OFFICE2007实用技巧201212.ppt
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1、OFFICE實用技巧,诚意 创意 满意,營造熱情、卓越的環境,整合產業供應鏈, 創造客戶滿意的服務,豐富人類生活品質。,主办单位:人资课 2012-12-10,目錄,Office 2007新功能 Excel 操作技巧 Word 編輯技巧 簡報技巧,Office 2007新功能,使用者介面:功能區 自訂快速存取工具列 在列印之前使用整頁模式微調頁面 套用、建立或移除儲存格樣式 Office按鈕的使用 鍵盤的使用 快捷鍵的使用,功能區,功能區的設計是要協助您快速找到完成工作所需要的命令。 命令會分組為不同的邏輯群組,並彙集在索引標籤下。 每個索引標籤都與一種活動相關,例如撰寫或進行頁面版面配置。
2、有些索引標籤只會在需要時顯示。例如,選取圖片之後,才會顯示 圖片工具 索引標籤。,功能區的主要組成部分,索引標籤:頂端共有七個基本的索引標籤。每一個索引標籤代表一個活動區域。 群組:每個索引標籤包含數個群組,將相關的項目集中在一起顯示。 指令:指令可以是按鈕、供您輸入資訊的方塊或是功能表。 按一下 對話方塊啟動器 檢視該群組的其他選項。 索引標籤上的每一個項目都是根據使用者的操作精心挑選出來的,例如,常用 索引標籤包含所有您最常使用的指令,如 字型 群組中變更文字字型的指令:字型、字型大小、粗體、斜體 等等。,4,最小化功能區,讓功能區永遠保持最小化 按一下 自訂快速存取工具列 按一下清單中的
3、 最小化功能區 還原功能區 按一下 自訂快速存取工具列 按一下清單中的 最小化功能區 快速鍵 若要最小化或還原功能區,請按 CTRL+F1 鍵。,自訂快速存取工具列,對於經常使用的指令,我們可以將它自訂至快速存取工具列。 點選指令,按下鼠標右鍵,按一下 新增至快速存取工具列 在功能區的上方的工具列即多出一個指令按鈕 快速存取工具列也可以在功能區下方顯示,在列印之前使用整頁模式微調頁面,在檢視索引標籤下按一下整頁模式,可進行以下變更: 變更頁面方向 新增或變更頁首及頁尾 設定頁面邊界 隱藏或顯示頁首、頁尾及邊界 隱藏或顯示格線、列標題及欄位標題,套用、建立或移除儲存格樣式,若要在一個步驟中套用數
4、種格式並確定儲存格的格式一致,可以使用儲存格樣式。 儲存格樣式是一組已定義的格式特性,如字型及字型大小、數字格式、儲存格框線及背景色彩。 針對特殊的格式可以使用設定格式化條件,Office按鈕的使用,檔案加密,鍵盤的使用,按鍵秘訣。只要按 ALT 鍵即可顯示所有功能區的索引標籤、快速存取工具列的指令,以及 Microsoft Office 按鈕的按鍵秘訣標記。 然後您可以按按鍵秘訣來顯示您要的索引標籤,例如按 H 代表 常用 索引標籤。這項操作會顯示這個索引標籤上所有指令的按鍵秘訣,然後您就可以再按想要使用的指令的按鍵秘訣。,各種按鍵用途,EXCEL快捷鍵,WORD快捷鍵,WORD快捷鍵,EX
5、CEL操作技巧,EXCEL操作技巧,報表的製作要求 常用函數 圖表 分類匯總 合併彙算 樞紐分析 建立下拉式清單 如何使用超連結,Excel 2007 中 Excel 2003 命令的位置,EXCEL報表的製作要求,一份完整的報表需具有以下項目: 頁首/頁尾 頁首需有公司抬頭及部門名稱 頁首需標明月份 頁尾需包含:製表日期,製表人,審核,核準,頁次 標題列 多頁資料需有統一的標題列,EXCEL報表的製作要求,格式要求: 表格頁面 若公司有統一的標準表格,則需按標準表格執行,不得擅自變動; 同樣的表格表單需統一縱向或橫向,不得交錯使用。 字體大小:除抬頭字體外,其他字體需大小一致。 字型:同一份
6、表格之字型需完全一致 簡,繁體:同一份資料之簡體或繁體需統一 重點項目或特別強調的部分才用顏色標示,EXCEL常用函數,EXCEL圖表,報表的要點為:一圖二表三文字,即圖表能帶給閱讀者最直觀的效果,盡量少使用文字。 選擇最能有效傳達您的觀點的圖表類型 折線圖:顯示不同時間的變化和趨勢的圖表類型就是折線圖。 直條圖:直條圖是適合直接比較數值的圖表類型。 圓形圖可比較一個總計的每個部份。 使用組合圖強調不同的資訊。,EXCEL分類匯總(一),Excel 可以在一系列包含相關資料的列中自動計算小計和總計值。 若要插入小計。首先您必須將資料排序,使得想要小計的列群組在一起。之後您可對任一個包含數字的欄
7、位計算小計值。 確定您要小計的資料是使用下列格式:每欄的第一列都有標籤且包含相似的數據,並且該範圍中沒有空白列或欄。 步驟: 按一下欄內的儲存格以進行小計。 按一下 遞增排序 或 遞減排序 。,EXCEL分類匯總(二),請在 資料 功能表上按一下 小計。 在 分組小計欄位 方塊上,按一下要進行小計的欄位。 在 使用函數 方塊中,按一下您要用來計算小計的函數 。 在 新增小計位置 方塊中,選取包含您想要小計的欄位之核取方塊。 若您想要於每一個小計後自動分頁,選取 每組資料分頁 核取方塊。 若您想要將小計顯示於進行小計列的上方而非下方,清除 摘要置於小計資料下方 核取方塊。 按一下 確定。,EXC
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