DOC-《办公行政管理制度管理制度汇总》上海爱登堡电梯公司(150页)-其它制度表格.doc
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5、持,各副总经理参加,不定期召开,必要时由办公室主任负责记录和督促会议决策事项的协调落实。第五条 每月第一周的周一上午9:00(具体时间由总经理办公室根据需要进行安排)召开管理工作会议,由总经理(或指定其他副总)主持,公司其他副总及各部门部长参加,必要时指定相关人员列席。主要研究公司重大事项,如经营战略、重大经营决策、重要规章制度;决定重大投资或贸易项目、重要对外关系、主要工作部署以及需要部长办公会议讨论研究的其它事项。第六条 每月第一周周五上午9:00召开业务工作汇报会,由总经理(或指定副总经理)主持,公司其他副总、各部门负责人参加,必要时指定相关人员列席。业务工作汇报内容包括:组织机构建设情
6、况、上月工作总结、业务发展情况、工作中存在的主要问题以及需要共同讨论的问题等。汇报部门应于会前认真准备,届时全面汇报。第七条 各部门需要提请部长办公会研究的事项,应在会议召开的前3个工作日以书面形式提出并附背景说明,送总经理办公室汇总筛选后,报总经理确定会议议题。议题确定后,由总经理办公室通知相关部门做好会前准备(包括会议材料等)。第八条 部长办公会议对议定的事项形成相应决议或决定,总经理有最终集中决策及决定权。第九条 总经理办公室指定专人作好部长办公会议记录,并整理存档。重要决议事项形成会议纪要,印发有关部长或人员。总经理办公室对需贯彻落实的事项进行催办、督察并反馈情况。第三章 内部呈批第十
7、条 公司各部门、各分公司等以书面形式向公司领导汇报工作或请求批准有关事项,须使用呈批件。第十一条 公司各部门的呈批件,由该部门直送分管副总,领导签批后直接归还该部门办理。属于分管副总权限之外的,须交由总经理办公室呈报总经理阅批,批后经分管副总阅后归还呈报部门或根据领导批示处理。第十二条 专业公司、子公司的呈批件,按呈报内容自行送交相关管理部门或分管副总。需报总经理审批的,应交由总经理办公室负责呈送,批后按领导批示处理。第十三条 呈批件由公司领导签批后,原件交办公室归档存查,呈报单位必要时可留复印件。第十四条 办理呈批件必须打印,按规定填写,规范用表,由承办人及呈报部门负责人签字,如有附件应齐全
8、有效。一般应一事一呈。需要一事多批的,第二次呈报时应附上次批示意见。第十五条 承办部门要认真负责,收、交、转、送要做到快速、准确、交接手续齐备,应建立收发文和交接制度,指定专人负责登记和存档。第十六条 各部门应指定一名正式员工作为联络员,负责联络工作。包括签领文件、接听通知并向本部门领导及人员传达、报送呈批件及其他相关事务。第十七条 总经理每日中午1:00-2:00为公文处理时间,总经理不在公司可以指定一名副总经理代为处理公文;副总经理不能决定的可以等到总经理回到公司后再处理,如果事情重要并紧急可以电话向总经理请示处理。第十八条 总经理办公室每日每日12:30向总经理呈送呈批件,除非常重要紧急
9、事情需要处理的呈送件,原则上下个工作日呈送。第四章 用章制度第十九条 凡涉及公司重要合同、协议、对外承诺、担保、资产转移等事宜的法律文书及其他重要事由的文件,须经法务部审核,报总经理签批后用印。第二十条 呈送政府主管部门的文件,须由总经理办公室主任核稿,报总经理签批后用印。第二十一条 涉及公司副总具体分管业务的一般性函件、报表、证明等,由办公室审核,经分管副总签批后用印。第二十二条 除上述之外的一般性函件、介绍信或其他事由等,由总经理办公室专人审核后用印。第五章 接 待第二十三条 凡客人来访的,登记后由被访单位派人接见并引入。第二十四条 客户参观公司接待工作由销售部门负责接待。第二十五条 公司
10、领导的客人来访由办公室负责接待,其他来访客人由被访单位自行安排接待。第二十六条 除销售部门外的接待统一在公司VIP室,销售部门接待客户在公司二楼会议室。第二十七条 接待需用会议室或VIP室,应提前与公司前台联系,由前台负责安排,总务部负责做好招待工作。第六章 附 则第二十八条 本制度由总经理办公室负责解释。第二十九条 各分公司在贯彻执行本制度的同时,可根据实际情况,制定实施细则。附件:总公司办公区管理规定第一条 为加强办公区的管理,创造文明的办公环境,维护正常的办公秩序,树立良好的企业形象,提高办公效率,有利于公司各项工作的开展,特制定本规定。第二条 公司员工应严格遵守作息制度(管理部门员工上
