组织一场成功的会议.ppt
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1、如何组织一场成功的会议?,确定时间、地点、人数,发会议通知/邀请信,成立会务组,确定职责分工,会议日程确定,会议问案及物品准备,宾馆会场落实,费用预算审批,报到、欢迎信,工具箱、移动办公室,会场布置,会议服务,送站安排、接站,会议总结评估及费用分摊,一般会议操作流程,会前沟通 会中跟进 会后追踪,成 功 因 素,与会议有约,时间 确定会议的 地点 内容,一、会前准备,确定会议日程及安排并发备忘录给各地: 会议地点、联系地址、邮编、电话、传真 会议时间、会议内容、邀请函 人员限额、报名表(回执)、报名截至日期 注意事项(当地气候、着装要求、交通费用等概况介绍) 如需参会者准备资料,请予详细说明
2、如有必要,也可说明组织者承担会议费用部分,发 会 议 通 知,成 立 会 务 组,确立会务组人员组成名单 会务组人员分工(根据会议人数的多少、时间长短分工) 学术组(会议内容落实、演讲者沟通、VIP 接待、文件资料准备等) 会务组 (会议通知、物品准备、资料复印、装订等、餐饮、住房、 交通、票务、 物品采购、会务安排。 宣传组 (会场、环境布置、活动策划实施等),收集各地参会人员名单及相关信息资料 客户基本信息(姓名、地区、单位、性别、职务、 民族、联系电话、出生年月日等 业务信息 (客户单位和公司的生意情况以及和我们的客情关系?) (分组并确定各组组长及组员 和各地区反馈确认参会人数及名单
3、收集参会人员往返航班/车次,以便安排接送,(一)会议文案的收集与准备,姓名: 性别: 出生年月日: 工作单位: 电话 职务: .,欢迎信、欢送信、参会人员登记表 撰写(或提醒同事)每天的晚安卡或温馨书信 注意留意参会者的出生年月日, 注意留意客户中是否有少数民族? 准备生日卡、小礼品等 会议期间的注意事项(酒店内、外出参观等) 会议日程安排 意见反馈表,(二)会议文案的收集与准备,多方面的沟通与协作,与演讲者沟通 与酒店沟通 与旅行社沟通 与外协公司沟通 与公司内部沟通,与演讲者讨论并确定演讲内容 收集演讲内容 演讲者本人的背景资料 请专人编辑并校对,与 演 讲 者 沟 通,告知演讲者 会议内
4、容及形式 会议地点、演讲时间安排 参会人员资料 与演讲者确认行程,并安排接送,与 酒 店 沟 通,发备忘录给酒店,告知会议时间 房间数(会务组、VIP、参会人员、提前报到人数) 餐饮(用餐要求、提前看菜单、用餐地点、用餐时间) 主会议室及分会议室(使用时间、应配备的设备) 茶点(时间、要求) 电话、洗衣费用(使用要求) 报到台及指示牌的设置及内容 资料及物品发放协调 付款方式 注意协议条宽,与 旅 行 社 沟 通,发备忘录给旅行社确认会议旅游安排 会议地点、行程安排 旅游项目的确定(景点、用餐地等) 对导游的要求 车辆安排(参会人数、集合及出发时间) 制作汽车标志 确定司机待遇 特殊要求(VI
5、P用车安排) 确认落实安全保险,与外协公司联系,提供详细准确的资料,以便: 制作手册(内容:会议内容、组织者、行政事项、 注意事项、演讲者简介、演讲内容、会议日程、 分队分组名单、住房名单等) 制作横幅、挂旗 制作胸卡 合影留念,与 外 协 公 司 沟 通 (广告公司、复印公司、摄影师等),与公司内部各部门的沟通,与直接主管沟通 与兄弟部队沟通 与财务部沟通:费用申请(借款、付款等),沟通无极限,会场安排 会议日程、资料仪器准备 参观游览路线、时间 住宿房间数及时间 餐饮安排 接送机/车人数及时间,确定会议的最后安排,胸卡、桌卡 会场横幅、挂旗 会议资料(宣传单页、资料汇编等) 办公用品、备用
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