公文处理规范与技巧探(8.26).ppt
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1、发现 公文 之美,公文处理规范与技巧探讨,电力集团办公室 田 玲,提 纲, 公文的基本特征 公文之美美在内容 公文之美美在版式 规范性引用文件,壹,公文的基本特征,公文的基本特征,公文具有特定效力 公文的时效性 内容的法定性 作者和读者的特定性,公文具有规范体式 法定的文种 固定的格式 明确的行文方向及方式 惯用用语及写作层次,公文具有特定效力,什么是公文的时效性? 时效性是指任何一份文件都具有一定的时效。时效的产生,除文件中明确规定生效的时间外,所有文件都以“成文日期”为生效时间。 文件时效的丧失,一般有两种情况:一是明确宣布被某一新的文件所代替,从新的文件产生之日起,原某一旧文件的时效即行
2、停止;二是随着客观形势的变化,有些文件的时效自然地被终止。 备注:党政机关公文处理工作条例第三十三条:“公文被撤销,视为自始至终不产生效力;公文被废止,视为自废止之日起不产生效力。”,公文具有特定效力,什么是公文内容的法定性? 公文是传达贯彻党和国家方针政策,公布法规和规章,指导、布置和商洽工作,请示和答复问题,报告、通报和交流情况等的重要工具,它具有策令、规范、组织、协调、控制、宣传、联系和凭证作用。公文是发文机关集体意志的体现,具体表现为领导机关及其负责人的意愿和要求,一经印发,其内容便具有法定效力。,公文具有特定效力,什么是公文作者和读者的特定性? 公文有法定的作者,即依法成立并能以自己
3、的名义行使权力和担负义务的组织及其代表人。公文的法定作者公文的实际制作者。 公文还有特定的读者,也就是主送及抄送单位的相关人员,这种特定性也是其他文体所不具备的。,公文具有规范体式,公文的法定文种有哪些? (1)决议; (2)决定; (3)命令(令); (4)公报; (5)公告; (6)通告; (7)意见; (8)通知; (9)通报; (10)报告; (11)请示; (12)批复; (13)议案; (14)函; (15)纪要。,公文具有规范体式,什么是公文的固定格式? 公文的固定格式,既包括公文惯用的写作格式,也包括公文规定的排版方式。,公文具有规范体式,明确的行文方向和行文方式 公文的文种就
4、决定了公文的不同行文方向,相应也就决定了不同的行文方式、使用何种公文用语、用何种写作口气等。一般来说,公文分为上行文、下行文、平行文三种,具体选用哪种,要根据行文对象和行文内容来确定。,公文具有规范体式,公文的惯用用语及写作层次 公文的惯用用语包括常用开端用语(如“根据”)、结束语(如“专此函达”),以及行文中涉及承启(如“综上所述”)、称谓(如“贵局”)、引叙(如“收悉”)、征询(如“妥否”)、期请(如“恳请”)、表态(如“遵照执行”)等表述时的常用语。 公文的写作层次主要是指公文在篇章结构上的一系列技术要求,如标题摘由、篇前撮要、段头显旨、分项标号、分层列段等。,贰,公文之美美在内容,常见
5、行政公文写作,公文之美美在内容,如何选用文种 只能单独使用 根据权限选用 根据行文关系选用 考虑发文目的与要求 如何辨析近似文种,常见行政公文写作 公文标题的规范化 请示 批复 函,报告 通知 纪要,如何选用文种,选用文种的原则 1.正式行文应选用法定文种,且只能单独使用,不能加以合并(如 “请示报告”)。,注:非法定文种的应用文(如计划、总结等)在行文时,必须从法定公文文种中寻求一个文种来作为载体,载运着它来行文,这种载体通常被称作文件头。文件头大多由通知、报告、请示、函等来担任。(示例如右),如何选用文种,选用文种的原则 2.文种的确立和使用,要依据制文单位的权限选用,不可超越职权 (如公
6、告只有党和国家管理机关才有资格使用)。 3.文种的确立和使用,要依据行文关系选用。收文单位是上级,采用 请示、报告、意见等;向下级单位行文,采用通知、批复、意见、 决定、决议、通报及纪要等;向平级或无隶属单位行文,主要使用 函。 4.文种的确立和使用,要考虑发文的目的与要求。例如,向上级要钱、 要物、要人、要政策等,用请示与意见;向上级汇报工作,用报告.,如何选用文种,近似文种辨析 决定与决议 这两个文种近似在“决”上,即均属决策性文件,都是下行文 。 主要不同:决议的内容必须经会议集体讨论并表决通过;决定则不一定,有的是会议集体讨论通过,有的是由某一机关直接做出。,通知与通报 这两个文种近似
