办公软件高级应用zyp.ppt
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1、办公软件 高级应用 目的:进行课前准备工作(点名、排座位等) ,了解课程目标,复习Word/Excel基本操作技 能。 重点:课程目标、 Word/Excel基本操作技能 课时:1课时 MLC是什么? vMLC(Microsoft Authorized Windows Learning Center)微软授权视窗应用学习中心。 v它是微软在中国推出的全新培训认证体系,是符合 国际标准、全国统一的实际操作认证培训及考试,是 权威的培训认证系统。 v一旦拥有MLC证书,就代表了学员掌握了实用且符 合企业实际需求的软件应用能力。 v MLC六门考试科目分别为:Windows XP, Word 200
2、2, Excel 2002, PowerPoint 2002, FrontPage 2002和Office整合; 课程目标 v全面掌握OFFICE应用软件的操作技能,解决日常职业办公 中的实际问题,以满足现代化办公的实际需求。 v通过取自实际工作的实例讲解,学习比较深入的、高级的排 版功能。 v学习高效的数据处理、统计和分析技能。 v复习巩固计算机应用基础知识,要求录入速度达到每分钟 6080字。 v注意:因本门课程无固定教材,教师参考多本教材进行授课,要求学生必须记笔 记。 WORD部分 第一章 事务文书 v无论是机关单位,还是企事业单位在处理日 常事务时,都离不开事务文书的写作。 本章知识
3、点 v新建、编辑文档 v手动设置字符和段落格式 v应用格式刷快速格式化文档 v在文档中插入制表符 v利用自选图形和艺术字制作图章 v页面设置与打印文档 目的:通过完成常见的事务文书实例的写作, 掌握相关的知识点。 重点:基本排版知识,利用自选图形和艺术字 制作图章。 课时:2课时 实例一 招聘启事 v由于公司近来业务较好,在未来两三年中将 呈现良好的发展趋势,所以公司决定招兵买马 。请你设计制作一份招聘启事。 制作要求:(见样式“招聘启事.doc”) v参照招聘启事文字素材.doc的内容键入文字,并以“招聘启 事”为名保存文件。 v将“千和贸易有限责任公司”、“公司简介:”“应聘方式” 等内容
4、进行设置:华文细黑,小三号;文字填充灰色15%的 底纹。 v为文字“公司简介:”、“应聘方式”设置字符加宽5磅。 v为段落“北京中汇生物 售后服务。 ”设置首行缩进2字符 ,1.5倍行距。 v为节约页面空间,将招聘职位文字区域分为栏宽相等的两栏 ,间距2.02字符。 v将最后四段文字居中,并为这些段落设置底纹:图案样式为” 浅色下斜线”,颜色为”冰蓝”。 v插入图片“背景图片.pig”作背景。 v插入艺术字“公司招聘”,艺术字形状为“细上弯弧”。 实例二 企业成立公告 v在批量打印一些公文时,为了使它显得更加 正规,同时提高工作效率,我们可以在落款处 连同单位的公章一起打印,利用绘图工具栏可
5、以轻松完成这个任务。 制作图章 v讲解制作方法: 插入圆:按住Shift+ 插入五角星:按住Shift+ 插入艺术字:选择形状、可设字符间距 图形组合 (见样式“图章”) 目的:通过完成常见的事务文书实例的写作, 掌握相关的知识点。 重点:格式刷的使用,制表符的使用 难点:制表符的使用 课时:2课时+1课时 实例三 行政考核通报 使用格式刷快速设置文字格式 v打开“素材行政考核通报.doc”,将标题文字 设为“黑体、小二号”; v为了突出通报中的收文单位将文字“公司各部 门”,设置为黑体、小三号;再使用格式刷将同 样的格式应用到文字“特此通报”。 (提示:在设置“招聘启事”中的小标题时用这 种
6、方法可提高效率) 使用格式刷快速设置段落格式 v设置段落“现将 公布于下:”中的文字字 体为“华文细黑”、“四号”;段落格式为“首行缩 进2字符,行距为“1.5倍行距”。 v选中该段落,双击“格式刷”按钮,将格式应 用于所有其它段落。 制表符 v在垂直标尺与水平标尺交叉的地方有一个图标按钮 称”制表符”,它的功用是指定文本输入的起始位置。 v制表符种类: 左对齐式制表符 居中式制表符 右对齐式制表符 小数对齐式制表符:以小数点位置对齐输入的数字 (没有小数的,以最后一个数字对齐) 竖线对齐式制表符:以竖线间隔输入的文本 制表符的使用 v插入制表符 CTRL+Tab键(例在”特此通报”文字前插入
