高校质量管理文件体系.ppt
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1、高校质量管理文件体系,顾 静 国家注册高级咨询师 2014年5月,讲座内容共分为三个部分,第一部分 文件的作用 第二部分 文件体系的构成 第三部分 文件的编写要求,第一部分 文件的作用,一、文件的定义,文件(ISO9000标准中3.7.1): 信息及其承载媒体。,二、文件的作用,1.规范:界定了职责和权限,处理好了接口、活动的程序,使文件成为组织的法规,通过认真的执行达到预期的目的。 2.培训: 作为培训的材料。知识是过去成功经验的总结。时代在发展,情况在变化,任何组织都必须根据当时当地情况正确运用知识解决当前各种问题。文件用来积累知识,指导员工,正确行为,提供有质量的产品。,二、文件的作用,
2、3.证据:为评价工作提供证据。 4.可满足重复性和可追溯性要求:按照文件规定操作,可确保操作的重复性和结果的一致性。 5.作为持续改进的基础 :文件用来记录成功的经验,以及根据经验上升的理论。当把改进成果纳入文件,变成标准化程序时,成果可得到有效巩固。,第二部分 文件体系的构成,质量管理体系要求文件化,这就对一个组织的文件体系提出了要求。,4.2文件要求: 4.2.1总则(建立质量管理体系的文件要求为多层次的文件体系) 质量方针质量目标(可单独编制,也可在手册中表述),质量手册(一层次)面,程序文件(二层次)线,作业文件(三层次)点,记录(表格)痕迹,ISO9001标准中对文件体系的要求,4.
3、2.2质量手册(第一层次文件) 是学校在质量管理方面的说明书,主要描述学校如何按照ISO9001标准中每个条款来实施管理的内容。是纲领性的综合管理文件,更多的注重各工作的衔接。,程序文件(第二层次文件) 程序文件对于一些具体的工作规定了过程控制的途径(具体工作步骤和流程),以达到统一和规范的效果。,作业文件(第三层次文件) 1)是指学校进行管理和过程控制的制度、办法等指导性文件 2)是具体对各部门工作实施控制的文件,记录,记录:阐明所取得的结果或提供所完成活动的证据的文件。 记录是学院教育质量水平、和组织管理中各项活动结果的反映 记录的种类:原始记录、统计报表、工作表格、报告等。,第三部分 文
4、件的编写要求,一、文件编写的基本原则,1、法规性原则: 文件要经正式批准、发布、实施 更改要按规定的程序执行 是管理运行和各项评价活动的依据和准则 2、系统性原则 各层次之间的文件应分布合理,相互促进、相互协调 文件之间的支持关系清晰 3、协调性原则 各层次文件本身内部的协调(目标具体、职责明确、过程有序、方法有效) 不同层次文件之间的协调(文件之间的接口和相容性),4、可操作性原则 文件内容应反映实际工作的客观要求; 文件符合客观实际,具有可操作性 写你所做,做你所写 5、适宜性原则 文件与本组织的特点和实际相适应 应以能有效指导实际工作为准 详略程度和数量取决于组织的实际情况,一、文件编写
5、的基本原则,6、继承性原则 将过去良好的管理工作和做法纳入现有的文件体系中 7、唯一性原则 文件唯一(对内、对外使用同一文件系统) 文件的理解唯一 对同一管理活动规定的要求唯一,一、文件编写的基本原则,8、确定性原则 各项活动和过程必须具有严格的确定性(明确规定何时、何地、做什么、由谁来做、依据什么文件做、怎样做、保留什么记录) 9、必要性原则 严格控制文件的形成,防止无实际意义的要求形成文件,一、文件编写的基本原则,10、创新性原则 建体系时,要结合本组织的具体实际和需要,体现自己的特色。 管理方法和手段上,要创新,将动态的管理过程与改进的机会与方法体现到文件中,以便调整相应的控制方法和力度
6、,确保管理体系的持续改进。,一、文件编写的基本原则,质量手册的编写 1、质量手册:规定组织质量管理体系的文件。 2、质量手册的作用和性质 对质量管理体系的总体策划 协调各部门之间的质量活动 向外部证实学院质量管理体系的主要文件,二、各类文件编写的基本内容,质量手册的基本内容,1、质量方针、质量目标 2、组织机构、质量职责及其相互关系 3、各体系条款或过程的基本控制程序和过程衔接 4、质量手册的评审、修改和控制的管理办法,质量手册的构成 1、封面: 2、批准页: 3、任命书: 4、质量方针和质量目标的声明 5、目录 6、引言: 7、质量手册的管理 8、范围: 9、引用标准和术语,10、组织机构
7、11、质量职能 12、质量管理体系要求 13、附录,程序文件的编写,程序:为进行某项活动或过程所规定的途径。 程序文件:描述活动及相互作用的文件 程序文件的作用:程序文件是质量手册的支持性文件,是各职能部门为落实质量手册的要求而规定的实施细则,程序文件的基本内容,1、阐明影响质量的管理人员、操作人员、监督检查人员的责任、权力和相互关系(作出规定), 2、说明各种不同活动实施方法,使用的文件和所进行的控制(主要是规定质量活动应做什么,即实施的方法和步骤,而不是叙述如何做的具体细节。) 3、文件编写主要着眼于“5W1H” 4、程序中通常不涉及纯技术性的细节,这些纯技术性的细节一般在作业文件中加以描
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