外贸培训如何鉴别询盘邮件跟进技巧【Lynn】.ppt
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1、如何鉴别询盘&邮件跟进技巧,-Lynn Foo 2012年10月,外贸成交步骤,收到买家询盘,询盘洽谈,发货和制单,合同签订,收款,订单之源,大 纲,如何获得更多的询盘 如何分析询盘 如何筛选询盘 如何邮件跟进询盘,(一)如何获得更多的询盘,关键词设置 (正确 相关 长尾词) 上传的图片 (清晰度 美观度 专业度) 发布产品信息及供应信息数量和全面度 (每天发布产品信息和供应信息若干 选择不同时间段进行更新 信息写的越全面越好,比如:付款方式、最少订购量、包装尺寸等),(二)如何分析询盘,三种分析思路: (1)从发出询盘的动机分析 (2)从询盘的发送方式分析 (3)从询盘的内容形式分析 谨记:
2、“每一个询盘都是我们的免费老师”。,买家发出询盘动机,(1)从发出询盘的动机分析 (数据),询盘的类型,(类别图示),特点: 目标非常明确(例如:有品名、型号;要货数量或询问 最少订购量、交货条款等); 信息全面(例如,有公司名称、地址、电话、传真、联 系人等); 询问专业,问题详尽。 此类询盘通常会非常明确告诉你 他对哪款产品感兴趣, 或者同时会要你给产品报价、图 片、特征或功能 以及外包装尺寸、毛重和海运费等;有些会问是否有认证。,寻找厂家型,案例: Subject: Inquiry about BAND SAW MACHINE WY-0428 Hi, Im very interested
3、 in your WY-0428 band saw machine? How much for this item? Whats the minimun order? How much of the freight to Thailand? Whats the type of Payment term? Do you have ISO9000 certificate? By the way, the diamether of the pipe we need cut down is 300mm. Thanks a lot. 判断:寻找卖家型/准客户类型 处理:a.对于这类询盘要高度关注, 及时
4、、准确、全面、专业的答复和有竞争力的 报盘是达成交易的关键。 b.在回复中需要写明产品的价格、特点、图片、运 费、交货时间等内容。 除了图片放在附件里,其 余内容最好放在正文 (这类客户客户报价要慎 重,报价不宜太高,并通过多种的销售方式 促进 客户下样品单),特点: 这种类型的询盘人,也许他在他所在的国家已经有经 营经验,但对你的产品还不够了解; 也许他的客户已经到他这里询盘;也许他已经知道通; 进口你所提供的产品,可以获得较好的利润; 总而言之,他们已经准备和你做生意,但还许多具体 问题还须解决。他们是新手。,准备入市型,处理: 在这类人的询盘中,一般信息比较全面 (例如,有公司名称、地址
5、、电话、传真、联系人等)。 但你从所提问题的专业化程度,可以对其做出判断。 这类客户是你的潜在客户,他们需要你的培育。 耐心、专业的回答和恰当地跟踪, 有利于不断培养他对你的信任, 不断增强他和你做生意的信心。,特点: 有可能他们是技术人员,他们现在正要开发或仿造和 你的产品相同或相似的产品,他们需要了解市场、了 解产品、得到更多的同行信息。十分专业是这类人的 询盘的特点。 也许和他们交流一、两个次,他们就会汇来购样品款。 他们有可能成为你在他们国家的竞争对手。 还有可能是已经有供应商了,但是需要寻找替补或者了解行情来判断原供应商价格等是否合理。,收集信息型,特点: 有可能这类人的目标是索要免
6、费样品。 经过交流,你会发现他对价格、质量等并不关心,他关心的只是给他送样品。 一旦你坚持让他付样品费和邮费,他就远离你。 当然也有确实要购买样品,但是由于付款麻烦或者手 续费太高所以不愿去购买了.,索要样品型,特点: 他是你的竞争对手,是有备而来的。非常了解你的行业。 他利用互联网的特点,装扮成外国客户来刺探你的价格、 交易条款等信息,从而制定出他们更有竞争的策略。,同行打探型,处理: 用于与其他行业业务员进行交换客户; 当作练兵; 仅仅为了多交一个朋友; 直接过滤,毫无关系型,总结图例,假询盘,了解,现需,OEM,今后,其它,总结从发出询盘的动机分析 1、找寻现需商品的供应商,价值大(现需
7、) 2、为今后所要采购的产品收集信息或为今后可能采购的产品建立参考档案,价值比现需小 (今后) 3、寻找生产/加工某个产品的最新供应商 (OEM) 一般这种询盘提出很多要求,内容很详细,转化为订单的可能性较小,但是证明客户的水准比我们行业高,可能是我们未来的发展趋势。 4、从其他供应商处了解现购产品的最新情况 (了解) 已有供应商,从其他供应商了解产品、价格、服务,打探信息。 5、竞争对手了解竞争产品的情况 (发假询盘) 假询盘的比例非常小,可以从IP看出来,最好不要怀疑是假询盘,宁可信其有,端正自己的心态认真对待;同时,不要让你的外国客户发假询盘给你的竞争对手,可能被竞争对手抓住机会,从而丢
8、失现有客户。 6、其它,(2)从询盘的发送方式分析,(1)电子邮件 后面结合案例分析 (2)电话很有价值 客户打电话过来询问产品及价格,说明客户的需求较迫切,很有价值。 针对英语水平有限与客户电话交流存在障碍的业务员可这样周旋: 信号不好,请求对方发邮件。 正在开会,不方便交流,请求对方发邮件。 私下里熟记一段英语 内容例如: 我们公司规定不在电话里商谈产品报价之类的重要问题, 为了对您负责,也为了更好地为您服务, 请求对方发邮件详细说明。,(3)传真 客户发传真过来,说明客户的意向比较大。 收到传真过来的询盘,应该做以下工作: 第一时间打电话告知客户传真已经收到,将在什么时间回复传真,让 客