11、下班须打卡)。上班时间:830;下班时间:17:00午午休时间:11:30一13:00。班车发车时间:17:15。第三条 上班打卡后不得外出吃早点或办私事。第四条 午休后应准时于13:00上班。第五条 不得将与工作无关的物品带入公司。第六条 班车按规定路线、停车地点和时间运行,乘车员工不得随意提出变更要求。乘车时应注意维护车内卫生,不得在车上吸烟、饮食、嚼口香糖。第七条 各类车辆要服从保安人员指挥,按指定车位停放。自行车要停放到指定位置,不得乱放。第八条 公司员工上班时须衣着整洁、得体。男士一律着工作服或着西装系领带。女士提倡穿着工作服,不得穿着牛仔服装、过于艳丽花哨或过于暴露的服装;不得穿着
12、运动服装、T恤衫;不得只穿毛衣不着外套;不得穿军靴、露出脚趾及后跟的凉鞋及其他不适宜的装束。男女职工不准穿着与工作环境不相符、不协调的服装和配戴不协调的饰物上班。第九条 每周五员工可以着休闲装。第十条 办公时间不得因私会客;午休时间不得在办公区内搞文体娱乐活动;因私打电话必须简短。第十一条 办公区手机均应调到静音状态,应杜绝具有不良影响的铃音。第十二条 办公区严禁大声喧哗、嘻笑打闹、聚堆聊天;不得使用不文明语言。第十三条 办公区及公共区域应保持环境整洁,办公用品摆放整齐,不得用餐、吃零食或嚼口香糖;不得摆放鞋、雨伞及其他私人杂物;严禁随地吐痰。第十四条 公司办公区域、公用区域、车间、洗手间、楼
13、前广场及机动车内严禁吸烟,吸烟请到规定位置。第十五条 按规定时间到食堂用餐,不得饮酒。第十六条 下班或办公室无人时公文、印章、票据及贵重物品、现金等须锁入保险柜或抽屉内,关窗、锁门后方可离开。第十七条 公司提倡环保节能。办公室无人时,应关闭电源。空调温度应严格执行公司相关管理规定执行。第十八条 遵守保密纪律,保存好各种文件及技术资料,不得泄露公司机密。第十九条 各楼层谈判间、会议室及大会议厅由办公室统一管理安排。墙壁不得乱刻乱画、加钉。自己打开水时严禁乱泼乱倒,剩茶水只准倒入开水间内水他的茶漏中。使用矿泉水机应管理得当。第二十条 本制度由公司办公室负责监督检查执行情况。对违反规定者,办公室将会
14、同人力资源部视情节轻重给予口头警告、罚款100元至500元、通报批评等处罚。 第二十二条爱护公司固定资产,发现损坏应及时报修,无法修复的应注明原因申请报废。因故意或使用不当损坏公物者,应予以相应赔偿。 第二十三条本规定由总公司办公室负责解释。 总公司办公管理制度监督检查细则 第一条为贯彻总公司有关办公制度的精神,特制定本细则。 第二条本细则适用于总公司全体职工。 第三条为对全公司办公制度的执行情况进行全面的监督和检查,总公司办公室独自或召集其他管理部门或专业公司人员组成检查小组对总公司各部门、各专业公司的卫生保持、遵守办公秩序、文件管理、印章使用、车辆维护保养、大楼物业管理等情况进行定期和不定
15、期的全面检查。 第四条各单项检查具体内容如下: 卫生保持情况,包括桌面、地面的洁净等。 遵守办公秩序情况,包括物品摆放、手机与呼机的使用、遵守礼貌和着装要求、执行办公区域有关规定等。 文件发放情况,包括文件是否齐全、是否按要求组织学习、贯彻落实清况等。 印章使用情况,包括是否按规定及印章使用程序使用印章。 车辆维护保养情况,包括车辆清洁情况、车内设备维护、保养情况。 大楼物业管理情况,包括公共场合的卫生整洁和保持、楼内设备的维护与保养、维修是否及时、食堂卫生等。 第五条检查实行打分制,设立好、较好、一般、较差、差五个等级,分别对应为5分、4分、3分、2分、1分。 连续4次保持单项平均5分者,予
16、以全公司通报表扬,一年内始终保持单项平均5分的单位,提请人事本部给予物质奖励。 单项平均分数在之分以下的第一次给予警告,全公司通报批评;第二次处罚当事人的100元;第三次处罚当事人500元;四次以上者,提请人事本部给予降职、降工资级别的处分。 确属各单位领导教育不力、管理不严的,按照总公司人事管理规章制度有关奖罚的规定办理。 第六条各单位制定卫生值班制度,每日一人;负责本单位当日桌面卫生并负责保持本单位工作环境的卫生整洁。 检查当日如出现之分以下情况,追究卫生值日人员的责任,视为当事人。 第七条各单位使用的车辆应指定专人管理,负责维修、保养车辆,并负责保持车辆内外清洁。检查当日出现之分以下的情
