种。公路工程文件材料保管期限最低为长期。
13、详见附录B 湖南省高速公路工程文件材料归档范围及保管期限(P169).四、 文件材料的具体内容和收集整理方法 106P1481、一般整理方法A、综合管理性文件先按问题或重要程度,再按时间顺序排列。即,结论性文件在前,依据性文件在后;正件在前,附件在后;转发文在前,被转发文在后;译文在前,原件在后。 B、施工中原始记录文件按单位、分部、分项工程分类,再工序、时间排序。C、竣工图表按施工图设计的模式编排。 D、图文混合文件材料,一般文字材料在前,图样在后。2、具体内容和收集整理方法举例说明1 立项及设计文件的收集与整理 共4 册1.1 立项审批文件 A 收集的内容: (P106) 项目建议书及批准
14、文件,包括项目建议书、项目建议书的批复及其专家评审文件。 工程可行性研究报告及批准文件,包括工程可行性研究报告、批复及其专家评审文件。 专项报告:水土保持方案报告书、环境影响报告书、文物勘探调查报告、防洪影响评价、地震安全性评价、压覆矿产资源评估、地质灾害危险性评估、土地利用整体规划修改方案及项目建设规划实施的影响评估等。 初步设计审批文件,包括初步设计批复及其专家评审文件。 施工图设计审批文件,包括施工图设计批复及其专家评审文件。 施工许可批准文件。 上级单位有关指示。B 整理要求及方法 文件材料按基本建设程序的顺序排列。 项目建议书及批准文件和工程可行性研究报告及批准文件按建设程序的有关批
15、文顺序排列,结论性文件应放在前面。 专项报告首先按文件类别分类,类别内再按时间顺序排列,结论性文件应放在前面。 初步设计、施工图设计审批文件按审批文件、专家评审报告的顺序排列。 施工许可批准文件按照批准文件、申请文件及附件的顺序排列。 上级单位有关指示。按时间顺序,结论性文件应放在前面。1.2、1.3 初步设计、施工图设计按原设计院提供的图纸编排顺序排列,不另行拆装。1.4 设计变更文件及批准文件A 收集的内容 由设计单位提供的设计变更文件,不包括施工、监理和业主提供的设计变更文件。分两部分。 变更设计以成册、成套图纸形式出现的资料行业主管部门、建设项目法人(局、公司)关于设计变更的批文、指示
16、。设计变更的专家评审意见。重大变更的往来文件、会议纪要。变更设计图(设计单位提供的成册图纸)。其他有关附件。 单份的设计变更图表变更设计一览表。变更设计修改通知单。变更设计图(修改通知单附的变更设计图纸)。B、 整理的要求及方法:按照时间或者里程桩号顺序排列。2. 工程管理文件的收集与整理 共5册3分册 2.1 征地拆迁文件 (P109)A 收集的内容 征地拆迁的批文。 占地图及土地使用证。 征地拆迁合同协议。 征地拆迁图表征用土地数量一览表 。拆迁建筑物数量一览表。拆迁电力、电讯及其他管线一览表。征地青苗补偿一览表。征地拆迁红线图。 征地拆迁管理文件。指挥部办公室征地拆迁协调工作文件。征地拆
17、迁补偿办法及标准。征地拆迁协调工作总结。B 整理的要求及方法按类型、里程及区域划分的顺序整理 。2.2 招投标及合同文件 共3分册2.2.1 招标评标文件A 收集的内容 资格预审文件,资格预审评审报告及上级批件等。 招标文件,评标文件,包括清标报告、有关呈批件、上级批复及评标报告等。B 整理的要求及方法:先按招标内容分类(土建、路面、绿化、交通安全设施、机电、房建、监理等)、文件类型、再按时间顺序排列。2.2.2 投标文件A 收集的内容已中标单位的资格申请文件及投标文件。B 整理的要求及方法先按标书的类别分类(土建、路面、绿化、交通安全设施、机电、房建、监理等)、再按合同段顺序排列。2.2.3
