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1、第11章 报表管理及财务分析,11.1 UFO报表概述,会计报表管理系统的主要任务就是设计报表的格式和编制公式,从总账系统或其他子系统中取得有关会计信息,自动编制会计报表,并对报表进行审核、汇总,生成各种分析图表,同时按预定的格式输出各种会计报表。会计报表是对外反映单位财务状况的文件,应在规定时间及时报出。UFO(Uses Friend Office)报表是用友公司开发的,基于WEB环境的应用网络表格处理软件,是我国最早的三维立体表。,11.1.1 UFO的主要功能,1) 提供各行业报表模板(包括现金流量表)。 2) 文件管理功能。 3) 格式管理功能。 4) 数据处理功能。 5) 图表功能。
2、 6) 打印功能。 7) 二次开发功能。,11.1.2 基本概念,1. 格式状态和数据状态 在格式状态下可以设计报表的格式,如表尺寸、行高列宽、单元属性、单元风格、组合单元、关键字和可变区等,报表的3类公式:单元公式(计算公式)、审核公式和舍位平衡公式也在格式状态下定义,在格式状态下所做的操作对本报表所有的表页都发生作用。 2. 单元 报表中由表行和表列确定的方格称为单元,专门用于填制各种数据。,3. 单元类型 报表的单元有3种类型:数值单元、字符单元、表样单元,运用时还有组合单元。 4. 区域 区域由一张表页上的一组单元组成,自起点单元至终点单元是一个完整的长方形矩阵。 5. 报表大小设置
3、报表根据需要可设置固定区和可变区。 6. 关键字 关键字是游离于单元之外的特殊数据单元,可以唯一标识一个表页,用于在大量表页中快速选择表页。,11.1.3 报表管理系统与其他系统的主要关系,在报表管理系统中,会计报表的数据来源一般有总账系统的会计账簿和会计凭证、其他报表或者人工直接输入等,还可以从应收应付款、工资、固定资产、销售、采购、库存、存货核算等系统中提取数据,生成会计报表。,11.1.4 报表管理系统的基本操作流程,11.2 报表的日常操作,11.2.1 启动UFO建立报表、退出UFO,1.启动UFO建立报表 2. 退出UFO,11.2.2 设计报表的格式,在“格式”状态下设计报表的格
4、式,如表尺寸、行高、列宽、单元属性、组合单元、关键字、可变区等。报表中的单元公式(计算公式)、审核公式、舍位平衡公式也在“格式”状态下定义。,11.2.3 UFO报表的格式化,1. 设计表尺寸 表尺寸即报表表页的行数和列宽。表尺寸缺省为50行*7列,最大不能超过9,999行*255列。 2. 调整行高和列宽 调整行高与列宽的操作类似,以调整行高来例说明。 3. 画表格线 UFO的画线类型有网线、框线、横线、竖线、正斜线、反斜线6种。表线样式有空线、细实线、虚实线等8种。 4. 设置组合单元 5. 设置单元属性 6. 设置单元风格,7. 输入表样文字 在格式状态下,输入的文字,一般为表样文字。
5、8. 设置关键字 9. 定义单元公式 10.录入关键字的值 11.录入数据 12.保存报表文件,11.2.4 定义各类公式,一个单元中如果定义了单元公式,则在“格式”状态下时,单元中显示“公式单元”这4个汉字,单元公式显示在编辑栏中;在数据状态下时,单元中显示公式的结果,单元公式显示在编辑栏中。 定义单元公式应注意: 1) 单元公式中的单元地址不允许循环引用。 2) 在可变区中不能定义单元公式。 3) 在组合单元中不能定义单元公式。 4) 在定义了单元公式的单元中不能再输入任何其他内容。,11.2.5 报表数据处理,1. 录入关键字的值 2. 录入报表数据 3. 增加、删除表页,11.2.6
