超高压输电公司直流输电工程档案归档业务作业指导书(王.doc
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1、Q/CSG-EHV2XXXXX-20XX超高压输电公司直流输电项目档案管理作业指导书2015XXXX实施2015XXXX发布中国南方电网有限责任公司超高压输电公司 发布Q/CSG-EHV2XXXXX-20XX中国南方电网有限责任公司超高压输电公司企业管理制度Q/CSG-EHV 目 次1、 1、业务说明 32、 2、适用范围 33、 3、术语和定义 34、 4、规范性引用文件 35、 5、管理要点 56、 6、管理流程及说明 57、 7、附录 12 附录1 项目档案归档责任 12 附录2 项目档案的质量要求 18 附录3 项目档案的整理 23 附录4 超高压公司系统输变电工程项目代号 30附录5
2、 电网建设项目归档范围 36 附录6 项目档案归档责任书 157附录7 项目档案管理过程记用表 160附录8 竣工档案签证用表 167附录9 项目档案管理三级检查用表 175附录10 项目参建单位系统标段号范围 185附录11 项目参建单位归档责任考核表 1868、 超高压输电公司直流输电项目档案管理业务指导书1、业务说明随着公司系统直流输电项目的日益增多,为进一步加强其档案管理,使之更加标准化、规范化,在国家能源局电网建设项目文件归档与档案整理规范及中国南方电网责任有限公司档案管理业务作业指导书及基建项目档案管理业务指导书(Q/CSG433032-2014)的框架下,结合公司多年来对直流项目
3、工程建设管理和运行维护管理的实际,特制定超高压输电公司直流项目档案归档业务作业指导书(以下简称指导书)。2、适用范围本指导书适用于公司系统各有关单位和部门对于直流项目建设档案全过程的管理,包括直流项目大修技改及扩建工程。3、术语和定义3.1直流项目文件 直流项目是指项目的调研、提出、(预)可行性研究、评估、决策、科研、计划、招投标、勘测设计、施工准备、施工、监理(造)、设备开箱、试验及调试、试运行、竣工验收、后评价、运行维护、改扩建等全过程中形成的有价值的应当归档保存的文件材料、图纸、图表、电子文件、声像材料等形式与载体的历史记录,包括前期文件、竣工文件和竣工验收文件等。3.2 项目档案竣工签
4、证 项目档案竣工签证是指项目档案在完成内部验收、并移交项目部后,进行项目档案的整合、清理、核实、汇总等工作。项目档案竣工签证是项目档案管理的一个里程碑,其留下的工作痕迹是项目档案竣工签证书,该签证书为项目竣工结算文件之一。4、规范性引用文件中华人民共和国国家标准GB/T118222008科学技术档案案卷构成的一般要求 国家建委(1982)建发施字50号编制基本建设竣工图的几项暂行规定。中华人民共和国国家标准GB/T503282001建设工程文件归档整理规范 国家档案局企业档案工作规范(DA/T422009)。中华人民共和国国家标准GB/T50319-2013建设工程监理规范国家建委(1982)
5、建发施字50号编制基本建设竣工图的几项暂行规定 中华人民共和国国家标准GB/T118222008科学技术档案案卷构成的一般要求。国家档案局企业档案工作规范(DA/T422009) 中华人民共和国国家标准GB/T503282001建设工程文件归档整理规范。国家档案局DA/T28-2002国家重点建设项目文件归档要求与档案整理规范 国家档案局DA/T22-20020归档文件整理规则2.7 南方电网公司企业标准Q/CSG 21804-9-2009电子文件归档与管理规范。国家能源局DL/T1363-2014电网建设项目文件归档与档案整理规范国家能源局DL/T5434-2009电力建设工程监理规范。2.