17、况,追究指定负责人的责任,视为当事人。 第八条各单位未制定卫生值日制度,未指定专人负责车辆清洁和维护保养者,按照总公司有关职工奖罚的规定追究各单位负责人领导责任。 第九条本细则由总公司办公室负责解释。总公司公文处理办法第一章 总 则 第一条为使11公司系统的公文处理工作规范化、制度化、科学化,提高公文处理工作的效率和公文质量,根据总公司办公管理制度)的有关规定,制定本办法。 第二条公司的公文是总公司实施有效管理的公务文书,是上呈下达,用以传达贯彻总公司领导的意图和决策,发布规章,请示和答复问题,指导、布置和商洽工作,报告情况,交流经验的重要工具。 第三条总公司办公室是全系统公文处理工作的管理机
18、构,主管总公司并负责指导各专业公司及子公司的公文处理工作。 第四条各专业公司和子公司应当设立办公室或配备专人负责公文处理工作。文秘人员应当忠于职守,具备有关专业知识。 第五条在公文处理工作中,必须严格执行总公司保密工作条例,确保公司秘密的安全。第二章 公文种类 第六条总公司的公文种类主要包括。 (一)条例:由总公司制定或批准,规定公司重大事项或某一方面工作等,带有规章制度性质; (二)规定:对特定范围内的工作、业务及其他事务制定带有约束性的措施: (三)制度:在一定时期,对一定范围的工作实行的惯例性做法; (四)通知:发布规章制度,传达总公司领导指示及要求各所属单位周知、办理或执行的事项,人事
19、任免、调动及其他事务性内容的传达;。 (五)通报:表彰先进,批评错误,传达重要事项或情况; (六)请示:下级向上级就某一问题或事项请求指示与批准; (七)报告:下级向上级汇报工作,反映情况,提出意见或建议,答复上级的询问; (八)批复:对请示事项予以答复; (九)会议纪要:记载和传达会议情况及主要议定事项; (十)函:同级或与业务往来单位相互之间商洽工作,资询答复问题,向政府有关部门提出请示等。第三章 公文办理 第七条公文一般由发文单位、秘密等级、紧急程度、发文字号、标题、主送单位、正文、附件、印章、发文时间、抄送单位等部分组成。 第八条发文时间以领导签发的时间为准;联合行文的,以最后签发单位
20、领导的签发日期为准。 第九条公文办理分为收文和发文。收文办理一般包括签收登记、分发传阅、收回存档、销毁等程序;发文办理一般包括拟稿、审核、签发、用印、登记、发迭、原件归档峙肖毁等程序。 第十条公文签收应由专人负责。签收时须对来件严格检查,明确无误后方可签字或盖章。 第十一条收文拆封后应对文件进行认真清点,按内部或公开文件分类登记,注明收文日期、标题(简要内容)、来文单位、密级等并编号。 第十二条总公司办公室收文,存档一份,另一份呈送总公司领导,根据总公司领导批示送总公司有关部门或专业公司传阅,必要时转发有关子公司。 所属企业上报总公司各部门的正式行文应同时抄送总公司办公室。 文件传阅应坚持文不
21、横传的原则并建立传阅登记制度。 第十三条因业务需要查阅某文件须经办公室同意,必要时须报有关领导批准。涉及密级文件,按照总公司保密工作执行条例。 第十四条密级高的文件,应锁在保险柜内,不得锁在办公桌抽屉内过夜。 第十五条总公司正式文件须经总公司总经理签发。总经理离京时,般事务性行文报请临时主持工作的副总经理酌定;凡涉及资金转移、资金挪用、联营参股、下设机构等重要事宜且需急办的,由办公室电话请示总经理后,报临时主持工作的副总经理签发。 第十六条总公司正式文件的撰写、制发由办公室负责。 第十七条各部门以总公司名义上报或下发的业务性文件,需将打印稿送办公室审核后制文,按上条规定签发。 第十八条各部门在
22、本身职能和工作范围内下发的业务性通知,经分管领导同意,可以自己名义发出,但应送办公室进行文字审核。 第十九条会议通知、转发有关文件的通知、一般性或临时性工作安排等事宜的通知(限于11公司系统内)经副总经理或总经理批准同意,以办公室名义发出。 第二十条发文的密级按总公司保密工作条例有关规定确定。第四章 公文归档和销毁 第二十一条公文办理完毕,应及时将公文定稿(包括领导的修改或批示稿)、正本和有关材料立卷归档。 第二十二条调取、查阅存档公文须经总公司领导或办公室主任批准。 第二十三条没有归档和存查价值的公文,经过鉴别和办公室主任批准后,可以定期销毁。销毁秘密文件,应当进行注销登记,由二人监销,保证
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