三章、Word使用技巧集.ppt
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1、2019年2月22日星期五3时54分31秒,Word使用技巧集,一、使用格式刷 在Word中,可以使用“格式刷”方便地将某种格式复制到多个段落,操作方法为: 1选定要进行格式复制的文字,双击“格式刷”工具按钮,这时鼠标指针会变成格式刷形状; 2将鼠标移至要改变格式的段落,单击鼠标左键,或者在文档中选定要改变格式的文字;,2019年2月22日星期五3时54分31秒,3重复步骤2,可进行多次复制操作,直到再次单击“格式刷”工具按钮完成操作。,二、选定文字的技巧 1用鼠标快速选定。双击鼠标左键,在Word 97中可选定一个由空格和标点符号分隔的短句,在Word 2000中可选定一个默认的词;三击鼠标
2、左键,选定一段正文。,2019年2月22日星期五3时54分31秒,三、Word快捷键绝招三则,1、Word自动宏应用攻略 (1)使用选定栏。选定栏是文档窗口左边界和页面上文本区左边界之间不可见的一栏,当鼠标指针移到选定栏上时,指针形状会自动变成一个指向右上方的箭头,这时单击鼠标左键可以选定指针所指行的整行文字,双击鼠标左键可以选定指针所指段的整段文字,三击鼠标左键可以将正在编辑的文件。 2选定一列文字。将光标置于欲选定列的任意一角,按住alt键后,拖动鼠标指针至该列的对角处,可选定一列文字。,2019年2月22日星期五3时54分31秒,3使用快捷键f8:按f8第一次,打开“扩展”模式;按第二次
3、,选中当前词;按第三次,选中整个句子;按第四次,选中当前段落;按第五次,选中整个文档。 三、取消自动编号列表 在Word中,提供了许多智能化的自动功能,确实很方便,但许多Word用户并不习惯,“自动编号列表”就是一例。关掉此项功能的方法是:1单击“工具自动更正”选单,打开“自动更正”对话框; 2在Word 97中单击“自动功能”选项卡;在Word 2000中单击“键入时自动套用格式”选项卡; 3消除“自动编号列表”复选框中的复选标志(),单击“确定”按钮。,2019年2月22日星期五3时54分31秒,四、给跨页的表格自动添加表头,如果你在Word中制作的表格有多页,往往需要从第二页开始的每一页
4、都有与第一页相同的表头,这时,可按以下步骤进行操作: 1选定第一页的表头(表头有多行时要选定多行); 2在Word 97的“表格”选单上,单击“标题”,在Word 2000的“表格”选单上,单击“标题行重复”。,2019年2月22日星期五3时54分31秒,五、编辑时的快速定位,按下shiftf5组合键可以将插入点返回到上次编辑的文档位置。Word能够记忆你前三次的编辑位置,第四次按shiftf5组合键插入点会回到当前的编辑位置。如果是在打开文档之后按shiftf5,可以将插入点移动到上次退出Word时最近一次的编辑位置。,2019年2月22日星期五3时54分31秒,六、快速保存,首先,要设置启
5、用快速保存:设置快速保存的方法为:单击“工具”菜单中“选项”命令,在“选项”对话框中选择“保存”标签卡,然后选中“快速保存”复选框即可。快速打开和保存文档。然后,word的菜单会生相应的变化,选择“文件”菜单,在菜单最下方出现最近编辑过的四个文件名,单击其中一项,便可快速打开相应文档。“快速保存”实际是每次保存的时候,只保存改变过的内容,用它可以节省保存时间。,2019年2月22日星期五3时54分31秒,七、多处剪切,一处粘贴,用图文场移动多个对象。图文场是Word中另外一种剪切板,可以存储已剪切的多个项目。你可用它移动两个或更多不相邻的项目。具体方法为:选中要移动的文本或图形,再按下Ctrl
6、+F3组合键移至图文场,对每个要移的项目重复此步骤;单击要插入图文场的位置;若插入图文场内容而且清空图文场,可按下Ctrl+Shift+F3组合键,若只插入图文场内容而不清空图文场,可按住Shift键,选择“插入”菜单中“自动图文集”命令,再单击“自动图文集”,然后在“请在此键入自动图文集词条”框中,单击“图文场”,选择“插入”按钮。 顺便说一句,你若要查看图文场内容,可选择“插入”菜单中“自动图文集”命令,再单击自动图文集名称列表中的“图文场”, Word在“预览”框中可显示内容,2019年2月22日星期五3时54分31秒,八、文字块的快速、重复录入方法,用自动图文集提高输入效率。在录入文字
