办公室工作艺术讲座.ppt
《办公室工作艺术讲座.ppt》由会员分享,可在线阅读,更多相关《办公室工作艺术讲座.ppt(42页珍藏版)》请在三一文库上搜索。
1、办公室工作艺术讲座 焦 弘 jiaohong- 密码:jiaohongxj 讲授提纲 我们从以下五个方面说明办公室工作艺术,期望对大家从事办 公室各项工作有所启发和帮助。 办公室工作概述 办公室工作应具备的观念 办公室工作的目标 办公室工作中的沟通艺术 办公室工作人员的基本能力 办公室的含义 办公室,一个常用的很普通的名词,却有着多种含义。顾名思义:办公室是办公的场 所。办公是指管理人员和文职人员的日常工作,有办公用桌椅,有文件有文具、电 脑和其他设备,工作的特点主要是脑力劳动;场所是指室内,而不是露天操作。如 果具体分析,办公室有以下风种不同的含义: 广义的 泛指一切办公场所,区别于用于教学
2、的教室、用于生产的车间、或是医疗、实验室等 狭义的 是指某一类职业人员或某一级职务人员的办公场所。譬如:教师办公室、护士办公室、 厂长办公室、院长办公室等等。 特指的 党和政府机关、企事业单位内的综合办事机构。级别高的又称办公厅。如:中共中央办 公厅、上海市人民政府办公厅;中级的或基层的称办公室,如:众信实业公司办公 室等等。 专指的 某种专门的独立的工作机构。如:国务院台湾事务办公室、乌鲁木齐市新市区征兵办公 室等等。 办公室的工作任务 办公室在组织中处于承上启下的地位,是联接领导和基层的桥梁,协调各部 门的纽带,保持组织正常运转的中枢。因此,办公室工作人员必须明确自 己的工作任务。 参与政
3、务 即协助领导进行决策和指挥。进行决策前,提供信息和备选方案;执行决策中,反馈 信息,及时调整;落实决策后,做好总结,提出改进意见和建议等等 处理事务 即处理大量的、例行的日常事务以及种种临时性、突发性的事务,如起草文件、公文 处理、会务组织、接待来访、督促检查等等 搞好服务 办公室的工作就是服务工作,包括:为领导服务,为员工服务,为各个部门、各个 环节服务。 办公室工作的作用 办公室工作由于承担了上述的任务,被公认为是综合性的枢纽管 理,在整个行政管理中具有重要的作用,即具有参谋、耳目、 助手等等作用: 辅助领导决策和处理问题的参谋作用 协助领导管理信息的耳目作用 协助领导管理日常工作的助手
4、作用 办公室工作的特征 办公室处于领导机关之下、其他职能部门之上的枢纽位置。这 就决定了办公室工作具有以下的特征: 服务性 分散性 专业性 主动性 繁杂性 办公室工作的基本职能 办公室处于承上启下的地位,是联接领导和基层的桥梁,协调各部门的纽带 ,保持单位正常运转的中枢。因此,办公室工作人员必须明确自己的工 作职能。办公室工作的主要职能就是服务,为领导的科学决策和决策的 正确执行服务。具体说,其基本职能大体有四项: 参谋职能 承办职能 管理职能 协调职能 2 观念的重要性 观念、信念和理念 观念 信念 理念 观念的重要性 最大的落后,就是观念的落后 正确的观念,指导人正确的行动;正确的信念,导
5、致人正确的 行动 强烈的观念或信念,能激发人的极大潜能 办公室工作人员应具备的观念 职级顾客观念 服务观念 创新观念 信息观念 其他相关观念 职级顾客观念 领导与员工互为顾客关系 职级顾客及其构成 条件顾客 任务顾客 顾客观念的体现 顾客至上、顾客第一、顾客的满意是我们最大的追求 9 服务及其内涵 服务 就是某能动主体为其他主体提供的能使其达成利益满意或满足的 使用价值和价值的社会活动。这种活动完全是互动性的和社会 性的。 服务的内涵 服务的提供者为个人或社会组织 服务是为他人所做的工作或进行的活动 服务具有不定形性 服务的特征 不可感知性(无形性) 不可分割性(生产和消费的同一性) 服务具有
6、差异性 不可贮存性 不发生所有权的转移 服务观念的要求和体现 服务观念的要求 主动 热情 耐心 周到 服务观念的体现 视服务对象为自己的顾客 一切以顾客为中心 顾客永远都是对的 9 创新与创造 创新与创造 创造 是指人们通过综合各方面的信息,形成一定的目标,发现和产生前所未有的 新成果,满足社会需要、推动社会向前发展的活动。 创新 是美国经济学家熊彼特教授提出来的,他认为创新就是企业家对生产要素进 行的新的组合。 创新与创造的区别 创造既有正向的即推动社会进步的,也有逆向的即阻碍社会进步的;创新 则必须是推动社会发展的正向创造 “创造”强调的是第一次的首创;而“创新”则更强调永无止境的更新 创
7、新的内容 创新是做好各项工作永恒的动力。办公室要善于找到工作的突 破口,在创新上下功夫,勤于思考,勇于实践。 创新思维观念 创新制度建设 创新服务方式 创新办公手段 创新的技法 头脑风暴法 德尔菲法 组合创造法 启发联想法 类比法 9 信息观念 何谓信息 信息是指客观世界存在的一切,通过一定的物质载体,可供传递和交换的消 息、情报、资料、数据、文件、指令、知识等等的总称。 信息的特征 可传递性、可交换性、可存储性、可转换性、可压缩性、可扩充性、可共享 性等 信息的重要性 信息是组织的重要资源 信息是创造财富的重要手段 怎样收集信息 收集信息的方法,实际上就是调查研究的方法,概括地讲,分 为两大
8、类四种,即: 文案调查法 实地调查法 观察法 调查法(访谈法) 实验法 9 其他观念 效率观念 时间观念 发展观念 广开资源观念 2 改善和提高工作生活质量 工作生活质量 简称QWL,是指组织中所有人员,通过与组织目标相适应的公开的交流渠道 ,有权影响决策改善自己的工作,进而导致人们更多的参与感,更高的工 作满意感和更少的精神压力。 提高工作生活质量的途径 把员工的利益放在重要的位置上 实施民主管理 畅通信息沟通的渠道 建立QWL小组 工作环境设计要科学化 工作生活质量的内容 改善与员工交往的渠道与质量 科学地、合理地进行群体设计 有效地进行职业管理,为员工前途着想 适当地进行组织机构的调整
- 配套讲稿:
如PPT文件的首页显示word图标,表示该PPT已包含配套word讲稿。双击word图标可打开word文档。
- 特殊限制:
部分文档作品中含有的国旗、国徽等图片,仅作为作品整体效果示例展示,禁止商用。设计者仅对作品中独创性部分享有著作权。
- 关 键 词:
- 办公室 工作 艺术 讲座
链接地址:https://www.31doc.com/p-2216002.html