部门业务流程管理操作手册.doc
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1、http:/ 标杆地产管理之部门业务流程管理操作手册目 录行政综合部工作流程11. 行政综合部管理结构图22. 管理目的:企业的办公秩序及行政事务管理23. 行政综合部主要职能:办公秩序(让公司的各部门按总经理意图运作)24. 行政综合部兼管职能25. 行政综合部岗位职责35.1办公室经理职责35.2总经办文秘35.3人力资源管理员35.4文秘45.5档案合同管理员55.6外协员55.7驾驶员55.8炊事员66. 行政综合部工作流程66.1办公用品申购流程66.2办公用品领用流程 76.3文件打印管理流程 76.4上报文件处理流程76.5文件下发传阅流程76.6档案管理流程76.7公章管理流程
2、76.8固定资产管理流程86.9车辆管理流程87. 行政综合部相关记录8市场部工作流程91.市场部管理结构图102.管理目的:拓展市场、推介公司形象、包装产品、树立品牌103.市场部主要职能104.市场部兼管职能:由总经理(常务副总经理)临时指定的工作105.市场部岗位职责105.1市场部经理105.2市场调研员115.3平面设计师115.4广告策划员125.5网络管理员126.市场部门工作流程13A.市场资讯部工作流程框架图13B.市场调研流程图14C.投资分析流程图15D.本部门与其他部门工作联系流程图15销售部工作流程161.销售部管理结构图172.管理目的:完成公司下达的销售任务173
3、.销售部主要职能174.销售部兼管职能:负责招聘、选拔、培训销售人员175.销售部岗位职责175.1销售部经理185.2销售置业顾问185.3销售置业助理186.销售部工作流程19客服部工作流程201. 客服部管理结构图212.管理目的:对客户的投诉做出快速反应213.客服部主要职能214.客服部岗位职责214.1客户服务部经理215. 客服部工作流程(略)226. 客服部相关记录22财务部工作流程231. 财务部管理结构图242. 管理目的:公司的财和物的管理243. 财务部主要职能244. 财务部兼管职能:公司日常所需物品采购,签订大宗项目订货合同245. 财务部岗位职责 245.1财务部
4、经理245.2会计265.3出纳265.4合同统计管理员275.5收款员276. 财务部工作流程286.1预算申报程序286.2财务付款(报销)程序(审核权限内付款)286.3收款程序:297.相关记录29工程部工作流程301. 工程部管理结构图312. 管理目的:在确保工程质量的前提下,确保客户要求的迅速满足313. 工程部主要职能314. 工程部兼管职能:由总经理(常务副总经理)临时指定的工作315. 工程部岗位职责315.1工程部经理315.2工程总监325.3预算工程师335.4土建工程师345.5水电工程师355.6测量工程师365.7园林绿化工程师365.8材料工程师375.9资料
5、管理员375.10驾驶员385.11炊事员386.工程部工作流程396.1材料物资采购工作程序396.2合同评审工作程序396.3单位工程竣工验收工作程序406.4工程材料、构配件和设备质量控制工作程序406.5专业工程师工作程序416.6分项、分部工程签认工作程序426.7设计变更管理工作程序426.8签证单管理工作程序437.工程部相关记录43行政综合部工作流程编 制: 。审 核: 。批 准: 。 生效日期: 。1. 行政综合部管理结构图2. 管理目的:企业的办公秩序及行政事务管理3. 行政综合部主要职能:办公秩序(让公司的各部门按总经理意图运作)拟定公司有关规章制度并监督执行。文件的拟、
6、收、发、存。会议的召开、记录及会场纪律的维持。印章:开具一切企业对外证明、公文加盖公章,合同盖章。法律事务、证照申办、协调地方关系、合同条款审查。检查:检查公司的一切程序和制度是否得到执行。公司员工的招聘、培训、考核、录用、辞退。考勤、奖励、处分的认定和记录。4. 行政综合部兼管职能后勤、职工生活、环境卫生。公司大事记。驾驶员、机动车管理。保卫公司本部的消防和安全。5. 行政综合部岗位职责5.1办公室经理职责做好承上启下、沟通信息的枢纽。做好总经理(常务副总经理)的助手。收集员工思想调研,协调各部门关系,传达公司领导的相关信息。协调公司各部门按公司的统一部署完成目标任务。负责公司车辆的使用调配
7、、安全维护等,做好驾驶员的纪律检查工作。审核员工考勤月报,监督办公用品、固定资产的购置,确保手续齐全。协助公司审核对外签订的合同文书。督促各部门员工执行公司规章制度,并适时进行检查。每月定期为董事会提供各部门的工作简报。合理安排办公室各成员按要求做好本职工作。完成领导交办的其他工作,以及主动配合其他部门完成相关工作。主动履行修改、完善本岗位职责的义务。5.2总经办文秘起草、打印、登记和存档总经理签发文件。作好公司重要会议的记录及会议纪要的整理。总经办相关资料的整理与保管。库存物品资料的保管。各类相关印章的使用与保管。协助行政部经理做好公司来宾的接待工作。总经办日常事务及信息的管理。 完成领导交