6、98中国南方电网责任有限公司Q/CSG213021-2014基建项目管理办法中国南方电网责任有限公司Q/CSG433022-2014基建业主项目部管理业务指导书中国南方电网责任有限公司Q/CSG441030-2014档案管理业务指导书 2.10 中国南方电网责任有限公司基建项目管理规定(Q/CSG213021-2014)。中国南方电网责任有限公司Q/CSG213021-2014电网建设项目档案管理业务指导书 中国南方电网责任有限公司基建工程达标投产管理规定(Q/CSG213071-2011)。2.121 中华人民共和国国家标准GB/T50319-2013建设工程监理规范。2.132 国家能源局
7、DL/T5434-2009电力建设工程监理规范中国南方电网有限责任公司QCSG433029-2014基建项目进度管理业务指导书中国南方电网有限责任公司QCSG433023-2014基建验收管理业务指导书中国南方电网责任有限公司Q/CSG433033-2014基建达标投产及工程评优管理业务指导书建设工程监理规范(GB/T50319-2013)5、 管理要点5.1 直流项目档案实行“谁形成的文件,谁归档”的原则,个别文件可根据实际情况,另行约定。5.2 直流项目档案的归档实行与工程进展同步进行的原则,其归档责任、归档策划、技术交底、现场管理、验收等均需融入项目管理中。5.3 各参建单位或部门的归档
8、情况将纳入项目经理或参建单位的考核和信誉评定中。6、管理流程及说明6.1流程图6.2 流程图说明6.2.1 签订归档责任书1)公司系统下列部门和单位需与公司办公室签订归档责任书:计划部、基建部、企管部、财务部、项目部、修试中心、物流中心、各有关超高压局。2) 项目分部分别与项目部和超高压局签订归档责任书。3) 设计单位、监理单位、调试单位与项目部签订归档责任书。 4) 施工单位与项目分部签订归档责任书。 5) 监造单位与物流中心签订归档责任书。 6)对于改扩建、大修技改项目,由施工单位与有关超高压局签订归档责任书。归档责任书版本见附录6。6.2.2 项目档案管理策划 建设单位及所有参建单位的项
9、目档案管理策划应涵盖项目管理的全过程,包括技术交底、项目档案的现场管理。1)项目档案的技术交底分二个部分:建设单位的三级技术交底及有关参建单位的技术交底。 在工程的第一次工程列会时,建设单位办公室应向公司系统各有关部门和单位进行一级交底;二级交底在建设准备阶段,分别由项目部向项目分部、设计、监理、调试进行交底,物流中心向供货单位、监造单位进行技术交底;三级交底为施工单位进场后一个月内,由项目分部向施工单位进行。 对于改扩建、大修技改项目,有关超高压局自行组织技术交底。交底记录表见附录7。2)项目档案的现场管理现场管理包括对现场文件形成的质量的管理、归档情况安全管理和安全归档情况的管理。各参建单
10、位均应在档案管理策划中明确自己的职责,做好下列工作。建设单位:l 项目部负责每月定期收集现场档案管理情况,并编制项目档案月报将情况体现在工程周报中(反映文件形成的齐全性、准确性、有效性、现场保管条件、是否已组卷及录入系统、存在的问题及处理情况),每月25日报公司档案管理中心。 l 项目部定期抽查由项目分部在现场签署的各类文件。 l 项目部组织有关超高压局、项目分部、施工和监理共同进行项目档案中间检查,公司档案管理中心进行抽检。原则上,线路每个分部工程转序前,中间检查一次;换流站部分,每个单位工程完工前检查一次。中间检查必须填写相关表格(格式见附录7)。附表用网公司业务指导书中中间检查表。l 项
11、目分部在现场列会例会中,应要求施工、监理单位将现场档案管理情况纳入工程情况汇报中,出现问题,及时现场协调解决。 施工单位: 施工单位应严格按照现场文件管理制度,全员参与归档工作,做到资料事事有人管,文件件件有人收。l 4.2.1 施工单位应按照项目特点,落实各工序、各环节档案资料的收集人、收集时间及要求,每月应向监理单位提交完成情况,并抄报项目分部。l 4.2.3 施工单位应针对施工过程中形成的各类文件的质量要求(见附录2)、归档要求进行详细的内部交底。l 4.2.4 施工单位在施工过程中组织项目档案的自检工作,;线路每个分部工程竣工验收前检查一次,;换流站部分,每个单位工程验收前检查一次。档
12、案自检应填写相应的表格(格式见附录9)。监理单位:l 监理单位在建设单位档案的三级技术交底后一个月内,进行档案管理的内部交底,针对监理自己形成的文件及施工单位报审文件的质量要求、注意事项详细告知各监理工程师,总监定期检查。l 建立设计变更台帐,对设计变更进行统计、分析和有效的管理。l 开工后一个月内,补充制订各种统一、规范的表格,并报项目部。l 监督检查施工单位档案的现场安全,杜绝档案的损坏和丢失现象发生,并实时保管施工单位的电子版备份文件。l 制定措施,实时监控施工单位现场形成的文件材料的质量,并把关,填好中间检查有关表格(见附录7)。监造单位:l 在签订监造合同后一个月内,对监造项目部进行
13、内部交底,明确监造各阶段形成文件的质量要求、归档责任人、时间等事项。l 总监定期检查监造工程师形成的文件及厂家的报审文件。l 每月向项目部物流服务中心提交监造档案归档情况,并抄报项目部,以便项目部编制相关报表月报的编制。设计单位:l 设计单位做好设计变更台账,及时更新。l 设计单位每季度应提供设计服务报告。6.2.3 文件管理项目文件的质量是项目档案质量的基础,要求满足“五性”,及齐全性、完整性、准确性、有效性和原始性,并有电子版。 项目档案文件的质量要求见附录2。各参建单位应根据项目建设的各个环节,结合各自文件形成的特点,做好以下工作:l 根据项目建设的各个阶段和环节,明确相应形成的文件的责