9、户体会到你服务的周到。 认真仔细地回复传真,提供给客户更多的帮助。 (4)聊天工具 多熟悉常用聊天工具(Skype/MSN/Google talk/Yahoo Messgener) 注意要根据自己的沟通能力、对产品的专业度 及对客户心理的把握灵活运用聊天工具,聊天工具与邮件结合使用。 (5)邮寄 欧美老牌公司习惯把价格表、产品信息、产品样板邮寄给供应商, 我们应按照他的要求以最快的速度打样给他,并尽快将样板邮寄给他。,(3)从询盘邮件的形式和内容分析 形式是否正式完整真实 主要包括:主题,称呼,署名(含公司名字,电话, 传 真,邮箱,网站)等 内容是否明确具体 涉及具体产品,行业术语等。 注意
10、:有些外国客户对中国供应商有所顾忌, 担心公开过多的公司信息遭到中国供应商的打扰 和不必要的麻烦, 所以有些不规范、不存在的联系方式的询盘 不一定没有价值。,(三)如何筛选询盘,询盘是否正规 公司名称能通过互联网查到吗? www.whois.biz查询买家信息 询盘是否具体明确 数量、颜色、规格、交货时间、包装、付款方式等 联系方式是否详尽 公司名称,电话,传真,邮箱,地址,网址, 联系人,职务,Registrant 注册人 Registration Date 注册日期 Expiration Date 过期日期 ,第一次识别:询价的方式 第二次识别:询价的内容,A:书面或者电话的 B: 电子邮
11、件,A:详细写清产品要求吗,需要的数量 B:广泛的问所有产品的价格 C:广告类 D:诈骗类 1.毫无关系的询盘。 2. 没有提到具体产品,只是大致寻求合作的询盘。 3. 有提到具体产品要求,出货具体细节等。,第三次识别:看询盘的具体小细节 给客户分个类 1.专业买家:查询具体产品,甚至列出了详细规格 2.潜在买家:内容简单,对品种、规格等泛泛而指 3.中间商:同一信息有不同的发布者 (查到客户公司网址,可进一步了解公司的注册情况),毫无关系的询盘.-过滤(个案问题) 2) 没有提到具体产品,只是大致寻求合作的询盘, 有提到相关产品的询盘.-培养 3) 提到具体产品和出货具体细节的询盘.-主攻,
12、总结询盘分类及处理方式,案例分析,案例1:巴基斯坦客户 Inquiry on: Mobile Crusher Inquiry Content: Dear Sir, I want to buy the product you are selling in globalmarket. Please send me the pricelist. Contact person: Mr Amir Butt Company: Stylo Home Appliance Address: Bahadurabad Country/Territory: Pakistan Business Email: stylo
13、_,分析: 1、本询盘属于万能型询盘,客户可能发给很多供应商。 2、回邮方法(参考): 可以用模板回复, 把公司网站及公司相关信息简单提供给他, 同时询问他对我们公司的那些款产品感兴趣, 以便更准确地为他报价。,案例2:尼日利亚客户 Inquiry on: Hospital Bed (BLB 2088) Inquiry content: Dear Sir, I just saw your Products online and I am very much interested in it. So I will like to do business with you over there,
14、please send me PI for 1x40”HQ order. Hope to hear from you soonest. Best Regards! Mr Chuks Ofor. Contact person: Mr Chuks Ofor Company: Chumason Plaza Address: 5 Araromi Street Orile lganmu Country/Territory: Nigeria Business Email: chumason_,1、了解尼日利亚客户的特点: (1)一般发询盘过来比较急迫 (2)更多的时候要求供应商发邀请函 (3)也有时候要求
15、供应商寄样板 (4)下单的机会比较小,还是有机会 2、处理的方法: (1)认真查看客户的邮件,将他的要求列出几点, 针对性的回复邮件。 (2)可以邀请客户来工厂参观, 按照客户的要求寄相关的样板供他参考。,分析:,案例3:泰国客户 Inquiry on:Hospital Bed (BLB 2088) Inquiry Content: Dear Amy, We are Import/Export Company dealing in sales of Medical and Surgical Equipment exclusively in WEST-FRICA Countries (TOGO,
16、BURKINA- FASO,MALI,etc). We are very interested by the distribution of your products in African area. We began the studies for the information concerning the conditions of marketing of your products, complete rang. To start the marketing, we will appreciate to receive very quickly the general price