18、 合同协议书A 收集的内容各类承发包合同、协议书。B整理的要求及方法按土建、路面、绿化、交通安全设施、机电、房建、监理及其他承发包合同、协议分类,再按合同段或时间顺序排列。2.5 计量支付文件A 收集的内容: 项目计量支付汇总表; 月计量支付证书及附件。B 整理的要求及方法 项目计量支付汇总表,以工程项目为单元,按表格名称分类,再按合同号顺序排列,组成案卷。 月计量支付证书及附件,以合同段为分类单元,一个合同段内按期号顺序排列组成案卷(已装订成精装本的可不另行拆装)。 月支付证书及附件一式两份,一份由业主收集,另一份由施工单位收集最终交业主。3. 监理文件的收集与整理 共5册12分册3.2 工
19、程质量控制文件 共12分册 3.2.1质量控制管理文件 (P112)A 收集的内容 监理处下发质量控制措施、规定 监理处与业主有关质量控制往来文件 监理处与承包单位有关质量控制往来文件 监理处书面指令及回复B 整理的要求及方法 先按内容分类,再按时间顺序整理,其中,与承包商往来文件,有针对性指令及回复先按合同段分类,再按时间顺序整理,每册厚度符合要求。 业主的普发性文件由业主归档,针对性文件由所针对的监理处(含该监理处所管辖的施工单位)归档,请示与批复(答复)、指令与回复应配套放在一起,批复、回复在前,请示、指令在后。3.2.3 路基工程独立抽检文件A 收集的内容:详见P113B 整理的要求及
20、方法:(1)先按合同段分类,在一个合同段内,按工程类别分类(如土石方、排水、小桥渡槽工程、涵洞、防护等),再按分项工程、里程桩号和时间顺序组卷。(2)各分项工程中,按照施工工序的顺序编排。(3)线外工程按工程类别分类(如土石方、排水、小桥渡槽工程、涵洞、防护等),与相应类别的文件材料一起组卷,排列在其后面。3.2.5 桥梁工程独立抽检文件A 收集的内容:详见P114B整理的要求及方法:(1)先按合同段分类,在一个合同段内,以每座桥梁为单位,再按分部(分项)工程、里程桩号和时间顺序组卷。(2)根据抽检记录的多少和规定装订厚度,一座桥梁的抽检记录可以组织成一个或几个案卷,也可以几座桥梁工程的文件组
21、织成一个案卷,但不要把一座桥梁工程的部分抽检记录分到另一座桥梁工程案卷里。3.2.12 交工验收工程质量评定文件 (P116)A收集的内容: 工程质量监理评定资料,包括:建设项目评定表,合同段评定表,单位工程评定表,分部工程评定表,分项工程评定表。B整理的要求及方法:先按合同段分类,在一个合同段内再按单位工程、分部工程、分项工程的顺序整理,然后按里程桩号顺序排列组成案卷。4. 施工文件的收集与整理 共12册19分册4.1 施工管理文件 共6分册 4.1.1 综合管理文件4.1.2 进度控制文件4.1.3 投资控制文件4.1.4 合同管理文件4.1.5 安全及文明施工文件4.1.6 施工日志及其
22、它文件A收集的内容:详见P118P120B .整理的要求及方法 先按内容分类,再按时间顺序整理。 计量支付文件及其附件虽然不作为施工单位归档的范围,但施工单位需递交一套给业主(业主存档的除外),作为备查使用。 工程变更合同文件由施工单位提供一套,另外一套由业主提供,作为备查使用。 施工日志可利用原记录本,不需另行拆装。4.2 工程质量管理文件A 收集的内容 详见P12OB 整理的要求及方法 以合同段为单元,其中第1、4、7项按内容分类,按文件材料的时间顺序排列,组成案卷。业主和监理处下发的文件,只需将针对本合同段的文件归档。如果请示、问函等有批复、复函的,应配套放在一起,批复、复函在前,请示、