8、办的其他工作,以及主动配合其他部门完成相关工作。主动履行修改、完善本岗位职责的义务。5.3人力资源管理员制定公司的各项规章制度、工作流程、人事制度等。 建立绩效考核、学习制度,对员工职业生涯、发展计划进行合理规划。人力资本的建立与组织。根据公司人才需要,适时招聘新员工,办理新进人员、辞退员工的相关事宜。整理与保管员工档案,做好档案更新工作。负责解答员工有关公司人事政策的问题。负责员工定岗定级,根据综合考评结果,调整公司员工薪资结构及等级。负责协助部门经理完成考核工作,并向上级提供相关资料及合理化建议,帮助上级决策。检查公司管理制度的执行情况,对违反条例人员进行处罚。制定年度、月度学习培训计划并
9、组织实施。组织员工学习和讲课,检查员工工作记录、学习记录。完成领导交办的其他工作,以及主动配合其他部门完成相关工作。主动履行修改、完善本岗位职责的义务。5.4文秘负责公司文件打字、校对、复印工作。传真的收发,通知等文件的下发。办公室档案资料的整理与保管。员工日常考勤的记录与汇总。根据部门办公用品申请,购置办公用品、固定资产,并进行登记、领用管理。保持办公区域的清洁卫生,传达及接听电话,整理报纸。办公室自动化设备的操作使用与保养维护。负责接听电话、妥当应答,做好电话记录。接待来访人员,具体办理来宾食宿安排、购票和迎送事宜。完成各项临时性、事务性工作。完成领导交办的其他工作,以及主动配合其他部门完
10、成相关工作。主动履行修改、完善本岗位职责的义务。5.5档案合同管理员公司除销售合同之外的合同档案、证件资料、房屋图纸的整理与保管。按照有关规定协助相关部门管理各类档案。严格档案入库制度,认真做好分类登记,对档案的分类应做到科学合理,便于查找。档案借阅应按规定办理登记手续,认真检查到期归还的资料是否完整无缺,发现问题及时报告和处理公司档案的收进、发出的登记。严格执行档案资料保密制度。按有关规定对档案进行例行的保养、管理或销毁。完成领导交办的其他工作,以及主动配合其他部门完成相关工作。主动履行修改、完善本岗位职责的义务。5.6外协员负责项目前期报批报建工作,以及所有证件的申报和领取。结合公司项目情
11、况,提前准备各项报批报建环节所需材料,并负责组织申报材料的填写。熟悉国家相应政策及法规。协调政府相关部门的关系。完成领导交办的其他工作,以及主动配合其他部门完成相关工作。主动履行修改、完善本岗位职责的义务。5.7驾驶员严守工作岗位,爱护车辆,保证车辆的清洁。服从公司车辆统一调配,出车应做到随叫随到,并做到熟悉路线、满意服务。按照轻重缓急的原则,安全准时的完成各项出车任务。出车时应维护公司的形象,遵守交通规则,有权拒绝违反交通法规、公司管理制度的指令。发现车辆有影响安全行车的隐患时,应及时向有关领导提出维修建议。对公司领导在车上的谈话,不得外传,注意保密工作。完成公司临时安排的工作以及相关的后勤
12、服务工作。办理车辆年审、缴纳养路费、维修保养等工作。主动学习相关的专业知识,积极参加公司组织的各种学习。积极完成领导交办的其他工作,主动配合其他部门完成相关工作。主动履行修改、完善本岗位职责的义务。5.8炊事员做好并保持食堂操作间的清洁卫生和个人卫生。按照公司规定的餐费标准做好饭菜并保证按时开饭。做好员工进餐和客餐登记、并按时将开支费用和进餐记录报公司。做好因工作不能按时就餐员工的饭菜预留。及时并保质保量购买米、油、菜、盐、煤气等生活用品。奉行厉行节约的原则,合理安排饭菜的份量。主动学习相关的专业知识,积极参加公司组织的各种学习。积极完成领导交办的其他工作,主动配合其他部门完成相关工作。主动履
13、行修改、完善本岗位职责的义务。6. 行政综合部工作流程6.1办公用品申购流程6.2办公用品领用流程 6.3文件打印管理流程 6.4上报文件处理流程6.5文件下发传阅流程6.6档案管理流程6.7公章管理流程6.8固定资产管理流程6.9车辆管理流程7. 行政综合部相关记录市场部工作流程编 制: 。审 核: 。批 准: 。 生效日期: 。1.市场部管理结构图2.管理目的:拓展市场、推介公司形象、包装产品、树立品牌3.市场部主要职能对公司意向开发项目进行市场调研及深度分析,并提供可行性建议。对公司开发模式及生产方向进行适时调整建议。广泛市场调研,为公司把握市场脉动,提供第一手准确资料。项目整线推广、包
