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1、第八章 管理信息系统的分析,第一节 用户需求的调查 第二节 业务流程分析 第三节 数据流程分析 第四节 信息系统分析的辅助工具 第五节 系统分析的工作结果,如何理解系统分析,新系统是基于现行的信息处理系统而又优于现行系统,为了开发高效、适用、满足用户要求的系统,必须首先了解用户对IS的要求,这个工作就是系统分析 系统分析师需要一个理解和表达的过程 将原来最终用户的信息处理工作纳入计算机系统中,确定计算机能和不能做的工作 系统分析确定“做什么”,不考虑怎么做。,系统分析的各个阶段,项目确认阶段 准备和调查阶段 问题分析阶段 需求分析阶段 定义需求:功能需求和非功能需求 划分需求优先级,第一节 用
2、户需求的调查,用户需求分析 用户:指所有将使用系统的人员,从管理者到操作者 用户需求即系统需求,调查的目的,完整掌握现行系统的现状,发现问题和薄弱环节,收集资料,为下一步的系统化分析和提出新系统的逻辑方案设计做好准备; 调查应遵循用户参与的原则 做到系统开发人员和业务管理人员在知识和技术上的互补,共同研究存在问题和提出解决方案;,调查内容,组织机构调查 功能体系调查 业务流程调查 信息要素调查 证,帐,表 处理过程调查 薄弱环节调查,信息来源,现有文档 组织结构图 政策手册 作业描述 文档流程 工作流程 系统流程,调查的方法,开调查会 访问 发调查表 观察、取样调查法 比如:一天处理多少笔业务
3、 查阅资料 参加业务实践 调查过程中应尽量使用各种形象. 直观的图表工具。,整理调查结果,用户单位的一般情况 历史、现状、结构、经营形式 用户单位所在的环境情况 国家政策、行业、客户、供应商情况 用户单位内部约束条件 人,财,物,第二节 业务流程分析,建立MIS的目的之一在于提高管理水平,应当把建立新系统看成是对组织的一种有目的改变过程。因此对现行管理业务流程的分析十分重要。 组织功能分析 业务流程分析,1. 组织功能分析,组织图,组织功能分析,组织/业务关系图, 主要工作 相关工作 辅助工作,2. 业务流程分析,业务流程图 是一种描述系统内各单位、人员之间业务关系、作业顺序和管理信息流向的图
4、,利用它可以帮助分析人员找出业务流程中的不合理流向 各企业提供的图形式各异,公司材料采购、领用流程,画业务流程,业务流程应顺着原系统信息流动的过程逐步地进行,内容包括: 各环节的业务处理. 信息来源. 处理方法. 计算方法. 信息流经去向. 提供信息的时间和形态(报告. 单据. 屏幕显示等)。 描述管理业务流程的符号有:,例,根据下述业务过程画出物质补充订货的业务流程图:采购员从仓库收到缺货通知单后,查阅订货合同单,若已订货,则向供货单位发出供货请求,否则就填写补充订货单交供货单位,供货单位发出货物后,立即向采购员发出提货通知。,有,补充订货业务流程,UML画法,已订货,未订货,缺货通知,查阅
5、订货合同单,供货请求,补充订货单,提货通知,供货,注意表格分配,泳道,说明,业务流程一般有开始和结束标志 箭头表示业务工作顺序 业务流程用名称标识,例:特殊点旅游业务流程,第三节 数据流程分析,从业务流程图中提取数据的流向 建模工具:数据流程图(DFD),1. 数据流程图及其绘制用符号, 数据流程图是一种能全面地描述信息系统逻辑模型的 主要工具,它可以用少数几种符号综合地反映出信息 在系统中的流动. 处理和存储情况。 数据流程图有两种 一种是通过调查绘出的现行系统的数据流程图; 另一种是对现行系统的数据流程图经过系统化分析 和改进后的新系统的数据流程图。 数据流程图具有抽象性,表现在它完全舍去
6、了具体的 物质(如业务流程图中的车间. 人员等)。,(1)外部实体: 指组织或人。如银行. 客户. 上级领导。如果在同一张DFD中重复出现同一外部实体时,可在方框中加斜线或加标记。,数据流程图的常用四种符号是:,客户,处理,(2)数据处理: 用圆角小方框表示。方框内有表示处理过程的编号和加工处理的名称;处理过程的文字描述另附说明。,(3)数据存储 有标明数据文件的标识编码和文件名称两部分信息。若同一数据存储在一张DFD图中重复出现,可加以标识。如,(4)数据流 数据流入处理和从处理中流出应是守恒的。,2. 数据流作图规则,a,b,选课,销售系统,正确画法,不正确画法,外部实体之间没有数据流,成