23、问函在后。 第2、5、6、8项按单位工程、分部工程和里程桩号顺序排列,组成案卷。4.3 试验、检测文件(凡带有公用性的资料编入本册)A 收集的内容:详见P121B 整理的要求及方法: 各种原材料试验报告,以合同段为单位,按水泥、钢材、砂石材料、沥青、路基用土等分类的顺序和试验日期依次整理装订。 外购材料和设备的合格证书、预制场和集中拌和场的试验检测资料以合同段为单位,按试验的类别和日期依次整理装订。 以上试验、检测报告和记录,如果是试验室、工地预制场、集中拌和场集中进行试验和检测的(即公用性的),就归入本册;如果是现场质量控制进行试验和检测的,则归入相应册(分册)的质检文件中。4.4 路基工程
24、施工原始文件 共5分册4.4.1 土石方工程A收集的内容:详见P123 B. 整理的要求及方法 合同段为单位,以自然段为分类基础。先按照分部工程分类,然后按照清表、软土路基处理、路基填筑、精加工、台背回填、路基沉降观测、其它路基处理的顺序分类,卷内文件按自然段分处或分区分层排列组成案卷。 组卷时,根据文件材料的多少和规定厚度,一个自然段的文件可以组成一个或几个案卷,也可以几个自然段的文件合并组成一个案卷。但是当一个自然段的文件不只一个案卷时,不要将一部分文件组织成一个案卷,而将另一部分文件与另一个自然段的文件合并组成一个案卷。 施工原始记录用表及其排列顺序可参考附录L(P207),下同。4.4
25、.2 排水工程A 收集的内容 详见P124B整理的要求及方法以合同段为单位,以每处排水工程为分类单元,分左右侧,按里程桩号顺序排列,组成案卷。4.4.3小桥渡槽工程4.4.4 涵洞通道工程4.4.5 防护工程A 收集的内容:详见P124P125B整理的要求及方法:以合同段为单位,按座、处、里程、工序排序。46 (特)大桥、中桥施工原始文件A收集的内容:详见P126B整理的要求及方法: 以合同段为单位,以每座桥为分类单元,先按分部工程分类(基础与下构、上部构造预制与安装、桥面系等),再以里程桩号顺序按墩台(跨)(如0#台、1#墩,第一跨、第二跨),再按施工工序进行分类组卷(如桩基、系梁、立柱、盖
26、梁)。参考P224 附表M-1 施工原始记录归档一览表 序号三 根据文件的多少和规定厚度,一个墩(台)或一跨(孔)的文件可以组成一个或几个案卷,也可以几个墩(台)或几跨(孔)组成一个案卷。但当一个墩(台)或一跨(孔)的文件不只一个案卷时,不要将这个墩(台)或一跨(孔)的一部分文件组织成一个案卷,而将另一部分文件与另一个墩(台)的文件合并组成一个案卷。在这种情况下,一般应将这个墩(台)的文件组成两个或两个以上案卷。413 缺陷责任期施工原始文件 (P131)A 收集的内容1合同段工程缺陷汇总表;2缺陷工程质量文件;3缺陷工程修复、返工施工原始记录;4缺陷工程调查、分析、责任划分报告等相应资料。B
27、整理的要求及方法:以合同段为单位,按资料类别和时间顺序整理装订成册,每册厚度符合规定的要求。5科研 新技术文件的收集与整理 共3册51 科技管理文件A 收集的内容:详见P132B 整理的要求及方法:按分类和时间顺序组卷。5.2 科研成果文件A 收集的内容:详见P132B 整理的要求及方法:按每个科研课题汇总归档。53 新技术应用推广资料A 收集的内容:详见P132B B 整理的要求及方法:按每项新技术汇总归档。6。验收文件的收集与整理 共5册24分册6.1 参建单位总结报告A收集的内容:详见P132B整理的要求及方法:各参建单位总结的内容和格式可参考附录G。按业主、质监、监理、施工、设计顺序排
