有如何提升工作效率高效的时间管理.ppt
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1、1,如何提升工作效率,练习题:日程排序,2,3,一大堆便条,张张都贴着“紧急”;电话铃响个不停,差不多个个都要马上处理;报告、表单和各种资料,堆满了桌子;再过三分钟就要开会了,可还是一点准备都没有;越忙越添乱,好多事情手下帮不上忙,早该给他们培训了,可一直找不到时间,4,一、管理者常见的时间陷阱 二、时间管理六步 三、高效能的九条守则,5,6,由于沟通不良或不足,导致走弯路、出错、返工。 文件/废纸/杂物多;文件存放系统混乱。 交办工作时,没有明确最后期限。 不速之客的干扰;常被电话打断工作。 花较多时间替下属拿主意。 长时间面谈。 繁多、冗长、低效的会议。 缺乏细致的实施计划。 过多文书记录
2、。 过于注重细节;追求完美,一、管理者常见的时间陷阱 二、时间管理六步 三、高效能的九条守则,7,一、做好计划和统筹 二、要事第一 三、化繁为简 四、学会说“NO” 五、明确期限 六、改进方法和习惯,8,案例:广交会展位的来电,9,一般情况下,在每年、每月、每周、每天当中,较忙的是什么时间段? 有哪些工作可以提前做?,10,一、做好计划和统筹 二、要事第一 三、化繁为简 四、学会说“NO” 五、明确期限 六、改进方法和习惯,11,12,因为我们不知道究竟什么对我们最重要, 所以每件事好像都很重要; 因为每件事好像都很重要,所以我们不得不每件事都做; 有些人看到我们每件事都做, 所以,他们期望我
3、们什么都做; 每件事都做让我们非常忙碌, 所以我们没有时间去考虑:究竟什么对我们最重要?,忙人的告白,13,定义 重要:对你的职责或目标具有贡献的活动。 紧急:你或别人认为需要立刻处理的活动。,14,15,A,B,C,D,16,一个企业80%的利润来自其20%的核心业务或重要客户。 80%的销售额来自20%的销售人员。 每个企业优秀的人(骨干)都只有20%左右,中等的和平庸的占了约80%。 在每天的工作中,都大概只有20%是重要的工作。,分析:正确的日程排序,高效时间管理=在最短的时间内做最多的事,17,为什么整天忙个不停却得不到领导的认可?,18,案例:一个采购部经理,问题:“弹钢琴”跟“要
4、事第一”有冲突吗?,故事:桶、石块、碎石、沙子、水,故事:两个捡破烂的人,个案分析:失败的经历/成功的经历,19,要追求“利益最大化”,但是对于不重要的事情我们又不能放弃,那我们该怎么办?,20,一、做好计划和统筹 二、要事第一 三、化繁为简 四、学会说“NO” 五、明确期限 六、改进方法和习惯,21,22,问题1:黄经理正在处理三件A类事情,林总又过来安排一件C类工作,王经理该怎么说?,问题2:黄经理整天被领导追问每件工作的进度,忙得不亦乐乎,他如何摆脱这种困境?,问题3:在每天的工作中,黄经理总会被各种电话、各个突然而至的人打扰着,无法集中精力做好手上最重要的工作。黄经理头上都冒烟了!黄经
5、理该如何应付这些打扰?,23,你在走道上碰到一位部属,他说:“我能不能和您谈一谈?我碰到了一个问题。”于是你便站在走道上专心听他细述问题的来龙去脉,一站便是半个小时,既耽搁了原先你要做的事,也发现所获得的信息并不足以做出任何决策。于是你说:“我现在没时间和你讨论,让我考虑一下,回头再找你谈。” 猴子原本在部属的背上,谈话时彼此考虑,猴子的两脚就分别搭在两人背上,当你表示要考虑一下再谈时,猴子便移转到你背上。你接下了部属的角色,而部属则变成了监督者,他会三不五时跑来问你:“那件事办得怎样了?”如果你的解决方式他不满意,他会强迫你去做这件原本他该做的事。 这样的猴子,你收得愈多,他们给的就愈多。于
6、是你饱受堆积如山、永远处理不完的问题所困扰,甚至没有时间照顾自己的猴子。,24,摘自别让猴子跳回背上,规则猴子要麽被喂养,要麽被处决。否则,他们会饿死,而管理者则要将大量宝贵时间浪费在尸体解剖或试图使他们复活上。 规则要控制猴子的数量在整个团队力所能及的范围内。对来自下属的猴子,管理者要把处理时间控制在每次5-15分钟。 规则猴子只能在约定的时间喂养。经理无须四处寻找饥饿的猴子,抓到一只喂一只。 规则应确定每只猴子下次喂养时间和下属的主动性级别。这可以由管理者和下属共同修改并达成一致,但不要模糊不清。否则,猴子或者会饿死,或者将最终回到管理者的背上。,25,一、做好计划和统筹 二、要事第一 三
7、、化繁为简 四、学会说“NO” 五、明确期限 六、改进方法和习惯,26,英国某家报纸曾举办一项高额奖金的有奖征答活动。 题目是:在一个充气不足的热气球上,载着三位关系世界兴亡命运的科学家。 第一位是环保专家,他的研究可拯救无数人们,免于因环境污染而面临死亡的恶运。 第二位是核子专家,他有能力防止全球性的核子战争,使地球免于遭受灭亡的绝境。 第三位是粮食专家,他能在不毛之地,运用专业知识成功地种植食物,使几千万人脱离饥荒而亡的命运。 此刻热气球即将坠毁,必须至少丢出一个人以减轻载重,使其余的两人得以活存,请问该丢下哪一位科学家?,27,法国一家报社进行了一个有奖智力竞赛,其中有这样一道题目:如果
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