14、任人及具体的质量要求。l 建立严格的文件审核制度,包括内部审核和外部审核;对于外部审核,项目部应在技术交底时明确监理、项目分部及项目部的责任,针对项目文件质量的“五性”要求,进行层层把关。 l 建立文件流转程序和收发文件登记制度,严防文件在流转中遗失。6.2.4 文件归档文字材料:文字材料的归档按照“组卷-编目著录盖章扫描装订”的步骤进行归档。具体操作见附录3 。6.2.5 项目档案的验收与移交 本阶段工作流程:预验收、内部验收、移交、专项验收。1)预验收: l 预验收是在项目竣工前一个月开展的验收,由项目分部组织,施工、监理和有关超高压局参加。l 预验收主要针对档案的文件质量,检查、核实应归
15、档的文件材料是否齐全、完整、有效、准确,是否有系统性,竣工草图是否符合现场实际情况。预验收完毕,需填附录8。 l 预验收的开展是在施工单位自检完成的基础上开展完成。 2)内部验收:l 项目档案的内部验收由项目部组织,公司基建部、办公室、项目分部、有关超高压局、施工、监理、设计参加。验收时间:工程竣工后三个月内。l 验收条件:竣工草图核对完毕,预验收遗留问题已整改,电子版已挂接。l 内部验收需提交验收报告5.2.2 项目竣工档案签证流程序号 工作内容负责单位、部门 工作要求 完成时间1编制签证计划项目部落实各标段具体时间、验收组成员 签证开展前一周2编制项目相关统计表项目部、物流中心、企管部各部
16、门分别填制(见附表 )项目竣工验收后三个月内3检查电子版各有关超高压局纸质与电子版必须保持一致签证前一周4编制竣工档案内部验收报告项目部盖项目部章项目竣工后三个月内5移交项目部整改完毕6签发签证办公室详细梳理各参建单位的归档情况l5.2.3验收报告应包括如下内容:l 项目概况;l 项目档案实况(数量、质量);l 项目文件材料的形成、积累与归档工作情况;l 竣工图编制情况及质量;l 档案的接收、整改情况;l 存在的问题及解决措施;l 档案的完整、准确、系统性评价;l 电子版备份情况。3)项目档案的移交:移交条件:l 已按照本作业指导书的要求整理、归档完毕,并完成内部验收。l 施工单位在移交档案前
17、,应会同监理单位、项目分部和设计单位一起进行竣工草图的现场核对工作,并填写以下表格现场核对清单,详见附录7。XXXX输电工程竣工(草)图(电子图)现场核对清单施工单位: 监理单位:纸质电子部 位专 业图 号变更依据备 注施工单位项目负责人: 监理单位项目负责人:日期: 日期:项目分部: 设计单位:日期: 日期:注:设计单位按照施工单位提交的竣工草图编制竣工图后的审核,即第二阶段审核时,“施工单位项目负责人”签署换为“设计单位运行单位”。l 前电子版文件(包括文字和图纸)挂接完毕。 移交时间:l 施工单位、监理单位、调试单位、项目分部: 工程竣工后三个月内;l 设计院的竣工图(包括电子版)四十五
18、45天三个月内,;l 供货商::与货物同时发运.l 公司本部各部门:相关事件完成后二个月内。l 合同、协议类文件: 完税后三个月内。l 项目会计档案:文件形成后的第三个会计年度。移交流程: 移交手续:l 移交双方在移交时应办理有关移交手续,并填写有关表格(见附录7)。l 根据上述移交流程,档案每到一个节点处,均需该部门责任人签字。4)专项验收:项目投产后一年内,办公室组织,并向网公司办公厅申请档案专项验收。对于改扩建、大修技改项目,其相应的验收由有关超高压局组织。6.2.6 项目档案的竣工签证档案的竣工签证步骤如下:l 项目分部在收到施工、监理移交的档案后,应全面梳理,并将情况报送项目部;l
19、物流中心在收到监造单位的移交的档案后,全面审核,报项目部;l 项目部在收到设计、调试单位及公司各职能部门归档完毕的文件后,连同项目分部报送的档案,一并汇总、审核完毕后向公司办公室移交;l 办公室经全面梳理,对照检查各参建单位的归档情况,按标段签发竣工档案签证书。签证流程如下:序号 工作内容负责单位、部门 工作要求 完成时间1编制签证计划项目部落实各标段具体时间、验收组成员 签证开展前一周2编制档案签证书相关附件项目部、物流中心、企管部各部门分别填制(见附录10)项目竣工验收后三个月内3检查电子版各有关超高压局纸质与电子版必须保持一致签证前一周4编制竣工档案内部验收报告项目部盖项目部章项目竣工后
20、三个月内5移交项目部整改完毕6签发签证办公室详细梳理归档情况 归档责任考核: 项目档当案移交并办完签证手续后,进入归档责任考核程序。考核分层进行。原则上,谁与责任人签订的责任书,谁即为考核主体。考核需填写相关表格(见附录11 )附录: 附录1 项目档案归档责任 附录2 项目档案的质量要求 附录3 项目档案的整理 附录4 超高压公司系统输变电工程项目代号附录5 电网建设项目归档范围 附录6 项目档案归档责任书附录7 项目档案管理过程记用表附录8 竣工档案签证用表附录9 项目档案管理三级检查用表附录10 项目参建单位系统标段号范围附录11 项目参建单位归档责任考核表附录一 项目档案的归档责任1、办
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