第8章电子邮件的管理.ppt
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1、第8章 电子邮件的管理,国家级精品课程电子文件管理,时间: 月 日 第 - 节 教室:,教学重点,本章关键内容 电子邮件工作原理与特点 电子邮件消息的构成与各组分的作用; 电子邮件的安全性 电子邮件的证据能力 电子邮件的证明力 保障电子邮件证据效力的管理措施 保障电子邮件证据效力的安全措施 电子邮件文件价值判断规则 公务邮件的管理 电子邮件文件的归档管理; 电子邮件的捕获 电子邮件文件的保存 电子邮件系统的评价 关键词 电子邮件 电子邮件消息 电子邮件文件 电子邮件系统 安全性 病毒 垃圾邮件 邮件炸弹 信息丢失 泄密 漏洞 证据效力 证据能力 保存功能 功能等同法 法律法规 证明力 文件价值
2、 价值鉴别 公务邮件 归档 备份,主要内容,认识电子邮件 电子邮件的证据效力 电子邮件的价值判断 电子邮件文件管理 电子邮件的归档管理 电子邮件管理应用软件,电子邮件: 电子邮件(Electronic Mail)简称E-mail或Email,是以计算机网络为基础的一种通信形式,通过电子通信系统对信件内容进行记录、发送和接收。 电子邮件系统功能更加完善,已从最初的文本邮件逐渐丰富为包括图像邮件、声音邮件、影像邮件、多媒体邮件等多种形式,并更加注重实用性和个性化设计。 电子邮件已从普通消息传递发展成电子政务与电子商务重要信息流转的枢纽。,第一节 认识电子邮件,相关概念: 电子邮件:借助于电子计算机
3、生成、处理等手段,通过电子邮件系统经由计算机网络传递的电子信息载体,它具有固定的格式和唯一的标识符。 电子邮件消息:电子邮件中所包含的所有信息,包括邮件本身及其附件中所有的信息。 电子邮件文件:在机构处理事务过程中生成,并因其查考利用价值而得以保存的电子邮件消息。 电子邮件系统:一组提供发送邮件、接收邮件、阅读和处理邮件等基本功能的计算机软件的统称,它利用电子手段进行信息的存储和转发,实现非实时的人与人之间的通信。,第一节 认识电子邮件,电子邮件系统的工作原理:,第一节 认识电子邮件,电子邮件的优越性: (1)通信费用低廉; (2)操作手段简便; (3)用途广泛; (4)通信性能优越; (5)
4、凭证性较强,第一节 认识电子邮件,企业电子邮件应用: 企业内部事务处理和信息交流 电子商务交易 政府的电子邮件应用: 办公自动化; 政府公共服务; 公众参政议政渠道;,第一节 认识电子邮件,电子邮件消息的组成: Internet的邮件地址 电子邮件地址最常见的是Internet的域名格式,例如。其中jack是用户名,whu是Internet的主机名,是域名,中间用(英文读音at)来分隔。当时选择“”符号作为用户名与地址之间的间隔,是考虑到这个符号比较生僻,不会与任何人名字相同,而且该符号的英文读音也有着“在”的含义。 Linux系统中的邮件地址: 在Linux系统中应用较多的邮件地址采用的是U
5、UCP格式,例如bill! paul! ! jack!。每个有代表意义的符号都用感叹号“!”来分隔。bill! paul! ! jack! 这个邮件地址,其表示的意义是,该邮件将经过bill,经过paul,然后经过,最后到达收件人jack手中。可见,该格式清楚地列出了从发件人到收件人的路径。,第一节 认识电子邮件,电子邮件信息的组成 邮件头,也称标题(header),即电子邮件的“信封”,由两个部分组成,前一部分包含了发件人和收件人的地址信息,后一部分是处理邮件的有关信息,包括邮件主题、传送邮件的程序文件、抄送地址以及日期等。通常,邮件头中包含有发件人、收件人、主题、时间、MIME版本、邮件内
