人力行政部管理实务.ppt
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1、1,行政总务管理 实务,基础管理训练之一,2,目 录,壹、总务行政管理 一、观念之建立 二、本质学能及工作方法 三、组织及其功能 贰、一般行政 一、文书管理 二、事务用品采购与管理 三、固定资产管理 参、庶务工作 一、工作环境 二、车辆管理 三、宿舍管理 肆、涉外作业 一、警卫管理 二、服务台之接待管理 三、公关管理 伍、环境安全 陆、总务行政人员如何协助企业降低成本,3,壹、总务行政管理,一、观念之建立 1.企业之永续经营总务人员之角色定位,Q职 移动招聘专家!关注企业微信招聘战略,招聘行业前沿信息,干货分享。“乐聘Q职”微信公众号:cnqzhi,4,(1) 不正确之观念 a 管理杂务的单位
2、 b. 不重要的单位 c. 只会花钱的单位 d. 没有绩效的单位 e. 冗员的单位 f. 任何人都会做,2.观念之革新,5,(2) 观念革新 a. 重要的幕僚单位 b. 经营管理之参与单位 c. 协助团队整合之单位 d. 良好之效率、服务是提高员工士气重要因素 e. 企业竞争力之提升 f. 成功的总务人员需具备良好之本质学能 (3) 服务理念及敬业精神 a. 积极主动 b. 负责担当 c. 良好之协调性 d. 诚恳踏实 e. 持续之学习 f. 热爱工作,6,(1) 需具备之本质学能 a.企业整体活动及经营目标之了解 b.企管知识之持续学习 c.法规、法令之熟悉 (2) 工作方法 a. PDCA
3、工作循环 b. 目标管理 c. 成本之观念 d. 效率 e. 合作和协,二、本质学能及工作方法,7,1.企业内总务部门之组织 小型企业 中型企业 大型企业,三、组织及其功能,Q职 移动招聘专家!关注企业微信招聘战略,招聘行业前沿信息,干货分享。“乐聘Q职”微信公众号:cnqzhi,8,2.总务部门之功能,9,一、文书管理 1.收发及归档 (1) 外来文件收发,(2)内部文件归档,贰、一般行政,10,2.信息管理 (1) 建立档案管理制度 (2) 定期整理(过期文件之清除) (3) 文件制式化(A4为主最佳) (4) 制定保存期限 (5) 集中管理 (6) 分类编号管理 (7) 调阅管制 (8)
4、 无纸化管理,11,3.保存期限 原则上可区分为永久保存、保存十年、保存五年、保存三年、保存一年等五大类,参照如下:,12,1.事务用品之种类 (1) 非消耗性物品 a.办公设备:桌、椅、柜、电话、传真机、复印机、个人计算机等。 b.研发行销用品:研发或品管部门的实验器具、计测计及行销部门搬运用品等。 (2) 消耗性物品 a.消耗用品:制造部门及办公室之器具、工具、消耗品等。 b.印刷品:空白窗体、公文纸张、传票、卷宗夹、宣传品、说明书等。,二、事务用品采购与管理,13,2.事务用品采购 (1) 事务用品采购作业流程,Q职 移动招聘专家!关注企业微信招聘战略,招聘行业前沿信息,干货分享。“乐聘
5、Q职”微信公众号:cnqzhi,14,(2) 事务用品采购管理重点,15,1.固定资产之定义 税法规定2000元以上,使用年限2年以上者列入资本支出。 一般企业以2000元为基础较多。 2.固定资产之种类 有形资产:土地、建物、设备、机器、车辆、工具、器具、杂项购置。 无形资产:专利权、商标权、著作权、营业 权等,三、固定资产管理,16,3.财产管理作业重点,17,参、庶务环境,一、工作环境 1.办公室管理 办公室令人困扰问题,依日本能率协会问卷调查,依序为 文书档案管理 空调 配线 办公设备 照明 安全 2.厂房环境管理 同办公室管理方式,除注意空调、照明、安全三项,并注意噪音、振动问题,1
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