办公自动化电子表格.ppt
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1、http:/ 办公自动化 办公自动化(Office Automation,简称OA) 是将现代化办公和计算机网络功能结合起来的一种新型的办公方式, 是当前新技术革命中一个技术应用领域,属于信息化社会的产物。 办公自动化没有统一的定义,凡是在传统的办公室中采用各种新 技术 新机器、新设备从事办公业务,都属于办公自动化的领域。 http:/ 主题: 电子表格Excel 2003 代课人:高纯 联系方式:13421579133(615638) QQ:465729719 http:/ Excel的主要功能: 1.数据记录和整理 2.数据计算 3.数据分析 4.商业图表制作 5.信息传递 6.自动化Ex
2、cel的功能和用途 http:/ 学习目的与要求 通过本章学习掌握并能够熟练操作电子表格的 建立及格式化,以及如何正确输入和快速的 输入数据 数据,包括分数小数等。 第一章 http:/ 目录 6.1 界面与常用术语 6.2 工作表的常规操作 6.3 工作表的计算 6.4 工作表的数据库功能 6.5 案例:小组成绩分析 http:/ 6.1 界面与常用术语 http:/ n编辑栏 位于 Excel 窗口顶部的条形区域,用于输入或编辑单元格或图 表中的值或公式。编辑栏的名称区与编辑区中有 “”、“”、“fx”三个 按钮,分别表示取消、确认和插入函数操作。 n单元格 工作表中行列交汇的小格子,用于
3、保存数值、文字、声音等数 据,它是Excel处理信息的最小单位,一个单元格最多可容纳32 000个 字符。 n单元格地址(编号) 表示单元格在工作表上所处位置的坐标。例如,第 C 列和第 3 行交叉处的单元格,其编号为“C3”。行号范围165 535 ,列标范围AZ,AAAZ, BABZ,IAIV共256列。 n活动单元格 当移动鼠标到工作表内时其形状变为空心十字架,单击某 单元格,这时该单元格四周框线变粗,该单元格又称为当前单元格,俗 称激活单元格。用户只能向活动单元格内写入信息,编辑栏的名称框显 示的是当前单元格(或区域)的地址,编辑区显示的是当前单元格的内容( 或公式)。 http:/
4、n工作表 用于存储和处理数据的主要文档,即电子表格。 工作表由排列成行或列的单元格组成,一个工作表最多含 16 777 216个单元格(65 536256)。工作表总是存储 在工作簿中。Excel允许同时在多张工作表上输入并编辑 数据,并且可以对多张工作表的数据进行汇总计算。 n区域 工作表上的两个或多个单元格,这些单元格可以相 邻或不相邻。通过对区域的引用实现工作表的主要操作, 如计算、生成图表等。 n工作簿 包含一个或多个工作表的文件(扩展名.xls),该 文件可用来组织各种相关信息,其默认文件名为 Book1.xls。一个工作簿最多包含255个工作表,默认情 况下一个工作簿含3个工作表(
5、默认名称Sheet1,Sheet2 ,Sheet3),工作表可以重命名、增加、删除。 http:/ 6.2.1 数据输入 1. 单元格宽度有限,怎么输入长字符串? n如在A2单元格输入“中国北京清华大学出版社教材 部”。 n当在活动单元格内输入数据的宽度超过了单元格的 宽度时,有三种处理方法:若右侧单元格无内容则 当前单元格自动扩宽,成为宽单元格;若右侧单元 格有内容,则超宽部分自动隐藏(可通过双击列标后 的竖线或选择【格式】【列】【最合适的列宽 】命令,将隐藏内容显示出来);用Alt+Enter强制 断行,实现在一个单元格内输入几行数据。 http:/ 2. 数值字符串输入 n数值字串是数字
6、的组合,不具有数字的含义(如编 号、身份证号),不能进行数学运算,如求和、求 平均等。其输入方法有两种:先输入单撇号“ ”, 再输入数字(如在A3格输入编号“001”,直接输 入001结果变成了1,应该输入001);或先设单 元格格式为文本,然后再输入数字串。设置单元 格格式的方法是在【单元格格式】对话框中的【 数字】选项卡中设置。 http:/ 3. 分数的输入 n分数有真分数和假分数两种:输入真分数时,先 输入数字0和空格,再输入内容;输入假分数时在 分数和分数之间还要输入一个空格。 4. 大数值的输入 n比如输入身份证号510802198501250719,变 成了科学计数法的形式5.1
7、0802E+17。 5. 逻辑型数据输入 nExcel中某条件成立用“TRUE”表示,否则用 “FLASE”表示。如在A2内输入“=52”,则显示 值为“TRUE”。 http:/ 6. 时间和日期型数据的输入 n先试验一下:在某单元格内输入3-2时,显示结果 “3月2日”;在某单元格内输入=3-2,显示结果为1 。 n这说明当输入的数据符合某种格式时,Excel将自 动以该种格式存储数据。所以当输入06/1/1时, 系统认为是日期2006年1月1日;当输入8:30, 21:45时,系统认为是时间;也可以在单元格内同 时输入日期和时间,二者之间以空格分隔。 http:/ 7. 智能填充数据 n
8、填充柄 活动单元格右下角的小黑块,拖动它可以实现智能填充。具 体填充方法:在当前单元格中输入数据序列中的任意一项,纵向或横 向拖动填充柄至某单元格,松开鼠标。若数据序列用完,则从头开始 循环填充。 n填充相同数据项 对时间或日期数据,按住Ctrl拖动填充柄;对字符 串或数值型数据,直接拖动填充柄。这种填充其实是复制单元格数据 。图6.7 【序列】对话框 n递增方式填充数据项 对时间或日期数据,直接拖动填充控制手柄; 对数值型数据,按住Ctrl键拖动填充控制手柄。 n快速填充 不拖动填充柄也能实现填充,主要是日期、等差或等比序 列。例如在A1F1单元格填充等比数列1,3,9,27,81,243:
9、 在A1内输入1;选中A1F1区域;选择【编辑】丨【填充】丨【序 列】命令,按图6.7设置参数,单击【确定】按钮即可。 http:/ 6.2.2 选择区域 1. 选整行或整列 n单击行号或列标(此时还可通过【格式】【行】(或【列】)设置行 高(列宽),当然也可直接拖动行号或列标的边线调整)。 2. 选整个工作表 n单击【全选】按钮(行号1的上边列标A的左边)或按快捷键Ctrl+A。 3. 选区域 n按住鼠标左键从一个单元格拖动到另一个单元格,则相应的矩形区域 被选中;在名称框内输入单元格首尾编号后按Enter键(形如A5, B2:F5等);也可配合Shift或Ctrl键作连续选择和间断选择区域
10、。 4. 条件选定 n选择满足条件的若干单元格,这个功能非常有趣。选择【编辑】【 定位】命令打开【定位】对话框,在【引用位置】处输入区域名称或 单击【定位条件】按钮,打开【定位条件】对话框,如图6.8所示。 http:/ 6.2.3 区域数据的清除与区域格式设置 1. 区域数据清除 n选中区域,选择【编辑】【清除】命令,弹出级联菜单如 图6.9所示,根据需要进行选择:欲保留区域格式只清除其 内容,选择【内容】或直接按键盘上的Delete键;欲清除区 域格式只保留内容,选择【格式】;格式和内容欲同时清除 选择【全部】。当然,可用同样方法清除区域的批注。 2. 区域格式设置 n所谓格式是指数据的类
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