7、时经常遇到一小块文字需要重复录入,这时你可以用自动图文集来解决该问题,这种方法就是用“图文集词条”代替要录入的文字,在编辑正文时,只需输入相应的词条,Word即可将它自动转换成自动图文集中的内容。若要添加自动图文集,可选择“工具”菜单中“自动更正”命令,单击“自动图文集”标签卡,然后选择“添加”按钮进行编辑添加,编辑好后单击“确定”按钮。如你添加了“词条”“赛迪网信息技术有限公司”后,只要你录入“赛迪”两个字后,屏幕上会立即显示整个词条,击回车键这个“词条”便被添加文档中。,2019年2月22日星期五3时54分31秒,九、 插入中英对译的翻译结果,注意:首先,要确认“词典”命令出现在菜单上,按
8、Alt+Shift+F7试试,没反映?安装吧用word安装盘安装词典组件才行。 用词典进行翻译。在编辑文档时,常会遇到一些生词难以弄懂,这时你求助于Word的中英英中词典,即可在Word中进行动态互译了。使用的方法是:从“工具”菜单中选择“语言”,然后单击“词典”命令,也可按Alt+Shift+F7组合键启动词典,这时出现“词典”对话框;键入要查阅的内容,你可查阅英文单词或词组的中文解释或是中文字词对应的英文单词;单击“插入”按钮,可以将互译的单词插入到文本中,单击“翻译”按钮,可以在“替换为翻译”列表框内显示该词的含义、多种解释及词性等;在“查阅”列表框内单击其中单词,右边会自动显出相应的翻
9、译结果。,2019年2月22日星期五3时54分31秒,十、多窗口同时显示同一文档,同时编辑同一文档的多个部分。处理长文档时可将文档的不同部分同时显示出来以供编辑,这里有两种方法实现该功能。 方法一:利用不同的窗口显示同一文档的不同部分,首先打开需显示的文档,然后单击“窗口”菜单的“新建窗口”菜单项,这样屏幕上就会产生一个新窗口,显示的是同一文档,你可以通过窗口切换和窗口滚动技术,使不同的窗口显示同一文档的不同部分。 方法二:用同一窗口的子窗口显示同一文档的不同部分,即单击“窗口”菜单的“拆分”菜单项,将当前文档窗口分割为两个子窗口,且两个子窗口都是激活的,你可以对任何一个子窗口独立地进行操作。
10、要想结束这种子窗口状态,可以单击“窗口”菜单的“取消拆分”“菜单项”。,2019年2月22日星期五3时54分31秒,十二、同时保存多个文档。,当同时打开了多个文档时,若要同时保存和关闭所有文档,可按住Shift键,再单“文件”菜单。这时菜单中将包含“全部关闭”和“全部保存”两个菜单项,你只需单击其中之一即可。,2019年2月22日星期五3时54分31秒,十三、在长文档中快速漫游,在文档中漫游。单击常用工具栏上(就是有“新建”和“打开”按钮的那个工具栏,靠近右边。)的“文档结构图”按钮,然后再单击文档结构图中要跳转的标题即可至文档中相应位置。文档结构图将在一个单独的窗格中显示文档标题,你可通过文
11、档结构图在整个文档中快速漫游并追踪特定位置。在文档结构图中,可选择显示的内容级别,调整文档结构图的大小。若标题太长,超出文档结构图宽度,不必调整窗口大小,只需将鼠标指针在标题上稍作停留,即可看到整个标题。,2019年2月22日星期五3时54分31秒,十四、添加常用中文标点和其它符号工具栏,添加标点符号工具栏。利用工具栏可快速地执行命令,装上标点工具栏后你就可方便地输入标点符号了。将位于Program filesMicrosoft Office OfficeMacros文件夹中的模块文件Symbar.dot复制到 Program filesMicrosoft OfficeStartup文件夹中,
12、然后重新启动Word97,就可以得到标点符号工具栏,你可以通过“插入”菜单中的“符号”来选择标点符号。 为文档设置密码。设置密码的方法: 单击“文件”菜单的“另存为”菜单项打开“另存为”对话框。 在“文件”框中输入欲赋予文档的新文件名。,2019年2月22日星期五3时54分31秒,单击“选项”按钮,打开有“保存”选项卡的“保存”对话框。 往“打开权限密码”文本框中输入密码。密码区分大小写,并且最多只能有15个字符,这些字符可以是字母、数字或符号。每输入一个密码字符,文本框内就会显示一个星号。 单击“确定”按钮,打开“确认密码”对话框,往“请再键入一遍打开权限密码”框中再输入一遍密码,以确保无误