6、容类型等重要信息。 邮件体,即电子邮件的实际内容,也就是邮件正文,就像是装在信封里已经写好的信,它包括了邮件本身及其附件。 结束标志,一般也被称为签名,即发件人写的加在每封信后面的一小段ASCII码数据,形式类似于写信时的签名,内容一般是发信人的情况介绍,或者发信人喜欢的一小段文字、一张图片、一段声音等等。,第一节 认识电子邮件,第一节 认识电子邮件,电子邮件信息示例,电子邮件面临的挑战 挑战1:病毒与垃圾邮件 邮件病毒 垃圾邮件和邮件炸弹 挑战2:信息丢失与变更 可被非法修改与变更 非法获取导致的信息丢失或泄密 合法利用中的信息丢失与泄露 挑战3:系统的安全漏洞 邮件系统的漏洞 网络服务漏洞
7、 挑战4:邮件系统不具备文件保存功能,第一节 认识电子邮件,第二节 电子邮件的证据效力,电子邮件的证据能力 1996年12月16日联合国国际贸易委员会通过了电子商务示范法,创造性地提出用“功能等同法”(functional-equivalent approach)来解决数据电文的证据资格问题。 1999年3月15日通过的中华人民共和国合同法第11条规定:“书面形式是指合同书、信件、数据电文(包括电报、电传、传真、电子数据交换和电子邮件)等有形地表现所载内容的形式。” 2005年4月1日实施的中华人民共和国电子签名法第7条规定:“数据电文不得仅因为其是以电子、光学、磁或者类似手段生成、发送、接收
8、或者储存的而被拒绝作为证据使用。”,电子邮件的证明力 证明力是指证据在证明案件事实时所具有的证明价值和证明力度。证据能力是证据所必须具有的形式要件,而证明力是证据所必须具有的内容和实质要件。只有在证据能力和证明力都具备的情况下,证据材料才具有完全的法律证据效力。 电子邮件证明力的三个基本属性: 客观性。客观性是指证据必须是在事务发生、发展过程中遗留下来的,可真实反映和客观、完整地记录事实情况的材料。 关联性。是指证据必须是与案件的待证事实有内在联系的事实材料。 合法性。是指证据必须采取法定形式,具有法定来源,由法定主体以合法手段取得。,第二节 电子邮件的证据效力,保障电子邮件证据效力的管理措施
9、 (1)确保电子邮件的来源是真实的 (2)确保形成和管理电子邮件的系统是可靠的 (3)保留足够的背景信息 (4)申请权威机构的证据保全和认定,第二节 电子邮件的证据效力,保障电子邮件证据效力的安全措施 安全需求:安全电子邮件就是运用各种安全机制来保障邮件在Internet传送过程中的安全性,它应实现以下基本功能:机密性、完整性、身份认证、不可否认性。 安全保障措施: (1)抵御病毒和垃圾邮件 (2)备份程序 (3)密码保护 (4)系统审计跟踪 (5)消息的加密和数字签名,第二节 电子邮件的证据效力,第三节 电子邮件文件价值判断,电子邮件消息的分类: (1)纯粹私人性质的消息 (2)资料信息 (
10、3)公务活动记录 电子邮件消息的价值鉴别 需要归档的电子邮件(22类) 草稿或工作过程材料(5类) 不具备文件价值的电子邮件消息(7类),第四节 电子邮件文件管理,管理电子邮件的意义 满足法规遵从的要求 发挥邮件消息的信息价值 应对法律诉讼,第四节 电子邮件文件管理,电子邮件管理面临的挑战 电子邮件信息的多样性和复杂性 电子邮件消息的文件价值鉴别 归档电子邮件消息面临的问题 (1)电子邮件归档管理软件面临的问题 (2)电子邮件归档面临的管理问题,第四节 电子邮件文件管理,公务电子邮件管理 (1)公务邮箱使用的限制性 (2)正确地编辑公务邮件 (3)谨慎对待与使用附件 (4)保护公务邮件的信息安