17、list for the products very urgently by E-mail: edimamelclub-interest.fr or edimamelfree.fr or by fax:33 1 69 90 30 43 attention Mr EDORH J. Looking forward to your esteemed co-operation and thanking you in anticipation. BEST RGDS Mr.EDORH J. , G.Manager. Head office: B.P.: 12754 Lome-TOGO; Tel228) 2
18、21 60 58; Fax(228) 2216058 BP 2142 BOBO DIOULASSO BURKINA-FASO Tel./Fax: 226 20970595,1、本询盘属于市场调查型,可能该客户想转型做其他产品, 打探各种产品的信息。 2、邮件回复的方法: (1)我们有老客户在他的区域经营我们的产品,并且告诉他老客户主要经营的是我们的那些款产品。 (2)询问他打算在那些区域经销我们的产品,告诉他我们老客户经销的区域,避免冲突。 (3)在邮件中提供给他更多的信息,第一封邮件要体现出你的专业性,绕开直面报价。 (4)如果客户回邮了,下一步要在服务、推荐给他的经营策略及资料上下功夫,有
19、些客户在服务和价格之间更看重服务,你可以用优质的服务征服他。,分析:,案例4:印度客户 Inquiry on: Leon Medical Apparatus Co.,Ltd. Inquiey Content: Dear Amy, We are the importers and manufacturer of various medical equipment in India. I am looking for the table to be supplied in India on a regular basis. We are looking for 70 OT Tables! One
20、of the specification will be Manual over ride in case of power failure! Do you have this feature in your OT Table? Which means that in case of power and battery failure the table should be able to move up and down mannualy (with the help of foot pump or by any other means). Kindly reply on an urgent
21、 basis. Senders Contact Information Contact person: Mr naresh shukla Company: i-care Country/Territory: India Business Email: naresh.shuklai- Telephone: 91-11-30825970,分析:,1、印度客户的特点: (1)对价格很敏感,总是讨价还价,很难下单。 (2)对产品的质量、功能、服务、价格、包装等方面会提出很多问题。 2、对于客户要求公司无法提供的产品的处理: (1)首先,诚恳地告诉他我们无法提供他要求的产品。 (2)然后,推荐一个类似的
22、产品给他,告诉他据我所知,中国还没有生产您所要求产品的厂家,我们有一款产品与其类似,具有哪些功能,不具有哪些功能,如果您有兴趣,我们将提供给您更多关于此种产品的信息,价格比您要求的产品要优惠很多。 3、启示:要灵活引导客户接受我们新的建议,引导客户更容易地做出选择,让客户接受我们可以提供的产品,将不可能转化为可能。,Inquiry on: Leon Medical Apparatus Co.,Ltd. Inquiry content: Dear Sir, We are arrabon, a trading company in TUNISIA. We are interested in you
23、r products and we want to make business relation with you. Pls send us your rock bottom price C Pls mention if they are CE approved or not? Regards Fanie Muller Arrabon Trading Unit 9, Central Office Park,257 Jean Ave, Centurion Mobile:+2782 4654 112 Fax: +2782 012 664 0587 E-mail: fnullerarrabon.bl
24、z,案例5:突尼斯买家,分析:,1、本询盘属于专业型客户的询盘,可能发给很多供应商。 2、对此种询盘的处理: (1)回复询盘时,不要套用模板,要给人耳目一新的感觉,这样与众不同,才能吸引客户回复你的邮件。 (2)回复询盘更加专业,让客户对你的公司及产品更加有信心、更加有兴趣,提供给他更多的信息,用心回复。 3、启示: 用心回复客户的询盘。,(四)如何邮件回复询盘,关于询盘回复前的准备工作 关于询盘回复的要求 关于询盘回复的原则 关于询盘回复的时间 关于询盘回复的内容 (标题/正文/落款/报价/样品),询盘回复前的准备工作,进一步的问题 每天我都可能面对来自不同国家的客户, 这些地区的客户有什么
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