excel培训第一章.ppt
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1、Excel与数据处理,第一章 EXCEL基础,本章目录,1.1 Excel操作基础 1.2 Excel工作簿操作 1.3 数据输入 1.4 公式和引用 1.5 工作表基本操作 1.6 配置工作环境及查看与打印,1.1 Excel操作基础,1.Excel 基本概念 工作簿 在Excel中创建的文件叫做工作簿,扩展名是.xls 工作薄由若干工作表组成,新建工作薄默认有个工作表。根据需要可以增加,个数不限。 新建第一个工作薄的默认名为:book1.xls 工作表 由一些横向和纵向的网格组成的表格。一个工作表最多有65536行、256列。 工作表由工作表标签区别:如sheet1、sheet2,1.1
2、Excel操作基础,工作薄与工作表的关系,1.1 Excel操作基础,基本概念 行号:工作表由65536行组成,每行用数字来编号 列标 :工作表由256列组成,每列用字母来标识 单元格:工作表中的网格。单元格名称:列标+行号 如:A1,C5 活动单元格:正在输入和编辑数据的单元格,即粗边框包围的单元格 编辑栏:用于显示、修改活动单元格的内容 全选按钮:用于选定整个工作表所有的单元格,目录,1.2 Excel工作簿操作,目录,1.建立新工作簿 启动Excel,自动建立 文件新建选择模板 2.保存工作簿 保存 另存为,1.3 输入数据,1.Excel的常见数据类型 2.数据输入一般形式 3.复制相
3、同的数据 4.用复制填充方法输入有规律的数据 5.用填充方法输入数据 6.用下拉列表输入数据 7.自定义填充序列,1.3 输入数据,1.Excel的常见数据类型 数字型、日期型、文本型、逻辑型数据 数字表现形式:货币、小数、百分数、科学计数法、各种编号、邮政编码、电话号码等 例:数据输入数据的各种表现形式,1.3 输入数据,2.数据输入一般形式,数据输入的一般过程 (1)选定要输入数据的单元格; (2)从键盘上输入数据; (3)按Enter键; 输入数值 正数的输入:+234,13,333,333,12E3 负数的输入: -234,(234),-12e2 分数的输入: 2 2/3, 0 3/4
4、 货币数据的输入: ¥123,$21 百分数数据的输入:67% 表示0.67,1.3 输入数据,输入文本 字符文本应逐字输入 数字文本以开头输入,或用=“数字”方式输入例: 输入文本32的方法: 32 或 =“32 ”,1.3 输入数据,输入日期与时间 输入日期格式为: 年-月-日或月-日 输入时间格式为: 时:分 输入其它形式的日期:“格式”|“单元格”|“数字”|“日期” 输入当前系统日期:ctrl+; 输入当前系统时间:ctrl+shift+;,1.3 输入数据,3.复制相同的数据 复制方法输入相同数据 例:某班建立相同的成绩表头。 ch1-单元格数据复制,复制一班表头,1.3 输入数据
5、,用ctrl+Enter输入相同数据 例:在下图所示“学生档案”表中输入相同的入学时间、班级、专业。,输入班级数据: 选中F2:F11 输入:JK001 按Ctrl+Enter 可用同样方法输入C、G列数据,1.3 输入数据,4.用复制填充方法输入有规律的数据 例:要输入连续电话号码:663321240663328000,其操作步骤如下: 在单元格H3中输入663321240; 在单元格H4中输入663321241; 选择H3和H4单元格区域,鼠标移至区域右下角黑色小方块上,出现十字形鼠标; 向下拖动鼠标,数据输入用户档案,1.3 输入数据,5.填充序列方法输入数据 : 见数据输入用户档案 填
6、充序列方式适用于输入较多的连续编号数据。 比如要输入电话号码:663321240663328000, 操作方法: 在第一个单元格输入起始号码 选择“编辑”|“填充”|“序列”菜单命令 在 “序列”对话框中指定“列” 在步长值中输入1 在终止值中输入最后一个号码。,1.3 输入数据,6.用下拉列表输入数据 下拉列表的适合范围:项目个数少而规范的数据。 优点:方便而准确 比如:职称、工种、单位及产品类型等 例:某校教师档案的职称列数据 只能从“讲师、教授、副教授、助教 ”中选择。 ch1有效性输入 操作方法: 单击菜单数据 ; 单击有效性; “允许”列表中选序列; “来源栏”中输入具体值, 逗号分
7、隔,1.3 输入数据,7.自定义填充序列 数据序列的含义 序列是一组有先后顺序、内容固定的数据,在应用中常常以整体形式出现。 内置序列 对于常用的一些数据序列,比如月份、星期、季度等,Excel已经将它们内置在系统中,可直接使用。 内置序列查看 选择“工具”|“选项”|“自定义序列” 采用填充序列方法 只需输入第一个数据,其余的可以采用填充复制的方法由Excel自动产生。,1.3 输入数据,自定义序列 用户可以将经常使用的数据序列添加到Excel系统中,该序列就会拥有与Excel内置序列相同功能。 例:某大学中有“计算机学院,通信学院,经济管理学院,法律学院,电子技术学院”等二级学院,学校办公
8、室经常要用到这些学院名称 。故可将其定义为自定义序列。 操作方法: 工具选项自定义序列输入具体序列具体值添加,目录,1、 数据有效性 数据有效性:对数据进行检验和检查的有效方法,把错误限制在数据输入阶段。 限定数据类型和有效范围: 如:限定数据大小范围、日期的范围、输入字符的个数、单元格的公式,数据限制的操作方法:选择“数据” “有效性”在对话 框中操作: 限定文本长度: “设置”选项卡中“允许” 下拉列表中选择文本长度。 限定数据的有效范围:“设置”选项卡中“允许”下拉列表中选择整数/小数- 确定最大/小值 设置单元格有效范围:“设置”选项卡中“允许”下拉列表中选择序列输入序列值 设置输入提
9、示信息: “输入信息”选项卡中输入要显示的信息,2、圈释无效数据 使用数据有效性规则可限制单元格可接收的数据,但对已输入数据的区域,不能显示出有误的数据。采用圈释无效数据的方法,可以显示不满足有效性规则的错误单元格。 操作方法:(选择数据区域设置数据有效性规则)选择“工具”菜单“审核”选择“显示审核工具栏”选中有效性检测的数据区域单击“审核”工具栏的“圈释无效数据”按钮 注:要先设置数据的有效范围,然后再圈释无效数据,目录,1.4 公式和引用,1.公式 概念 Excel的公式由运算符、数值、字符串、变量和函数组成。公式中还可以使用括号。 说明: 凡是以等号开头的输入数据都被认为是公式。 在任何
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- excel 培训 第一章
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