28、列,监理单位和施工单位总结按合同号顺序排列。6.2 交工验收文件A 收集的内容 详见P133B整理的要求及方法:格式建议参照附录D提供的形式;以建设工程项目为单元,按照文件材料的内容性质进行分类,交工验收证书与交工申请书宜配套组合,然后按照公路工程施工的不同性质,即土建,路面,绿化、交通安全设施、机电、房建等分类,按合同段顺序编排,结论性文件应放在前面。63 专项工程验收文件A 收集的内容:详见P133B整理的要求及方法:按验收附表的表号顺序装订,结论性文件应放在前面。64 决算和审计文件 共4分册 (P134)641 财务决算文件6.4.2 工程决算文件6.4.3 项目审计文件6.4.4 其
29、他文件A收集的内容:包括与决算和审计文件有关的但又无法归入第一、二、三分册中的文件。B整理的要求及方法:按类别整理装订,每册厚度符合要求。65 竣工验收文件A 收集的内容: 详见P136B整理的要求及方法 竣工验收鉴定书的主要内容和格式参考附录E。 按验收附表的表号顺序装订,结论性文件应放在前面。6.6 竣工图表 共20分册 6.6.16.6.20A 收集的内容:详见P136147 工程说明: 应说明施工中的设计变更、重大的技术处理、可能存在的隐患、使用中应注意的问题等。 所有图纸必须重新绘制。 要提供电子版本一套。 B整理的要求及方法:以合同段为单位,参照施工图设计文件顺序排列,并按要求的装
30、订厚度汇编成本。7. 特殊载体文件的收集与整理 共3册7.1 声像文件7.2 电子文件7.3 其他特殊载体文件A 收集的内容:详见P147B整理的要求及方法: 按业主、监理、施工单位分开整理。 工程类先按单位工程,再按照桩号或时间顺序编排。非工程类按时间排序。 竣工图以合同段为单位,按照竣工图的顺序排列。 所有的录音、录像、照片、电子文件应附有简单的说明。五、文件材料编制的质量要求 (P8)1、总体要求 内在质量:原始、准确、真实、完整、规范。 外在质量:美观、及时。2、具体质量要求A书写要求书写工整,字迹、线条清晰耐久。用不易褪色的蓝黑墨水、黑墨水,现场记录可使用HB铅笔书写。禁止使用圆珠笔
31、、铅笔、红墨水、纯蓝墨水等易褪色的书写工具书写。B纸张规格除房建图纸外,文件材料用纸均采用A3、A4两种尺寸。C版本要求至少一套完整的原件,一套用复印件。竣工图要三套。D笔迹要求 签名要手签,要能辨认。 原始记录资料不得随意更改,如果必须更改,不能涂改只能划杠,并在旁边签名。E表格填写要求 表格内容除意见签署和签名外,其他内容均可手工填写或打印,但现场记录要手写(检测设备配备自动打印机的除外)。 表头的填写准确完整。如:施工单位名称应填写公司名称,而不是填*驻地项目部,合同号:11A 、 11B不能填写为 11,应填11A 、 11B。 如果有附件必须详细注明附件名称、数量等。 工程名称填写规范,如果分左右幅必须注明。 技术指标控制值,应该符合有关设计、规范的要求。(近似法) 意见、结论填写用语必须严谨规范,描述准确。部分试验和质检表格的结论用语可参考附录C (P172)。 时间填写应如实,不要出现前后矛盾的现象。 成套表格中前后的系列表格应该相互闭合(特别是检验时间和签认时间的前后一致性问题),如果出现验收不合格的记录表或质检表,应该在随后重点体现其再次验收合格的对应表格。 邓觐宇 2009-2-18说明:宁道、郴宁、汝郴高速公路竣工文件编制管理组将会针对宁道、郴宁、汝郴路各自的特点分别出一本工程档案文件编制细则,本讲稿如与细则相冲突的地方,以细则为准。谢 谢!
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