第章时间管理.ppt
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1、题目:“上司的时间管理”自学成果汇报展示竞赛,请记录下面的内容,第9周举办教学实践活动,目的:深入理解秘书与时间管理的关系;锻炼自学能力、实践动手能力、语言表达能力和良好的心态等,用课件汇报展示以下内容 上司日常工作的安排与计划 上司出差旅行的安排与计划 会见、会谈、应酬等的安排 参考书目办公室管理(剑桥秘书职业资格考试用书);高级秘书业务(李成武编著),分组:最多和最少5人1个自主学习小组,自荐1名的小组长。要求:不限班级、自由组合;男女搭配,主动帮带,积极参与,既分工又合作评选条件之一; 自学:课下自学“上司的时间管理”知识包括日常工作计划、出差旅行计划、会见会谈应酬安排等,每人制作1份时
2、长10分钟的课件,课件内容具体、操作性强; 预赛:各组课下组织交流各人做的课件内容,并评选2份A级课件;在集思广益、反复修改的基础上,重做1份参加决赛;各组预赛要有完整的会议记录并作为决赛内容展示。 决赛:第9周课上各组展示、汇报本组自学成果(还有随机抽查项目)。时间严格控制在3分钟以内;小秘书组织。 评奖:大家评出A级小组5个,其余为B,各代表小组成绩。 评选标准:课件内容体现本章重点、难点,介绍的知识、方法正确、可行;小组组织协调得好,会议记录项目完备、内容真实;课件美观清晰,讲解熟练明白。 各组需提前把小组成员名单(含班级、序号)报给小秘书 每人将自己做的课件于第9周课前发给我,不发无成
3、绩,第六章 上司的时间管理,第一节 时间管理的原则 第二节 拟订时间计划表 第三节 有效地安排约会,逝者如斯夫,不舍昼夜!,企业家言:一个优秀的秘书能有效地帮助老板或是经理管理和控制时间;能按照老板或是经理每天工作任务的重要程度来安排事务流程。,自学能力、电脑操作能力训练自己出题自己答 针对“文书处理”、“邮件处理和邮件服务”每人出一套试卷,秘书实务(邮件处理)试卷模拟操作 2007级文秘专业 班 序号 一、填 空 题(共10道小题,每空1分,共10分) 二、判断正误题(共10道小题,每道1分,共10分) 三、单项选择题(共10道小题,每道1分,共10分) 四、多项选择题(共10道小题,每道1
4、分,共10分) 五、名词解释题(共5道小题,每道4分,共20分) 六、写 作 题(共4道小题,每道10分,共40分) 要求:试题只覆盖邮件与文书处理内容;不雷同、有创意;一个A4word文档里每道试题跟着1个答案;试题和答案表述准确、条理清晰,试题题目、内容和答案的字体字号区别明显,排版格式美观;再下一周课前发给我并输出一份上交,课堂上每2个班交换评出ABC。,参考书目:高级秘书业务(李成武编著),办公室管理(剑桥秘书资质考试),青岛市政府年人才月活动面试题 假如你是某单位一位秘书。一天上午主要领导外出不在家,委托你主持以下工作。这里有四件事需要马上处理: 1.市领导临时要来单位检查工作; 2
5、.原定的外商谈判时间提前了,外商马上就到; 3.机关有一位处长突生急病被送进了医院; 4.有一个急件需要处理。 问:你怎样安排才能把这些事情妥善处理好?,时间管理对事件的安排、控制,包括对自己、对上司,日程安排表,大洋公司领导人每周时间计划表,公司一周时间安排表,所谓上司的时间管理,就是指秘书人员对上司的活动(日常工作、 会见、会谈、应酬、出差旅行等)进行合理地安排与计划。目的是使上司的活动有序、有效并节省时间和精力。 管理时间的前提:管理自己,其次才能管好上司的时间,第十二章 上司的时间管理,逝者如斯夫,不舍昼夜!,所谓上司的时间管理,就是指秘书人员对上司的活动(日常工作、 会见、会谈、应酬