7、绩,处理A,处理B,无处理,处理无数据来源,开设课程,管理员,销售月报,数据流不能交叉,学生,学生,学生A,学生B,数据流作图规则小结,实体、处理、数据流和存储都要有名 加工的输出流和输入流不要同名 数据守恒:加工输出的数据流必能从输入流或从加工产生的数据获得 每个加工必须既有输入又有输出 数据流从一个外部实体开始,并以一个外部实体结束 外部实体之间不应该有数据流,3. 数据流作图步骤,绘制顶层图:系统的环境(外部实体及外部实体和系统之间的数据交换) 绘制零层图:子系统之间的数据交换(概括的反映出信息系统最主要的功能) 分解加工,画出子图(描述父图中一个子系统或过程的扩张数据流程度) 构造总体
8、数据流程图,把分解后的DFD装配,画出DFD总图,例:某商场供销存管理,某商场对每一批购入的商品根据“入库单”登记在“购入流水账”中,对每一批销售的商品根据“出库单”登记在“销售流水账”中。商品每天入库和出库后,要根据“购入流水账”和销售流水账“,修改”库存台账“。商场每月根据”库存台账“ 制作各种报表。,操作员,登记购入流水账,登记销售流水账,D1 购入流水账,D2 销售流水账,入库单,入库单,出库单,出库单,记库存台账,D3 库存台账,制作报表,管理者,报表,供销存管理数据流程图,分层的数据流程图,p3.1,p3.2,p3.3,p3.2.1,p3.2.2,0层,1层,2层,例:某大学图书管
9、理系统,图书管理系统,管理员,读者,顶层图,管理员,图书采编子系统,图书流通子系统,图书报废子系统,书目库,读者,P3,P1,P2,管理员,D1,S1,S1,S2,1层图,图书流通子系统分层图,图书流通子系统书目检索分层图,D1,S2,3层图,分层说明,分层过程从上而下 分层是为了便于描述处理,分层的数目视处理的复杂度而定 分层要考虑平衡,不要某一子系统7层,而另一子系统只有2层 每一层中的处理不要太多 分层中的实体和数据存储要使用同一名称 必要时将各分层图装配成总图,第四节 信息系统分析的辅助工具,数据字典 处理过程描述,4.1 数据字典,数据字典的作用 数据流程图配以数据字典,就可以从图形
10、和文 字两个方面对系统的逻辑模型进行完整的描述。 数据字典的内容 主要是对数据流程图中的六个元素进行具体的 定义: 数据项. 数据结构. 数据流; 处理逻辑. 数据存储. 外部实体,数据项,描述内容 名称和可选名称 标识 类型和长度 输出格式 缺省值 注释,例:数据项描述,系统名:图书管理系统 数据项名:读者号; 数据类型:字符;长度:8 存储:D3 数量:10,000 说明:数据值同学生号和职工号,数据结构,数据结构用来描述某些数据项之间的关系 一个数据结构可以由若干个数据项组成; 也可以由若干个数据结构组成; 还可以由若干个数据项和数据结构组成。,数据结构名称: 读者 数据结构组成:读者号
11、+读者名+电话+邮件地址 这里组成读者的结构都是基本数据项 说明: 读者的详细信息 一般实体、数据流、处理和存储表达的对象都是有结构的数据,例:读者数据结构描述,数据流,描述内容 名称 标识 源和目的地 流包含的内容(数据项) 容量和使用频率,例:逾期通知数据流描述,编号:F4 数据流名:逾期通知; 数据流结构:读者号+读者名+书名+应还日期+将发生的金额+备注 来源: P2.4(逾期处理) 去处:S2 (读者) 说明:逾期通知在书逾期的第二天寄出,数据存储,描述内容 存储名和标识 组织数据结构的名称 常出现在企业的流水账和台账上,例:逾期通知数据存储描述,编号:D5 数据存储名:逾期通知;
12、数据存储结构:读者号+书号+借阅日期+归还日期+管理员号+通知发出的日期 存储组织:顺序;主关键字:读者号+书号 记录数:200,000;记录长度:40,外部实体,描述内容 名称 输入数据流 输出数据流 注释,例:外部实体描述,编号:S2 外部实体名:读者; 输入数据流:F4 逾期通知、F2 图书反馈信息 输出数据流:F1 图书查询信息 说明:读者分学生、教师、关系单位,是图书管理系统普通用户。1.查询图书信息;2.查询借还书信息。,处理过程描述,描述数据处理过程,包括 加工编号 加工名 输入/出数据流 加工逻辑 加工频率,例:逾期通知处理过程描述,编号:P2.3 加工名:逾期通知; 数据输入