6、报表图形处理,UFO的图表可以将表数据所包含的经济含义以图表的方式直观地反映出来,是企业管理、数据分析的重要工具。UFO提供了直方图、圆饼图、折线图、面积图4大类共10种格式的图表。,11.3 财务分析,财务分析是依据单位过去的报表数据,分析单位的财务状况、经济效益以及未来经济发展状况。,11.3.1 系统功能,财务分析是财务管理的重要组成部分,是利用已有的账务数据对企业过去的财务状况、经营成果及未来前景的一种评价。本系统运用了各种专门的分析方法,对账务数据作进一步的加工、整理、分析和研究,从中取得有用的信息,为决策提供正确的依据。,11.3.2 系统特点,财务分析系统是将人工分析转化为计算机
7、处理,具有自己的特点。 1) 功能全、操作简单、图文并茂,是厂长、经理的好参谋。 2) 人性化的界面,操作流畅自然。 3) 提供全程上下文相关帮助。,11.3.3 系统初始化,财务分析系统只有经过初始化后才能用到单位中去。 1. 系统初始的内容 当初次或升级版使用财务分析系统时,应对一些基本财务分析内容进行定义和修改,称为系统初始。 2. 基本项目初始 运用财务分析系统进行财务分析时,系统预置了一些基本的分析项目,如产品收入、产品成本用于产品毛利率分析;预置了现金类科目用于现金收支分析,可根据自己的实际情况修改相应的科目代码。,3. 报表初始 系统已预置了资产负债表、损益表(企业)、收入支出表
8、(行政事业)各项目的取数科目及计算方法,可以根据自己的实际情况,调整各项目的取数科目及计算方法。 4. 指标初始 财务分析提供财政部公布的,评价单位经济效益的指标体系六类共24个基本财务分析指标,其中包括适用于事业单位的2个指标,可在此选定本单位进行财务分析所需要的指标。,5. 现金收支初始 通过现金收支初始,能设定进行预算分析的现金流入科目、现金流出科目,并录入预算数。 注意:预算数为年预算数。如果没有进行现金收支预算初始,那么在现金收支表中将得不到有关预算数的信息;但只要在基本项目初始中定义了现金类科目,就可得到有关实际发生数的信息。其操作方法及后面的几种初始项目同前面的初始方法。 6.
9、产品毛利率初始 在企业日常管理中,往往需要按产品(商品)计算毛利率,这样需定义某产品(商品)的收入科目、成本科目,用以计算产品(商品)毛利率。 销售收入科目和成本科目由用户根据销售收入(成本)科目的明细科目选定,系统自动把明细科目名称作为商品(产品)名称,但允许修改。,7. 项目毛利率初始 在企业(尤其是有工程项目核算的企业)的日常管理中,有时需要按项目计算毛利率,这样要求在此选定项目大类和项目名称。 注意:系统默认项目收入科目为核算该项目的所有贷方科目,项目成本科目为核算该项目的所有借方科目。 8. 调用报表初始 在财务分析中,可以把在UFO中的.rep报表文件调用查看,并给它起一个表名。在
10、进行“报表分析”时,在这里定义的表名将被列出,可以选择一个表来调用查看。,9. 预算类型初始 财务分析对部门、项目预算提供了两种类型的分析方式,一种是精细预算分析,另一种是粗放预算分析,在同一个会计年度里只可以选择其一(系统默认为精细预算)。预算类型选定后还可随时修改。 精细预算是指对某个部门或某个项目中的核算科目制定预算数。 粗放预算就是将某个部门或某个项目里需要进行预算控制的各科目按照选定的控制方向,制订一个部门或项目的总预算数,而并不对每个科目制订预算数。 10. 预算数初始 在财务分析中,有四类预算数初始对象:部门预算、项目预算、科目预算和利润预算(企业)。通过预算初始,能选定要进行预
11、算分析的对象,并编制相应的预算数。,11.4 日常操作,财务分析的日常操作主要是针对单位的需求,及时提供相关的经济决策指标。,11.4.1 指标分析,分析过程 2. 产品毛利率分析 3. 项目毛利率分析,11.4.2 报表分析,1. 报表分析的方法 包括绝对数分析、定基分析、环比分析、对比分析以及调用报表等。与会计核算分析方法相同。 2. 现金流量表分析 可以根据单位的情况进行现金流量表项目分析。,11.4.3 预算管理,1. 预算管理的过程 2. 预算分析 预算分析即预算完成情况分析,主要用于考核企业在当年任一期间的预算执行情况,以利尽早发现问题,保证预算的实施。 3. 部门、项目、科目预算