7、在“通”上,即均属告知性文件,都是下行文。 主要不同:通知是知照性文种,其内容侧重于提要求、明确界限;通报则是陈述性公文,其内容侧重于说明、介绍情况。,注:表彰类文件最好用“决定”或“通报”,而不用“通知”。,常见行政公文写作,公文标题的规范化 1.标题要力求准确、规范、简练 例1:可改为“中电荔新公司关于环境保护设施竣工验收直委的请示” 例2:可改为“*关于公共化水系统改造项目设计审查的请示”,例1,例2,常见行政公文写作,公文标题的规范化 例3:可改为“*关于中电荔新公司公用系统资产分摊电费结算价格 调整的批复” 例4:可改为“*关于珠江电厂办公业务综合楼工程设计合同变更的 批复”,例3,
8、例4,常见行政公文写作,公文标题的规范化 例5:可改为“*关于转发开展安全发展微电影征集汇演活动的通知” 例6:可改为“*关于转发广州发展集团股份有限公司经营预算管理 规定(2013年4月修订)的通知”,例5,例6,常见行政公文写作,公文标题的规范化 2.事由项的写作通式 (1)动词短语+事项 示例:关于开展国有土地清查工作的通知,常见行政公文写作,公文标题的规范化 (2)相关单位+动词短语+事项 示例:关于广州珠江电厂参加2013年广东省环境保护宣传月活动 的批复,常见行政公文写作,公文标题的规范化 (3)相关单位+事项 示例:关于珠江电厂#4机组脱硝催化剂加层项目立项的批复,常见行政公文写
9、作,公文标题的规范化 (4)动词短语+相关单位+事项 示例:关于置换旺隆热电厂农商行借款的批复,常见行政公文写作,请示 1.定义 适用于向上级请求指示、批准。 2.类型 请求批准的请示;请求帮助的请示;请求解答的请示。 3.请示的特点 (1)行文范围广泛 (2)要求上级予以回复 (3)内容必须是本单位职权范围内无力或确实难以处理的问题与事项,常见行政公文写作,4.请示的写法 (1)标题:制发单位+关于+内容+请示。 (2)文号:用各单位文号。 (3)签发人:向上级请示的文件必须标明签发人姓名,签发人为 制文单位主要负责人,如其外出,由其指定人签发。 (4)主送单位:必须用全称或规范化简称。 (
10、5)正文:写明制发请示的理由及请示事项。 (6)结束语:“专此请示,请批复(审批)”、“妥否,请批复”。 (7)落款:制发单位的全称或规范化简称,一般和公章一致。 (8)制发公文的日期:会议通过或签发人最后签发时间。 (9)盖章及版记,常见行政公文写作,5.请示写作的常见错误 (1)用错文种,容易和报告、函混淆。 (2)没有签发人(见P64) ;或以党政名义报送的请示,只有党或政 单方面领导签名。 (3)主送单位用法不规范(如送上级单位有关部门或领导个人)。 (4)报送方式错误(如越级请示)。 (5)正文没有一事一请示。 (6)正文没有使用公文的规范化语言,或者文字不通顺、错别字等。 (7)遗
11、漏了公文版记部分,常见行政公文写作,报告 1.定义 适用于向上级汇报工作,反映情况,答复上级的询问。 2.类型 工作报告(又分为综合报告、专题报告);情况报告;答复报告。 3.报告的特点 (1)下级向上级反馈工作信息 (2)不需要批复 (3)是陈述性公文,常见行政公文写作,4.报告的写法 (1)标题:制发单位+关于+内容+报告。 (2)文号 (3)签发人 (4)主送单位 (5)正文:包括目前的工作进程,工作措施与体会,工作中的缺点 与不足,今后工作安排等。 (6)结束语:专此报告 (7)落款 (8)制发日期 (9)盖章及版记,常见行政公文写作,5.报告写作的常见错误 (1)用“汇报”而不用“报
12、告”,“汇报”不是正式的公文文种。 (2)在正文中向上级提出解决问题,或要求审批,混淆了报告和 请示。 (3)大范围地把文件抄送领导个人。 (4)没有签发人姓名。,常见行政公文写作,通知 1.定义 适用于发布、传达要求下级执行和有关单位周知或者执行的事项,批转、转发公文。 2.类型 (1)批转、转发性通知。 (2)事项性通知(如会议通知)。 (3)任免性通知。,常见行政公文写作,4.通知的写法 (1)批转、转发性通知 批转:适用于批转下级单位公文 转发:适用于转发上级或同级单位,及不相隶属单位的公文 标题的写法 层层转发的公文,直接转发最上级单位的公文标题。如:,讨论: 1.标题如何拟? 2.