7、一个制表符) 先选择制表符的类型,然后在标尺上单击一下,标尺上就会出 现制表符符号。(“格式/制表位”命令) v移动制表符:先选择要移动制表位的段落,再在水平标尺上 移动制表符 v删除制表符:只需要将它拖动出标尺范围即可。 v可以在输入文本前,先设置好制表符的位置,再利用Tab键 跳至下一个制表符继续输入文本。 例:制作课程表(先完成表格式内容再转换成表格) 用制表键整齐排列列表 v问题:由于外文及符号存在不等宽特性,字符“1” 占用空间相对于“0”较窄,而所有空格却是等宽的。 在制作表格式文章时,因大量的手工“空格”而出现版 面混乱的现象。见“素材日程表” v解决方法:少使用“空格”键,尽量
8、以“Tab”键代替 。 v例:素材日程表.doc(先选中所有内容,左对齐:10 、20、30刻度) 用制表符控制落款段落 v打开“素材行政考核通报.doc”,选中落款段 落,选择居中式制表符,在水平标尺刻度”32”位 置单击,插入了一个居中式制表符; v将光标置于落款的第一行的行首,单击”Tab” 键使该行文字在对应的位置居中对齐。 v以同样方法将落款的第二行进行相同设置 课堂练习 v按样式完成行政考核通报.doc中的落款部分 v按样式完成日程表.doc 第二章 谈判文书 本章知识点 v自定义项目符号和编号 v应用拼写和语法检查 v自定义自动图文集词条 v在文档中插入页码和行号 v利用向导快速
9、生成文档 目的:通过完成常见的谈判文书实例的写作, 掌握相关的知识点。 重点:自定义项目符号和编号。 课时:2课时+1课时 实例一 采购谈判文书 添加项目符号和编号 v在键入文本的同时自动创建 键入“1、”开始一个编号列表或键入“*(星号)”开始 一个项目符号列表; 然后按空格键或Tab键; 键入所需的任意文本 按Enter键添加一个列表项 v在文本的原有行中添加 例:采购谈判.doc 自定义项目符号和编号 v在“项目符号和编号”对话框中单击“自定义”按钮; 例:采购谈判.doc v在“自定义编号(项目符号)列表” 对话框 中设置 课堂练习 v在文档素材采购谈判.doc中按样式完成采购 谈判.
10、doc的设置 目的:通过完成常见的谈判文书实例的写作, 掌握相关的知识点。 重点:创建自动图文集,页码和行号,使用向 导创建文档。 课时:2课时+1课时 自动拼写和语法检查 v功能 让用户在键入文字的同时进行自动检查或完成内容 输入后集中进行拼写和语法检查。 在出错的文字下方出现红色或绿色的波浪线 v设置 执行“工具/选项”命令,在对话框中单击“拼写和语法 检查”标签; 选择“键入时检查拼写”和“键入时检查语法”复选框 。 v示例: 输入”作出了一个决定” 实例二 意向性谈判文书 创建自动图文集词条 v在“意向性谈判 .doc”中选中将要创建为自动 图文集词条的文字段:STV-6580型超薄型
11、吸入 式DVD v执行“工具/自动更正”命令 v在对话框中单击“自动图文集”标签,选择“显 示记忆性键入建议”复选框 v单击“添加”按钮 插入自动图文集词条 v执行“插入/自动图文集”命令 页码和行号 v执行“插入/页码”命令,在“页码”对话框中设 置。 v还可在对话框中单击“格式”按钮进行更多设 置。 v先选择要添加行号的段落,执行“文件/页面 设置”,在对话框中单击“版式”标签,再单击“ 行号”按钮; v在“行号”对话框中设置“编号方式; v在“页面设置”对话框中设置“应用于” 页码和行号 实例三 谈判备忘录 使用向导创建文档 v执行“文件/新建”命令,单击“备忘录”选项卡 标签; v从列
12、表中选择“备忘录向导”模板,单击“确定 ”; v在打开的“备忘录向导”对话框中一步步进行 设置。 第二章 经济合同 v合同,又称为“协议”,它是一种常见的应用 文本,当这种应用文本用于经济领域时,习惯 称之为“经济合同”。 本章知识点 v样式的基础知识 v应用内置样式格式化文档 v新建、修改、重命名和删除样式 v查找和替换样式 v在模板和文档间复制样式 v为文档添加文字水印 v设置打开文档权限密码 目的:在认识“样式”功能的基础上,学习创 建和使用“样式”功能,达到快速、规范化处 理文章格式的要求 。 重点:样式的基本概念,样式的创建和应用, 查找和替换样式。 课时:1课时+2课时+2课时 实
