Excel培训教材基本操作篇.ppt
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1、EXCEL是什么? EXCEL可以做什么? EXCEL包含哪些内容?,菜单 在Excel中,工具栏菜单属于较少被关注的部分,因为菜单在OFFICE程序安装时就已经由系统自动默认生成的,一般情况下不会更改。 菜单上的大部分功能我们可以通过其他方式来使用,比如:鼠标右键菜单、键盘快捷键等, 菜单栏我们可以通过键盘操作来调用:首先按“ALT”键+菜单栏上对应的英文字母,然后在下拉菜单中按“”“”,或者选择相应的英文字母启用菜单上的各项功能。 但也有部分功能是菜单上特有的,不能通过其他更快的方式达到同样的目的;而且由于没有快捷按钮,不方便添加到工具栏上,只能老老实实按菜单操作.气愤!我按!我按!我按!
2、,工具栏 Excel在安装时会默认选择显示两条工具栏:常规和格式工具栏。不过我们可以发扬DIY精神,自己动手来打造合意的工具栏。 点击“菜单”栏上的“工具”“自定义”“命令”,显示如图1:,用鼠标左键按住“自动筛选”不放,一直拖动到要放置按钮的工具栏上才松手,这样我们就把“自动筛选”工具按钮加入到工具栏中去了。同样,我们可以添加“插入行”、“删除行”、“撤消合并单元格”等,完成以后格式如图2: 这几个按钮是我们在进行数据处理时经常要用到的, 至于添加“撤消合并单元格”主要是为了抗议有人喜欢“合并单元格”而特别加上去的。顺便在此特别申明,在数据处理中,不到万不得已,绝对不要&严厉禁止使用“合并单
3、元格”! Z 同样,如果某个工具图标我们基本上用不到,也可以用这种方法将它移除;只不过换成用鼠标左键按住工具栏上的图标不放,直接拖到自定义的对话框中即可!,因为工作关系,我接触过很多部门提交上来的EXCEL报表,整体评价只有一个字惨! 姑且不论数据是否正确、内容是否完善,光是看看表格的外观,就让人味同嚼腊,眉头大皱。 当然,也有部分同事的表格做得非常漂亮,不过这样的同事实在是比大熊猫还要稀少和珍贵!,格式 一个工作表的版面设置如同一个人的着装,是时尚大方、风情万种还是破衣百衲、衣不蔽体,就任凭各位尽情发挥了。 在编制一个新的Excel工作表之前,请先花少少时间思考或者浏览一下表格的格式,如果是
4、简单表格,可以由上至下编制;如果是格式复杂的表格,建议从最复杂的那一栏开始编制。(这只是个人经验,没有任何理论依据的),下面我以工资表为例,给大家示范一下工作表的格式设置, 为了美观起见,我们先将工作表表头居中。首先,先选定要居中的范围如(A1:I1),然后按右键,选择“设置单元格格式” “对齐”“水平对齐”“跨列居中”,或者点击菜单上 “格式” “单元格”“对齐”“水平对齐”“跨列居中”。如图3:,有人说:那么麻烦干么,我用合并居中一下子就搞定了! 呵呵,别着急,我这么大费手脚肯定是有道理的。,图4,接着,选定“1行”,再点击工具栏上的“格式刷”,在“2行”上刷一下,就会变成如图4。怎么样?
5、是不是很爽啊?而且每一个单元格都可用,在复制和粘贴时也不会出错了,比起“合并居中”来说简直就是天壤之别嘛!,不信?那我们再来看看“合并单元格”是什么德性吧。当我们选择其中一列复制,然后,“选择性粘贴”“数值”,后果如:图5。 什么?你还要合并单元格?!我倒!N,图5,大多数情况下,一个工作表长度都会超过一页,在打印时如果要保持文件头的一致性,就需要对表头表尾进行相应的设置,这样才可以让我们的工作表和我们的工作一样优秀。,首先,点击菜单栏上的“视图”“页眉和页脚”“工作表”,点击“顶端标题行”,如图6:,选择“1:4”行,点击红色按钮,选确定,这样就把从第一行到第四行设置为表头标题行,不管后面有
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