11、全 (5)根据公务邮件保存与处置期限表,处置公务电子邮件,第四节 电子邮件文件管理,1 范围 本标准规定了公务电子邮件的撰写、传递、鉴定、归档、整理、移交与保管等规范化程序与管理规则。 本标准适用于公务电子邮件的归档与管理,在维护其真实性、完整性和长期可读性的基础上,为其安全保管和有效开发利用提供依据。 国家机关、团体、企事业单位和其他社会组织的公务电子邮件归档与管理适用本标准。,第四节 电子邮件文件管理,2 规范性引用文件 下列文件中的条款通过本标准的引用而成为本标准的条款。凡是注明日期的引用文件,其随后所有的修改单(不包括勘误的内容)或修订版均不适用于本标准,然而,鼓励根据本标准达成协议的
12、各方研究是否可使用这些文件的最新版本。凡是不注明日期的引用文件,其最新版本适用于本标准。 GB/T 188942002 电子文件归档与管理规范 GB/T 1767811999 CAD电子文件光盘存储、归档与档案管理要求第一部分:电子文件归档与档案管理 GB/T l767821999 CAD电子文件光盘存储、归档与档案管理要求第二部分:光盘信息组织结构 DA/T l-2000档案工作基本术语 DA/T 18-1999档案著录规则 DA/T 22-2000归档文件整理规则 国家档案局令第6号电子公文归档管理暂行办法,第四节 电子邮件文件管理,3 术语和定义 DA/T l-2000确立的以及下列术语
13、和定义适用于本标准。 3.1电子邮件 electronic mail 由电子计算机生成、处理,并通过电子邮件系统经由计算机网络发送和接收的电子信息。它包括信息文本本身及其附件。 电子邮件可在一机构内部进行传递,也可在政府部门之间或政府部门与公众之间进行传递。电子邮件分为三种:公务电子邮件、暂时性公务电子邮件、私人电子邮件。 3.2公务电子邮件electronic mail document 国家机关、团体、企事业单位和其他社会组织在公务活动中产生的经由电子邮件系统传输的电子邮件。 3.3公务电子邮件系统electronic mail document system 用于产生、传送、接收、阅读和
14、处置公务电子邮件的计算机应用系统。 3.4电子文件管理系统electronic records management system 为了收集、组织、记录电子文件信息并对其进行分类,以利于电子文件保存、检索、使用和处置的计算机应用系统。,第四节 电子邮件文件管理,4 总则 4.1公务电子邮件自形成时应有严格的管理制度和技术措施,确保其真实性、完整性和有效性。 4.2公务电子邮件的鉴定、归档、整理、保管、移交等应实行全过程管理与监控,保证管理工作的连续性。 4.3应明确规定公务电子邮件归档的时间、范围、技术环境、相关软件、版本、数据类型、格式、被操作数据、检测数据等要求,保证归档公务电子邮件的质量
15、。 4.4归档公务电子邮件同时存在相应的纸质或其他载体形式的文件时,应在内容、相关说明及描述上保持一致。 4.5公务电子邮件的鉴定、归档、整理、保管、移交等应纳入各单位公文处理程序和相关人员的岗位责任。 4.6机构内设置的公共邮箱(机构内对个人开放的邮箱,邮箱内设有许多文件夹,分别用来讨论工作中不同方面的问题)或共享邮箱(用来供员工发送疑问或者关于执行的公务某一特定方面的信息,只有一定范围内的人员才能使用的邮箱)必须说明创建的目的或理由、邮箱使用者的范围,向使用者阐述邮箱的使用方法和要求。公共邮箱或共享邮箱必须明确相关责任人。,第四节 电子邮件文件管理,4.7系统管理员应设定工作站和电子邮件账
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