14、装、营销计划的制订及实施。公司品牌的建立、运营及维护。组织各相关部门(项目部、工程部、销售部)进行项目可行性研究。4.市场部兼管职能:由总经理(常务副总经理)临时指定的工作。5.市场部岗位职责5.1市场部经理广泛开展市场调研,为公司把握市场脉动,提供第一手准确资料。对公司意向开发项目进行市场调研及深度分析,并提供可行性建议。对公司开发模式及生产方向进行适时调整建议。 收集市场情报、撰写市场调查报告,提交公司管理层。项目整合推广、包装、营销计划的制订及实施。制定并控制资金计划。维护良好媒体关系,整合外用资源、关系。 公司品牌的建立、运营及维护。自地块选择、产品研发、景观设计、规划设计、设备配置、
15、营销推广、交房等全过程实施相应的支持工作。协调各部门的关系,组织各相关部门(项目部、工程部、销售部)进行项目可行性研究。确定学习方向,发挥核心部门的作用。完成领导交办的其他工作,以及主动配合其他部门完成相关工作。主动履行修改、完善本岗位职责的义务。5.2市场调研员对市场进行调研、分析和研究,建立并维护相应的资源信息库,在项目周期的各个阶段,为各部门提供全方位的、有效的市场信息。洞悉市场信息,分析区域房地产发展情况和明星楼盘基本情况,了解客户动向和意见。参与新项目的筹划,对项目可行性提出建议。收集客户对设计的需求,向工程部提出有关规划设计建议。跟踪市场和行业发展趋势,收集相关资料,建立并及时更新
16、市场情报库资料。和市场调研、推广相关的其他工作。完成领导交办的其他工作,以及主动配合其他部门完成相关工作。主动履行修改、完善本岗位职责的义务。5.3平面设计师对部门经理负责,完成上级下达的具体工作。根据项目需求,组织各类广告宣传制作;组织各类方案审批及定案会议。收集信息,提供策划依据。具体跟进各类广告制作及活动安排。跟进日常性宣传制作,协助制定年度及阶段性广告计划。协助公司网页的编制及管理工作。完成领导交办的其他工作,以及主动配合其他部门完成相关工作。主动履行修改、完善本岗位职责的义务。5.4广告策划员保持对各推广项目实施成本的了解与更新,保持与各推广手段合作方的联系,建立并更新推广资源数据库
17、。制定各项推广及制作计划和预算费用。实施推广计划和宣传品制作计划。联系并监督策划推广伙伴的设计流程。公司品牌方案的制订与实施。完成领导交办的其他工作,以及主动配合其他部门完成相关工作。主动履行修改、完善本岗位职责的义务。5.5网络管理员负责与合作公司联系,建立并维护公司各项目的网站,从专业的角度出发参与制订网络推广计划并实施。负责公司销控软件管理系统的建立与维护。负责从网络获取市场动态信息,并分析整理后呈送公司各领导及部门。完成领导交办的其他工作,以及主动配合其他部门完成相关工作。主动履行修改、完善本岗位职责的义务。6.市场部门工作流程A.市场资讯部工作流程框架图B.市场调研流程图C.投资分析
18、流程图D.本部门与其他部门工作联系流程图销售部工作流程编 制: 。审 核: 。批 准: 。 生效日期: 。1.销售部管理结构图2.管理目的:完成公司下达的销售任务3.销售部主要职能主持制订、修改销售工作流程和规章制度,经报批通过后进行有效实施;制订销售建议和计划,设法完成销售任务;收集、汇总和反馈来访客户信息;向项目部、工程部反馈客户对工程设计方面的特殊需求;解决客户提出的意见和投诉;培养以客户为导向的态度,严格杜绝乱承诺现象的发生;按时对销售工作进行总结并及时上报;配合市场部收集客户信息,确定广告投放的时间与方位,及时调整销售策略;根据宣传推广计划督导实施,并将结果及时反馈,提出调整计划和建
19、议;做好销售队伍的思想建设工作,保持销售队伍的稳定。4.销售部兼管职能:负责招聘、选拔、培训销售人员5.销售部岗位职责5.1销售部经理调动员工积极性和创造力,确保本部门销售任务的完成。定期对销售人员进行业务培训和业务考核。制定销售计划并实施。奖惩结合,监督、考核下属业绩。解决客户疑难问题。维护良好客户关系,树立公司形象。培养销售人员的市场和服务意识,及时了解和反映竞争对手及同类项目的发展动向,并及时上报,并做好售后服务。组织和主持日常销售会议,及时收集销售中存在的问题,并及时解决和汇报,以便调整销售策略。结合销售实践,针对项目全过程运作提出合理意见。完成领导交办的其他工作,以及主动配合其他部门
20、完成相关工作。主动履行修改、完善本岗位职责的义务。5.2销售置业顾问销售主任接受销售分部副经理的领导,管理销售业务员,确保本人销售任务的完成。做好客户日常接待工作,并做好登记。积极参加各种销售促销活动。深入了解客户需求与上级沟通。定期进行周边项目调查,掌握市场信息、了解竞争状况,并及时上报。做好售后服务,及时协助客户办理按揭、催交期款等。保守公司秘密,做好客户保密工作。完成领导交办的其他工作,以及主动配合其他部门完成相关工作。主动履行修改、完善本岗位职责的义务。5.3销售置业助理负责售楼部人员考勤。接听售楼部电话,接待客户,对来电、来访客户量的统计。初审购房合同,统计和上报销售情况以及销售人员
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