13、三层书名号怎么标? 3.意见是否还需用通知作为载体?,常见行政公文写作,讨论: 1.标题如何拟? (自拟摘要,只保留一个“的通知”) 建议:*关于转发有关2013年进一步加强全市党风廉政建设暨廉洁广州建 设意见等文件的通知 2.三层书名号怎么标? 史上最雷书名号:*县经委关于转发市经委关于转发省经委关于转发 国家经委办公厅关于批转经济日报发行工作座谈 会纪要的通知的通知的通知 3.意见是否还需用通知作为载体? 个人意见:意见是法定文种,可以独立行文,且行文方向广,无需再加 “通知”的文件头,常见行政公文写作,标题的写法 除法规规章的名称要加书名号外,一般不加标点符号(如例1) 。 如在事由部分
14、出现多个单位、人名并列,应用顿号分开,不用空格。,例1,例2,例2修改: 1.*关于转发广州发展下达的2013年度非生产性固定资产预算的通知 2. 主送单位改为恒益建材公司的股东单位环保建材投资公司,常见行政公文写作,4.通知的写法 (2)传达性通知 事由+事项,会议通知的写法: 基本要素:会议目的、会议主题、会议时间地点、参会人员、准备材料、报到时间地点。 要求与“病文”剖析:,常见行政公文写作,关于石化总公司召开 开展增产节约、劳动竞赛会议的通知 各分公司、分厂、各车间党支部、总公司各直属部门: 为贯彻上级精神,总公司董事会研究决定,在全公司范围内广泛开展增产节约、劳动竞赛活动。现在把会议
15、有关问题通知如下: 一、会议时间:十月四日至八日 二、会议地点:总公司招待所 三、与会人员:各分公司、分厂,总公司各直属部门主管生产的负责同志、工会主席等。 四、请各单位准备好本单位开展劳动竞赛活动的经验材料,限五千字,报到时交给会务组。并请与会人员于十月四日前来报到。 *省石化总公司 *年六月八日,常见行政公文写作,(3)任免性通知,适用于对一般干部的任免。 重要的干部任免通常有命令(如全国人大常委会委员会令)、决定、公告等。,常见行政公文写作,函 1.定义 适用于不相隶属单位之间相互商洽工作,询问和答复问题,请求批准和答复审批事项。(隶属单位:垂直的系统) 2.类型 发函(商洽函、询问函、
16、请批函);复函。 3.函的写法 (1)格式 采用正式行文,格式有专门规定(特定格式)。,常见行政公文写作,(2)请批函的标题写法 发文单位+关于+申请(批准)+事项+函 (3)函的正文写法 发函(商洽函、询问函、请批函)的正文: 缘由+事项 答复函的正文: 答复对象(引叙来文)+答复意见(可详可略) (4)写作要求 写作时,要注意内容清楚、明白,方法上直叙其事,语言得体,有分寸感。,常见行政公文写作,纪要 1.定义 适用于记载、传达会议情况和议定事项。 2.纪要的特点 (1)格式 纪要文种须与纪要格式(特定格式)对应,有别于公文的通用格式。 (2)传送方式 结合“报告”、“通知”、“函”传送;
17、 采用纪要固定版头,不加盖印章,直接分送;(较常用) 将纪要与其他种类的公文同等看待。,常见行政公文写作,(3)称谓的特殊性 为了更好地概括与会者的集体意愿,常以“会议”作为表述主体,常使用下列短语:“会议认为”、 “会议指出”、 “会议强调”、 “会议决定”、 “会议要求”、 “会议希望”、 “会议号召”等。 3.纪要的写作 (1)标题 会议名称+纪要; 召开会议单位+会议名称+纪要 (2)导言 概述会议基本情况(时间、地点、主持人或主持单位、与会单位或人员、基本议程)。承启用语。,常见行政公文写作,(3)主体 集中概述式(多适用于小型会议,讨论问题比较单一,意见比较集中统一) 分项叙述法(
18、适用于大中型会议或议题较多的会议,侧重横向分析阐述,条与条之间独立,内 容相对全面,一般用于需要领会、贯彻的会议) 发言提要法(适用于需要了解与会人员不同意见的会议) (4)结尾 可有可无。 (5)注意事项 会议纪要是根据会议情况综合而成的。撰写会议纪要应围绕会议主旨和会议成果来整理、提炼和概括。重点放在介绍会议成果,而不是介绍会议过程,切忌记流水帐。,公文之美美在内容,内容之美体现在哪里 朴素简洁的语言表达 庄重得体的话语方式 模糊语言的精确运用,如何实现这些美 美对真的从属性 规范严谨的形式美原则(语言表达、行文逻辑) 美的和谐性原则 实用美原则,小结,公文之美美在内容,该八股时就八股 行