12、执行报告 4. 对比、结构、预算分析 对于收入分析表、成本费用分析表(企业)、支出分析表(行政事业)的对比、结构、预算分析,可在此通过多次选择分别组织多张分析表页。 5. 对比、结构、预算分析 对于收入分析表、成本费用分析表(企业)、支出分析表(行政事业)的对比、结构、预算分析,可在此通过多次选择分别组织多张分析表页。,11.4.4 现金收支分析,1. 现金收支分析的过程 2. 现金收支表日期设置 现金收支表反映当前会计年度中任一时间区间内引起现金流入、流出的会计科目及现金净流量的状况。 3. 现金收支增减表日期设置 现金收支增减表反映当前会计年度中任二个时间区间内引起现金流入、流出的会计科目
13、的金额对比。用于现金收支分析时,设置现金收支增减表的分析期间和对比期间。 4. 现金收支结构表日期设置 现金收支结构表反映当前会计年度中任二个时间区间内引起现金流入、流出的会计科目的结构对比。用于现金收支分析时,设置现金收支结构表的分析期间和对比期间。,11.5 现金流量表,编制现金流量表,是为报表使用者提供企业一定期间内现金流入和流出的信息,以便了解和评价企业获得现金的能力,并据以预测企业未来现金流量。,11.5.1 现金流量表的基本概念,现金流量表中的“现金”,不仅包括“现金”账户核算的库存现金,还包括企业“银行存款”账户核算的可用于随时支付的银行存款,也包括“其他货币资金”账户核算的外埠
14、存款、在途货币资金等其他货币资金。 现金流量是某一段时期内企业现金流入和流出的数量。应该注意的是,企业现金形式的转换不会产生现金流量,例如从银行提取现金。,11.5.2 现金流量表的编制方法,现金流量表有两种编制方法:直接法和间接法。 直接法通过现金收入和支出的主要类别反映来自企业经营活动、投资活动、筹资活动的现金流量。直接法一目了然,现金流入的来源和流出的去向有明显列示。 间接法是以本期损益表中的净利润为起算点,通过对相关项目的调整,计算出企业经营活动的现金流量。本期损益表中的净利润是按权责发生制计算的,企业的现金流量是按收付实现制计算的,因此简而言之,间接法的项目调整依据就是两者之间不一致
15、的地方。 我国会计准则规定,企业在用直接法填报现金流量表的同时,以间接法计算经营活动的现金流量,作为现金流量表的附注部分。,11.5.3 现金流量表的编制方案及流程,1. 编制方案 编制方案是指编制现金流量表的总体方案,编制方案约定了如下内容:现金流量表的填报项目、现金流量表的计算项目、现金流量表计算项目的数据来源定义。 2. 操作流程 初次使用时,系统已预置了进行分析需要的大部分内容,可以重新定义,也可进行适当修改。,11.5.4 启动、退出现金流量表,11.5.6 初始化工作,1. 模版的选择 2. 基本科目设置 3. 税率设置 4. 汇率设置 5. 拆分“多借多贷”凭证 6. 定义填报项目 7. 定义计算项目 8. 输出数据来源,11.5.7 生成现金流量表,当进行完初始化工作后,就可以生成现金流量表。 注意:对于生成的现金流量表,可以修改各项的金额;在生成的现金流量表的最后两行分别为“单位负责人”、“财会负责人”、“操作员”、“复核人”项,其中操作员项由系统自动带入登录时的操作员名称,双击四项所对应的单元格,该单元格即变为可编辑状态,可根据自己的需要输入相应人员的姓名。,
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