13、例一 劳动合同 v主要用于用工单位与受雇人员明确规定双方 权利和义务,实行责、权、利相结合,双方共 同遵守的合同文书。 v问题:以前,我们在对文档排版时,都是手 动设置所有格式,如字体、段落、制表位、边 框等都是依次进行设置,而设置的结果也只作 用于当前文档,当n个文档都要求有统一的格 式设置时,就得重复这样的操作n次。 v解决方法:有了样式,这种工作就不需要重 复进行,只需要将格式操作创建为样式,对于 有相同格式的文本块或段落直接应用样式就行 了。 样式 v定义: 样式,就是应用于文档中的一系列格式设 置操作的集合。当应用样式时,系统会自动完 成该样式中所包含的所有格式的设置工作,大 大提高
14、排版的工作效率。 用户可根据需要自定义上述类型的样式, 同时Word还提供了多种内建样式。 例:劳动合同.doc v样式的类型 段落样式:用于控制段落外观的所有方面, 如文本对齐、制表位、行间距和边框等,也可能 包括字符格式。 字符样式:影响字符内选定文字的外观,如 文字的字体、字号、加粗及倾斜格式。 表格样式:为表格的边框、阴影、对齐方式 和字体提供一致的外观。 列表样式:为列表应用相似的对齐方式、编 号或项目符号字符以及字体。 套用内建样式 v选中要套用样式的段落;单击“格式/样式”命 令; v在打开的“样式”对话框中选择某种样式,单 击“应用”按钮,为所选内容应用内建样式。 注:“列表”
15、框中选择“所有样式”。 v例:依次在劳动合同(草样).doc中选择以 一、二、三等大写编号的段落,为这些内容应 用内建样式“标题2”。 注:Word 2002可按住Ctrl键同时选中这些段落 新建样式 v单击“格式/样式”命令,在打开的样式对话框 中单击“新建”按钮; v在打开的“新建样式”对话框中进行设置 在名称框中输入新样式的名称,例如输入“! 文件标题”。 打开“样式类型”下拉列表选择(“段落”)。 “基准样式”和“后续段落样式”都设为“正文” 。 新建样式 v单击“格式”下拉按钮进行对应的格式设置 例如字体:黑体、加粗、初号,字符间距为 加宽、5磅 段落:对齐方式设为“居中” v单击“
16、确定”。 v选中“劳动合同”段落,单击应用“!文件标 题”样式。 课堂练习 v打开劳动合同(草样).doc,完成“!文件标题”样 式的新建和应用; v在“编号”前键入空格,将它移动到文档的右上方, 参照劳动合同.doc键入一些空行并在“签订日期_年_ 月_日” 后面键入空行,将以后的内容移动到第2页中 。 v新建样式并命名为“!封面正文” 样式类型选择“字符”, “基准样式”自动选择“默认段 落字体; 格式区域中设置字体为华文宋体、四号、加粗 v应用于”甲方”、“乙方”文字 v其余格式参照劳动合同.doc 快速套用样式 v快捷键法(为 样式指定快捷键) 新建“!条款编号”样式(加粗、阳文) ,
17、设置 样式类型为字符。 继续在新建样式对话框中单击“快捷键”按钮, 在打开的“自定义键盘”对话框中进行设置。 “命令”列表框中显示“!条款编号”,单击“请 按新快捷键”,按下需要指定的快捷键(Ctrl+1) ,从“将更改保存在”列表中选择“劳动合同”(不影 响Normal模板),单击 “指定”,然后“关闭”退出 对话框。 指定快捷键后,只需选定要应用样式的文字或 段落,然后按下相应的快捷键。 快速套用样式 删除:在样式对话框中选中某样式,执行“更 改/快捷键”操作,在自定义键盘对话框中选中要 删除快捷键,单击“删除” v格式刷法 略 实例二 产品购销合同 查看样式 v“格式/样式”,在样式对话
18、框的“列表”中 所有样式( a代表字符样式、回车符代表段 落样式) 用户的定义样式 正在使用的样式(隐去了该文档中并未使用 的样式) 选中某样式,查看“说明” 示例:产品购销合同(草样) 修改样式 v在样式对话框中单击“更改”按钮,在“更改” 样式对话框中进行修改。 v示例:打开产品购销合同(草样),选择“项 目标题1”,更改名称:加“!”,基准样式:标 题7,格式中的字体:华文宋体、四号;格式中 的段落:特殊格式-无,行距1.33倍,大纲 级别对应基准样式为7级。 查找和替换样式 v查找和替换功能:可以查找文字,还可查找 段落标记、分页符、列表符等各种特殊标记, 以及查找和替换样式。 练习(