13、。 单击“确定”按钮返回“另存为”对话框。 单击“保存“按钮保存文件。,2019年2月22日星期五3时54分31秒,十五、意外关机,自动恢复文档,对付死机的补救方法。若Word97发生意外死锁,重新启动之后,还有可能部分地恢复以前的工作。方法为: 启动Word97,单击“打开”命令。 在文件夹列表中,双击Windows文件夹内的Temp文件夹,在“文件类型”框中选择“所有文件”。 打开恢复的文档,每个恢复的文档都命名为“自动恢复保存的文件名”,扩展名doc。 单击“保存”命令按钮,在“文件名”框中输入文件名,当看到询问是否替换已有文档的提示信息时单击“是”,这样你就可以用现在的文件名打开并编辑
14、文档了。,2019年2月22日星期五3时54分31秒,十六、去掉Word页眉下面的那条横线,去掉Word页眉下的那条横线可以用下面的四种方法。一是可以将横线颜色设置成“白色”;二是在进入页眉和页脚时,设置表格和边框为“无”;第三种方法是进入页眉编辑,然后选中段落标记并删除它;最后一种方法是将“样式”图标栏里面的“页眉”换成“正文”就行了。,2019年2月22日星期五3时54分31秒,十七、将光标快速返回到Word文档的上次编辑点,按下“Shift+F5”组合键,就可以将插入点返回到上次编辑的文档位置,当再次按下“Shift+F5”组合键时,插入点会返回当前的编辑位置。如果是在打开文档之后立刻按
15、下“Shift+F5”组合键,可以将插入点移动到上次退出Word时最后一次的编辑位置。,2019年2月22日星期五3时54分31秒,十八、Word中取消文本录入过程中的自动编号,可执行菜单“工具/自动更正”命令,在打开的“自动更正”对话框中,切换到“键入时自动套用格式”选项卡,然后取消选择“自动编号列表”复选框中的复选标志,然后单击“确定”按钮完成即可。,2019年2月22日星期五3时54分31秒,十九、在Word中设置上下标注,首先选中需要做上标文字,然后按下组合键Ctrl+Shift+“+”就可将文字设为上标,再按一次又恢复到原始状态;按Ctrl+“+”可以将文字设为下标,再按一次也恢复到
16、原始状态。,2019年2月22日星期五3时54分31秒,二十、Word中方便快捷选择字体号,为了达到快速选择字体的目的,将常用字体以按钮形式设置在工具栏上。首先在中文Word2000菜单中选择“工具栏选项中的“自定义命令,进入“自定义编辑“界面,然后在“自定义编辑“界面中选择命令卡,并移动光标条到类别栏中的“字体项“,在“字体项“ 有字体,此时就可以通过使用鼠标直接将相应的字体拖曳到工具栏上,直到将需要的字体都设置到工具栏中。,2019年2月22日星期五3时54分31秒,二十二、Word 2000“自动恢复“探秘,当你使用Word 2000编辑文档时,如果突然发生了停电、电脑死锁或程序停止响应
17、,以致你不得不在没有保存对Word文档修改的情况下,重新启动电脑和Word 2000,奇迹发生了-所有在发生故障时处于打开状态的文档此时都显示出来。这就是用了Word 2000的“自动恢复“功能的结果。,2019年2月22日星期五3时54分31秒,二十三、启用“自动恢复“功能,要在发生故障时让Word自动恢复正在编辑的文档,必须先期启用Word的自动恢复功能,步骤如下: 单击“工具“菜单中的“选项“命令,系统弹出“选项“对话框。单击“保存“选项卡,选中“自动保存时间间隔“复选框,在“分钟“框中,输入时间间隔,以确定Word保存文档的频繁程度。依多数用户之经验,自动保存时间间隔以515分钟为宜。
18、实际上,在默认情况下Word已自动启用了自动恢复功能,并以10分钟为自动保存时间间隔。,2019年2月22日星期五3时54分31秒,如果你同时选中了“允许后台保存”复选框,则Word将用后台方式自动保存文档,以便在保存文档的同时,你能够继续进行编辑工作。 二十四、揭开Word斜线表头的面纱 当你在用Word 2000制作表格时,可以使用“表格”菜单中“绘制斜线表头”命令,在第一个单元格中插入所需要的各种斜线表头。但是在使用过程中却非常不便。一是表头太大,占用的行数、列数太多,表格不协调、不美观;二是有两个或两个以上的文字标题时,如果调整好表头的大小合适时,则个别字符被遮住了。往往顾此失彼,无法
- 配套讲稿:
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