13、:图书借阅信息 数据输出:逾期通知,罚款记录 加工逻辑:( 处理过程有多种描述方法) 逾期天数=还书日期-应归还日期 罚款金额=逾期天数*0.1,最大罚款金额不超过书价的2倍;读者另有特殊证明,不予罚款。 产生逾期通知,并存档。,数据字典维护,数据项、数据流、数据存储和外部实体组成数据字典 编写数据字典优点 查询 消除数据名的不一致 数据字典维护工作量大,常用软件管理,4.2 处理过程描述, 数据流程图中比较复杂的处理逻辑可以借助描述工具来加以说明。 判断树(又称决策树) 判断表(又称决策表) 结构化英语表示法,1.判断树,例:供货单位对客户制订如下规则 结点表示条件,叶子表示规则,说明,判断
14、树(决策树) 用图表示条件和处理结果的图 画法从左至右,左边是条件,最右边是加工逻辑,也可以从上至下。 树的结点是条件,叶子是处理结果,2.决策表,判断表(又称决策表)可以清晰地表达条 件. 决策规则和应采取的行动之间的逻辑关系。 要识别条件和这些条件可能出现的状态,制定决策的规则,说明,决策表有4个区域,分别是 条件区,条件各种可能得组合; 行动区,可以采用的行动 实际可能的条件组合没有理论的多, 3个条件,全部组合23 =8 例:上例3,4情况可以合并,3.结构化英语表示法,结构化英语表示法是一种模仿计算机语言来描述处理逻辑的方法。它使用了由“IF”,THEN”和“ELSE”等词组成的规范
15、化语言。 只使用三种结构顺序,选择和循环 书写使用缩进格式,程序流程图表示的三种结构,顺序结构,选择结构,如果条件满足执行处理1否则执行处理2 if (条件) then 处理1 else 处理2,购物优惠政策:一次购物满1000元打8折,满500元打9折,500元以下不打折,嵌套结构,结构化语言表示,if (x=1000) then p=x*0.8 else if (x=500) then p=x*0.9 else p=x,例:发货规则,IF 欠款时间30天 IF 需要量库存量 THEN 立即发货 ELSE 先按库存量发货,进货后再补发 ELSE IF 欠款时间100天 IF 需求量库存量 T
16、HEN 先付款再发货 ELSE 不发货 ELSE 要求先付欠款,循环结构,如果条件满足,执行处理,重复上述过程,直至条件不满足为止 while (条件) do 处理,打印工资单报表,n,结构化语言表示,while 有职工要计算工资 do 税金=(基本工资+奖金) 实发工资= 税金+补助 全体工资总和=全体工资总和+实发工资 打印个人工资细目 end while 打印全体工资总和,第五节 系统分析的工作结果,分析报告是对调查总结和下一步设计新系统的纲领性文件,报告内容如下 组织情况简述 现行系统运行情况 新系统的逻辑方案,5.1 组织情况简述,包括现有组织基本情况的概括 信息系统将对组织的影响,
17、5.2 现行系统运行情况,用业务流程和数据流程图表示现行系统的运行情况,对主要业务的处理,在处理量、存储量、主要查询、处理方式和处理速度上有较全面的说明。,系统化分析的目标 在对原有系统调查的基础上,分析并找出原 系统业务流程和数据流程的不足. 提出优化和改进的方法,给出新系统要采用的信息处理方案。,新系统的实现过程,5.3 提出新系统的逻辑方案, 逻辑方案是系统分析阶段的最终成果,是新系 统开发中要采用的管理模型和信息处理方法, 是今后进行系统设计和实施的依据。 逻辑方案的内容 新系统的业务流程 新系统的数据流程 新系统的逻辑结构 新系统中数据资源的分布 新系统中的管理模型,实例:运输公司的系统分析,例:,建立库存管理系统的必要性 运输公司成本开支中的很大一部分是汽车配件的消耗,配件管理的信息化将有效掌握配件消耗动态、及时了解单车成本、降低库存资金。这一点管理人员都有共识,在技术支持、资金需求和管理上都是可行的。,例:,仓库发料登记的业务流程,
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