6、、出差旅行等)进行合理地安排与计划。目的是使上司的活动有序、有效并节省时间和精力。 管理时间的前提:管理自己 其次才能管好上司的时间下面某单位有几件事情等你为领导安排,你将怎样做?,第十二章 上司的时间管理,逝者如斯夫,不舍昼夜!,某公司领导班子构成情况如下: 李总经理,主管全面工作; 张副总经理,主管业务; 王副总经理,主管财务; 孙副总经理,主管行政。 以下是明天的工作: (1)与郊区某乡政府洽谈征地建厂事宜,总公司准备投资200万元; (2)与一家外资企业洽谈产品代理事宜; (3)总公司年度审计工作总结表彰会; (4)公司举行新扩建的洗澡堂竣工仪式。,【情景模拟题】读下面的案例后,请回答
7、:您作为秘书,将如何协助总经理合理安排其他上司明天的活动?,第一节 时间管理原则,1、张副总经理负责洽谈征地建厂事宜。包括时间、地点、车辆、有关人员和材料等具体安排 2、张副总经理洽谈产品代理事宜。包括时间、地点、车辆、有关人员和材料等具体安排,并注意与第一项活动错开时间。 3、王副总经理参加年度审计总结表彰会。包括时间、地点、参加人员等。 4、孙副总经理在“家”主持公司日常工作 5、新扩建洗澡堂竣工请有关部门负责人前去验收,不安排领导前去参加,但应向领导汇报。,一、职责对等原则,第一节 时间管理原则,参考答案:,一、职责对等原则 二、重急轻缓原则 重要的事情先安排,次要的事情缓一缓。所谓重要
8、的事情,是指真正有助于达成目标的事情,是让领导的工作与生活更有意义、更有成就的事情。 安排时间,首先,区分重要事情和一般事情;其次,应把要做的事依据重要程度加以排列;第三,还要注意用最佳的时间安排最重要的工 作,使领导能够用精力最旺盛的时间处理最重要、最困难的工作。,第一节 时间管理原则,日常工作清单,一、职责对等原则 二、重急轻缓原则 三、切忌事必躬亲 四、内外兼顾原则 上司越来越多地与外界打交道,秘书安排上司的活动必须内外兼顾。 在给领导安排工作日程表的时候,一定要留出专门的时间让领导来了解本单位生产经营状况,及时处理内部事务中的各种矛盾和问题等公司的内部业务,从而来把握本公司的发展。 领
9、导外出回来的第一天,一般不给他安排会议、约会等活动,以便于让领导专门处理内部各种文件,并了解公司经营管理的基本状况。,第一节 时间管理原则,一、职责对等原则 二、重急轻缓原则 三、切忌事必躬亲 四、内外兼顾原则 五、效率优先原则 领导要到几家公司拜访,是先到A公司还是先到B公司?是由A公司到C公司,还是由B公司到C公司? 对于这些问题,你要事先统筹考虑,找出最佳行车路线,减少路上耽误的时间(某公司提前邀请除外) 秘书对于这些情况要胸中有数,才能比较准确地算出领导外出办事在路上所需要的时间。,第一节 时间管理原则,一、职责对等原则 二、重急轻缓原则 三、切忌事必躬亲 四、内外兼顾原则 五、效率优
10、先原则 六、适当保密原则 领导的工作日程安排,一般都是制成一览表的形式,因为它简单明了。日程表分别给领导本人、秘书科长、有关科室和汽车司机等各一份。 为了不泄密,日程表内容在详细程度等应有所区别。,第一节 时间管理原则,一、职责对等原则 二、重急轻缓原则 三、切忌事必躬亲 四、内外兼顾原则 五、效率优先原则 六、适当保密原则 七、事先同意原则 安排领导的日程,都要事先征得领导本人的意见。 在本月末安排下个月的工作本月末征求领导意见; 周末安排下一周的工作周末征求领导意见; 在前一天下午或者当日早晨的第一件事就是安排当天各项工作的具体时间下午或早晨征求领导意见; 与有关各方打好招呼,保证各项工作
11、按计划顺利进行,第一节 时间管理原则,总经理帕森下午2时要和业务部共同讨论如何进行某商品在郊区的销售工作,这项销售工作的成败和公司年度的销售预算是否能达到有很大关联; 接着,下午4时又要和一位客户商洽一笔重要的交易,他希望花一个小时的时间和这个客户谈判;5时结束。 但是恰巧当天上午,办公室又收到某一政府部门的临时开会通知书,上面写着开会的时间是下午3时,而且必须由帕森亲自参加,通知书上又没有写清楚会议结束时间。 秘书可以将帕森下午的时间安排改成下面的样子: 2时和客户商谈生意,3点参加政府机关的会议,4时半或5时,和业务部召开讨论会。 这么一来,这三件事都能如期做完,不会影响任何一件。只要经过
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