19、替换.doc):查找替换特殊标记 查找和替换样式 v练习:打开产品购销合同(草样),先将(标题“第 一条”“第十二条”应用样式标题8); v查找样式“标题8”,将其替换为样式“!项目标题1” v注:应用段落样式时,一定要选中文字后面的段落 标记。 重命名和删除样式 v删除样式 在样式对话框中选中要删除的样式(例在“产 品购销合同”中删除样式“!合同标题”),单击“ 删除”按钮(先单击“否”)。 观察样式“标题1”“标题8”能删除吗? 重命名和删除样式 v在样式对话框中单击“管理器”按钮,利用“重 命名”、“删除”按钮进行设置。 实例三 技术转让协议 应用其他文档中的样式 v打开“技术转让协议(
20、草稿) ” ; v打开“样式”对话框,单击“管理器”按钮; v在“管理器”对话框中,单击右侧的“关闭文件”,再 单击“打开文件”,打开“劳动合同.doc”,可将该文档中 的样式复制到文档“技术转让协议(草稿) ” 中。 注:复制到文档 “技术转让协议(草稿) ”中的样式 可以进行修改,不会影响到 原“劳动合同.doc”中的样 式。 为文档添加文字水印 v单击“格式/背景/水印”命令; v在打开的“水印”对话框中进行设置 文本可在列表中选择也可自行输入 选择字体 选择颜色 选择输出的效果:斜线或水平 若要删除只需单击“删除”按钮。 设置权限操作密码 v“工具/选项/保存” Word 2002中的
21、设置 第3章 信函 v模板是提高工作效率的一个重要途径,本章 在上一章样式的基础上,介绍模板的概念及相 关操作。 本章知识点 v模板的概述 v创建模板文件 v在页眉中插入图片 v设置文档图片水印背景 v修改自定义模板 v在模板中插入提示域 v目的:了解模板的相关概念,掌握模板文件的 创建及修改。 v重点:模板文件的创建。 v课时1+2+2 实例一 统一商务信函格式 v问题: 实现文体风格的规范化、统一化,是公务 文章的基本要素。信函是日常办公中应用最广 泛的文体,如何创建有统一格式的美观的信函 呢? v解决方法:利用模板 模板的作用 v保证同一类文体风格的规范化、统一化。 v使用模板能够在生成
22、新文档的同时包含特定 文字、格式、用户自定义工具栏、宏以及其他 元素,又快又好地建立新文档,避免从头编辑 和设置文档格式。 模板的定义和要素 v凡可以通过填空方式制作的文稿,统称 “模 板”。 v模板文件的两个基本特征 一是文件中包含某类文件的固定内容(例如 抬头和落款部分) 二是包含此类文件体中必须使用的样式列表 v用模板文件制作的文档特点:文体风格一致 ,文章内容各异。 v模板是一个特殊文件,每一类公文原则上应 该保存为一个独立的 “模板”文件,其文件名通 常使用此类公文的名称(如命令、通知、合同 等) v文件的类型为.dot(自动生成) v模板文件的保存位置(默认): C:Program
23、 FilesMicrosoft OfficeTemplate 制作信头信尾(一) v单击“视图/页眉和页脚”,在页眉中输入文字 :“俊杰广告有限公司”,回车后再输入“您值得 信赖的朋友”(文字设为“华文楷体、四号、空 心、左对齐); v在页眉处插入图片(素材文件328.gif),环 绕方式设为“浮于文字上方”; v再在页眉中插入公司的logo标志,设置图形 高度为80%,浮于文字上方; 制作信头信尾(二) v在页眉虚线框下方绘制一直线:3磅双实线 v利用垂直标尺,下移页眉区域(向下拖动页眉的上 边距) v在页脚区输入以下内容:TEL:010-89568788(左 )、 FAX:010-8956
24、8787 (中)ADD:北京市 街号 (右) v在页脚区文字上方给制一条直线(1.5磅) v注:原有的一条线通过选中文字将段落边框设为无 删除 设置信纸背景 v插入/图片(素材文件夹中的背景图片.gif), 并 设置为水印效果; v保存为商务信函背景。 注:上面的方法只能给正文区域添加背景,在 Word 2002中利用“格式/主题”可为整个页面添 加背景。 创建为信函模板 v信函通常包含标题、称呼、结束敬语和署名 等,而这些内容的格式基本又都是固定的,如 果将这些较为固定的内容添加到模板中,以后 创建此类文档时,就会非常省事。 创建方法 v在文档正文区域输入文字内容: 具体见邀请函文字内容.d
- 配套讲稿:
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