如何做一个优秀的文员.pps
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1、東莞昆盈電腦制品有限公司,部門:廠長室 講師:蔣小華 日期:15-Jul-2008,如何做一個優秀的 文員,2,內容大綱,一、概述,二、文員形象,五、日常工作及注意事項,三、必備禮儀,四、人際關系,六、結語,3,一、概述,文員,即所有文職類人員之統稱,公司秘書、部門助理、前台、事務員、公關人員、資料管理員等,4,二、文員形象,儀表舉止要得體 講究儀容-打扮與個人的體征、周圍環境、職業身份及 自己的個性相協調 講究舉止-坐姿端正、站姿自然隨和、走路富有韻律感、 手勢自然,優秀的文員首先從形象著手!穿著打扮是文員建立最佳形象的關鍵因素之一;同時一個文員擁有較好的氣質與形象,離不開個人的文化素質與修
2、養;更重要的是文員還應有精明強干的辦事作風,並掌握與工作密切相關的專業知識和技能。,5,文員形象,優雅的氣質和修養,優雅氣質的表現 迷人、優雅的行為: 幫助別人開門、主動讓坐、客氣的使用請、謝謝等語言 個人魅力的表現: 易於接近、對別人報以關心、舉止言行表現出自尊和信心 修養的表現: 別趕時髦(服裝應以自然和諧為宜)、有點文學修養、多展示笑容,6,文員形象,優雅的氣質和修養,現代文員的內在修養歷練 知識修養:具備多種能力、熟悉經濟知識 智能修養:觀察力、記憶力、思維力、表達能力、辦事能力 道德修養:是文員修養的最基本、最重要的構成部分。 忠誠可靠、埋頭苦干、服從領導、實事求是、 平等待人、嚴格
3、保密、嚴謹細致、迅速敏捷,7,三、必備禮儀,禮儀是人際關系中的潤滑劑。優秀文員必須具備一定的禮儀素質:了解禮儀,掌握禮儀;恰到好處地運用禮儀,才能勝任自己的工作,文員禮儀的重要意義- 是一種行為規范或行為模式 是大家共同遵守的一種行為准則 能約束人類欲望,保證社會秩序,實現人際關系的和諧。,8,必備禮儀,文員禮儀的基本原則 平等原則-以禮待人,有來有往,既不盛氣凌人高人一 等,也不能卑躬屈膝低人一頭 互尊原則-敬人者,人恆敬之 誠信原則-遵時守信(言行一致、遵守時間、一諾千金、 誠實、自信) 寬容原則-設身處地地為別人著想,原諒別人的過失,9,必備禮儀,文員禮儀的基本原則 自律原則-自我約束
4、得體和適度原則-感情適度、談吐適度、舉止適度、 妝扮適度 與人為善與誠實謙遜原則-從善良的願望出發,以誠 待人,虛心,不自滿。,10,必備禮儀,稱呼禮儀 對領導、長輩和客人的稱呼: 不要直呼其名,在其姓氏後面加合適的尊稱或職務 對相交不深或初次見面客人的稱呼: 不應直呼其名(先生、小姐)、表示敬意應用“您”而不用“你”、對客人切忌稱呼外號 對一般交往對象的稱呼: 老師、先生、小姐、亦可根據年齡稱呼(老陳、小林)、較熟悉的朋友和同學可直呼其名,11,必備禮儀,問候禮儀,12,必備禮儀,電話禮儀 體態-不倚靠桌子、牆壁、辦公桌或坐在桌子上,不宜抱著 電話四處走動,除必要的參考資料和做記錄外,不可
5、三心二意去做其他事以及一邊通電話一邊吃東西等(口部與話筒保持23厘米距離) 表情-保持良好、平和的心態,臉色愉快、安詳 語言-語音平靜、柔和,發音要清晰、吐字准確,音量不要 太大,但要保證對方聽得清,語速適中。 時間-3分鐘原則。公務電話最好在上班時間打,尤其不應 在早晨7:00前及晚上10:00後及午休等時間打電話,13,必備禮儀,打電話-向對方問候及自我介紹,打錯電話時向對方道歉,通話中突然中斷要主動再打過去,客套的結束語。等對方掛上電話之後再輕輕放下話筒 接電話-鈴聲響過兩遍時,立即拿起話筒,問候及報本單位全稱或個人姓名,重要內容應做好詳盡筆錄,對方撥錯號碼時,請對方重撥一次不要責怪對方
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