19、文立意谋新篇,叁,公文之美美在版式,公文排版格式要求,公文之美美在版式,公文格式主要变化 纸张及排版印制要求 各要素编排规则 公文格式常见错误,背 景 党政机关公文处理工作条例、党政机关公文格式国家标准(GB/T97042012),于 2012年7月1日起施行,代替中国共产党机关公文处理条例、国家行政机关公文处理办法和国家行政机关公文格式。,公文排版格式要求,党政机关公文格式主要变化口诀 公文格式新国标:党政机关公文格式国家标准(GB/T97042012) 代替国家行政机关公文格式 主题词儿不再标:删除主题词格式要素 密级紧急左上角:密级、紧急程度从右上角改为左上角 印章署名要齐全:增加发文机
20、关署名格式要素 成文日期用数字:成文日期用阿拉伯数字标注 公文页码不可少:增加页码格式要素,公文排版格式要求,公文纸张及排版印制要求 (1)采用国际标准A4型纸(210mm297mm)。 (2)页边与版心尺寸:版心210mm297mm,上白边37mm, 下白边35mm,左白边28mm,右白边26mm。 (3)字体字号:正文3号仿宋体,标题2号小标宋,密级和紧急程度 3号黑体,签发人姓名3号楷体,版记的要素4号仿宋体。 (4)行数字数:一般每面排22行,每行排28个字,并撑满版心。 (本标准中,一字指一个汉字的宽度;一行指一个汉字的高度加3号汉字高度的7/8的距离。具体用几号字,取决于公文要素应
21、当使用的字号。3号字字高约5.54mm,一行约10.39mm。) (5)文字颜色:发文机关标志、版头分隔线、印章为红色。,公文排版格式要求,版心尺寸图示:,公文排版格式要求,印刷装订要求 1.印刷要求 双面印刷(决定了版记一定要在偶数页);页码套正,两面误差不超过2mm。 2.装订要求 左侧装订,订位为两钉外订眼距版面上下边缘各70mm处,允许误差4mm。,公文排版格式要求,公文要素 2012版国家标准将一个完整的公文分为版头、主体和版记三部分。 这三个部分各有特点,边界比较明显,具有相对的独立性。 版头位于公文之首,位置相对固定,与通常说的“红头文件”的“红头”部分相对应。 主体的特点是篇幅
22、不固定,依公文内容长短而变化,包含公文的 实质性内容。 版记位于公文之尾,位置相对固定。,公文排版格式要求,公文格式各要素划分表,公文排版格式要求,版头图示:,公文排版格式要求,主体图示:,公文排版格式要求,版记图示:,公文排版格式要求,公文要素版头部分 1.份号:公文印制的顺序号,即将同一文稿印刷若干份时每份公文的顺序编号。涉密公文应当标注份号。 2012版国家标准规定编制份号一般采用6位3号阿拉伯数字,实际操作中推荐采用36位阿拉伯数字,编虚位补齐,即“001”、“0001”、“00001”、“000001”。 份号居左编排在版心第一行(即紧贴天头下边缘及左边缘)。,公文排版格式要求,公文
23、要素版头部分 2.密级和保密期限:涉密公文应当标注密级和保密期限。 一般用3号黑体字,顶格置于版心左上角第二行,保密期限中的数字用阿拉伯数字标注。如同时标密级和保密期限,“绝密”、“机密”、“秘密”两字之间,数字和年之间均不空格;如只标密级不标保密期限, “绝密”、“机密”、“秘密”两字之间空1字。 注:与1999版标准相比,编排位置从右上角移到了左上角,一是为了统一,二是为公文处理留出更多空间。,公文排版格式要求,公文要素版头部分 3.紧急程度:公文送达和办理的时限要求。根据紧急程度,紧急公文应当分别标注“特急”、“加急”。 主要变化:(1)紧急程度由“急件”改为“加急”; (2)排列位置从
24、右上角移到左上角。具体排第几行,有三种方式: 有份号,无密级和保密期限,排版心左上角第二行; 有份号、密级和保密期限,排版心左上角第三行; 无份号、密级和保密期限,排版心左上角第一行。 注意事项:如果同时标注密级和保密期限、紧急程度,表达紧急程度的两个汉 字之间不空格;如果不标保密期限,两字之间应空1字。,公文排版格式要求,紧急程度图示(四种),000001 机 密,000001 特 急,特 急,公文排版格式要求,公文要素版头部分 4.发文机关标志:由发文单位全称或者规范化简称加“文件”组成。也可以使用发文单位全称或规范化简称。 主要变化:(1)党和行政的公文版式统一; (2)发文机关标志的上
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